看板: Канбан — больше чем просто карточки на досках

Управлять проектом нелегко — нужно синхронизировать процессы разных команд,  грамотно регулировать нагрузку на сотрудников и соблюдать поставленные дедлайны. Чтобы облегчить процесс работы, можно внедрить систему Kanban — один из популярных подходов гибких методологий.

В статье разберемся, в чем суть подхода, какие инструменты есть в Kanban, расскажем об истории появления метода и его основных принципах для управления проектами.

Что такое Kanban

Kanban — методология для визуализации работы и улучшения процессов. В основе метода — непрерывные улучшения.

Визуализировать задачи и этапы работы принято с помощью Kanban-доски. Используя ее, участники визуализируют работу и могут отслеживать статус каждой задачи в любой момент времени. Об инструментах метода мы поговорим чуть позже.

Немного истории

Возможно вас заинтересовали иероглифы в заголовке статьи. Они как раз указывают на место происхождения метода — Канбан (看板) зародился в Японии.

Подход зародился в 1940 году в небольшой компании Toyota. Тогда компания делала упор на производство тракторов и техники для сельского хозяйства. Но в 1958 Toyota выиграла тендер на поставку большой партии автомобилей в Австралию и получила свое собственное автомобильное производство за пределами страны.

Причем здесь Канбан? Вместе с успехом компании выросло и количество задач, которые свалились на плечи сотрудников. Их было так много, что рабочим процессом было практически невозможно управлять.

Так один из главных инженеров Таичи Оно (Taiichi Ōno) сформулировал правило, которое помогло компании справится со всеми задачами:

«To produce only what is needed, when it is needed and in the amount needed» — нужно производить то, что действительно необходимо, в нужный момент и в нужном количестве.

Приоритизировать задачи и распределять ресурсы решили с помощью специальных карточек, которые содержали всю информацию о задаче — товаре.

Почему карточки? Возвращаясь к иероглифам, Канбан состоит из двух слов:

• 看 — «Кан» означает «знак»,
• 板 — «Бан» означает «доска».

В 16 веке после ряда феодальных войн улучшилась экономика. Из-за этого в торговых кварталах растущих городов начали активно открываться магазинчики и ремесленные лавки, которым нужно было привлекать клиентов. Чтобы заманить покупателя именно в свой магазин, продавцы и делали канбан — максимально информативные вывески о своем магазине.

На заводе Toyota карточки (они же Kanban) создавались для каждого производимого товара. После его продажи карточку возвращали на склад, а сотрудники могли снова взять задачу в работу. Также, когда в корзине заканчивались используемые на участке производства материалы, на склад передавали карточку с указанием необходимого материала, нужного количества и т. д.

Благодаря карточкам у руководства было понимание, на каком этапе находится производство каждого товара, доведена ли задача до «Готово», нужны ли новые детали и какие карточки товаров уже вернулись на склад и ждут своей очереди.

Что важно отметить — Таичи Оно понимал, что требования клиентов меняются, поэтому карточки товаров постоянно дорабатывались. Наверняка поэтому Канбан-метод так хорошо прижился не только в Toyota, но и в других компаниях: от IT-гигантов до стартапов.

Спустя 70 лет: как Kanban стал Канбан-методом

Первым о Канбане как о методе управления рабочими процессами заговорил Дэвид Дж. Андерсон — разработчик и менеджер компаний Motorola, Microsoft и др.

Андерсон вдохновился работой производства Toyota и активно использовал их подход в управлении разработкой программного обеспечения. Важно отметить, что он не следовал методу работы точь-в-точь — Андресон брал в работу элементы подхода и адаптировал их под свою команду.

Через несколько лет на одной из Agile-конференций Андерсон поделился полученными результатами, собрав вокруг себя огромное количество слушателей. Можно сказать, что именно с этой конференции началась популяризация Канбана, который мы знаем сейчас.

В 2007 году Андерсон выпустил книгу «Канбан: альтернативный путь в Agile», в которой рассказал о таких понятиях, как поток, визуальный контроль, узкое место, и собственно описал принципы работы по Канбан-методу — о них мы и поговорим.  

Принципы Kanban

Трансформация в Канбан проходит не по модели «большого взрыва». Переход на него должен быть скорее эволюционным, чтобы улучшить уже созданные рабочие процессы без стресса для сотрудников.

Чтобы внедрение Канбан прошло максимально гладко, стоит придерживаться основных принципов подхода:

1. Отталкивайтесь от того, что есть в компании сейчас. Канбан — достаточно гибкий подход, который может стать дополнением к уже существующему процессу. Все созданные процессы, роли, коммуникации и обязанности имеют ценность. И всё это можно и нужно сохранить. А Канбан поможет подсветить проблемные места и спланировать изменения.
2. Маленькие шаги → большие результаты. На первый взгляд может показаться, что глобальные изменения принесут больше пользы и прибыли. На деле же радикальные изменения могут помешать, а руководство столкнется с сопротивлением сотрудников из-за страха и неуверенности.
3. Поощряйте инициативу на всех уровнях. В соответствии с принципом постоянного улучшения, Канбан подразумевает, что перемены могут исходить откуда угодно — не обязательно «сверху вниз». Если инициатива для изменений и улучшений рабочих процессов идет от сотрудников — поощряйте их разными способами.
4. На первом месте — потребности и ожидания клиента. Люди покупают решения своих проблем, а не набор характеристик и функций. Поэтому самая главная задача — выявить ценность продукта, чтобы не тратить ресурсы на нечто ненужное.
5. Вся работа должна быть визуализирована. Важно отобразить на доске все этапы рабочего процесса и все задачи, которые запланированы. У каждой задачи нужно обновлять статус, чтобы рабочий процесс был максимально прозрачным.
6. Задачи должны быть сгруппированы. Как правило, поток задач систематизируют по статусам. Например, можно отсортировать задачи по таким колонкам: «В очереди», «В работе», «На проверке» и «Готово». Делается это для достижения уже упомянутой прозрачности.
7. Будьте открыты к переменам. Ни одна успешная компания не стала бы успешной, если бы не адаптировалась к переменам. Согласно философии Канбан, нужно постоянно оценивать созданный продукт и собирать обратную связь от клиентов и сотрудников. Используя эти данные, руководство сможет найти точки роста и улучшить результаты компании.

Инструменты визуализации в Kanban

Kanban-доска

Итак, главный инструмент для визуализации работы — Канбан-доска. С ее помощью команда может не только визуализировать рабочий процесс, но и делегировать задачи, расставлять приоритеты, быстро находить «слабые звенья» и исправлять их.

Работа на доске разделяется на колонки, которые отражают этапы работы, и дорожки. Обычно дорожки используются для категоризации задач на доске. По дорожкам и колонкам движутся задачи команды — карточки.

Грамотно продуманная Канбан-доска дает возможность понять, в какой момент команда берет задачу в работу и когда она ее завершает. Эти точки «входа и выхода» называют точкой принятия обстоятельств и точкой поставки. Давайте разбираться на примере с доской.

В начале доски есть «Очередь» — колонка, в которой команда хранит список задач, которые необходимо выполнить для реализации проекта. То есть задачи просто ждут, когда освободится исполнитель и возьмет карточку в работу. Если задача не может быть выполнена, она либо блокируется, оставаясь в очереди, либо удаляется.

Если же задача может быть выполнена, карточка перемещается в столбец «В работе». Именно это и будет точкой принятия обстоятельств.

Точка принятия обязательств — момент принятия исполнителем обязательства довести работу до завершения, например, написать статью для блога компании, произвести деталь для авто и т. п.

Проходя через разные этапы, задача должна попасть в столбец «Готово» — это точка поставки продукта — так называют заключительную стадию, когда готовый продукт или сервис поставляется клиенту.

Поэтому хорошо продуманная доска не просто отражает, какие этапы в работе существуют, но и дает понимание, с чего начинается работа над задачей и при каких условиях ее можно считать завершенной.

Теперь давайте подробнее рассмотрим элементы, из которых состоит доска.

Карточки

Для Канбан-команды каждая карточка обозначает одну задачу, которую нужно выполнить.

В карточку можно поместить всю необходимую информацию по задачам, например, назначить ответственного сотрудника, оставить метку с описанием задачи, добавить ссылку, картинку, чек-лист, указать срочность задачи и т. д. Вся эта информация отобразится как внутри карточки, так и на ее фасаде.

По мере выполнения работы над задачей каждая карточка продвигается по этапам работы.

Колонки

На Канбан-доске этапы работы отражаются в виде колонок. Вы можете создать любое количество колонок, чтобы отразить все этапы конкретного рабочего процесса. Карточки перемещаются по рабочему процессу до стадии завершения.

Дорожки

Дорожки — это горизонтальное деление доски. Обычно используются для разделения задач по приоритетам, классам или исполнителям. Для более точной визуализации можно, например, создать дорожки с приоритетами «Срочно» и «Плановые задачи» или разбить доску на дорожки по исполнителям, к примеру, «Маша» и «Петя».

Дорожки можно тоже добавлять в неограниченном количестве. Главное, чтобы они максимально точно отображали работу команды.

WIP-лимиты

Теперь переходим к главному инструменту Канбан.

Удивительно, но факт: чем меньшее количество задач берется в работу, тем большее количество выходит. Поэтому одним из главных элементов доски являются WIP-лимиты.

Почему так важно ограничивать? Согласно Канбан-методу, ограничение WIP помогает на ранних этапах понять, не взяла ли команда на себя слишком много задач.

Также ограничение на количество незавершенных задач дает некую защиту от выгорания на персональном либо командном уровне. С лимитами появляется время, в которое сотрудники могут порефлексировать над рабочим процессом и качеством работы и при этом не бояться, что завтра случится очередной завал на работе.

Как правило, команда сама анализирует свою работоспособность и устанавливает лимит для каждой колонки.

К примеру, если количество карточек в колонке в «Работе» достигнет 4, колонка покраснеет. Этот сигнал даст сотрудникам понять, что команда должна сосредоточить усилия на карточках в колонке и передать их дальше, чтобы на эту стадию рабочего процесса могли поступить новые карточки.

Если по определенным причинам задача не может быть завершена, ее необходимо заблокировать и найти решение проблемы.

О процессе создания пространств, досок, карточек и работе по Канбан в Kaiten читайте в этой статье.

Благодаря такой визуализации любому сотруднику будет достаточно одного взгляда на доску, чтобы понять, над чем работает команда.

Метрики

Канбан — про постоянное совершенствование рабочего процесса и конечного продукта. Чтобы не создавать что-то бесполезное, собирать обратную связь от клиентов и оперативно исправлять ошибки, придуманы метрики.

Все данные собираются в графики и диаграммы для дальнейшего анализа ключевых метрик.

Чаще всего в Канбан используют такие метрики:

• Скорость команды показывает количество работы, которое команда успевает сделать за один спринт.
• Пропускная способность показывает производительность команды. На графике можно увидеть, сколько взятых в работу задач было закрыто за выбранный промежуток времени.
• Lead Time (Время производства) отображает время, потраченное на выполнение задачи: с момента взятия обязательств до полного выполнения. Подробнее про метрику рассказали в статье.
• Время цикла показывает, сколько времени уходит на выполнение задачи на выбранных этапах, например, с момента разработки до тестирования.
• Время выполнения относится к времени, которое необходимо для завершения целого процесса: от возникновения идеи до готового продукта у клиента.

6 основных практик в Kanban

Основные практики Канбана напрямую связаны с перечисленными выше инструментами. Они помогут максимально мягко подружить сотрудников с Канбан-доской и направить менталитет своей команды в нужное русло по отношению к рабочим процессам.

1. Визуализируйте

Одним из главных преимуществ Канбан является то, что вы можете визуализировать абсолютно всё: от специфики работы в команде до детального отображения этапов, которые должна пройти задача.  

Карточка с задачей начинает свой путь с левой стороны вашей Канбан-доски и, по мере ее выполнения, постепенно проделывает путь до столбца «Готово». Чем детальнее вы перенесете этапы и особенности вашего проекта на доску, тем проще будет понять, какое действие за чем следует, какие ресурсы необходимы на каждом этапе и как одни задачи влияют на выполнение других.

Канбан-метод не дает каких-то строгих указаний о конструкции Канбан-досок. Используя инструмент, вы сами создаете пространство, доски и карточки, подгоняя всё под конкретные нужды вашей команды.

👉 Как визуализировать любой процесс с помощью инструментов Kaiten

2. Ограничивайте количество незавершенной работы

Канбан-метод строится по принципу ранней поставки. Это означает, что задачи должны быстро перемещаться между колонками и «не зависать» на одном этапе. С этим и помогают WIP-лимиты.

Опять же, строгих требований по ограничению количества задач не существует. Все зависит от пропускной способности вашей команды — это количество задач, которые могут обработать сотрудники в выбранный период времени.

👉 Подробнее про установку WIP-лимитов.

3. Управляйте потоком

Поток задач в Канбан-системе должен быть равномерным и предсказуемым. Главная его цель — способствовать увеличению ценности продукта и уменьшению времени этого производства.

Но как сфокусироваться на результате и поменять скорость потока? Отвечаем — это возможно с помощью отслеживания метрик, например, времени выполнения задач, пропускной способности, количества незавершенной работы.

Чтобы оптимизировать работу, гарантировать быстрое выполнение приоритетных задач и управлять потоком, рекомендуем прочитать нашу статью про классы обслуживания в Канбан.

4. Создайте четкие инструкции

Чтобы задачи передвигались по доске быстро, у сотрудников должны быть четко установленные правила и инструкции для работы. Эти правила могут изменяться и улучшаться вместе с рабочим процессом.

Какими могут быть правила? Здесь всё также индивидуально. Вы сами должны решить, при каких условиях карточка будет перемещаться из одного столбца в другой, как будет проходить согласование, какое максимальное количество задач может находиться в работе и т. д.

Главное, чтобы каждый сотрудник был вовлечен в рабочий процесс и четко понимал, что он должен сделать.

5. Внедряйте циклы обратной связи

Обратная связь — обязательный элемент Канбан-метода. Собирать ее нужно от двух групп: клиентов и сотрудников.

В случае с клиентами вы должны собирать отзывы о работе сервиса или товара, его качестве, эффективности и др. Так команда сможет быстро найти негативные отзывы и исправить проблему. Собирать связь можно через опросы, специальные формы, соцсети, рассылки или на офлайн-мероприятиях.

Если говорить про сотрудников, то все члены команды должны обсуждать друг с другом рабочий процесс. Спросите у коллег, что они думают о своей личной производительности или команды в целом? Если в рабочем процессе были проблемы, то почему они возникли и как вы вместе можете избежать их? Если же проблемы повторяются из раза в раз — это станет поводом задуматься и пересмотреть процесс работы, чтобы найти слабое место.

Общаться с сотрудниками можно на специальных встречах — каденциях.

6. Экспериментируйте и улучшайте рабочие процессы

Система Канбан по своей сути направлена на постоянное улучшение. Главная цель команды — научиться управлять изменениями и рабочим процессом здесь и сейчас. Не нужно рисовать грандиозные планы, намечать финальную точку Б и думать, как же туда попасть.

Нужно искать слабые места в рабочем процессе IT-проекта и думать, как их устранить сегодня. В идеале эксперименты для улучшения рабочего процесса должны быть небольшими и безопасными, чтобы не сломать то, что уже работает хорошо. Если после внедрения эксперимента неудовлетворенность устранилась, значит, нужно закрепить результат. Если ничего не изменилось или стало хуже, стоит сделать шаг назад.

Также можно экспериментировать и внедрять в работу другие Agile-системы, которые могут хорошо работать в связке с Канбан, например, Scrum.

Kanban: за или против

Канбан — удобный инструмент, который делает рабочие процессы более наглядными, прозрачно отражает производительность в режиме реального времени и помогает контролировать нагрузку сотрудников. Результат и рентабельность вложений от внедрения Канбан-метода можно оценить достаточно быстро.

Стоит ли на него переходить? Решать вам! Ниже оставили таблицу с преимуществами и недостатками подхода, чтобы вам было проще принять решение.

Подытожим

Канбан — один из популярных подходов к разработке самых разных и ценных для клиента продуктов. С его помощью компания может визуализировать даже самый сложный рабочий процесс, достичь прозрачности на каждом этапе производства, исправить слабые места и найти точки роста для своего бизнеса.

Чтобы не быть голословными, оставляем ссылки на кейсы, в которых компании поделились опытом внедрения Канбана и работы в Кайтен:

• Кейс «Самолет» — рассказали о трансформации процессов при масштабировании бизнеса и переносе работы 150 сотрудников в Kaiten.
• Кейс «Дата-центра LINX» — как компания с устоявшимися процессами внедрила Канбан, плавно адаптировалась к новому инструменту и избавилась от работы ради работы.
• Кейс «Академии Йоги» — как в бэк-офисе онлайн-академии оптимизировали работу с помощью Канбан-метода и автоматизированных процессов в Kaiten.

А если вы уже решили внедрить Канбан, то эта статья поможет определиться, с чего стоит начать.