Лучшие таск-менеджеры для командной и личной работы: обзор 10 сервисов

Кайтен

Управляйте задачами, проектами и командой в одном месте

Попробовать бесплатно

Пока дел мало, кажется, что хватит блокнота, заметок в телефоне или переписки в мессенджере. Но нагрузка растет — и выясняется, что одно поручение потерялось, второе отодвинулось по срокам, а кто именно чем занимается, никто в команде не знает.

Отобрали 10 таск-трекеров, которые помогают выстроить личную и командную работу и ничего не потерять из виду.

Что такое таск-менеджер

Таск-трекер, он же таск-менеджер, — сервис, в котором ставят и делегируют задачи, контролируют их сроки и статусы. Работа команды или личные дела собираются в одном месте, и каждый участник видит все текущие задачи, кто за что отвечает и когда нужен результат.

Возможности таск-менеджера зависят от конкретной платформы, но чаще всего доступны:

• постановка задач с назначением исполнителя, срока и статуса;
• планирование на канбан-доске, в календаре, в списках и на диаграмме Ганта;
• переписка с коллегами в комментариях к задаче и обмен файлами;
• правила и сценарии для автоматизации повторяющихся действий;
• учет затраченного времени и контроль загрузки команды;
• отчеты и аналитика по проектам и задачам.

В итоге руководитель видит, как на самом деле продвигается работа, а сотруднику не приходится держать свои задачи в мессенджерах, таблицах и разрозненных заметках — все доступно в одном сервисе.

Как подобрать таск-трекер

Чтобы таск-трекер действительно помогал в работе, при выборе стоит обратить внимание на несколько критериев:

• Цели применения. Для планирования личных дел обычно достаточно списков и календаря. Если система нужна для команды, пригодятся функции для совместной работы, настройка ролей пользователей и инструменты управления проектами.
• Форматы представления задач. Одним командам удобнее канбан-доски, другим — диаграмма Ганта, таймлайн или календарь. Лучше заранее определить, какой формат подходит вашим процессам.
• Командная работа. Комментарии, файлы, история изменений и настройка прав доступа упрощают взаимодействие между сотрудниками в процессе работы.
• Автоматизация. Автоматическое назначение исполнителей, постановка повторяющихся дел, смена статусов и добавление чек-листов помогают сократить ручную работу.
• Интеграции. Проверьте, поддерживает ли сервис подключение к CRM, почте, мессенджерам, Git-системам, 1С и другим инструментам, которыми уже пользуется компания.
• Отчеты. Если нужно контролировать работу команды, выбирайте сервис с аналитикой по срокам, загрузке сотрудников и выполнению задач.
• Мобильный клиент. Приложение для смартфона позволит работать с задачами вне офиса и всегда иметь доступ к актуальной информации.
• Стоимость. Сравните возможности бесплатного таск-менеджера и платных подписок. Иногда базовой версии достаточно, а иногда необходимые функции доступны только по подписке.

Перед окончательным выбором стоит протестировать несколько решений. Большинство сервисов имеют бесплатный тариф или пробный период, которого обычно достаточно, чтобы оценить удобство интерфейса и понять, подходит ли платформа именно для вашей команды.

Кайтен

Кайтен — таск-менеджер для ведения задач и проектов. Он подойдет и отдельному специалисту, и команде любого размера. 

Кроме управления задачами платформа предлагает инструменты для совместной работы, автоматизации и аналитики. Модульная система позволяют подключить именно тот набор функций, которые действительно нужны, без лишних затрат.

Возможности:

• Разные форматы представления задач — на канбан-доске, календаре, таймлайне, диаграмме Ганта.
• Безлимитное количество этапов на доске для гибкой настройки рабочего процесса любой сложности.
• Сценарии автоматизации для назначения исполнителей, переключения статусов, создания связанных карточек и рассылки уведомлений.
• Общие рабочие пространства: обсуждение работы в комментариях, обмен файлами в задачах, совместная работа с документами и наполнение базы знаний.
• Пользовательские поля, настраиваемые теги и метки.
• Импорт данных из Jira, Trello, Notion, Asana и других систем.
• Подключение к системе Google Календарь, Telegram, GitHub, GitLab, Tilda и других сервисов.
• Система родительских и дочерних карточек.
• Подробные отчеты о загрузке и эффективности сотрудников, соблюдении сроков и других метриках процессов.

Недостатки:

• Множество возможностей требуют времени на освоение платформы.
• Настроить доски визуально так же тонко, как в отдельных специализированных продуктах, пока не выйдет.

Стоимость:

• Бесплатно: базовые функции для команд до 5 человек, 3 рабочих пространства, 5 досок, неограниченное число задач и колонок.
• Платные тарифы стоят от 185 ₽ в месяц с пользователя. Они снимают лимиты бесплатного плана и делают доступными модули — Канбан, Скрам, ГАНТ и Ресурсное планирование и другие.

Успешные компании уже используют Кайтен Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно

Попробовать

Projectum

Projectum — платформа для управления проектами, которая объединяет инструменты постановки задач и CRM. Подойдет компаниям, которым важно одновременно контролировать выполнение проектов, работать с клиентами и отслеживать продажи в одной системе. 

Возможности:

• Несколько типов связей между задачами.
• Встроенный тайм-трекер показывает, сколько времени уходит на выполнение задач для оценки загрузки сотрудников: 
• Контроль сразу нескольких направлений благодаря объединению проектов в единый портфель.
• Анализ динамики выполнения работ и эффективности команды с помощью отчетов и аналитики.
• Хранение проектной документации в одном месте и быстрый поиск нужных материалов.
• Управление проектами, CRM и продажи в едином рабочем пространстве, благодаря чему не приходится переключаться между несколькими сервисами.

Недостатки: 

• Если компании нужен только таск-трекер, встроенная CRM и инструменты продаж могут оказаться невостребованными.
• Настройка интерфейса и рабочих пространств уступают некоторым аналогам.
• Полноценного мобильного приложения нет — работать со смартфона можно только через адаптированную веб-версию.

Стоимость: 

• Бесплатно: базовые функции для команд до 10 человек.
• Облачная версия стоит от 3 990 ₽ в месяц за команду до 25 пользователей.
• Стоимость коробочной версии рассчитывается индивидуально.

Teamly

Teamly  — инструмент для хранения базы знаний, документов и организации совместной работы. Управление задачами доступно через отдельный модуль «Трекер».

Возможности:

• Настройка рабочих процессов под особенности отдела с помощью полностью редактируемых досок.
• Ускорение запуска новых процессов за счет готовых шаблонов для IT, маркетинга, продаж, HR и других подразделений.
• Автоматизация повторяющихся действий, чтобы ускорить рутинные операции.
• AI-ассистент для обработки задач и документов.
• Объединение документов и задач в одном месте благодаря возможности вставлять карточки прямо в рабочие материалы.
• Интеллектуальный поиск информации по содержимому файлов и синонимам.

Недостатки: 

• Основной акцент платформы сделан на базе знаний, поэтому инструменты управления задачами играют вспомогательную роль.
• Большое количество настроек увеличивает время, необходимое для освоения системы.

Стоимость:

• Бесплатно: базовые функции для команд до 5 человек.
• Переход на платные тарифы от 299 ₽ за чел/мес. увеличивает лимиты пользователей и хранилища, а также открывает доступ к аналитике, шаблонам, учету рабочего времени, обучающим курсам и другим функциям.
• Развертывание коробочной версии доступно по индивидуальному запросу.

Битрикс24

Битрикс24 — платформа для управления задачами и совместной работы. Кроме таск-менеджера, в ней есть CRM, корпоративный чат, документы, телефония и другие инструменты для бизнеса.

Возможности:

• Автоматизация повторяющихся процессов с помощью шаблонов, регулярных задач и роботов.
• Организация Скрам-процессов с бэклогом, учетом времени и оценкой задач для команд, работающих по Agile.
• AI-помощник для создания описаний задач, чек-листов и обработки голосовых поручений.
• Продолжение работы с любого устройства благодаря синхронизации веб-версии и мобильного приложения.
• Объединение данных из Битрикс24 и 1С, чтобы избежать двойного ввода информации.
• Ведение задач, CRM, корпоративного общения и документооборота в единой системе без постоянного переключения между сервисами.
• Расширение функциональности за счет дополнительных модулей для HR, маркетинга, интернет-магазина и других бизнес-задач.

Недостатки: 

• Ограничение до 20 Скрам-команд даже на платных тарифах.
• Бесплатный аккаунт удаляется после 50 дней без входа.
• Интерфейс содержит множество инструментов и требует времени на адаптацию команды.

Стоимость:

• Бесплатно: базовые функции для безлимитного количества пользователей.
• Подключение платных тарифов от 1 619 ₽ в месяц для команды до 5 человек открывает доступ к автоматизации, инструментам Скрам, учету рабочего времени и другим.
• Использование коробочной версии предусмотрено на отдельных условиях.

Todoist

Todoist — таск-менеджер для личных задач и рабочих дел. Подходит для планирования дня, ведения проектов и организации командной работы. Отличается лаконичным интерфейсом и быстрым созданием задач: многие параметры, включая дату, время и проект, определяются автоматически по введенному тексту.

Возможности:

• Планирование текущих и будущих дел с помощью списков «Сегодня» и «Предстоящее».
• Список «Входящие» для быстрого создания новых задач и последующего распределения по категориям.
• Расстановка приоритетов с помощью 4 уровней важности.
• AI-помощник Todoist Assist для планирования работы и организации задач.
• Обсуждение рабочих вопросов в комментариях с возможностью прикреплять файлы к карточкам.
• Распознавание дат, времени, проектов и меток при вводе текста для быстрого создания задач.
• Поддержание личной мотивации с помощью системы «Карма», начисляющей баллы за регулярное выполнение работы.
• Постановка задач голосом благодаря помощнику Ramble.
• Преобразование писем, изображений и документов в новые задачи без ручного ввода.
• Оформление интерфейса с помощью нескольких тем.

Недостатки: 

• Бесплатный тариф рассчитан на личное использование и не подходит для организации командной работы.
• Календарь доступен только на тарифе Pro и выше.
• Оплата только в иностранной валюте.

Стоимость: 

• Бесплатно: базовые функции для личного планирования, 5 проектов, 3 фильтра и история активности за 7 дней.
• От $5 в месяц стоят платные тарифы. Они открывают доступ к календарю, AI-функциям, командным пространствам и дополнительным инструментам для совместной работы.

Aspro.Agile

Aspro.Agile — таск-менеджер для команд, которые ведут проекты по Agile-методологии и хотят контролировать задачи, сроки и загрузку сотрудников в одной системе. Платформа помогает организовать совместную работу, автоматизировать типовые процессы и отслеживать ход проектов на каждом этапе.

Возможности:

• Скрытие неактуальных этапов на канбан-досках.
• Подготовка спринтов благодаря встроенному бэклогу для расстановки приоритетов.
• Поиск нужных задач через фильтры по исполнителю, автору, приоритету и другим параметрам.
• Анализ загрузки команды и прогресса проектов с помощью отчетов, дашбордов и диаграммы сгорания задач.
• Проведение ретроспектив после спринтов с помощью встроенного конструктора.
• Хранение регламентов и рабочей документации во встроенной базе знаний.
• Общение сотрудников через встроенный корпоративный мессенджер.
• Интеграция с 1С для объединения управления проектами, финансового учета и документооборота.
• Работа с любых устройств благодаря синхронизации веб-версии и мобильных приложений.

Недостатки: 

• Для полноценной работы с клиентами и расширенного финансового учета потребуются другие сервисы экосистемы Аспро.Cloud.
• Систему можно связать с почтой только при наличии максимальной подписки.
• Только при максимальной подписке можно добавлять пользовательские поля без лимита по их числу.

Стоимость:

• Бесплатно: базовые функции для команд до 3 человек.
• Переход на платные тарифы стоит от 1 990 ₽ в месяц за команду до 10 человек. Они открывают доступ к диаграмме Ганта, пользовательским полям, дополнительным типам задач, роли наблюдателя и другим возможностям.

YoNote

YoNote — онлайн таск-менеджер для команд, которым важно хранить знания, документы и задачи в одном пространстве. Позволяет собирать информацию, вести документацию и одновременно контролировать выполнение задач в единой системе.

Возможности:

• Совместные обсуждения и брейнштормы на бесконечной онлайн-доске.
• Систематизация задач благодаря приоритетам, тегам и дополнительным атрибутам.
• Анализ загрузки команды, спринтов и просроченных задач с помощью дашбордов и диаграмм.
• Отслеживание изменений благодаря журналу действий пользователей.
• AI-ассистент для переписывания текстов, перевода и подготовки кратких итогов встреч.
• Поиск информации за счет интеллектуального поиска по документам с указанием источников.

Недостатки: 

• Основной акцент платформы сделан на базе знаний, поэтому нет части привычных функций таск-трекеров, включая повторяющиеся задачи, зависимости и напоминания.
• Вместо отдельного мобильного приложения доступна PWA-версия.
• История изменений документов хранится только 60 дней.

Стоимость: 

• Бесплатно базовые функции для команд до 5 человек.
• Переход на платные тарифы от 149 ₽ за чел/мес увеличивает лимиты и открывает доступ к дополнительным возможностям, включая AI-ассистента.
• Развертывание коробочной версии доступно для команд от 20 пользователей по цене от 5 100 ₽ ежемесячно.

Мегаплан

Мегаплан — облачная платформа для управления проектами и внутренними бизнес-процессами. Сервис позиционируется как CRM-система, а инструменты для управления задачами выступают частью единой экосистемы. Позволяет вести сделки, контролировать проекты, организовывать совместную работу и автоматизировать рутинные операции в одном окне.

Возможности:

• Контроль сроков выполнения проектов и зависимостей между задачами с помощью диаграммы Ганта.
• Сравнение плановых и фактических трудозатрат для оценки загрузки сотрудников.
• Интеграция с телефонией, электронной почтой, мессенджерами, чат-ботами и другими корпоративными сервисами.
• Быстрый запуск типовых процессов с помощью шаблонов задач, уведомлений и автоматических триггеров.
• Проведение рабочих встреч и обучения через встроенные видеозвонки.
• Отслеживание изменений в компании с помощью ленты активности.
• Получение аналитики по подразделениям благодаря отдельным дашбордам для руководителей и команд.

Недостатки: 

• Бесплатного тарифа нет, доступен только пробный период.
• Может не подойти командам, которым нужен таск-трекер как основной рабочий инструмент: управление задачами здесь встроено в более широкую CRM-систему.
• В управлении задачами основной акцент сделан на диаграмму Ганта и списки дел, канбан-доски не отделены в самостоятельный инструмент и не дают сильной гибкости при настройки. Например, не получится добавить дополнительные колонки и назвать их по-своему.

Стоимость:

• Бесплатный тариф отсутствует.
• Цена платных подписок начинается от 315 ₽ в мес./чел. При этом становятся доступны настройка интерфейса, лента активности, интеграция с 1С, шаблоны документов и другие функции.
• Коробочная версия стоит от 70 000 ₽ за бессрочную лицензию для 10 человек.

Any.do

Any.do — сервис для тех, кто хочет держать личные и рабочие задачи под контролем без сложной настройки системы. Платформа подойдет индивидуальным пользователям и небольшим командам, которым нужны удобное планирование, совместная работа и автоматизация повседневных дел.

Возможности:

• Напоминания о важных событиях по времени и геолокации.
• Обсуждение рабочих вопросов во встроенном чате прямо внутри задач.
• AI-ассистент для создания задач, планирования работы и ускорения выполнения повседневных операций.
• Систематизация задач с помощью цветных тегов, меток и пользовательских полей.
• Преобразование электронных писем в задачи без ручного переноса информации.
• Контроль затраченного времени благодаря встроенному тайм-трекеру.
• Определение наиболее важных задач с помощью интеллектуальных рекомендаций на день.
• Настройка внешнего вида рабочего пространства с помощью тем оформления и фоновых изображений.
• Интеграция более чем с 5 000 внешних сервисов через Zapier.

Недостатки: 

• Бесплатная версия ориентирована на персональное использование и не подходит для команд.
• Веб-версия переведена на русский язык не полностью, поэтому часть интерфейса остается на английском.
• Оплата только в иностранной валюте.

Стоимость: 

• Бесплатно: базовые функции для личного планирования.
• Переход на платные тарифы от $4,99 в месяц открывает доступ к повторяющимся задачам, уведомлениям через мессенджеры, цветным тегам, геолокационным напоминаниям и другим функциям.

TickTick

TickTick — инструмент для управления личными и рабочими задачами. Сервис сочетает классический таск-менеджер с инструментами повышения продуктивности, помогая организовать работу и повседневные дела, а также вырабатывать полезные привычки в одном приложении.

Возможности:

• Создание задач голосом или с помощью сочетаний клавиш.
• Систематизация информации благодаря пользовательским спискам, фильтрам и тегам.
• Повышение концентрации с помощью таймера Pomodoro и встроенной функции белого шума.
• Формирование полезных привычек благодаря отдельному трекеру с аналитикой.
• Расстановка приоритетов с использованием матрицы Эйзенхауэра.
• Просмотр актуальных задач через календарные виджеты на главном экране.
• Контроль важных событий с помощью обратного отсчета до выбранной даты.
• Учет часовых поясов при планировании задач во время командировок и поездок.
• Кастомизация интерфейса с помощью различных тем и фоновых изображений.

Недостатки: 

• В бесплатной версии количество напоминаний для одной задачи ограничено.
• Инструменты командной работы уступают по функциональности специализированным системам управления проектами.
• Оплата только в иностранной валюте.

Стоимость: 

• Бесплатно: базовые функции для личного планирования.
• Цена подписки Premium — от $35,99 в год. Тариф открывает доступ к расширенному календарю, продвинутым фильтрам, журналу изменений и статистике.

Сравнительная таблица

У каждого таск-трекера свои сильные стороны: одни лучше подходят для личного планирования, другие — для управления сложными проектами и работы больших команд. Чтобы вам было проще сравнить основные параметры сервисов, мы собрали их в одной таблице.

Выводы

• Таск-трекер собирает на одной платформе планирование задач, контроль сроков и совместную работу.
• Отталкивайтесь от своих задач и процессов, а не от списка функций. Простой сервис, в который сотрудники заходят каждый день, будет полезнее, чем перегруженная платформа.
• Убедитесь, что сервис легко связать с тем, чем вы уже пользуетесь, чтобы задачи могли быстро попадать в таск-трекер по разным каналам.
• Инструмент лучше опробовать до оплаты: так вы оцените, насколько он удобен на практике, и не потратите лишнего.