Как выбрать таск-трекер под свои процессы: от канбана до диаграммы Ганта

Кайтен

Управляйте задачами, проектами и командой в одном месте

Попробовать бесплатно

Задачи теряются в переписке, дедлайны срываются, нет понимания, что происходит в проекте. В такие моменты стоит посмотреть в сторону таск-трекеров.

Но как только начинаете искать подходящий, появляется много вариантов с разными функциями, и универсального инструмента среди них нет.

Чтобы выбор стал проще, разобрались, как выбрать трекер под свою команду, и сравнили 11 популярных сервисов. 

Что такое таск-трекер и зачем он нужен

Таск-трекер (от англ. task — задача, tracker — отслеживающее устройство) — это система для фиксации, распределения, контроля и анализа работы команды. Проще говоря, цифровое пространство, где живут все задачи и их контекст: кто исполнитель, какой дедлайн, на каком этапе работа и что уже готово.

Визуально таск-трекер может напоминать блокнот со списком дел. Но на деле — это целая система, где можно отследить нагрузку команды, сроки и отчетность. 

Таск-трекер иногда путают с CRM для работы с клиентами или ERP для управления ресурсами предприятия. Это смежные, но разные классы систем. Таск-трекер фокусируется именно на задачах и внутренних процессах команды. 

Главная польза таск-трекера для бизнеса 

1. Прозрачность
Чтобы понять, чем занят сотрудник, можно просто открыть доску или диаграмму Ганта. В сервисах видно, кто работает, кто ждет ответа, что уже готово.

2. Управляемость
Вы видите загрузку каждого человека, можете перебросить задачи, если кто-то выпал из процесса, и спокойно планировать новый проект, не боясь, что команда будет перегружена.

3. Единая база знаний
Все задачи, документы, обсуждения хранятся в одном месте. Новый сотрудник может открыть карточки за прошлый месяц и понять контекст.

Когда пора задуматься о внедрении — 3 маркера

Если узнали себя хотя бы в двух пунктах, стоит начать выбирать таск-трекер:

1. Задачи теряются в переписке.
2. Дедлайны срываются регулярно.
3. Руководитель тратит больше часа в день на то, чтобы понять, кто и что делает.

От чего зависит выбор таск-трекера

Ошибка команд при выборе сервиса — изучать их функции без предварительного анализа собственных процессов. Люди открывают обзоры, берут таблицу с 50 пунктами и сравнивают: у этого есть диаграмма Ганта, у этого интеграция с Git. В итоге либо тонут в выборе и откладывают решение, либо берут сервис с максимумом функций, половину из которых не используют.

Чтобы этого избежать, ответьте на 3 базовых вопроса:

• какой размер у вашей команды;
• по какому подходу вы работаете;
• насколько чувствительны ваши данные и есть ли юридические требования.

Разберем каждый критерий.

Критерий 1. Размер команды

Критерий 2. Способ организации работы

Kanban 

Подходит для потоковых процессов: поддержка, производство, логистика. Задачи приходят непрерывно, и важно видеть узкие места и балансировать нагрузку. 

Нужны: 

• канбан-доска, где вы можно добавлять, переименовывать и переставлять колонки под любые этапы своей работы;
• WIP-лимиты — ограничение числа задач на этапе, чтобы команда не бралась за все сразу;
• аналитика цикла — время от появления задачи до выполнения и чистое время работы;
• дорожки для разных типов задач.

Scrum 

В первую очередь подходит для IT-команд и продуктовой разработки. Вы работаете итерациями по 1-4 недели, у вас есть бэклог, ретроспективы, а также роли владельца продукта и Scrum-мастера. 

Нужны: 

• планирование спринтов;
• оценка задач в сторипоинтах;
• отчеты по спринтам — диаграмма сгорания и скорость команды;
• возможность вести несколько спринтов параллельно.

Waterfall 

Каскадная модель Waterfall подходит для проектов с жесткими этапами и сроками, когда у вас есть бюджет, утвержденные фазы и даты, которые нельзя переносить. Востребована в таких сферах и проектах: строительство, внедрение систем управления ресурсами предприятия, государственные программы.

Нужны: 

• диаграмма Ганта с зависимостями задач и вехами;
• контроль бюджета;
• управление рисками и изменениями;
• интеграция с финансовыми системами.

Смешанный режим 

Встречается чаще всего. IT-отдел может работать по Scrum, маркетинг — по канбану, а производству нужна диаграмма Ганта. Один человек может участвовать в проектах разных типов, поэтому трекер должен поддерживать все это в одной учетной записи. 

Проверьте, можно ли в одном пространстве иметь и доски с этапами, и диаграмму Ганта, и переключаться между видами. В сервисах, заточенных под одну методологию, этого часто нет.

Критерий 3. Тип задач и чувствительность данных

Здесь вы отмечаете, какую работу вы делаете и насколько это секретно.

Для IT-разработки критичны интеграция с Git — будь то GitHub, GitLab или Bitbucket, — а также CI/CD, баг-трекер с приоритетами и связь коммитов с задачами. Хорошо, если есть поддержка Scrum и канбана и API для ботов и скриптов.

Для маркетинга, диджитала и контента важны календарь контент-плана, внешние доступы для фрилансеров без лишних прав, медиатека файлов и статусы вроде «на согласовании у юриста» или «ждем макет».

Для производства, логистики и ритейла нужен мобильный доступ, потому что сотрудники работают на складах и в цехах, а также офлайн-режим на случай, если интернет ловит не везде. Пригодится быстрый ввод задач голосом или сканером штрих-кодов и четкий контроль этапов: от сырья на входе до обработки, отдела технического контроля и отгрузки.

Для госсектора, финансов, медицины требуются: 

• установка на свои серверы по закону о персональных данных;
• реестр отечественного ПО согласно приказу 325;
• заключение ФСТЭК или Минцифры;
• журналы аудита — кто, когда и что смотрел;
• поддержка российской криптографии.

Если ваши задачи попадают в эту категорию, иностранные сервисы отпадают автоматически, потому что вы не сможете их легально использовать и сертифицировать.

Обзор рынка таск-трекеров в 2026 году

Важно: это не рейтинг. Сервисы перечислены в произвольном порядке, место в списке не означает, что один лучше или хуже другого. У каждого инструмента своя целевая аудитория, сильные стороны и ограничения.

Kaiten

Российская платформа, которая стремится объединить преимущества Trello, Jira и Notion  — простоту, гибкость и базу знаний. Kaiten часто выбирают компании, которые устали от миграции между пятью инструментами: здесь задачи, документы и аналитика под одной учетной записью.

Возможности

• Гибкий выбор способа отображения задач. Можно начать с простой канбан-доски, как в Trello. А потом, не мигрируя, начать работу по Scrum с проведением спринтов и ведением бэклог. Или начать отслеживать работу по масштабному проекта на диаграмме Ганта. На один и тот же проект можно смотреть не только в виде доски или диаграммы, но и в виде календаря и таблицы.
• Глубокая работа с задачами. В карточках задач можно настраивать поля с информацией, в том числе добавлять кастомные, добавлять метки, прикреплять файлы и вести переписку с коллегами. Также можно настраивать родительские и дочерние связи, чтобы не искать связанные задачи среди остальных карточек.
• Простой импорт. Есть готовые скрипты для переноса данных из Jira с комментариями, файлами, историей, Trello, Asana, Notion. Это закрывает главный страх при смене системы.
• Ресурсное планирование. Вы видите, кто и на сколько загружен задачами на диаграмме Ганта или в календаре. Можно сразу перекинуть задачу с перегруженного сотрудника на свободного.
• Российский реестр и поддержка. Входит в реестр отечественного ПО. Есть on‑premise для госсектора. Поддержка отвечает на русском быстро.

Успешные компании уже используют Кайтен Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно

Попробовать

Ограничения

• Для маленькой команды из 2–3 человек функциональность может быть избыточной.
• Интерфейс не такой минималистичный, как у Trello, но привыкнуть можно за пару дней.

Цена

• Бесплатный — до 5 пользователей, без ограничений по сроку.
• Платные тарифы от 185 ₽ в месяц.

LeaderTask

Российский планировщик, который живет одновременно на всех устройствах — Windows, Mac, Android, iOS, Web, при этом может работать офлайн. LeaderTask часто выбирают руководители отделов продаж и производственники, которым критична автономность.

Возможности

• Офлайн-режим. Вы можете редактировать задачи в поезде, в метро, на даче без интернета. При подключении все синхронизируется и сохраняется история изменений. 
• Древо проектов и заметок. Вложенная структура, в которой можно сделать, например, папку «Клиент X», внутри — «Проект 2026», внутри — «Этапы», «Заметки по встречам», «Контакты».
• Создание задач голосом и через Telegram. Надиктовали задачу — она появилась в нужном проекте. Можно переслать сообщение из чата боту, и оно превратится в задачу.

Ограничения

• В бесплатной версии доступен только один пользователь, облачная синхронизация отсутствует, а данные хранятся локально на устройстве. Для командной работы этого недостаточно — потребуется переход на платный тариф.
• Интерфейс. Много вкладок и настроек расположено в классическом стиле десктопных приложений. Например, панели инструментов не сворачиваются, часть опций находится в выпадающих меню, до которых нужно добираться через несколько кликов.

Цена

• Бесплатно — одно устройство, без синхронизации.
• Платные тарифы от 3 199 ₽ в год за пользователя.

Pyrus

Pyrus — это не совсем таск-трекер, а скорее низкокодовая платформа для автоматизации процессов согласования. Сервис ориентирован на автоматизацию процессов согласования: договоров, заявок, счетов, юридических документов. 

Возможности

• Визуальный редактор маршрутов. Вы рисуете схему: «Заявка от сотрудника → Руководитель (если сумма < 1000) → Финансист (если сумма > 1000) → Бухгалтерия». Без кода, перетаскиванием блоков.
• Service desk. Обращения клиентов через форму на сайте, сканирование email, привязка к SLA.
• Мобильное приложение с офлайн-режимом — можно согласовать документ без интернета.
• On‑premise. Есть версия для установки у себя, сертифицирована для госорганов.

Ограничения

• Бесплатного тарифа недостаточно для полноценной работы. Всего 100 операций в месяц — задач или согласований. 
• Нет канбан-досок в базовой версии, только в платном «Бизнесе».

Цена

• Есть беспотаный тариф для общения и постановки неограниченного количества задач.  
• Облачный «Бизнес» от 5 человек — 415 ₽ в месяц.

Planfix

Planfix объединяет задачи, проекты, CRM, производство, финансы и HR. Подходит компаниям со сложной структурой, но требует времени на внедрение и настройку. 

Возможности

• Внутри Planfix вы можете настроить хоть диаграммы Ганта, хоть CRM, хоть учет сырья. Все настраивается без программирования через формулы и связи.
• Planfix AI. Агенты могут сами звонить по задачам или вытаскивать цифры из загруженных PDF. Например, вы загрузили счет от поставщика, а AI сам распознал сумму, дату, ИНН.
• Аудит до поля. Можно отследить, кто и когда поменял значение в любом поле любой задачи. 
• On‑premise доступна по запросу. Такую версию ставят на свои серверы — в дата-центре компании или арендованном ЦОДе. 

Ограничения

• Без внедренца сложно настроить процессы. Обычно компании покупают планфикс вместе с услугой внедрения.

Цена

Бесплатно до 5 пользователей, платные тарифы от 366 ₽ в месяц. 

SingularityApp

SingularityApp — это приложение для личной продуктивности, но очень продвинутое. Чаще всего его используют IT-специалисты, благодаря быстрой фиксации задач без необходимости открывать контекстное меню в несколько экранов.

Возможности

• Заметки становятся задачами. Вы пишете в блокноте: «Созвониться с заказчиком в пятницу в 15:00» — и приложение само понимает, что это задача, и ставит напоминание.
• Быстрый ввод через виджеты и Telegram. На рабочем столе телефона виджет «Новая задача» открывает пустое поле с одним полем ввода. Не нужно выбирать проект, исполнителя, статус.
• Правила для повторяющихся задач. Можно задать: «Каждый вторник и четверг в 10:00 напомни позвонить клиенту, начиная с завтра и до конца квартала».
• Офлайн-работа на всех платформах. Данные хранятся локально и синхронизируются при соединении.

Ограничения

• Слабая корпоративная часть. Нет подходящих отчетов для руководителя, делегирования задач с контролем исполнения, регламента доступа.
• Ограничение бесплатной версии — 10 проектов. Этого может быть мало для больших команд. 
• Нет веб-версии с полным функционалом — в основном приложения на устройства.

Цена

• Бесплатно до 10 проектов.
• Платные тарифы от 209 ₽ в месяц.

Strive

Strive — это российский гибрид трекера и базы знаний. Его выбирают команды, которые хотят одной системой закрыть и задачи, и инструкции, и onboarding новых сотрудников.

Возможности

• Связка «Задача — Статья базы знаний». В карточке задачи можно сослаться на раздел инструкции. Когда новый сотрудник получает задание «Выставить счет», он сразу видит ссылку на регламент.
• Гибкие настройки прав. Можно дать внешнему подрядчику доступ только к одной доске с задачами по его проекту, скрыв все остальное. Для каждого статуса задачи можно разрешить/запретить определенные действия.
• Дашборды для разных ролей. Руководитель видит загрузку команды и блокирующие задачи, разработчик — свои Todo, клиент — статус заявки.
• Российские сертификаты. Хранение данных на серверах в РФ, поддержка 152-ФЗ.

Ограничения

• Функционал работы со спринтами ограничен. 
• Мобильное приложение появилось недавно, пока есть только базовые функции.

Цена

Бесплатный тариф для команд до 10 участников, платные — от 1000 ₽ в месяц. 

Shtab

Shtab — минималистичный трекер с автоматическим трекером времени на основе машинного обучения. Задача в том, чтобы отслеживать, сколько времени вы реально потратили на задачу, без ручного включения таймера.

Возможности

• ML-трекер времени. Приложение анализирует, в каком окне вы работаете, и предлагает связать это время с задачей. Если вы отвлеклись на соцсети — таймер для задачи автоматически останавливается.
• Матрица Эйзенхауэра. Встроенное представление «Важно — Срочно» для визуальной расстановки приоритетов.
• AI-ассистент. Напоминает, если задача давно в статусе «В работе», и предлагает ее закрыть или переслать.
• Офлайн-режим. Данные сохраняются локально.

Ограничения

• Тайм-трекинг с ML может путать окна, например, если вы одновременно работаете в IDE и в браузере по рабочему вопросу.
• Нет сложных отчетов для руководителя по команде.

Цена

Есть бесплатный тариф и платные — от 152 ₽ в месяц.

Teamcheck

Teamcheck — сервис для бытовой прозрачности в небольших самоуправляемых командах. Например, для волонтерских проектов, стартапов или отделов внутри больших компаний, где не хотят внедрять тяжелые системы.

Возможности

• Два режима работы. «Фокус» — для планирования личного дня, «Доска» — командный канбан на две недели. Задачи с доски отображаются в режиме «Фокус» у сотрудника, видно загрузку каждого.
• Визуализация прогресса задачи круговой шкалой. Видно не просто статус «В работе», а, например, «70% выполнено».
• Мобильный интерфейс без лишнего. Можно пользоваться с телефона без адаптивной верстки.

Ограничения

• Нет диаграммы Ганта.
• Только базовая статистика по открытым/закрытым задачам.
• Для IT-проектов очевидно не хватает интеграций с Git, CI/CD.

Цена

Бесплатно для команд до 3 человек. Платные тарифы от 1241 ₽ в месяц.

WEEEK

WEEEK — это конструктор, который сочетает преимущества Trello, Notion и простой CRM. Интерфейс очень похож на Trello, но с дополнительными модулями: база знаний, CRM, чаты. Подходит для небольших команд, которые хотят держать все задачи в одном месте.

Возможности

• Пять режимов отображения. Вы переключаетесь между доской канбан, списком, диаграммой Ганта, календарем и режимом «Неделя». Например, планерку удобно вести в календаре, а детали — в списке.
• База знаний с красивым редактором. Можно вставлять коды, диаграммы, делать оглавление, перелинковку. Статьи можно публиковать на отдельном сайте — поддомен WEEEK.
• Встроенная CRM. Добавляете клиентов, сделки, ведете историю общения. Базовая, но для малого бизнеса достаточно.
• ИИ-помощник Вика. Задаете вопрос «Какие задачи у меня на завтра?» или «Просроченные задачи по проекту X» — Вика выдает список.

Ограничения

• Нет on‑premise. Только облако.
• В мобильном приложении нет многих функций — например, нельзя посмотреть ресурсное планирование.

Цена

• Бесплатно до 5 пользователей 
• Платные тарифы от 199 ₽ в месяц

YouGile

YouGile — это таск-трекер, который сразу дает вам корпоративный мессенджер. В каждой задаче есть чат, а также есть общий чат компании. При этом функциональность досок не урезана — WIP-лимиты, диаграмма Ганта, отчеты, спринты.

Возможности

• Чат внутри каждой задачи. Когда вы создаете задачу, к ней автоматически прикрепляется чат — все обсуждения, файлы и решения хранятся прямо в карточке. Кроме чатов задач есть личные, групповые и чаты проектов.
• Режим «Зеркала». Одну задачу можно отобразить на нескольких досках. Например, задача дизайнера видна на его персональной доске и на доске маркетингового проекта.
• Открытые доски по ссылке. Можно дать доступ без регистрации — клиенту, например, чтобы смотрел статус его заявки.
• Библиотека расширений. Ставите галочку — появляется отдел продаж (простая CRM) или учет рабочего времени (time tracking).

Ограничения

• Нет базы знаний. Только задачи и мессенджер
• Мобильное приложение пока отстает от веб-версии. На телефоне нельзя создать новую доску или сложную автоматизацию.

Цена

• До 10 человек бесплатно без ограничений функций.
• С 11-го — от 594 ₽ в месяц при оплате за год.

Битрикс24

Битрикс24 — это экосистема, которая включает CRM, задачи, чаты, видеозвонки, документы и даже сайты. Многие компании используют его именно как таск-трекер плюс CRM, закрывая две потребности одним инструментом.

Возможности

• Задачи и проекты. Канбан-доски, диаграмма Ганта с вехами и зависимостями, списки задач, отчеты.
• Видеоконференции. Не нужно подключать Zoom. Планируете встречу — ссылка на ВКС создается автоматически в задаче.
• On‑premise. Можно установить у себя, лицензия на год.

Ограничения

• Из-за большого объема функций может быть сложно сразу сориентироваться в продукте.
• Нужно привлекать разработчиков на PHP для кастомизации.

Цена

• Бесплатно на неограниченное количество пользователей
• Платные тарифы — от 1743 ₽ в месяц от 5 пользователей.
• Энтерпрайз — от ≈ 24 000 ₽ за лицензию.

Яндекс Трекер

Облачный трекер от Яндекса, который встроен в Яндекс 360. Если вы уже пользуетесь Яндекс.Почтой, Календарем, Диском, то Трекер будет работать с ними «из коробки». Например, к задаче можно прикрепить письмо из Почты или событие из Календаря.

Возможности

• Дашборды с виджетами. Можно сделать экран для руководителя с графиками сгорания спринта, загрузкой сотрудников, списком просроченных задач.
• Очереди и спринты. Поддерживаются, хотя и не так глубоко, как в Jira. Легко настроить workflow (поток задач).
• Интеграция с Яндекс.Мессенджером и Яндекс.Формами. Заявки из форм превращаются в задачи.
• Есть API и документация к нему. Это позволяет настраивать интеграции с CRM, биллингом и другими системами. 

Ограничения

• Сервис работает только в облаке, версии для установки на свой сервер нет. Для госсектора и компаний, которые по закону обязаны хранить данные на своей инфраструктуре, это ограничение.
• Офлайн-режим не предусмотрен — для создания или редактирования задач нужен доступ в интернет.
• В мобильном приложении есть не вся функциональность веб-версии, например, некоторые отчеты можно посмотреть только в браузере. 

Цена

Только трекер — от 440 ₽ за пользователя в месяц. В составе пакетов Яндекс 360 — от 569 ₽. 

Таблица со всеми решениями из подборки

Итог

Напоследок еще раз пройдемся по важным критериям выбора:

• Небольшим командам достаточно базовых функций: канбан-доски, дедлайнов и мобильного приложения. С ростом числа сотрудников появляется потребность в ролях доступа и отчетах по загрузке.
• Для IT-команд, работающих по Scrum, критичны спринты и бэклог. Для потоковых процессов — WIP-лимиты и аналитика цикла. Для проектов с жесткими сроками — диаграмма Ганта и контроль бюджета.
• Если вы работаете с персональными данными или относитесь к госсектору, выбирайте решение из реестра отечественного ПО с возможностью установки на собственный сервер.
• Перед окончательным решением протестируйте бесплатный тариф или пробный период на реальных задачах.

И главное: лучший инструмент — не тот, у которого больше всех функций, а тот, в котором команда действительно работает каждый день.