Матрица Эйзенхауэра для команды: как договориться о приоритетах
6 шаблонов для расстановки задач по срочности и важности, распределения нагрузки и управления проектами
В работе каждый день прилетают новые задачи: одни действительно горят, другие важны для результата, а третьи кажутся срочными, но не двигают работу вперед. В этом потоке легко перейти в режим реакции и потерять фокус . Матрица Эйзенхауэра помогает разделить срочное и важное. Но если она останется картинкой на бумаге, то результатов от нее не будет.
Мы собрали 6 шаблонов в Kaiten, которые помогут вам использовать матрицу как рабочий инструмент для управления процессами на проекте.
Что такое матрица Эйзенхауэра и почему она работает
Матрица Эйзенхауэра — метод приоритизации задач для эффективного управления временем и ресурсами команды. Суть метода в том, чтобы оценить и разделить все задачи на 4 группы по срочности и важности:
- Срочное и важное (критичное) — задачи, которые требуют немедленного внимания и имеют серьезные последствия. Это могут быть, например, серьезные баги в работе продукта.
- Важное, но не срочное (стратегия) — процессы, которые двигают проекты и команду вперед. Например, обучение сотрудников, улучшение процессов, планирование следующего периода.
- Срочное, но не важное (отвлечения и помехи) — задачи, которые требуют немедленного действия, но не приближают к целям. Это могут быть рутинные отчеты или совещания.
- Неважное и не срочное («пожиратели» времени) — работа, которую можно отложить или исключить. Например, бесконечный ресерч без цели.
Эти группы создают 4 квадранта, по которым можно спланировать выполнение задач. Визуально это выглядит так:
Почему матрица справляется, когда не работают списки
В обычном списке задачи выстроены в очередь. Это создает видимость порядка, хотя важность задач может отличаться. В итоге трудно понять, что делать сейчас, что планировать, а что — не делать вовсе.
Почему метод работает там, где обычные списки не справляются:
Помогает выйти из реактивного режима. Линейный список часто ведет к простому правилу — что сильнее «горит» или о чем больше просят руководители, то и берут в работу.
Матрица заставляет отдельно оценить срочность и важность — и защитить время под стратегические задачи.
Например, в списке задач руководителя на день могут быть сразу 4 задачи:
- ответить на письмо;
- подготовить квартальный отчет;
- позвонить подрядчику и решить вопрос поставок;
- проработать план развития на следующий квартал.
Все выглядит одинаково значимым. Матрица же сразу отсекает: квартальный отчет (срочно, важно) и план развития (не срочно, но очень важно) — приоритетны. Звонок подрядчику (срочно, но, возможно, не так важно) можно делегировать. Письма — отложить в отдельный слот или делегировать, если это возможно.
Визуализирует реальную занятость. Если квадрант «Важно и не срочно» пуст, а квадрант «Срочно, но не важно» переполнен, то матрица помогает вовремя заметить дисбаланс в команде.
Расставляет приоритеты. Прежде чем включить задачу в список, нужно определиться — действительно ли это важно и срочно, нужно ли это вообще делать.
Мало просто расписать все задачи по квадрантам. Если матрица живет только в файле (например, в Excel), ее сложно поддерживать: задачи не назначены, статусы не обновляются, обсуждение уходит в чаты. Проще, когда матрица — часть рабочего процесса в системе, где команда ведет задачи
Можно расставить все задачи по матрице в системе управления проектами — в Kaiten или в любой аналогичной. Создайте рабочую доску и отобразите на ней квадранты. Так вы не будете тратить время на перенос задач между системами и сможете в каждой карточке:
- назначать на исполнителей;
- комментировать и прикреплять файлы;
- приоритизировать в зависимости от срока;
- делать рабочими задачами на других досках.
Ниже мы разберем 6 универсальных шаблонов, которые помогают визуализировать матрицу Эйзенхауэра. Их легко скопировать из статьи в свое пространство, адаптировать под проект и начать работу.
Базовый шаблон
Базовый шаблон — это матрица 2×2 на доске Kaiten. Задачи оформлены карточками и распределяются по четырем квадрантам.
Удобно применять, если:
- нужно навести порядок в списке дел;
- команда только знакомится с методом;
- нужно простое и понятное решение для приоритизации.
Польза. Старт занимает несколько минут: копируете доску, добавляете задачи и раскладываете по квадрантам. На обсуждении проще договориться о приоритетах: «важно, но не срочно» можно запланировать, «срочно и важно» — делать первым.
Какие инструменты можно использовать:
- Теги (цветные метки). Используйте метки для классификации карточек. Например, можно помечать задачи по типу: #звонок, #документ, #баг. Или по сфере: #маркетинг, #разработка.
- Поле «Приоритет». Добавьте в карточку выпадающий список с полем «Приоритет» — высокий, средний и низкий.
- Буферная колонка «Входящие» или «Бэклог». Выгружайте все задачи в общую колонку, откуда команда будет их перемещать для работы.
- Техническая колонка «Сделано». Перетаскивайте туда завершенные задачи из всех квадрантов. Это позволит архивировать выполненное, не засоряя основное поле.
Матрица с дорожками
Сократить до мысли: В каждом квадранте появляются дорожки: по людям, командам или проектам. Так видно, кто завален срочным, а у кого есть окно под важные, но не срочные задачи.
Представьте стандартную матрицу 2×2, но в каждом квадранте проведены горизонтальные линии. Верхняя дорожка — для дизайнера, ниже — для бэкенд-разработчика, затем — для тестировщика. Теперь можно сразу увидеть, что, например, у дизайнера перекос в «Срочно/Не важно» из-за правок по текущим задачам, а у разработчика — пусто в «Важно/Не срочно» и нет времени на технический долг.
Удобно применять, если:
- матрицу используют 3 и более команд с разными задачами;
- нужно сбалансировать нагрузку между участниками или отделами;
- важно визуализировать, кто и над какими приоритетами работает, чтобы избежать перегрузки одних и простоя других.
Польза. Сразу становится видно, если у одного сотрудника все задачи срочные, а у другого — со сроком в пару недель. Каждый видит свои задачи в контексте общей матрицы.
Какие инструменты можно использовать:
- Горизонтальные дорожки. Создайте нужное количество дорожек для разделения по исполнителям, командам или проектам.
- WIP-лимиты на дорожках. Ограничивайте количество задач для конкретного исполнителя или отдела. Если он уже взял 5 задач, система подсветит, что брать шестую не стоит.
- Фильтры по дорожкам. Исполнитель или руководитель может скрыть все дорожки, кроме своей, для личного фокуса, или, наоборот, показать только дорожку отдела маркетинга, чтобы увидеть их рабочие процессы.
Этапы обработки: «Входящие обращения → решение → квадранты»
Шаблон добавляет два шага перед квадрантами: «Входящие обращения и «На обсуждении». Это помогает команде согласовать критерии, прежде чем раскладывать задачи по матрице.
Удобно применять, если:
- задачи поступают хаотично от многих стейкхолдеров — клиентов, руководства, смежных отделов;
- в команде есть разное понимание приоритетов и это приводит к спорам;
- нужно документировать, почему задача была отнесена к конкретному квадранту.
Польза. Шаблон снижает риск, когда кто-то переносит задачу в «Срочно и важно» из-за привычки или давления. Совместное обсуждение в отдельной колонке помогает договориться о критериях.
Какие инструменты можно использовать:
- Голосование в карточках. Участники отмечают свое мнение о срочности и важности — это упрощает обсуждение и делает расхождения заметнее.
- Комментарии с решением. В карточке, перед перемещением в квадрант, ответственный оставляет комментарий. Например: «Решение: Важно/Не срочно. Причина: задача влияет на метрику NPS, но дедлайн по релизу только через месяц».
- Метки для источников. В колонке «Входящие» помечайте задачи метками #запрос_от_клиента, #идея_команды, #требование_руководства. Это помогает понять контекст при оценке.
Обратите внимание.. Хорошая практика — держать матрицу «чистой»: неважные и несрочные задачи архивировать или отправлять в бэклог, чтобы квадранты отражали текущие приоритеты.
Еженедельное ревью
Шаблон подходит для еженедельного пересмотра приоритетов: что сделали, что переносим, что снимаем с повестки. Основная часть шаблона — матрица с дополнительной финальной колонкой «Ревью: итоги и перенос». Невыполненные задачи переносят в новую матрицу или архивируют во время сессии ревью.
Удобно применять, если:
- вы планируете внедрить регулярный пересмотр приоритетов;
- важно отслеживать, как и когда задачи из «Важно и не срочно» доходят до выполнения;
- нужно бороться с эффектом вечного откладывания одних и тех же задач.
Польза. Регулярное ревью помогает доводить до конца задачи из «Важно и не срочно» и не тащить неделями одно и то же без решения. После ревью все задачи выполнены, перенесены с причиной или сняты с доски.
Какие инструменты можно использовать:
- Связь карточек. При переносе задачи на новую неделю свяжите старую и новую карточки. Это сохранит историю, комментарии и контекст.
- Массовые операции. После ревью можно быстро выбрать и архивировать все задачи из квадранта «Не важно и не срочно».
- Чек-лист «Критерии ревью». Создайте в каждой карточке чек-лист для анализа, чтобы структурировать обсуждение.
Стратегическая матрица инициатив продукта
Суть этого шаблона — адаптация логики «срочно/важно» под продуктовый портфель. Здесь вместо задач — инициативы и гипотезы роста продукта, а вместо исполнителей — цели или направления.
Визуально это обычная матрица, но наполнение у нее другое:
- квадранты определяют стратегический фокус — «Срочные цели», «Стратегический рост», «Оперативные помехи», «Шум»;
- горизонтальные дорожки соответствуют целям, тематическим направлениям (например, «Удержание», «Монетизация», «Новая аудитория») или крупным гипотезам («Если сделать X, то вырастет метрика Y»).
Так каждая карточка отображает инициативу или гипотезу вместо простой конкретной задачи. Например, «Эксперимент с новой монетизацией в мобильном приложении» вместо «Написать код для приложения». Или отображается статус гипотезы внутри карточек:
Удобно применять, если:
- вы — владелец продукта, руководитель направления, продуктовый аналитик;
- нужно визуализировать портфель инициатив и их соответствие стратегии;
- нужно сбалансировать ресурсы между срочным реагированием и развитием продукта.
Польза. Весь план виден на одном экране: с первого взгляда понятно, сколько усилий уходит на развитие, а сколько — на поддержку.
Какие инструменты можно использовать:
- Подзадачи и связанные карточки. Если открыть задачу на доске инициатив, можно перейти к дочерним карточкам исполнителей на других досках.
- Поле «Ожидаемый эффект». Создайте пользовательское поле в каждой карточке с указанием, что ждет заказчик от инициативы.
- Голосование. Можно использовать для сбора мнений команды о потенциальной ценности той или иной стратегической инициативы на этапе обсуждения.
Антикризисный контроль
Шаблон — временная доска для инцидента: отказ сервиса, критичный баг, срыв ключевого срока. Фокус - на двух квадрантах слева: «Срочно и важно» и «Важно и не срочно», чтобы команда не распылялась на шум.
Как это выглядит:
- Важно и срочно. Основные задачи по устранению причины и восстановлению работы. Каждая карточка — критичное действие, например, «Восстановить базу данных из бэкапа».
- Важно и не срочно. Задачи, которые нельзя делать прямо сейчас, но важно выполнить сразу после закрытия инцидента. Например: «Подготовить официальное сообщение для клиентов».
- Не важно и срочно. Срочные, но отвлекающие запросы, которые можно и нужно передать на переферию — «Ответить на пресс-запрос».
- Не важно и не срочно. Зона для всего, что не имеет отношения к кризису.
Удобно применять, если:
- произошел серьезный инцидент: отказ сервиса, утечка данных, критичный баг на продакшене;
- сорван срок ключевого релиза или поставки для крупного клиента;
- в команде возникла паника и хаос, коммуникация нарушена, люди дублируют работу или, наоборот, бездействуют.
Польза. Команда собирает всю информацию об инциденте и его решении в одном месте. Все действия, решения, статусы и коммуникация остаются в карточках для дальнейшего анализа и обсуждения.
Какие инструменты можно использовать:
- Жесткие WIP-лимиты. В квадранте 1 для каждого участника — лимит в 1, максимум 2 задачи. Это заставляет завершать начатое, а не хвататься за все подряд.
- Блокировка. Если задача не может двигаться, ее отмечают как заблокированную и связывают с карточкой-причиной. Например, «Ждем ответа от хостер-провайдера».
- Автоматическое уведомление. Можно настроить уведомления ответственным, например, при создании карточки в квадранте 1 или приближении дедлайна.
Готовые шаблоны для личного планирования, командной работы и стратегического управления продуктом помогают начать без лишних настроек. Просто выберите подходящий шаблон, скопируйте его и наведите порядок в задачах.
Заключение
Матрица Эйзенхауэра помогает отделить срочность от важности и договориться о приоритетах. В Kaiten её удобно вести как рабочую доску: задачи остаются карточками с исполнителями, сроками и обсуждением -- и по ним можно реально работать, а не просто смотреть на схему.
