Почему чек-листы — это магия вне Хогвартса

И в повседневной жизни, и в бизнесе, нам приходится работать с десятками разных задач. Но, к сожалению, у памяти есть неприятная особенность — периодически забывать даже важную информацию. Хорошо, что для дополнительного контроля придумали специальные инструменты. Один из таких — чек-листы. Они помогают запоминать большой объем информации, систематизировать работу, раскладывая сложные задачи на небольшие составляющие, и контролировать результаты.

В чем же их магия, почему руки сами тянутся поставить галочку рядом с выполненной задачей, и в чем особенность чек-листов Kaiten, поговорим в этой статье.

Что такое чек-лист и при чем тут слоны?

Какие задачи решать сложнее всего? Глупый вопрос, Kaiten, конечно же сложные! Тогда вопрос в другом: «А как их всё-таки решать?». Давайте разбираться на жизненных примерах:

1. Допустим, студентке Маше нужно написать курсовую. Она выбирала тему и в итоге не знает, за что хвататься: где брать литературу и как вообще это писать?

Что происходит в итоге по всем студенческим каноном? Задача откладывается на «завтра».

2. Теперь представим, что Петя решил заняться бегом и принять участие в марафоне на 100 км. Но если за такую задачу возьмется новичок без должной физической подготовки, скорее всего, он выдохнется на первых километрах, развернется и пойдет домой с испорченным настроением.

Как видите, причина провалов обычно в том, что мы откладываем слишком тяжелые и большие задачи. А когда приближается дедлайн, нетронутая задача наваливается на нас тяжким грузом, как слон.

Это сравнение со слонами неслучайно. В тайм-менеджменте так называют крупные и трудоемкие задачи, за которые страшно браться. Чтобы съесть слона, нужно разделить его на бифштексы — разбить на небольшие задачи. Декомпозировать «слонов» на «бифштексы» можно как раз с помощью чек-листов.

1. Например, Маша может разбить написание курсовой на такие задачи: общение с куратором, сбор литературы, изучение рекомендаций по оформлению, составление плана курсовой и т.д.

2. А если бы Петя начал ставить себе небольшие задачи, с которыми он может справится, постепенно увеличивая нагрузку? Наверняка через время он точно бы справился и получил свой позитив как от тренировок, так и от успешного забега.

Как работать с чек-листами в Kaiten

В любую карточку таск-трекера Kaiten можно добавить чек-листы. Ниже расскажем о функциях, которые пригодятся для личного планирования и командной работы с контрольными списками.

Как создать чек-лист в карточке

Создаются чек-листы просто: вы пишете название и добавляете нужное количество пунктов — подзадач — которые нужно выполнить для завершения задачи. После добавления чек-листа в карточке над пунктами появится линия прогресса, которая будет заполняться, по мере того, как вы будете ставить галочки о выполнении пунктов.

Чек-лист на фасаде карточки

Также чек-лист отображается и на фасаде карточки. Если вы уже работаете и отмечаете выполненные пукнты, то на доске тоже отобразится линия прогресса.

Назначение ответственного, выставление сроков для каждого пункта и настраиваемые уведомления

Чтобы добавить в чек-лист больше информации и конкретики, вы можете назначить ответственного сотрудника для каждого пункта и проставить срок.

При желании, можно настроить уведомления, чтобы члены команды знали, что:

• их назначали исполнителем задачи;
• добавилась или изменилась дата сдачи;
• приближается дедлайн для пункта списка, за который отвечает сотрудник.

Правило «Чек-листы должны быть отмечены»

Если чек-лист отображает порядок действий, которые обязательно должны быть выполнены, вы можете создать правило для колонок вашей доски о том, что все пункты чек-листов должны быть отмечены. Зачем же это нужно?

Например, для дополнительный проверки:

1. Вы можете поставить правило перед перемещением карточки в колонку «Готово», чтобы было видно, что все подпункты задачи выполнены и ее действительно можно считать доведенной до конца.
   
2. Или, перед тем как брать задачу в работу, важно убедиться проведена ли по ней предварительная подготовка. Для проверки можете прописать пункты в чек-листе, а на колонку «В работе» проставить правило. Если все пункты списка отмечены, ответственный сотрудник поймет, что задачу можно брать в работу.

При перемещении карточки с незаполненным чек-листом в выбранную колонку, на ее фасаде будет появляться красный сигнал о том, что не все пункты чек-листа выполнены — значит в ней остались недоделанные подзадачи.

Превращение пунктов чек-листа в дочерние карточки

Если же вы поймете, что у вас слишком большой проект, каждый пункт которого — это отдельная задача, можете превратить пункты чек-листа дочерние карточки.

Общий чек-лист для нескольких карточек

Если разные сотрудники работают над одним проектом, их задачи следуют друг за другом и команде нужна синхронизация, можете создать общий чек-лист для нескольких карточек на разных досках или пространствах.

К примеру, если SMM-специалист в своей карточке увидит, что картинки от дизайнера готовы, он сможет приступить к своей части работы без лишних коммуникаций. Но не забывайте: чек-лист — общий, поэтому добавление или удаление пунктов, отметки о выполненных этапах будут синхронно отображаться в двух карточках.

Шаблонные чек-листы

Если же на определенном этапе работы вам нужно всегда выполнять одни и те же действия, не обязательно каждый раз создавать новый чек-лист для них — можете сделать список шаблонным. Это означает, что при попадании карточки в определенную колонку или доску, в ней будет автоматически добавляться нужный список подзадач.

Достаточно зайти в настройки колонки и один раз создать нужный чек-лист, чтобы лучше контролировать процессы и не тратить время на добавление пунктов списка вручную.

Теперь при перемещении карточки в колонку с шаблонным чек-листом, он будет автоматически появляться внутри карточки и на фасаде.

Подробнее про работу с шаблонными чек-листами читайте в нашей Базе знаний.

Несколько чек-листов в одной карточке

В карточках Kaiten вы можете создавать столько чек-листов, сколько душе угодно. Например, можно добавить несколько контрольных списков вручную или создать шаблонный чек-лист для каждой колонки. Так чек-листы будут конкретизировать каждый этап вашей работы. Например, бухгалтер может сделать отдельный чек-лист по подготовке документов, отдельный по согласованию, и еще один по оплате.

Советы: как создать чек-лист

Для начала определитесь как будете декомпозировать задачу. В тайм-менеджменте используются 2 основных вида декомпозиции:

1. Последовательная — задачи, которые должны быть выполнены строго в определенном порядке. Нельзя покрасить стены дома, не заложив фундамент.
2. Параллельная — задачи, которые можно выполнять в любом удобном порядке. К примеру, неважно, что SMM-специалист сделает сначала: подготовит картинки или напишет текст поста.

Выбирайте тот вариант, который больше подходит для вас.

При разделении большой задачи на чек-листы и его пункты, можете воспользоваться такими советами:

• Не делайте из большой задачи еще одну большую задачу. Не стоит смешивать в одном чек-листе разные дела, не относящиеся к одной конкретной задаче. Один чек-лист — одна цель.
• Краткость — сестра таланта. Оптимальный размер чек-листа от 3 до 20 пунктов. Чек-лист должен помогать сотрудникам и руководству увидеть картинку целиком, поэтому бесконечно скроллить 1000 пунктов — неправильно. Если задача объемная и ее никак не получается уложить в несколько пунктов, лучше разделить ее на несколько чек-листов, каждый из которых соответствует определенной цели.
• Привлеките к работе над контрольным списком сотрудника, знакомого со спецификой процессов, чтобы правильно разложить рабочий процесс на пункты.
• Редактируйте чек-лист, вы же не высекаете его на камне. Совершенно нормально добавлять или убирать какие-то пункты. Главное, чтобы список отображал вашу реальную работу.