Каждый второй сотрудник устает от многозадачности: что показало исследование Кайтен и Пачки
Разбираемся, как многозадачность выматывает работников — и что с этим делать команде
По данным исследования Кайтен и мессенджера «Пачка», почти каждый второй сотрудник быстрее устает из-за многозадачности и становится рассеянным. Сильнее всего людей выбивают из фокуса параллельные дедлайны, срочные сообщения от коллег и постоянные уведомления.
При этом проблема, как отмечают авторы исследования, чаще связана не с личной недисциплинированностью сотрудников, а с тем, как устроены рабочие процессы.
Многозадачность стала нормой — но легче от этого не стало
Исследование показывает, что режим многозадачности для многих сотрудников — не исключение, а обычный рабочий день. Более половины респондентов в целом умеют сохранять концентрацию, но все равно регулярно отвлекаются от основных обязанностей. Около трети часто переключаются между поручениями и теряют фокус.
Это важное наблюдение: большинство людей стараются держать фокус, но сама рабочая среда постоянно этому мешает. В результате даже сильный и организованный специалист оказывается не в потоке, а в режиме непрерывного реагирования.
Что именно перегружает людей
Самые сильные раздражители: параллельные дедлайны, срочные запросы от коллег и непрекращающиеся уведомления. Именно они создают ощущение, что работа идет сразу во все стороны. На этом фоне сотрудники жалуются на стресс, усталость и тревожность.
Проблема в том, что у многозадачности редко бывает один источник. Обычно это цепочка причин:
- у сотрудника одновременно слишком много активных задач;
- приоритеты меняются на ходу;
- договоренности живут в чатах, звонках, личных сообщениях и голове руководителя;
- срочное перебивает важное;
- команда не видит общую загрузку друг друга.
В такой системе человек вынужден не делать работу, а постоянно решать, за что хвататься следующим.
Сколько задач люди тянут параллельно
Судя по исследованию, чаще всего на одного сотрудника приходится сразу 4-5 параллельных задач. Каждый девятый работает с шестью и более задачами сразу.
Почему это важно для бизнеса, а не только для самочувствия сотрудников
На первый взгляд многозадачность кажется полезной: человек занят, у него много задач, команда быстро реагирует на входящий поток. Но на практике бизнес получает нестабильность.
Страдает качество. Когда сотрудник отвлекается с одной задачи на другую, он чаще теряет детали, забывает договоренности и возвращается к работе уже без полного контекста.
Растут сроки. Чем больше параллельной работы, тем меньше шансов быстро закрыть хоть что-то одно. Задачи вроде бы «в процессе», но готового результата становится меньше.
Усиливается эмоциональная нагрузка. Многозадачность напрямую связана со стрессом, усталостью и тревожностью. А это влияет не только на производительность в моменте, но и на устойчивость команды в долгую.
Хорошая новость: дело не в людях, а в процессах
Один из самых полезных выводов исследования — причина постоянных переключений кроется скорее в особенностях организации работы. Если проблема в процессе, мы можем реально ее исправить.
Именно здесь таск-трекеры и системы управления командами особенно уместны. Они помогают сфокусироваться на процессах и управлении потоком работ — то есть на том, чтобы команда видела, что происходит в параллельных задачах и доводила работу до результата.
Что помогает снизить перегрузку
В исследовании сотрудники называют вполне практичные способы снизить стресс от постоянных переключений: ставят себе напоминания, ведут списки задач и отключают уведомления в рабочих чатах. Кроме того, почти половина опрошенных отмечает, что хотела бы получать меньше голосовых сообщений. Еще треть предпочитает четкие текстовые сообщения и единую среду для хранения информации.
Людям нужна более предсказуемая рабочая среда. Такая, где:
- задачи зафиксированы в одном месте;
- понятно, что действительно в приоритете;
- меньше хаотичных вбросов в чатах;
- рабочая коммуникация не размазана по десяти каналам.
Что может сделать команда уже сейчас
Вот несколько решений, которые логично следуют из результатов исследования:
1. Ограничить количество параллельных задач
Если у человека постоянно открыто четыре-пять задач, это уже повод пересмотреть загрузку. Не все, что «начато», должно выполняться одновременно. Чем меньше активного WIP, тем выше шанс реально доводить работу до конца, а не держать ее в вечном статусе «в процессе».
2. Сделать приоритеты видимыми
Многозадачность особенно болезненна там, где сотрудник сам вынужден каждый час решать, что важнее. Приоритеты должны быть не в голове у менеджера и не в последнем сообщении чата, а в прозрачной системе, которую видит вся команда.
3. Свести коммуникацию к понятным правилам
Голосовые, срочные пинги, «срочно посмотри» без контекста — все это ускоряет только хаос. Если запрос можно сформулировать текстом, с дедлайном и ожидаемым результатом, его нужно формулировать именно так.
4. Собрать информацию в одной среде
Когда задачи живут в трекере, файлы — в одном сервисе, обсуждения — в пяти чатах, а решения — на созвонах, сотрудник тратит силы не только на работу, но и на поиск контекста. Единое рабочее пространство снижает количество лишних переключений.
5. Следить не только за сроками, но и за перегрузкой
Если команда системно работает в режиме «всем срочно», значит, сбоит не исполнительность, а сама система планирования. Перегрузку важно замечать до того, как она превращается в срывы сроков и выгорание.
Вывод
Исследование Кайтен и «Пачки» показывает: многозадачность изматывает не потому, что многие процессы до сих пор устроены как бесконечный поток отвлечений. 45% сотрудников уже ощущают это на себе в виде усталости и рассеянности. Только 4% могут спокойно работать над одной задачей до завершения. А для большинства нормой стали сразу несколько параллельных направлений работы.
Команде нужно меньше параллельных задач, меньше шума, и больше прозрачности и общего контекста. В такой системе сотрудникам не нужно выживать в многозадачности — они просто начинают работать спокойнее и результативнее.
