Как управлять рисками проекта: глава из книги «Не усложняй!»
Из главы вы узнаете, что делать с новыми вводными в проекте, чтобы они не копились и не мешали команде двигаться дальше.
В проекте постоянно что-то происходит: заказчик просит добавить новую функцию, подрядчик срывает срок, а ключевой сотрудник выпадает из работы. Если разбирать каждый случай на ходу и держать договоренности в голове, команда быстро потеряет контроль. Публикуем главу из книги Дмитрия Ильенкова «Не усложняй! Управление проектами по методу P3.express» о том, как работать с рисками, проблемами и запросами на изменения.
Ежедневные действия
Чем занимается менеджер проекта? Однажды я задал этот вопрос в канале pmclub и получил такой ответ от подписчика Алексея Терехова: «Основная цель во всех случаях: двигать проект вперед. В зависимости от компании, в это вкладывается разный объем ответственности и возможностей». Очень метко сказано, согласен на все сто.
Но только недавно я понял, насколько же реально многообразна работа менеджера проекта. Наш ученик Илья поделился со мной своей историей. Его команда делала сложный IT-проект на заводе, расположенном в отдаленном райцентре. Илья приехал к команде и принялся за работу:
— Каждый день я жарил котлеты, кормил ребят и укладывал спать.
— Серьезно? — поперхнулся я.
— Конечно. Задача проджекта — каждый день приближать проект к цели. Если для этого надо жарить котлеты, я это делаю.
Илья очень сильный менеджер проекта, и у него стоит поучиться каждому.
Возможно, вам не приходится жарить котлеты в отдаленном райцентре, но ежедневно вы выполняете миллион других задач, которые приближают проект к цели.
Не отменяя их важности, P3.express предлагает каждый день фокусироваться на двух шагах:
- D01 — Управлять рисками, проблемами и запросами на изменения;
- D02 — Принять результаты работы.
D01 — Управлять рисками, проблемами и запросами на изменения
Мы должны проактивно управлять рисками, проблемами и запросами на изменения. Когда вы выявляете новый такой элемент, вы должны немедленно записать его в Реестр последующих действий.
Руководство P3.express
Вы играли в детстве в тетрис?
Квадраты, зиг-заги, т-образные фигуры летят сверху вниз. Постепенно они ускоряются и летят все быстрее. Игрок может поворачивать их и перемещать влево или вправо. Если квадратики легли в ряд, он исчезает. Если зазеваться, фигуры встанут как попало, и игровое поле будет заполняться все больше и больше. Когда новым блокам будет некуда падать, игра окончена — вы проиграли.
Управление проектом похоже на тетрис. Заказчик требует переделать сайт в другом цвете, дизайнер сломал руку, банк заблокировал счет подрядчика — и все это может случиться в один день. Если замешкаться, проблемы быстро накопятся и проект забуксует.
Чтобы выиграть, надо учиться быстро реагировать на новые фигуры — риски, проблемы и запросы на изменения. Они не падают по расписанию и в определенном количестве, так что нужно настроить процесс работы с ними и вовлечь в него всю команду.
В первую очередь обращайте внимание на все обновления. Заказчик хочет добавить фичу, работы на час — может, согласиться? Не стоит, это запрос на изменение, его нужно обработать. Дизайнерка просит дать отгул в следующем месяце — хм, нужно проверить, не создаст ли это проблему? Не пытайтесь решать все вопросы на ходу. И не держите их в голове, лучше оставьте в ней достаточно пространства для принятия решений.
Первое, что нужно сделать, столкнувшись с новым риском, проблемой или запросом на изменение — зафиксировать их в Реестре последующих действий. Этот документ впервые появился на шаге A06, когда мы определяли риски проекта и меры реагирования. С этим же документом вы и команда продолжите работать каждый день.
В A06 на примере риска я объяснил, как заполнять Реестр последующих действий в формате таблицы. Это идеальный вариант для фанатов таблиц и тех, кто привык полностью вести в них проект. Если ваша команда работает в таск-трекере, то, возможно, более удобное решение — использовать для Реестра доску. По аналогии с доской задач.
И создать ее можно в том же самом рабочем пространстве. На рисунке показано, как это реализовано в сервисе Kaiten. Сверху располагается доска с Картой результатов, а ниже доска с Реестром последующих действий.
В этом случае для работы с Реестром последующих действий команде не придется заходить в сторонние вкладки, будет проще обновлять информацию, добавлять ответственных и отслеживать изменения. Кроме того, можно ставить напоминания и прикреплять дополнительные материалы.
Создайте карточку и занесите в нее релевантную информацию. К примеру, на рисунке вы видите описание проблемы в проекте строительства нового жилого комплекса.
Не пытайтесь сразу сделать карточку идеальной — красоту навести потом успеете. Лучше сфокусируйтесь на сути: опишите ситуацию и назначьте ответственного — того, кто будет за этой карточкой следить.
Привлекайте команду и других стейкхолдеров, чтобы разработать меры реагирования. В сложных ситуациях, например, когда влияние на проект слишком существенное, как в примере выше — на восстановление стены понадобится выделение средств — обращайтесь к спонсору.
Максимальную пользу от Реестра последующих действий вы получите только при активном участии всей команды в его ведении. Поэтому вместе опишите правила работы с ним и своевременно обновляйте информацию.
На этом опубликованная глава заканчивается. P3.express — компактная методология управления проектами, в которой работа менеджера описана через 33 конкретных шага: от подготовки проекта до его завершения. В книге Дмитрия Ильенкова «Не усложняй!» можно познакомиться со всей методологией и понять, какую задачу решает каждый из этих шагов.
Материалы про P3.express в блоге Kaiten
Продолжить знакомство с P3.express также можно по другим материалам блога Kaiten. Они помогут составить целостное представление о методологии и перейти от отдельных шагов к практике.
