Автоматический перенос задач из Импорт задач из и
Посмотреть инструкцию

Метод P3.express: в нескольких шагах от результата

Рассказываем, какие инструменты Kaiten применяются при управлении проектами по методу P3.express и как это помогает повышать эффективность работы

P3.express, что такое P3.express, управление командой, визуализация задач, работа, таск-трекер, Kaiten

Управление проектом подразумевает контроль над множеством процессов. Нужно не только грамотно организовать работу команды, но и достичь поставленных целей точно в срок.

В этом может помочь методология ведения проектов P3.express, работу с которой удобно организовать в Kaiten. Как именно — рассказываем в нашей статье.

Что такое метод P3.express и для чего он применяется

Метод P3.express (People, Projects & Products) — это фреймворк для управления проектами. Он охватывает все этапы проекта: от начала работы над ним до полного завершения и получения выгод.

Этот метод используют, чтобы добиваться 80% результатов работы, прикладывая лишь 20% усилий. С помощью P3.express можно формировать цельную проектную культуру: единый подход к выполнению всех проектов в компании, при котором любой сотрудник знает порядок выполнения работы.

Метод подходит для большинства команд, он прост в освоении и используется как опытными специалистами, так и начинающими менеджерами.

37 шагов и 7 этапов метода P3.express

Особенность методологии — последовательное выполнение конкретных шагов для эффективной реализации проекта. Согласно P3.express управление проектом включает шаги для налаживания коммуникации, определения зон ответственности, решения проблем, предотвращения рисков, анализа ошибок и др. Все они помогают контролировать ход работы и своевременно достигать поставленных целей.

Всего в основе фреймворка P3.express лежит 37 шагов. Шаги разделяют на 7 этапов, каждый из которых имеет свои особенности. Мы не станем останавливаться на каждом шаге подробно, но приведем их все в таблице ниже.

Таблица с шагами метода P3.express
Шаги и этапы управления проектом по методу P3.express

Проектные этапы с применением фреймворка P3.express включают:

  1. Запуск проекта. Это подготовительный этап, на котором назначаются спонсоры и роли в команде, подготавливается описание проекта, определяются цели и риски. Запуск предполагает также проведение стартовых встреч с командой перед началом работы над проектом.
  2. Планирование проектного цикла. Здесь планируются конкретные цели и действия для их достижения в срок 2-4 недели, определяются приоритеты, налаживаются внутренние и внешние коммуникации, проводятся стартовые встречи цикла.
  3. Еженедельные действия. На этом этапе оценивается и фиксируется прогресс, принимаются меры в связи с отклонениями от плана. Также каждую неделю обязательны встречи с командой.
  4. Ежедневные действия. Каждый день определяются риски, решаются возникающие сложности, обрабатываются запросы на внесение изменений и принимаются готовые задачи.
  5. Завершение цикла. Проводятся встречи с заказчиком для получения обратной связи по результатам работы, планируются улучшения, проводятся встречи, закрывающие цикл.
  6. Завершение проекта. После внесения правок продукт передается заказчику. Оцениваются ошибки, архивируется документация. Обязательно отмечается закрытие проекта с командой.
  7. Послепроектная работа. Оцениваются выгоды от работы, предлагаются улучшения для выполнения будущих проектов.

Следование этим этапам и выполнение обязательных шагов методологии помогут сделать управление проектами структурированным и прозрачным.

Диаграмма потока метода P3.express
Диаграмма потока, состоящая из шагов метода P3.express

Управление проектами по методу P3.express в Kaiten

Инструменты Kaiten позволяют управлять проектами по методу P3.express с удобной визуализацией всех задач, шагов и этапов. При помощи Kaiten можно контролировать выполнение каждого шага фреймворка, получать аналитику по всем этапам, назначать ответственных и многое другое. Наглядность и возможность быстрого сбора информации ускоряют и повышают эффективность работы по проекту.

Пространство проекта

Для ведения проекта мы создаем пространство с Канбан-доской.

Как сделать пространство с досками в Кайтен
Создание доски проекта в Kaiten

Далее делим доску на две половины. На одной отображаем конкретные технические задачи в виде карточек, распределенных в колонках «Очередь», «В работе» и «Готово».

Задачи на Канбан-доске
Запланированные, выполняющиеся и готовые задачи проекта на доске

На другой половине той же доски создаем 7 колонок, отображающих этапы нашего проекта. Карточки в этих колонках — это шаги фреймворка P3.express.

Как выглядит доска проекта в Кайтен
Общий вид доски проекта. На левой половине задачи в трех колонках статуса, на правой — шаги метода P3.express в семи колонках этапов.

Так мы видим в одном месте и текущие задачи, и ход выполнения всего проекта. Всем участникам понятно, что нужно делать на каждом этапе и какие задачи стоят перед командой прямо сейчас.

Зайдя в карточку на доске проекта, добавляем чек-лист. В нем указываем все задачи, которые необходимо сделать, чтобы шаг считался завершенным. По прогрессу выполнения чек-листов команда понимает, можно ли переходить к следующему шагу или этапу проекта, что требует внимания и с чем именно возникают трудности.

Добавление в карточку шага чек-листа с обязательными действиями для завершения этого шага
Добавление в карточку шага чек-листа с обязательными действиями для завершения этого шага

Также в карточке шага мы можем отобразить остальную важную информацию, по аналогии с карточкой стандартной задачи: назначить ответственных, оставить метки и комментарии, прикрепить файлы и т. д.

При запуске нового проекта копируем его доску на пространство с портфелем всех проектов компании. Это облегчает контроль всей текущей работы для руководства.

Любые изменения на доске сразу же отобразятся в ее копиях во всех пространствах, куда она добавлена.

Как импортировать доску из другого пространства Кайтен
Добавление доски из другого пространства. Доска будет скопирована и останется в изначальном и новом пространстве
Несколько проектов на одном пространстве
Пространство с портфелем четырех проектов компании. Доска одного из них развернута, остальные свернуты

Пространство с портфелем можно сделать доступным для всех сотрудников. Это позволит:

  • обмениваться мнениями о выполнении задач,
  • понимать нагрузку своих коллег по их занятости в других проектах,
  • анализировать ошибки,
  • предлагать новые идеи по улучшению работы.

Функция добавления досок проектов на другие пространства полезна и в других случаях.

Специалисты, участвующие в нескольких проектах одновременно, могут создать личную доску только со своими задачами или добавить доски команд, с которыми он работает.

Добавление доски на отдельное пространство также позволяет показать заказчику только конкретный проект и не показывать все остальные из портфеля компании.

Несколько проектов на одном пространстве в развернутом виде
Пространство с досками проектов, в которых участвует конкретный сотрудник

Учет времени и планирование работы

Чтобы контролировать трудозатраты в команде и планировать сроки завершения проектов в Kaiten, вы можете использовать диаграмму Ганта. Она помогает увидеть, сколько ресурсов будет у компании в любой момент времени в зависимости от занятости специалистов в проектах и планировать работу без рисков сорвать сроки.

Диаграмма Ганта внутри Кайтен
Диаграмма Ганта в Kaiten со сроками выполнения задач, взаимосвязями между ними и таблицей трудозатрат сотрудников в часах

👉 Подробнее про диаграмму Ганта

Выводы

Фреймворк P3.express помогает разделить выполнение даже сложных проектов на конкретные этапы и понятные шаги.

В свою очередь, Kaiten помогает визуализировать все задачи по проекту для организации эффективной работы. В таск-трекере вы можете настраивать пространства с досками проектов для комфортной работы и прозрачного управления процессами по методу P3.express, а также планировать ресурсы с помощью диаграммы Ганта.

При использовании сервиса растет и вовлеченность команды. Наблюдая за ходом проекта в Kaiten, сотрудникам проще вносить предложения по совершенствованию работы и участвовать в решении возникающих проблем.

Полезные инструменты для проектного управления в одном сервисе. Попробуйте Kaiten бесплатно

Попробовать

Получите подробную презентацию Kaiten

Укажите email — куда отправить презентацию
Email *
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь получать письма от Kaiten, и также соглашаетесь с  условиями обработки персональных данных.