Kaiten для НR: как организовать работу рекрутеров от найма до онбординга
Разбираем, как HR-отделу упорядочить найм и онбординг специалистов с помощью Kaiten
Найм специалистов — многоэтапная задача с большим числом переменных: скиллы кандидата, требования руководства, оформление документов, онбординг стажеров, десятки собеседований в неделю, разработка офферов и пр. Из этих разрозненных, на первый взгляд, частей HR-отдел должен собрать понятный бизнес-процесс, который будет находить идеальных для компании кандидатов.
Собрать все разноплановые задачи в единую систему HR-специалистам поможет Kaiten. В статье разберем, как канбан-доски, отчеты и модуль обработки заявок помогут рекрутерам сделать процесс найма понятным и прозрачным, автоматизировать рутинные операции, а руководителям — отследить эффективность найма персонала.
Проблемы HR-сферы: хаос, долгий цикл найма и отсутствие аналитики
Основные проблемы в построении бизнес-процессов отдела, которые мешают нанимать нужных специалистов в короткий срок:
Все эти проблемы можно решить с помощью прозрачного управления задачами и автоматизации процессов найма. Например, система управления процессами Kaiten может:
- отправить уведомление тимлиду 20 раз, чтобы он вовремя посмотрел резюме кандидата;
- отобразить все этапы найма и онбординг в одном рабочем пространстве;
- помочь не потерять ни одно резюме;
- собрать все необходимые документы в одном месте;
- принять все заявки от штатных специалистов;
- визуализировать аналитику работы HR-отдела.
Найм без хаоса: единая канбан-воронка от заявки до оффера
В большинстве компаний с развитой HR-культурой используется воронка найма. Ее основные этапы:
- Привлечение кандидатов.
- Отбор и скрининг.
- Принятие решения о выборе кандидата.
- Оффер и оформление.
- Онбординг и оценка удовлетворенности и карьерный рост.
Каждый этап делится на более мелкие типовые шаги, которые можно отобразить на канбан-досках для прозрачного отслеживания статуса задачи.
Каждую из этих этапов можно создать в Kaiten на одном рабочем пространстве в виде досок — так вся воронка найма будет наглядно отображена на одном экране.
Описание каждой задачи по найму хранится в карточках, размещенных на канбан-доске. Например, HR-специалист может добавить в карточку:
- описание вакансии;
- ссылки на резюме подходящих кандидатов;
- всех заинтересованных сотрудников к карточке;
- комментарии к задаче.
Еще внутри карточки можно вести обсуждение кандидатов по конкретной вакансии, чтобы не запутаться в комментариях к разным специалистам и вакантным местам.
Автоматизация рутинных операций
В Kaiten HR-специалисты могут легко автоматизировать рутинные операции. Для этого команде не нужно знать программирование или нанимать отдельного специалиста.
Так выглядит панель автоматизации:
В этом примере автоматизация — это назначение нового ответственного за оформление сотрудников при переносе карточки кандидата в колонку «Оформление в штат».
Какие еще действия можно автоматизировать? Например, при создании карточки сотрудника в ней появятся поля, которые рекрутер должен обязательно заполнить перед выводом стажера на работу. Без заполненных полей он не сможет передвинуть карточку на доску онбординга.
Как это помогает в работе? HR-специалисту не нужно каждый раз вспоминать или обращаться к руководителю отдела с вопросом, какие данные нужно учесть при вводе стажера в работу.
Также можно создать автоматизацию на этапе оформления нового сотрудника в штат. Когда рекрутер переносит карточку с информацией о кандидате в колонку «Оформление в штат», на доске бухгалтерии появляется карточка с данными, необходимыми для трудоустройства.
Таким образом, HR-специалисту не нужно дополнительно писать бухгалтеру, чтобы тот занялся оформлением документов стажера — бухгалтер сам увидит карточку на своей доске и возьмет ее в работу.
Если настроить автоматическое создание таких дочерних карточек, то внутри родительской карточки на доске HR-отдела рекрутер сможет отслеживать, в каком статусе находятся дочерние задачи для введения в работу сотрудника.
Или при переносе карточки на доску «Оффер и оформление» в задачу автоматически подтянется чек-лист с необходимыми этапами составления оффера.
Онбординг и развитие: личные дорожные карты новичков
Для ввода нового сотрудника в работу HR-специалист может собрать простую доску, где будут все необходимые этапы онбординга. Также в нее можно ввести однотипные задачи, которые будут обязаны выполнить все стажеры в первую неделю работы.
Пример такой доски:
Рекрутеру не нужно создавать каждый раз доску заново — он может копировать ее на пространства новых сотрудников.
На такой доске могут быть:
- чек-лист по подписи необходимых документов;
- чек-лист по настройке необходимого ПО;
- ссылка на стандартный вводный брифинг;
- описание каждой задачи в карточках, которое тоже копируется вместе со всеми сущностями доски.
Service Desk: заявки сотрудников под контролем 24/7
Обрабатывать заявки от сотрудников можно с помощью модуля Service Desk, который собирает все задачи из разных отделов в одном месте и распределяет их по сотрудникам, доскам, колонкам.
В HR-отдел сотрудники могут отправлять заявки по почте, через портал на домене Kaiten или telegram-бот.
Например, руководители разных отделов могут указывать в заявке на вакансию, когда специалист планирует увольняться. В зависимости от этого Kaiten определит, на какой дорожке канбан-доски разместить карточку с заявкой. Также он проставит метки, из какого отдела пришло обращение и подсветит те вакансии, которые требуют скорейшего найма.
При подключенном модуле Service Desk в карточки можно добавить автоматическое SLA — соглашение о сроках обработки заявки. Это поможет HR-специалистам укладываться в стандартизированные сроки ответов на обращения.
На каждый тип обращения Kaiten сам проставит SLA, который до этого настроил руководитель. Например, заявку на отпуск нужно рассмотреть в течение 2 дней, а на обработку обращения об обучении дается 4 дня. В зависимости от темы заявки и колонки, в которую та попадает, система сама назначит нужный SLA.
Метрики HR в Kaiten: загрузка рекрутеров, удержание
Собирать аналитику о работе команды можно в пару кликов с помощью 12 отчетов Kaiten. Каждый отчет формируется в любом временном и командном срезе.
Например, текучесть кадров HR-специалист может отслеживать в разделе «Администрирование», где отображается количество всех пользователей рабочего пространства.
А продуктивность сотрудников — с помощью отчета «Пропускная способность», который показывает производительность команды и помогает прогнозировать ее эффективность в будущем.
Руководитель HR-отдела тоже может отслеживать, сколько рекрутеры закрыли вакансий в этом месяце или году. В этом ему поможет отчет «Распределение карточек», где менеджер видит, какой тип карточек сотрудники закрывают больше всего: вакансии или внутренние задачи компании.
Также вы можете получать уровень удовлетворенности команды с помощью рейтинга задачи внутри карточек с поручениями. Для этого в шаблоны карточек нужно добавить поле «Рейтинг», где сотрудники смогут проставлять количество звезд 1 до 5 и оценивать, насколько им интересно работать с задачей.
Подобное отслеживание рейтинга задачи поможет вовремя выявлять потерю интереса сотрудника к его обязанностям, менять стратегию карьерного развития специалиста, чтобы уменьшать процент текучести кадров.
Такая отчетность помогает руководителю защищать бюджет отдела перед менеджерами C-Level и быстро собирать презентацию о работе подразделения.
Кейсы: как другие HR-команды уже организует свою работу в Kaiten
В блоге команда Kaiten освещает интересные кейсы, где подробно рассказывает о том, как разные команды реализуют свою работу в системе.
Например, один из кейсов — история Академии Йоги, крупнейшей онлайн-школы хатха-йоги в России. Разберем проблему компании и решение от Kaiten.
Проблема: бэк-офис не мог справиться с огромным потоком заявок с разных подразделений компании. Все обращения приходилось распределять по исполнителям вручную. При этом у HR-команды не было общего понимания этапов работы с разными поручениями. Задачи постоянно терялись и не доводились до завершения.
Задача: уменьшить время на обработку заявок и автоматизировать ручные операции. Отобразить этапы работы с каждым типом задачи на досках.
Решение от Kaiten: для каждого типа задач организовать отдельную доску со всеми этапами работы.
В результате команда создала прозрачную систему работы, в которую собираются все задачи — специалисты больше не теряют поручения и знают, кто за что отвечает, понимают, на каком этапе находится заявка. За первый месяц работы в Kaiten команда обработала 240 обращений в бэк-офис.
Вторая история — управление наймом и онбордингом сотрудников в IT-компании Технологии надежности.
Проблема: в компании работает более 350 сотрудников. Такой большой штат порождает хаос в управлении текучестью, наймом и онбордингом. Задача: автоматизировать большой пул задач, связанных с персоналом. Сделать визуализацию всех процессов для прозрачного управления проектами и задачами.
Решение: превратить Kaiten в полноценную ERP-систему для управления человеческим ресурсом предприятия. Автоматическое создание дочерних задач, назначение исполнителей и шаблонные карточки с определенным пулом полей.
Результат: создание системы по управлению ресурсами и проектами компании на базе Kaiten, которая обошлась IT-компании в несколько раз дешевле, чем покупка ERP-системы.
Заключение: как Kaiten помогает HR-отделу ускорить найм
Kaiten — это единая информационная система, где рекрутеры могут навести порядок в процессах найма, отобразив всю HR-воронку от заявки на вакансию до онбординга. Руководитель HR-отдела может просматривать в Kaiten аналитику работы всей компании и своей команды.
Автоматизация Kaiten помогает HR-отделу сократить время на рутинные операции, которые можно передать системе. Например, поставить задачу бухгалтеру об оформлении документов или создать шаблон карточки со всеми необходимыми полями для ввода в работу сотрудника. Также рекрутерам не нужно вручную собирать все заявки на найм на свою доску — модуль Service Desk сделает это за них.
В Kaiten удобно настраивать доску онбординга, которое можно переносить из пространства одного сотрудника на страницу другого стажера, чтобы не создавать доску каждый раз заново.
Многие компании уже ведут свои процессы в Kaiten. Прочитать о них и «подсмотреть», как строиться работа в других HR-отделах можно в кейсах системы управления проектами.
