Дорожная карта проекта: как не сбиться с пути

Если перед командой стоит крупный проект, включающий множество задач и участников, требуется четкое планирование, чтобы ничего не упустить. Визуализировать путь до выполнения поставленных целей поможет дорожная карта проекта. С ее помощью легко отобразить все этапы работы и в любой момент убедиться, что вы на верном пути к достижению нужного результата.

Что такое дорожная карта проекта

Дорожная карта, или roadmap, — это графический или текстовый график работы над проектом, обзор желаемых результатов и визуализация шагов для их достижения.

Отображая стратегию, карта включает в себя все этапы от идеи до полной реализации задач, участников, ответственных сотрудников, сроки и статус каждой задачи.

Проще говоря, при взгляде на дорожную карту становится сразу понятно, кто, чем и для чего занимается на каждом этапе работы.

Карту можно создавать согласно нескольким методикам управления проектами.

Каскадный метод Waterfall предполагает начало каждого этапа только после завершения предыдущего. Подходит для долгосрочных и предсказуемых проектов с минимальными рисками неожиданных затруднений и четкими сроками.

Гибкий метод Agile позволяет выполнять несколько задач параллельно. Подходит для проектов короткой и средней продолжительности, помогает вносить изменения в процесс при возникновении непредвиденных обстоятельств и смене приоритетов.

👉Читать подробнее про 2 популярные методики разработки.

Дорожная карта проекта — это удобный инструмент, который помогает в работе самых разных команд. Она используется в таких случаях, как:

• разработка нового продукта или совершенствование имеющегося. Дорожная карта продукта отобразит все этапы до его успешного выпуска, включая изучение конкурентов и целевой аудитории, технические этапы производства и поставки на торговые площадки, рекламу и др.;
• выполнение личного проекта или совершенствование навыков. Дорожная карта способна помочь не только команде, но и отдельному сотруднику. Зная, что такое дорожная карта и как ее составлять, сотрудник может помочь себе выполнить сложную задачу или наметить план для профессионального роста, чтобы, например, получить новую должность;
• разработка новой стратегии компании. Использование дорожной карты важно и для целых корпораций. Определить план по захвату нового рынка или глобальной реорганизации и смены курса также поможет составление дорожной карты с визуализацией всех шагов до целей;
• определение результатов для отрасли. Roadmap используется даже на государственном уровне для отраслей промышленности. В этом случае дорожная карта помогает наметить стратегию развития целой отрасли, оценить ситуацию на рынке и перспективы.

Зачем использовать roadmap

Дорожная карта может работать для отдельного сотрудника, команды или всей компании — она поможет следовать намеченному плану. Также с ее помощью легко увидеть и оценить сразу весь рабочий процесс, от пройденного пути до будущих шагов, определив ключевую цель.

Roadmap проекта решает следующие задачи:

• оценить темп работы над проектом. Если какие-то этапы работы потребовали больше времени, чем предполагалось, это может дать ценную информацию для совершенствования рабочего процесса;
• найти и проанализировать возможные проблемы и риски. Разработка roadmap неизбежно требует оценки предстоящих задач, поиска потенциальных сложностей в их решении и мер по снижению рисков;
• установить границы ответственности. Благодаря дорожной карте каждый участник может понять, за какую именно часть работы он отвечает, в какие сроки должен уложиться и какого результата от него ожидают;
• упростить разработку плана работы. Визуализация всех этапов работы и предстоящих задач позволяет не только оценить путь до цели, но и детализировать его на каждом этапе максимально подробно (если это необходимо), а также рассчитать потенциальные сроки и трудозатраты.
• облегчить коммуникацию между участниками проекта. Понимая, за что отвечает тот или иной сотрудник или команда, участникам процесса проще синхронизировать свою работу. Также становится сразу ясно, к кому обращаться за информацией и результатами на том или ином этапе;
• согласовать проект. Четко составленная карта значительно ускоряет согласование и обсуждение этапов работы. Для этого только нужно еще до начала реализации представить дорожную карту всем лицам, от которых зависит утверждение.
• контролировать сроки. Например, если одна команда не успевает сделать работу на своем этапе и вносит изменения в дорожную карту, то команда на следующем этапе узнает это и сможет скорректировать свои сроки и нагрузку. При этом вы всегда будете иметь под рукой актуальную информацию о статусе проекта и сможете представить ее руководству или спонсорам.

Выполнение работы и продвижение проекта в строгом соответствии с roadmap убережет от сорванных сроков, несогласованности, поспешного взятия в работу «сырых» задач.

👉 Статьи в тему: что такое CJM и как составить путь пользователя и типы корпоративной культуры

Кому будет полезна дорожная карта проекта

Roadmap будет ценным источником информации практически для любого человека, прямо или косвенно относящегося к данному проекту. Например для:

• руководителя, чтобы он оценил разработанную стратегию развития продукта или компании, необходимое время, человеческие и трудовые ресурсы для реализации проекта;
• участников команды, чтобы они видели зоны своей ответственности, поставленные задачи, порядок и срок их выполнения, намеченные цели;
• менеджеров по продажам, рекламе, обучению сотрудников, чтобы они могли понять, как, когда и для кого планировать различные мероприятия — рекламные кампании и релизы, обучающие тренинги для сотрудников и др.;
• партнеров и спонсоров, чтобы они оценили преимущества от реализации проекта, необходимый вклад с их стороны и ожидаемые результаты;
• клиентов, чтобы roadmap продукта сообщила целевой аудитории, когда ожидать релизов и в чем достоинства нового или усовершенствованного товара или услуги.

Однако, если проект имеет низкий приоритет и небольшой масштаб, дорожная карта по реализации такого проекта может и не потребоваться.

Дорожная карта проекта и план работы — в чем разница

Дорожную карту часто путают с планом проекта, и это становится причиной ошибок в ее разработке.

В отличие от плана работы, дорожная карта проекта посвящена стратегии для достижения четко обозначенных результатов. План работы фокусируется на тактике, то есть способах достижения целей.

Roadmap отвечает на вопросы: «для чего делает?», «кто делает?», «когда делает?». План работы в дополнение к ним отвечает на вопрос «как делает?», определяя методы и инструменты выполнения задач.

При этом дорожную карту важно регулярно обновлять, так как в процессе работы над проектом могут возникать непредвиденные трудности и сдвигаться сроки. Сотрудники, руководитель, партнеры, клиенты должны всегда иметь доступ к актуальной информации по движению проекта.

Дорожная карта, как правило, составляется после согласования актуальности проекта. Так как карта — начальный документ с обзором целей для достижения, ее можно представлять на предпроектных совещаниях для утверждения графика работы и поставленных задач.

План работы же разрабатывается на основе дорожной карты. Оценив предстоящий путь, вы можете детализировать этапы с крупными промежуточными целями на более мелкие задачи и подзадачи, параллельные линии разработки и ответвления вспомогательных мероприятий. Если дорожная карта по реализации проекта покажет, что за определенный этап отвечает тот или иной отдел, то в плане вы сможете распределить задачи между конкретными сотрудниками, уточняя все нюансы для успешного продвижения: сроки каждой мелкой подзадачи, ее ответственного, способы ее выполнения.

Наконец, дорожная карта идеально подходит для долгосрочных инициатив, в то время как план чаще используется для краткосрочных проектов. Для полного прохождения одной дорожной карты удобнее сделать несколько планов, например, на каждый этап реализации. К плану работ так же, как и к roadmap, должны иметь доступ все участники рабочего процесса, чтобы сверяться с ним и видеть изменения.

Как разработать дорожную карту проекта

Чтобы работа шла по намеченному пути, нужно понять, как сделать дорожную карту правильно. Одной из ключевых характеристик дорожной карты является то, что она визуализирует данные по продвижению проекта. С помощью чего и как именно визуализировать, определяется в зависимости от характера и объема информации, особенностей проекта, а также целевой аудитории карты. Главное, что она должна содержать всё необходимое и при этом быть понятной для тех, кому предназначена.

Правила и этапы создания дорожной карты проекта

Чтобы дорожная карта проекта была понятна и информативна, нужно выполнить несколько обязательных действий:

• наметить ключевые цели и задачи проекта,
• собрать всю информацию по будущему проекту от заинтересованных лиц, данные по схожим и более ранним проектам,
• распределить все задачи по темам в большие группы,
• определить критерии оценки и расставить темы по приоритету,
• отметить темы на временной шкале с указанием точки начала и завершения каждого этапа,
• регулярно обновлять дорожную карту и проверять актуальность данных в ней.

Все эти действия необходимы для разработки roadmap проекта, но не гарантируют ее эффективность. Чтобы карта помогала в работе, важно также соблюдать ряд простых правил.

• Четкая формулировка целей. Если предполагаемый результат будет размыт и неясен, участники не будут понимать, к чему двигаются в своей работе. Это не только снизит мотивацию, но и не позволит покорить новые высоты в бизнесе.
• Доступность. Дорожная карта должна быть доступна во всех смыслах: любой участник должен иметь возможность в любой момент свериться с ней и она должна быть понятной тем, кому предназначается.
• Анализ ошибок, рисков и прошлого опыта. Если карты уже составлялись для более ранних проектов, вы можете почерпнуть из них много полезного. Обязательно выберете хороший образец дорожной карты. Подумайте, на каких этапах могут возникнуть сложности и как их можно избежать, включите задачи для их предотвращения в дорожную карту.
• Обсуждение. Чаще всего обсуждение этапов работы над проектом вместе с коллегами позволяет сделать наиболее точную карту, с учетом всех возможных рисков и реальными сроками. Найдите правильно составленный образец дорожной карты проекта и результаты работы по нему, продемонстрируйте их сотрудникам. Так команда сможем наглядно оценить цели ее составления.
• Обновление. Предусмотрите возможности для внесения изменений и вносите их сразу, как только возникает необходимость. Актуальная дорожная карта, с которой вовремя сверяются все участники, — залог успеха проекта.
• Подстраховка. Чтобы избежать непредвиденного простоя в работе и срыва сроков, предусмотрите запасных ответственных лиц и другие способы защиты от замедления работы.
• Назначьте ответственного за соблюдение roadmap проекта. Менеджер проекта должен контролировать продвижение проекта согласно карте, следить за изменениями от участников, проверять соответствие результатов работы на каждом этапе итоговым целям проекта.

Диаграмма Ганта Kaiten для построения дорожной карты проекта

Диаграмма Ганта — это инструмент для планирования работы над проектами с большим количеством задач. С помощью нее можно разработать roadmap проекта как с участием нескольких команд, так и выполняемого всего одним сотрудником. С данным инструментом заметно проще оценить необходимые трудовые, временные и финансовые ресурсы для достижения целей.

Визуально это горизонтальная столбчатая диаграмма, на которой отображаются даты начала и завершения проекта. Строки на диаграмме показывают этапы проекта, столбцы отмечают даты. Задачи в виде цветных полос распределяются по диаграмме Ганта и имеют четкие временные сроки. Также диаграмма позволяет отметить исполнителей каждой задачи.

Таким образом, при взгляде на диаграмму Ганта должно быть понятно, сколько задач в работе, когда начинается и заканчивается работа над ними, сколько времени должно быть затрачено и кто ответственный. Диаграмма Ганта позволяет не только оценить распределение задач во времени, но и нагрузку на сотрудников.

В Kaiten вы можете визуализировать дорожную карту проекта и рассчитать трудозатраты, подключив модуль ГАНТ и Ресурсное планирование. Благодаря ему можно легко распределить этапы работы по временной шкале, создать карточки задач для каждого этапа с указанием ответственных и всей необходимой информацией.

Визуально диаграмма Ганта в Кайтене представлена в виде таблицы с задачами, временной шкалой и данными о рабочих ресурсах сотрудников.

Вы также можете установить взаимосвязи между предшествующими и будущими задачами и даже визуализировать задачи из разных пространств на единой временной шкале. Последняя функция позволяет создавать новые проекты, частично связанные и пересекающиеся с уже существующими.

Базовый функционал модуля доступен на базовом тарифе бесплатно. Платные тарифы открывают возможности автоматического и ручного расчета трудовой нагрузки на сотрудников для контроля переработок и простоев.

Правильно и своевременно составленная дорожная карта может дать отличный старт проекту и обеспечить ему все шансы на успешное завершение. Составление этого документа поможет понять, какие ожидаются результаты от работы, когда их можно получить и кто из сотрудников поможет в их достижении на каждом из этапов на пути к цели. Дорожная карта по реализации проекта также заметно экономит время и позволяет обдумать все ключевые шаги в работе еще до ее начала.