Искусство управления проектами: роль и задачи project manager

Вы когда-нибудь пробовали салат «Оливье» без майонеза? Хоть продукты в нем и сочетаются, например, колбаса и огурчик, всё равно без майонеза как-то суховато. Соус объединяет ингредиенты и создает ту знакомую всем праздничную композицию.

Команда — это микс из разных специалистов. Например, над приложением бок о бок работают программисты, дизайнеры, редакторы, SEO-специалисты, маркетологи. Кто же будет тем самым майонезом, который свяжет их вместе? Это project manager.

Кто такой project manager

Project manager, проджект-менеджер, или менеджер проектов. У этого героя много имен, но задача одна — реализация проекта. Речь не только об IT-проектах (хотя эта профессия зародилась именно в этой сфере)? но и о строительстве домов, выпуске музыкального альбома и многом другом.

Проект — это мероприятие с конкретной целью, сроками и бюджетом. Подготовить комикс и выпустить его в продажу — проект. Разработать и запустить сайт — проект. А вот постоянно добавлять новые товары на сайт — не проект.

Чем конкретно занимается project manager

Цель project manager — организовать работу над проектом так, чтобы:

• он был выполнен в срок,
• удовлетворил запросы заказчика,
• команда достигла поставленных целей,
• сотрудники и заказчик получили прибыль,
• всем членам команды было комфортно работать.
  

Анастасия Нестерова
Руководитель проектной группы SMM-агентства «Студия Чижова»

Главная цель — сохранять баланс во всём: между результатами, работой команды и мнением заказчика, активным включением в работу и делегированием, работой и личной жизнью. Главное в моей должности — в любой ситуации находить решения и предлагать их.

Иван Никитин
Проектный менеджер SMM-агентства «Студия Чижова»

Для project manager важно понимать, что нужно бизнесу, который обратился за помощью, для получения прибыли.

Роман Казаков
Консультант, 11 лет в управлении продуктами и проектами

Спланировать работу так, чтобы она была выполнена в объективные сроки, в хорошем качестве и удовлетворяла конечного заказчика и всех, кто заинтересован в проекте.  

Теперь пройдемся по задачам проектного менеджмента детальнее.

Общается с заказчиком

Заказчики не приходят с конкретным планом действий. Как правило, у них есть цель, которую они хотят достичь, но не знают как. Поэтому обращаются к специалистам. На начальном этапе project manager должен узнать:

• целевую аудиторию клиента;
• уникальное торговое предложение (УТП) компании заказчика;
• способы, которыми клиент уже пробовал решить проблему;
• о брендбуке, редполитике, tone of voice компании;
• ожидаемые  результаты работы в цифрах и другие необходимые данные.

Когда команда придумывает варианты решения проблемы, менеджер по проектам презентует их заказчику. Вместе они выбирают самый привлекательный вариант. Также фиксируют сроки выполнения всех этапов работы и процесс согласования.

Также в функции project manager входит обсуждение правок с заказчиком. Благодаря тому, что только управляющий проектом общается с клиентом, не возникает путаницы.

Контролирует сроки и держит команду в тонусе

Проджект-менеджер создает дорожную карту проекта и определяет этапы работы, чтобы все в команде успевали делать свои задачи вовремя и не блокировали коллег.

А мы успеваем? Есть ли проблемы? Нужно что-то уточнить у заказчика? Эти вопросы задает проджект-менеджер на протяжении всей работы. Он следит за тем, чтобы никто из членов команды не отклонялся от графика и следовал требованиям клиента. Если что-то идет не по плану, он корректирует этапы и задачи.

Иван Никитин
Проектный менеджер SMM-агентства «Студия Чижова»

Нужно уметь разделять зоны ответственности участников проекта, налаживать  коммуникацию внутри команды и приводить всех к единому результату — прибыли.

Проверяет работу до представления заказчику

До того как показать работу клиенту, организатор проекта проверяет выполненные задачи команды, чтобы избежать мелких ошибок и несоответствие требованиям заказчика.

Собирает команду и налаживает в ней рабочие процессы

Исходя из запроса заказчика, project manager подбирает специалистов с необходимыми скилами. Как правило, в команду могут входить люди, у которых уже есть другие проекты. Менеджер учитывает их загруженность, чтобы те успевали выполнять работу по его проекту.

Ставить задачи для каждого специалиста — еще одно большое дело проджект-менеджера. Он должен понятно описать каждому работнику, что конкретно и когда нужно сделать, а также какие требования есть у заказчика.

На протяжении всей работы над проектом проджект общается с каждым членом команды, поэтому знает все нюансы и может рассказать о них другим специалистам. Это предотвращает задержки и ошибки. Например, разработчики отметили, что из-за технических особенностей сайта не получится сделать определенные элементы для мобильной версии. Эти особенности должен учесть дизайнер при создании макета.

Управляет рисками

Рисков во время проектов может быть много. Внутренние, например, заболел член команды, чью работу никто не может сделать. Или внешние, например, стоимость одного из элементов проекта сильно повысилась. project-менеджер должен быть в курсе всего, что происходит вокруг проекта, и быстро реагировать на появляющиеся проблемы. Идеально, если получится учесть все риски и заранее подготовиться к ним.

Работа с финансовыми показателями

Денежный вопрос при создании проекта интересует всех: заказчик хочет заплатить как можно меньше, а команда получить как можно больше.

В обязанности проектного менеджера входит управление финансами. Он должен:

• обосновать представленную стоимость проекта;
• следить, чтобы деньги были потрачены по назначению и в рамках выделенного бюджета;
• отчитываться перед заказчиком, на что были потрачены деньги;
• вести учет доходов команды — сколько денег она получит с проекта.

Hard skills проджект-менеджера

Фреймворки

Речь идет о фреймворках, которые помогают управлять командой. От проджект-менеджера никто не будет требовать, например, знания фреймворков для программирования. Это уже компетенция технических специалистов.

Фреймворки для управления проектами — это Scrum, Kanban, P3.express. Также для менеджера проектов будет полезно знать фреймворки для исследований, такие как Custdev и JTBD.

Экономика и финансы

Конечно, речь не идет о том, что нужно быть бухгалтером, но при планировании проекта необходимо считать затраты.

Навыки управления проектами

Управление проектами — это обширное понятие. Сюда входит:

• анализ бизнес-задач и формирование требований;
• установка сроков для всех этапов работы;
• знания программ и методологий, которые помогут организовать работу команды;
• умение собирать аналитику и вычленять из данных то, что необходимо для проекта.

Всё об управлении проектов есть в PMBoK (Project Management Body of Knowledge). Это свод знаний по управлению проектами, в котором описаны методики, подходы, инструменты и техники, необходимые для работы над проектом.

👉10 методов управления проектами

Анастасия Нестерова
Руководитель проектной группы SMM-агентства «Студия Чижова»

Ключевые харды для проджекта:
— умение аналитически подходить к работе и понимать, по каким метрикам оценивается эффективность,
— навык грамотной, оперативной и гибкой коммуникации.

Также будет сложно без:
— делегирования,
— стрессоустойчивости,
— оперативного и превентивного реагирования,
— проактивности.

Иван Никитин
Проектный менеджер «Студии Чижова»

Для работы важна эмпатия. Это, конечно, не хард скил, но я часто делаю ставку на нее. В остальном для работы важно умение считать цифры. В сухом остатке, аналитика — вот главное оружие бизнеса.

Какими инструментами должен уметь пользоваться

Таск-трекер и работа с досками

Визуализация задач, понятные сроки их выполнения и зафиксированные требования — вот основа успешной работы. Современному проджект-менеджеру не справиться без таск-трекера.

На Канбан-досках от Kaiten можно создавать карточки с задачами, отмечать участников работ, прикреплять документы, указывать дедлайны и оставлять комментарии.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — горизонтальная столбчатая диаграмма, которая визуализирует проект, выстраивает хронологию действий. Она помогает:

• управлять долгосрочными проектами,
• отслеживать зависимости между задачами,
• контролировать выполнение задач.

👉Как составить план проекта: пошаговое руководство на примере диаграммы Ганта

User Story Map

Любой проект создается для конечного пользователя. Важно учитывать его потребности, чтобы продукт был удобен и полезен. Ничего не упустить помогает User Story Mapping (карта пользовательских историй).

В Kaiten есть специальный модуль User Story Map. В нем вы можете зафиксировать верхнеуровневые цели и указать даты релизов частей проекта. Карточки в User Story Map можно связывать с карточками на досках, удобно переключаться между ними и видеть прогресс.

Инструменты для аналитики

Как быстро команда справляется с задачами, есть ли блокировки, идут ли этапы работы по плану — это то, что анализирует проджект-менеджер каждый день. Для этого нужны навыки аналитики и автоматизации сбора данных.

В Kaiten доступно много способов аналитики работы команды:

1. CFD — график кумулятивного потока. Одним взглядом можно окинуть весь производственный процесс.
2. Задачи, которые делаются дольше всего, видны на контрольном графике.
3. На вопрос «Как скоро будет готова задача?» может ответить Спектральная диаграмма.
4. Отчет по блокировкам покажет, какие задачи стопорили работу.
   

👉Как контролировать работу команды с помощью отчетов в Kaiten: полное руководство

Google Документы

Так просто, но так нужно. Создавать ТЗ, готовить планы выступлений перед заказчиками и презентации, формировать документы для финансовой отчетности и многое другое.

Иван Никитин
Проектный менеджер «Студии Чижова»

Для меня важно видеть количество незавершенной работы, чтобы ограничить поступление новой. Также для меня незаменима общая информационная доска со всеми задачами.

Роман Казаков
Консультант, 11 лет в управлении продуктами и проектами

Кайтен — отличный инструмент, в том числе для управления проектами. Могу отметить следующие полезные элементы:
→ возможность отметить исполнителей в каждой задаче, а также добавить в карточку всех заинтересованных лиц;
→ ограничение одновременно выполняемой работы. В Кайтен это довольно гибкая настройка, которая позволяет найти оптимальную скорость выполнения проекта;
→ коммуникация прямо в карточке с задачей;
→ история работы с карточкой и архив задач;
→ Гант и дорожная карта проекта;→ подсчет времени, потраченного на работу;
→ блокировки карточек;
→ возможность ограничить доступы к пространству или отдельным дорожкам;
→ можно даже организовать Service Desk для работы с заказчиками.

Project manager в IT и вне IT: в чем разница

У IT-сферы есть свои требования к project manager. Одних умений ведения проекта — мало. Чтобы достичь качественного результата, проджект-менеджер в IT должен понимать специфику разработки ПО, знать инструменты, с которыми работают его коллеги, понимать методы тестирования, иногда даже пригождаются знания особенностей архитектуры. Особенно это требуется, если в команде разработчиков нет tech lead.

Мы не говорим о том, что стать проджектом в IT может только бывший разработчик. Однако показать высокие результаты и быстро наладить общение с командой вероятнее всего получится у специалиста, который вышел из сферы ИТ.

ИТ-сфера в этом плане не уникальна. Если специалист работает над проектом в сфере строительства, ему явно будет трудно найти общий язык с прорабом и грамотно выстроить этапы работы без соответствующего опыта.  

Роман Казаков
Консультант, 11 лет в управлении продуктами и проектами

Принципиальной разницы нет. Всё же для проекта важно его содержание, сроки, учтенные риски и довольный заказчик. Меняется только предметная область и применяемые инструменты.

Разница между product manager, project manager и delivery manager

Кроме project manager, есть еще product manager и delivery manager. Все эти профессии довольно новые, поэтому их часто понимают неправильно или путают. Для удобства собрали основные отличия в одну таблицу.

Работы у проектного менеджера много, и это большая ответственность. Если аккаунт-менеджер общается только с заказчиком, то проджекту надо работать и с сотрудниками. Каждый проект не похож на другой, оттого эта профессия так захватывает.

Итог

Project manager от начала и до конца участвует в проекте. Он первый устанавливает контакт с заказчиком и тот, кто представляет ему конечный продукт. Чтобы проект был успешным, от менеджера требуется очень много навыков: от простой коммуникации до всевозможных методологий управления проектом и финансами. Такие специалисты постоянно учатся и исследуют все новые программы для автоматизации своей работы.