Что такое корпоративный мессенджер: зачем нужен и важен компаниям
Корпоративный мессенджер: разбираемся, чем он отличается от рабочих чатов в Telegram и когда без него нельзя
Посчитайте, сколько человек сидит в вашем главном рабочем чате. А теперь — сколько из них еще работает в компании. Второе число обычно не знает никто. За состав чата не отвечает ни одна служба, поэтому подрядчик, которому полгода назад закрыли доступ к почте, до сих пор спокойно читает переписку.
Так выглядит рабочее общение без корпоративного мессенджера. Это сервис для работы, где учетными записями, доступами и перепиской распоряжается компания, а не сотрудник. Снаружи он похож на привычный чат, но вся разница внутри.
Что такое корпоративный мессенджер
Корпоративный мессенджер — это рабочий чат, которым распоряжается компания. Она заводит учетные записи, выдает и забирает доступы, решает, где хранится переписка. Сотрудник здесь пользователь, а не владелец.
Набор возможностей у личного и рабочего чата почти одинаковый, поэтому сравнивать их по функциям бессмысленно. Важно только то, кто считается владельцем — бизнес или сам сотрудник.
Важно понимать, что корпоративный мессенджер закрывает ровно одну задачу — рабочее общение, которым распоряжается компания.
5 вопросов, на которые ваши корпоративные чаты не отвечают
Пока все идет своим чередом, разницы между личным и рабочим чатом не видно. Она проявляется в один день, когда из компании уходит человек.
Пример: менеджер уволился в пятницу, а в понедельник выяснилось, что переписка с ключевым клиентом осталась в его личном WhatsApp на его личном номере. Вместе с человеком ушли история, договоренности и файлы, и теперь клиент звонит и спрашивает, почему никто не в курсе.
Компания здесь сталкивается с тем, что у нее ничего не остается после ухода сотрудника. И дело здесь не в том, что рабочие корпоративные чаты в личных мессенджерах небезопасны. Дело в том, что компания не может ответить на простые вопросы о собственном общении.
| Вопрос | Рабочие чаты в личных мессенджерах | Корпоративный мессенджер |
|---|---|---|
| Сколько у компании рабочих чатов? | Неизвестно | Точное число |
| Кто в них состоит и сколько из этих людей уже уволились? | Неизвестно | Список участников по каждому чату |
| Где актуальная версия файла? | Где-то в ленте | Поиск по файлам компании |
| Что остается компании, когда человек уходит? | Ничего | Вся переписка |
| Что показать проверяющим по запросу? | Нечего | Выгрузка за период |
По данным BI.ZONE, теневые ИТ-ресурсы есть у 98% российских компаний. Сотрудники пользуются сервисами, о которых ИТ-служба не знает, а полную картину своих активов видят только 2%. Где лежит актуальный файл: по опросу Контур.Толка, 61% сотрудников ежедневно тратят от часа до двух, разыскивая нужное в собственных переписках. Что показать проверяющим: по данным InfoWatch, в России мессенджеры стали каналом 13,2% утечек по вине сотрудников, а в мире этот показатель держится на 5%.
Из чего состоит мессенджер для компании
Мессенджер для компании выглядит по-разному для трех человек, и хотят эти трое разного.
Сотрудник хочет, чтобы чат не мешал. Ему нужны каналы, треды, звонки, файлы и быстрый поиск, поэтому рабочий чат для сотрудников должен работать не хуже привычного. По данным Контур.Толка, 88% людей полностью или частично используют один мессенджер и для работы, и для личного общения. Помогают мелочи — упоминания, реакции, настроенные уведомления и нормальный поиск, о которых мы писали в разборе инструментов для общения сотрудников.
Администратор хочет ровно обратного — чтобы чат подчинялся правилам. Ему нужны роли, права доступа и связь с корпоративной директорией, а еще возможность закрыть человеку доступ одним действием.
Служба безопасности и руководство смотрят еще дальше: где хранятся данные, кто их читает, получится ли выгрузить историю и поставить сервис на свой сервер. Требования у них жестче всех, и обычно именно они превращают удобный чат в неудобный.
Компания платит за второй и третий уровни, а пользуется первым, и если первый сделан плохо, деньги за остальные потрачены зря. На практике это выглядит так: в сервисе нельзя переслать файл, а каждый шаг записывается, поэтому сотрудники заводят чат для быстрых вопросов в Telegram. Формально мессенджер внедрен, фактически переписка вернулась в личные телефоны, и теперь компания за нее еще и платит.
Когда мессенджер для корпоративного общения обязателен по закону
Для большинства компаний это вопрос выбора, но не для всех.
С 1 марта 2023 года действует закон 584-ФЗ от 29 декабря 2022 года. Он дополнил закон «Об информации»: части организаций запрещено передавать через иностранные мессенджеры некоторые данные. Для них мессенджер для корпоративного общения уже не удобство, а требование.
Через иностранные сервисы этим организациям нельзя передавать платежные документы, персональные данные россиян, сведения о переводах, счетах и вкладах. Запрет работает не всегда, а когда они оказывают госуслуги, выполняют государственное или муниципальное задание либо продают товары, работы и услуги.
В перечень Роскомнадзора вошли девять сервисов:
- Discord,
- Snapchat,
- Skype,
- Microsoft Teams,
- Threema,
- Viber,
- WhatsApp,
- WeChat,
- Telegram.
Microsoft Teams при этом попал не только в перечень регулятора: в сентябре 2024 года Microsoft начала отключать российским корпоративным клиентам облачные подписки.
Во многих статьях на эту тему встречается формулировка «российским компаниям запретили Telegram», и она неверна. Если у вас обычное ООО без госучастия, закон пользоваться Telegram не запрещает, и решение остается за вами. А тем, кому замена все-таки нужна, мы собрали отдельный разбор: чем заменить иностранные сервисы.
Кому корпоративный мессенджер не нужен
Если в компании 5 сотрудников, и они все сидят в одной комнате — отдельный корпоративный мессенджер вам не нужен.
Он не нужен, когда:
- в команде 5-7 человек и все друг у друга на виду;
- не храните персональные данные клиентов;
- организации нет в списке из прошлого раздела;
- люди у вас не меняются годами.
Понять, что момент настал, можно по одному признаку: вы перестали помнить, кто в каких чатах. Или впервые не смогли ответить хотя бы на один из пяти вопросов выше. Если это про вас, мы разобрали 13 корпоративных мессенджеров с ценами, преимуществами и ограничениями.
Где заканчиваются возможности корпоративного мессенджера
Допустим, вы все сделали правильно: общение под контролем компании, доступами управляет администратор, история не уходит вместе с людьми. В чате обсудили макет и договорились переделать первый экран. Дальше у решения должны появиться ответственный и срок, кто-то должен его выполнить, а кто-то — проверить.
Этого не делает ни один мессенджер, ни личный, ни корпоративный. Через неделю решение по макету окажется на сотни сообщений выше, и чей это чат, уже неважно. Компания вернула себе контроль над перепиской, но договоренности в ней все равно тонут в ленте — просто теперь в ленте, которой владеет компания. Контроль над чатом и порядок в работе — разные вещи.
Кайтен — российская система управления проектами, задачами и командами. Недавно в нем появился встроенный чат с личными и групповыми обсуждениями, тредами, упоминаниями и файлами. Пока он в бете и работает на тарифе Enterprise A+, остальным его подключают по запросу.
При этом заменять полноценный мессенджер для живого общения Кайтен не старается. Его смысл в другом: общение не отрывается от дела. Рабочий вопрос обсуждают прямо в карточке задачи, рядом с файлами и решением. Искать в ленте не приходится — сразу видно, кто что предложил и чем закончили.
Созвон проходит в Кайтен Встречах: они в закрытой бете, но запись и AI-расшифровка уже собирают договоренности в задачи.
Частые вопросы
Что такое корпоративный мессенджер простыми словами?
Это рабочий чат, которым распоряжается компания: она заводит учетные записи, выдает доступы и хранит переписку. Снаружи он похож на обычный мессенджер, а вся разница спрятана внутри.
Чем корпоративный мессенджер отличается от Telegram или WhatsApp?
Набор функций похож, а разница в том, кто управляет доступом и у кого остается переписка, когда сотрудник уходит. Подробнее — в сравнении 13 российских сервисов.
Обязана ли компания использовать корпоративный мессенджер?
По закону — только если это госорган, компания с долей государства больше 50%, банк, другая финансовая организация или субъект национальной платежной системы. Остальных закон не обязывает.
Заменяет ли корпоративный мессенджер таск-трекер?
Нет. Мессенджер отвечает на вопрос «кто что написал», а не «что мы решили и кто это делает». Для второго нужен таск-трекер или система управления работой, а выбрать его под свои процессы — отдельная задача.
Что делать с подрядчиками и клиентами, которые сидят в Telegram?
Перевести всех к себе не выйдет. Обычно часть внешних людей пускают по гостевому доступу, а с остальными общаются как раньше, помня, что этой перепиской компания не управляет.
Что стоит запомнить
Спрос на такие сервисы растет быстро. В 2023 году сегмент корпоративных мессенджеров в России стоил 2,8 млрд рублей. К 2028 году он вырастет вдесятеро — до 28,2 млрд, прогнозирует J'son & Partners.
Разница между личным и корпоративным чатом не в функциях — они почти одинаковые. Разница в том, есть ли у компании ответы: сколько у нее рабочих чатов, кто в них состоит, что осталось после увольнения. Проверить себя можно за минуту по пяти вопросам из начала статьи, и если хотя бы на один ответа нет, это и есть ответ.
Стоит помнить и про границу. Мессенджер отвечает, кто что написал, но не отвечает, что вы решили и кто это делает, — и не должен, это не его работа.
