6 лайфхаков по подготовке проектной документации с помощью ИИ

Типичный день проджект-менеджера — встречи, стейкхолдеры, команда. А вечером садишься за документацию, вместо времени с семьей. Разбираемся, как сократить время на работу с паспортом проекта с помощью бесплатных нейросетей.

Готовыми приемами поделился Иван Зверев — эксперт по проектному управлению с 17-летним опытом (PMP, SPC) из компании ScrumTrek. Материал поможет разобраться, как на практике применять ИИ в работе с проектной документацией. 

С чего начать: подготовка контекста ИИ 

Представим, что мы наняли фрилансера для создания паспорта проекта. Можно просто написать ему: «Сделай паспорт проекта» —  и получить документ, который не будет отражать реальной проблематики и целей проекта. Чтобы получить результат, нужно сначала провести со специалистом онбординг, дать шаблоны и записи встреч.

Вот что нужно сделать в ИИ перед стартом работы:

1. Указать нейросети, что она знает, как грамотно стартовать проект и зачем нужен паспорт объекта. Мы говорим ему: «Ты не джун, который не знает, как правильно работать с документацией, а опытный проджект-менеджер с большим опытом работы».
2. Подгрузить проверенный шаблон паспорта проекта, чтобы ИИ ориентировался на него при создании нового документа.
3. Добавить транскрипты встреч — записи разговоров, где команда обсуждала проект. ИИ вытащит оттуда суть: цели, проблемы, договоренности.
4. Указать контекст и нюансы проекта. Объяснить ИИ, кто заказчик и стейкхолдеры, какую боль аудитории решает проект, какие ограничения развития проекта.

После выгрузки контекста менеджер может переходить к следующим лайфхакам.

Лайфхак №1: синхронизируем контекст и убираем «слепые зоны»

Когда контекст загружен, в нем все равно возможны пробелы — любой проджект-менеджер может упустить деталь, особенно если проект крупный и встреч было много. Чтобы найти эти пробелы заранее, проведите обратное интервью с ИИ.

В этой роли ИИ работает как аналитик: проверяет, все ли данные есть для составления паспорта, и подсвечивает пробелы — недостающие метрики, неуказанные сроки, забытых стейкхолдеров.

Затем руководитель проекта вносит ответы на заданные ИИ вопросы, чтобы закрыть все пробелы перед написанием документа.  

Лайфхак №2: рассмотреть паспорт с позиции разных сторон

Когда черновик паспорта готов, его нужно проверить глазами тех, кто будет его принимать — спонсора, финансового директора, технического директора. У каждого из них свой угол зрения: спонсор смотрит на стратегию, финансист — на цифры, техдир — на сроки и риски. Если этот шаг пропустить, паспорт уйдет в работу с одной стороной правды и вернется с правками.

Чтобы заранее увидеть документ глазами разных ролей, попросите ИИ оценить его от лица каждой из них.

Важно: промпт может отличаться в зависимости от проекта и обязательств стейкхолдеров. Чем точнее вы опишите роль, тем точнее ИИ проанализирует документ. Для этого укажите, чем занимается стейкхолдер и на что обращает внимание при приеме документации. Важно снова задать контекст. 

В результате руководитель проекта получит сбалансированный документ, готовый к защите перед стейкхолдерами, проектным комитетом. 

Лайфхак №3: очистить текст от шума 

ИИ склонен «лить воду», превращая описание в абстракции, нарушать официальный стиль. Чтобы очистить текст от ИИ-шума и подогнать его под стиль компании, нужно также подгрузить в нейросеть проверенные примеры документации и структуру, по которой составляется документ. 

Другая инструкция по работе со стилистикой: 

1. Отдельно попросить ИИ прочитать примеры.
2. Обозначить стиль повествования.
3. Попросить написать текст, исходя из обозначенного стиля. 

Лайфхак №4: избежать «галлюцинаций» ИИ и человеческих заблуждений

Другая проблема при работе с документацией в ИИ — галлюцинации. Представим: вам передали проект. Вы владеете малым объемом контекста. В таком случае, ИИ может додумать некоторые аспекты и ввести человека в заблуждение. 

Чтобы избежать этого, используйте Google Notebook LM — сервис для анализа данных и организации информации. После выгрузки контекста и документа он укажет на ошибки в тексте и галлюцинации. 

В результате руководитель проекта получает лаконичный документ. Паспорт выглядит как руководство к действию, а не художественное эссе.

Лайфхак №5: проверить документ на риск-менеджмент

Еще одна проверка для паспорта — со стороны риск-менеджмента. Если просто скопировать типовые риски из других проектов, они не сработают в кризисной ситуации. 

Это поможет перейти от формальных рисков к реальному управлению, создать симуляцию провала проекта (сессию Pre-mortem) с помощью ИИ. В результате написания промпта мы получаем избыточную карту рисков со множеством ситуаций.

Лайфхак №6: оформить «красивый» паспорт

Чтобы получить красивый оформленный документ, с отступами, заголовками, в брендированном стиле компании, можно использовать нейросеть Claude. Для этого загрузите паспорт в ИИ и отправьте промт для оформления. 

Claude напишет код, который можно скопировать и вставить в сервис Type.com, чтобы получить готовый документ. 

Также ИИ может сам превратить код в файл в формате DOCX или PDF для прямого скачивания из диалогового окна. Но в некоторых случаях верстка может «поплыть» или Claude вовсе не отправит документ.

С помощью этого лайфхака руководитель может больше не заниматься рутинной работой «копировать-вставить» в работе с шаблоном. 

При наличии готового шаблона загрузите его в ИИ, чтобы получить документ в цветах компании.

Какие нейросети и связки лучше использовать в работе

Для решения разных задач используют комбинацию нескольких инструментов, что позволяет получать более качественный результат.

1. Работа с документацией. Самая оптимальная связка — ChatGPT плюс Gemini. ChatGPT может написать подробный точный промпт, но сам обработать его не сможет. В таком случае «скормите» его Gemini. 

Также Gemini позволяет вести длительную работу в рамках одного диалога, что помогает многократно пересматривать документацию с разных точек зрения, включая позиции различных стейкхолдеров.

2. Исследования и аналитика. Для анализа в рамках проекта лучше использовать думающий режим Gemini. ChatGPT эффективнее использовать для исследования в агентском режиме, когда необходимо выстроить последовательность действий или сценариев.

3. Оформление и верстка. С помощью Claude можно создавать аккуратно оформленные документы в стиле бренда компании. Особенно хорошо подходит для подготовки «паспортов» и материалов по шаблону.

4. Проверка и очистка текста. Google Notebook LM подойдет для снижения количества галлюцинаций.

Безопасно ли использовать ИИ? Утекает ли ваша проектная документация

Если компания крупная — скорее всего, она уже развертывает собственные языковые модели внутри закрытого корпоративного контура. В таком случае просто работайте с ними: данные никуда не уходят по определению.

Если корпоративного решения нет — есть два пути:

• Локальная установка. Существуют инструменты, например, LM Studio, которые позволяют скачать модель прямо на ноутбук. Да, скорость будет ниже, зато база знаний остается исключительно у вас — никаких внешних серверов.
• Анонимизация данных. Перед загрузкой в облачный ИИ просто замените важные данные на нейтральные: название компании — на любое другое слово, конкретные цифры из документов — на условные обозначения. Модель все равно поймет задачу, но в тексте не будет никакой привязки к реальной компании, нормативным документам или конфиденциальным показателям. Анонимизированные данные можно отправлять без лишних опасений.

А что насчет облачных провайдеров? Официальная позиция всех крупных поставщиков ИИ — они не используют ваши запросы в чужих интересах и заботятся о безопасности данных. Это подтверждают их политики конфиденциальности. Но если сомнения все равно остаются — используйте локальные решения или анонимизацию.

И напоследок: может ли ИИ заменить проджект- или деливери-менеджера

В нашем мире возможно практически все. Однако в текущих условиях корректнее говорить не о полной замене, а о конкуренции между специалистами. Скорее, менеджера заменит другой менеджер — тот, кто умеет эффективно использовать инструменты ИИ.

Например, без использования нейросетей менеджер может тратить до трех полноценных рабочих дней на подготовку качественного паспорта проекта. Часто это сопровождается перегрузкой: переработками, усталостью и снижением концентрации.

С применением ИИ менеджер выполнит тот же объем работы значительно быстрее и с меньшими затратами ресурсов.

Кто окажется эффективнее? Тот, кто лучше оснащен инструментами и умеет ими пользоваться в конкурентной среде.

Что еще посмотреть и почитать о работе с ИИ

• Статья от редакции Кайтен «ИИ для автоматизации процессов и задач: как меняется подход к управлению бизнесом»
• Как ИИ-технологии меняют управление проектами
• ИИ-инструменты в Кайтен для автоматизации и сокращения рутинных действий в работе над проектами
• Что такое транскрибация и как сэкономить на ней время с AI