Шаблон для приема, перевода и увольнения сотрудника
Пространство Кайтена из пяти досок: три кадровых процесса и отдельные доски для выдачи и отключения доступов.
Автор: команда Kaiten · работает на бесплатном тарифе
Что это и кому подходит
Оформление сотрудника — это не одна задача, а работа нескольких людей сразу. HR готовит документы, руководитель согласует условия, ИТ заводит почту и доступы. Обычно это живет в чатах и письмах, и в день выхода выясняется, что кто-то не успел. Та же история при увольнении, только цена ошибки выше: у человека остается доступ к системам, о которых уже никто не помнит.
Шаблон дает пять досок. «Прием нового сотрудника», «Перевод сотрудника» и «Увольнение сотрудника» ведут кадровую часть по одинаковой схеме: Новый запрос → Оформление → Готово. «Выдача доступов» и «Отключение доступов» вынесены отдельно — это работа ИТ, и она идет своим потоком. Метки Почта, Метрика, CSM и Billing показывают, о какой системе речь. Подойдет HR-отделам и небольшим компаниям, где кадровое администрирование ведут два-три человека.
Что внутри шаблона
Готовая структура, которую можно использовать сразу и адаптировать под себя.
Заявка на прием
Документы и подготовка к выходу
Сотрудник оформлен
Выход не состоялся
Заявка на перевод
Новая должность и документы
Перевод оформлен
Заявка на увольнение
Документы и расчет
Увольнение оформлено
Что нужно завести
ИТ настраивает доступ
Доступ выдан
Что нужно закрыть
ИТ отзывает доступ
Доступ закрыт
Три кадровых процесса
Прием, перевод и увольнение идут на своих досках по общей схеме: запрос, оформление, готово.
Доступы отдельным потоком
«Выдача доступов» и «Отключение доступов» вынесены на две доски — ИТ работает со своей очередью.
Метки по системам
Почта, Метрика, CSM, Billing — видно, к какому сервису относится заявка на доступ.
Карточка на человека
Одна карточка — один сотрудник: «Прием нового сотрудника — ФИО, дата приема».
Отмена приема
Если выход не состоялся, карточка уходит в отдельную колонку и не портит статистику оформленных.
Почему этот шаблон
- Видно, кто выходит на неделе и на каком этапе оформление
- Прием, перевод и увольнение разведены и не мешают друг другу
- Заявки в ИТ не теряются в чатах — у них своя доска
- При увольнении доступы закрываются по списку, а не по памяти
- Понятно, к какой системе относится каждая заявка на доступ
- Отмененный прием фиксируется, а не удаляется молча
Кому подойдет
Как начать
Выберите шаблон
Нажмите «Использовать шаблон» на этой странице. Откроется готовое пространство с досками и карточками.
Откройте шаблон
Внутри открывшегося шаблона нажмите кнопку «Импортировать к себе».
Импортируйте шаблон
Есть аккаунт Кайтен — укажите директорию для шаблона. Нет аккаунта — создайте его прямо при импорте.
Начните с этого шаблона
Создайте пространство за минуту. Настройте его под процесс своей команды.
Похожие шаблоны
Создание онлайн-курсов и образовательных продуктов
От проектирования программы до запуска курса. Подходит для EdTech и внутреннего обучения.
Испытательный срок
Контроль задач и целей сотрудника на испытательном сроке. Прозрачные критерии оценки.
Найм сотрудников
Ведение кандидатов по этапам найма: от заявки до оффера. Воронка рекрутинга.
Кадровый учет
Систематизация данных о сотрудниках: документы, отпуска, обучение.
Частые вопросы
-
Почему прием, перевод и увольнение — три разные доски?
У них разные участники и разный смысл, хотя схема похожа. Когда все на одной доске, колонка «Оформление» превращается в кашу: непонятно, кто выходит, а кто уходит. Три доски дают три чистые картины, и на каждой видно, сколько запросов в работе прямо сейчас.
-
Зачем доступы вынесены на отдельные доски?
Выдачей и отключением занимается ИТ, а не HR. Со своей доской они видят собственную очередь и не разбирают кадровые карточки. При этом связь с приемом или увольнением остается — заявка на доступ создается под конкретного человека.
-
Что означают метки Почта, Метрика, CSM и Billing?
Это системы, к которым выдают или закрывают доступ. Метка на карточке показывает, о каком сервисе речь, без открытия карточки. Свои сервисы добавляются как обычные метки.
-
Можно ли переделать шаблон под нашу компанию?
Да. Названия колонок, набор досок и метки меняются после создания пространства. Если переводов у вас не бывает — доску можно убрать. Если процессов согласования больше — добавьте колонки.
-
Это бесплатно?
Да. Шаблону хватает бесплатного тарифа Кайтена: в нем нет дорожек, WIP-лимитов и подколонок, а значит модуль «Канбан» подключать не нужно. Ограничения бесплатного тарифа — до 5 пользователей, до 3 пространств и до 5 досок.