А в чем выгода? Как посчитать рентабельность инвестиций в Канбан

Эффективность работы команд во многом зависит от того, насколько грамотно выстроены рабочие процессы. Если вы ищете способ повысить производительность своей команды, то, возможно, задумывались о внедрении Канбан-метода. Но стоит ли переходить на него? И как доказать руководству и команде, что переход на Канбан принесет пользу и выгоду?

В этой статье мы рассмотрим основные преимущества Канбан-метода и расскажем, как посчитать выгоду от внедрения Канбан.

Материал подготовлен по серии статей Мартина Азиза. Ознакомиться с оригиналами можно по ссылкам:

• The ROI of Kanban - PART 1;
• The ROI of Kanban - PART 2;
• The ROI of Kanban - PART 3.

Рентабельность инвестиций (ROI) — это показатель, с помощью которого можно оценить, насколько прибыльными или убыточным были вложения. Она рассчитывается по формуле:

Инвестиционные затраты — сравнительно небольшая сумма по сравнению с прибылью от внедрения Канбан, поэтому мы сосредоточим внимание на экономических выгодах.

Канбан — постоянные улучшения

Важным преимуществом Канбан-метода является непрерывность улучшений. В традиционном подходе к изменениям новые процессы устанавливаются поверх старых. Это приводит к потенциально длительному снижению производительности, а после достижения желаемых улучшений прогресс останавливается. Канбан же позволяет организациям поддерживать существующую производительность, одновременно внося изменения, которые способствуют быстрому старту улучшений бизнеса. Kanban позволяет избежать возникновения социальных или экономических проблем, а результаты видны уже на ранней стадии и продолжают накапливаться с течением времени.

Экономические выгоды от внедрения Kanban

Такого понятия, как «правильный Kanban», не существует — есть только различные инструменты Канбан, применяемые на разных уровнях организационной зрелости. Этот подход был классифицирован в Модели зрелости Канбан (Kanban Maturity Model — KMM). Согласно ей, организационная зрелость делится на 7 уровней: от 0 до 6. На каждом из уровней используются свои инструменты, имеющие смысл только на конкретном уровне.

Внедрение Канбан-метода, как правило, начинается с низкого уровня (от 0 до 1). Короткого пути для повышения зрелости нет: каждого уровня нужно достигать по очереди, постепенно закрепляя новые ценности и практики.

Снижение затрат на координацию

Даже методы с низким уровнем зрелости приносят пользу. Рассмотрим некоторые ранние формы Канбана:

• Видимость. Рабочие задачи отображаются в виде карточек на физической или электронной доске. Теперь вы видите, какие задачи находятся в работе, закончены или еще не начаты. Благодаря этому вам будет проще отслеживать статус текущих задач.
• Снижение числа конкурирующих задач. Внедрение доски позволяет получить четкое представление об объеме работы и определить, какие задачи требуют наибольшего внимания. Эту информацию можно использовать для эффективного распределения ресурсов и определения приоритетности задач. Так вы сможете увеличить объем выполненных задач по сравнению со значительным количеством незавершенных. Кроме того, уменьшение числа конкурирующих задач ведет к снижению объема работы, которую необходимо контролировать. Это приводит к сокращению трансакционных издержек.
• Уменьшение индивидуальной перегрузки. Если вы сосредоточите внимание на снижении количества одновременно выполняемых задач, то сможете предотвратить перегруженность сотрудников и уменьшить количество дорогостоящей сверхурочной работы.
• Расширение сотрудничества в команде. Благодаря доске сотрудники смогут увидеть, кому требуется помощь, и помогать коллегам. Это повысит эффективность совместной работы команды.

Таким образом, на ранних стадиях использования Kanban вы повысите наглядность и уменьшите количество одновременно выполняемых задач. Менеджерам проектов не нужно будет постоянно проводить совещания по статусу работ, ведь все будет видно на доске. Это освободит рабочие часы менеджеров и приведет к снижению накладных расходов, связанных с отслеживанием и управлением статусом работ. Так вы существенно снизите затраты организации на координацию.

Сокращение сверхурочных и операционных издержек может привести к снижению затрат на управление с использованием Канбан как минимум на 5-10% в течение 6 месяцев после начала использования Канбан.

Эта цифра — первая часть раздела «прибыль» в нашем расчете ROI. В качестве примера рассмотрим отдел с ежегодными операционными расходами в 20 миллионов. В результате в течение первых 6 месяцев отдел получит прибыль в размере 500 тысяч.

Прибыль от улучшения взаимодействия между командами

В большинстве организаций для выполнения задач команды должны взаимодействовать друг с другом. Когда задача переходит в статус «Выполнено» у одной команды, она становится задачей «Нужно сделать» для другой команды. Этот сценарий можно визуализировать с помощью шаблона доски, который называется Агрегированный командный Канбан (Aggregated Team Kanban). При таком подходе на одном пространстве отображаются несколько командных досок. Это позволяет лучше понять, где возникают задержки при координации между командами.

Внедрение Канбан-метода в командах дает ряд преимуществ:

• Наглядность между командами. Команды смогут наблюдать, как их работа влияет на другие команды, и корректировать свои процессы.
• Сотрудничество между командами. Используя доску, люди из разных команд смогут заниматься задачами совместно. Несколько команд будут работать как единое целое.
• Перегрузка команд. Команды смогут согласовать темп работы между собой. Одна команда не будет перегружать другую команду новыми задачами, поскольку они несут общую ответственность.

Часто причина задержки работы кроется в процессе передачи задачи от одной команды к другой. Однако благодаря внедрению Aggregated Team Kanban вы сможете управлять процессом передачи. Это значительно сократит количество препятствий и задержек, мешающих ходу работы.

Использование Канбан в командах принесет следующие бизнес-результаты:

• Увеличение пропускной способности. Пропускная способность измеряет фактически выполненную работу, а не количество задач со статусом «В работе». Чем меньше задач откладывается или блокируется, тем больше работы выполняется. Наблюдая за использованием Канбан на этом уровне в течение 6–12 месяцев, вы увидите увеличение пропускной способности.
• Сокращение времени выхода на рынок. Внедрение Aggregated Team Kanban поможет сократить время, необходимое для создания продукта, на 10–50% за счет уменьшения задержек. Например, если раньше на выполнение задачи требовалось 30 дней, то теперь на это уйдет от 15 до 27 дней.
• Повышение уровня удовлетворенности клиентов. У клиентов есть определенный порог времени, в течение которого они готовы ждать предоставления услуги. Быстрое обслуживание может положительно повлиять на их выбор.

Как внедрение Канбан-метода помогло клиентам Kaiten наладить процессы и улучшить показатели бизнеса, вы можете узнать в кейсах:

• 5 причин перейти на канбан: опыт дата-центра LINX;
• Как в REG.ru избавились от хаоса во входящих задачах с помощью Канбан-метода в Kaiten;
• Как управлять портфелем проектов в корпорации с помощью Kaiten. Кейс Hochland в России.

В первой части мы определили выгоды минимизации расходов на координацию. Теперь добавим в наше экономическое обоснование новую группу преимуществ. Имея отдел с ежегодными операционными затратами в 20 миллионов с маржой 10%, вот что мы получим:

Итого: усовершенствование процессов принесло прибыль в размере 4,7 миллионов, причем основной вклад в эту прибыль внес рост выручки. Повышение уровня удовлетворенности клиентов является преимуществом, которое не измеряется количественно, поэтому в расчете не учитывается.

Прибыль от внедрения сервисно-ориентированного подхода

Для перехода на следующий уровень Kanban необходимо научиться понимать ваших клиентов и то, какой сервис вы им предоставляете. Ранее все внимание было сконцентрировано на улучшении взаимодействия внутри и между командами. Теперь ваша основная цель — предоставление услуг, ориентированных на клиента, которые соответствуют его потребностям и ожиданиям.

Между возможностями компании и спросом клиентов обычно существует дисбаланс. В большинстве случаев спрос на услуги организации превышает ее возможности. Признав это, вы поймете, что для удовлетворения потребностей клиентов необходимо идти на компромиссы. Однако с помощью инструментов Канбан можно управлять обоими аспектами: регулировать спрос и повышать качество предоставляемых услуг.

Использование этих инструментов имеет смысл только с точки зрения сервисно-ориентированного подхода. Всего таких инструментов более 150, мы перечислим только основные.

Инструменты Канбан для регулирования спроса:

• стоимость задержки — оценка того, как задержки в реализации запроса отразятся на клиенте;
• классы обслуживания — индивидуальный подход к постановке задачи в зависимости от конкретных потребностей клиента;
• остроченное обязательство —  сохранения задач необязательными до тех пор, пока не появятся возможности и подходящие бизнес-условия, необходимые для начала работы;
• дизайн доски — разработка способа визуализировать все потребности клиентов, которыми нужно управлять;
• распределение мощностей — предложение услуг разного масштаба на основе сформированной бизнес-стратегии.

Инструменты Канбан для улучшения возможностей:

• выявление задержек и управление ими — помогает находить задержки в процессе реализации и управлять ими;
• управление временем выполнения — позволяет лучше понять ваши фактические возможности поставки продукта и количественно определить, какие услуги лучше других;
• управление вариативностью — помогает лучше давать обещания. Возможно, вы даже сможете сформировать договоренности об уровне сервиса (SLA);
• выявление узких мест процессов — позволяет определить, в каких областях в процессе реализации вы сталкиваетесь с наибольшими ограничениями, и спроектировать процессы так, чтобы работа продолжалась непрерывно;
• несвязные каденции поставки — позволяет определить, насколько быстро необходимо реагировать на новую информацию о потребительском спросе;
• петли обратной связи — помогает понять, как работают ваши услуги. Позволяет создавать планы по их улучшению с учетом стратегии и минимизации реальных рисков.

Когда клиенты получают необходимые услуги вовремя, они чаще выбирают вас. Поэтому можно ожидать, что спрос на ваши услуги будет как минимум стабильным, а возможно даже возрастет. Вы сможете увеличить свои продажи и выполнить ранее взятые на себя обязательства по поставке, потому что незаконченная работа не будет скапливаться в ожидании.

Используя инструменты формирования спроса и улучшения возможностей, вы не начнете работу, которую никогда не завершите по трем возможным причинам:

1. реализация заняла слишком много времени и продукт больше не нужен;
2. реализация заняла слишком много времени и клиент обратился в другую компанию;
3. это был плохой выбор по сравнению с вариантами, которые появились позже.

Такую незавершенную работу называют «отказом от работы». Во многих компаниях уровень отказа может достигать 50%. Избавившись от отказной работы, вы можете почти удвоить ваши возможности поставки, не нанимая дополнительный персонал.

Увеличение пропускной способности. Снижение количества отказов от работы и увеличение заявок на обслуживание приведут к росту производительности: как по объему, так и в экономическом плане. Если вы перешли на этот этап Канбан в течение года после знакомства с ним, вы можете ожидать более чем двукратного увеличения пропускной способности.

Сокращение времени выхода продукции на рынок. Если раньше скорость производства росла только внутри команд и между ними, то сейчас мы наблюдаем повышение скорости оказания услуг в рамках всего сервиса. На 50–90% сократилось время выполнения заказа от начала до конца. Также повысилась предсказуемость сроков поставки. Благодаря этому организация может не только давать обещания клиентам, но и выполнять их.

Ранее мы посчитали экономические выгоды от сотрудничества между командами и снижения расходов на координацию. Добавим новую группу преимуществ:

В нашем примере экономическое обоснование прогнозирует экономическую выгоду в размере 8,6 миллионов в течение 2-х лет при условии, что организация перейдет на сервисно-ориентированную модель Канбан. Как вы можете видеть, повышение пропускной способности и сокращение времени выполнения заказа приведет к росту доходов, повышению лояльности клиентов и усилению присутствия организации на рынке.

Почему для работы по Kanban стоит выбрать Kaiten?

• Простой и интуитивно понятный интерфейс. Вам и вашим коллегам не придется тратить много времени на изучение нового сервиса.
• Подходит для использования Канбан-метода. В Кайтен есть канбан-доски, настройка WIP-лимитов, отметка устаревших карточек и графики Канбана.
• Кастомизация рабочих пространств. В Kaiten вы можете создавать любые необходимые колонки и столбцы, а также настраивать карточки индивидуально под каждый проект.
• Несколько досок в одном пространстве. В Кайтен можно работать сразу с несколькими досками на одном пространстве или добавить одну доску на несколько пространств. Благодаря этому вам не придется постоянно переключаться между пространствами.
• Техническая поддержка на русском языке. Среднее время ответа — 10 минут.
• Безопасное хранение данных. Кайтен хранит персональные данные клиентов в соответствии с требованиями ФЗ-152 «О персональных данных». Разместить Kaiten можно в приватном облаке или на собственном сервере компании для обеспечения безопасности данных.

Окей, а что дальше?

Мы на примере разобрали, как можно посчитать прибыль от внедрения Канбан. Теперь вам нужно применить ту же логику расчета и посчитать прибыль для своей компании. Так вы сможете обосновать пользу внедрения Канбан, опираясь не только на мнения, но и на цифры.