Автоматический перенос задач из Импорт задач из и
Посмотреть инструкцию

Как управлять портфелем проектов в корпорации с помощью Kaiten. Кейс Hochland в России

Павел Пузанов, руководитель направления IT и цифровой трансформации в Hochland, рассказал, как наладили коммуникацию в едином инфополе, сделали работу прозрачной для бизнеса и стали закрывать в 2 раза больше задач.

Как управлять портфелем проектов в корпорации с помощью Kaiten, кейс Hochland, waterfall, канбан, workflow

Представьте себе IT-направление в крупной корпорации. Это одновременно и поддержка пользователей, и развитие IT-технологий на производствах, и постоянная отчетность перед бизнесом, и распределенные команды.

Несколько месяцев назад я пришел в Hochland, где система управления строилась на физических канбан-досках и excel-таблицах. Такой поток неструктурированной информации не давал полного понимания, что происходит.

Мне нужно было разобраться, чем люди занимаются, на какой стадии находятся проекты, и как отчитываться о показателях производительности.

В общем, нужно было организовать прозрачную и контролируемую работу с большим портфелем проектов. Раньше я уже использовал таск-трекеры в работе, и решил внедрить эту систему и здесь.

Три причины использовать таск-трекер для управления портфелем проектов

У любой крупной IT-корпорации, как правило, есть несколько направлений работы, и самые важные из них — это поддержка пользователей и развитие IT-технологий.

Если для поддержки пользователей у нас была своя система service desk, то работа с проектами требовала отдельного решения.

У нас есть разные отделы: разработка, администрирование, поддержка бизнес систем. И у каждого из них свои проектные циклы, подходы, методологии, и иногда даже разный набор документов. Чтобы быстро и эффективно реализовывать задачи бизнеса, нужен был общий портфель проектов.

Например, мы хотим собирать данные с датчиков влажности на производстве и параллельно нужно развивать там же инфраструктуру — настроить wi-fi. Это две разные задачи, но в какой-то момент они начинают взаимодействовать, и мы должны их выровнять. Потому что, чтобы собрать данные с датчиков, wi-fi уже должен быть доступен по всему помещению. И так во всем.

Это называется выравнивание портфеля по разным функциональным областям.

  • Таск-трекер, в первую очередь, был нужен как средство управления таким портфелем.
  • Во-вторых, нужно было наладить коммуникацию в едином информационном поле, так как в нашем случае команды были распределенными. Руководители проектов и члены команды должны понимать, какие проекты есть на текущий момент, и что в них происходит. А еще перенимать опыт по схожим задачам.
  • В-третьих, нужна была возможность просто и быстро создавать отчеты, отражающие производительность внутри команды. Наши заказчики — это руководители бизнес-подразделений, руководители команд внутри IT и бизнес-пользователи. Естественно, они хотят прозрачности: чем та или иная задача приносит пользу их бизнесу, где мы с точки зрения общей карты развития технологий, как мы приоритезируем всю массу запросов  и сколько ресурсов для этого требуется.

Kaiten стал для нас платформой, которая содержит всю информацию о проектах и позволяет поддерживать портфель в актуальном состоянии.

Почему выбрали именно Кайтен

У меня был минимальный набор требований, который тот же Microsoft Planner не удовлетворяет, потому что он слишком простой, а Jira, наоборот, показался слишком накрученным.

Прежде всего нам были нужны:

  • гибкая система настройки workflow;
  • возможность добавления пользовательских полей;
  • простота выгрузки данных для дальнейшего их преобразования в отчетность.

Плюс, решили сразу выбирать российский сервис, потому что уже было понимание, что дальше возможны проблемы с оплатой зарубежных сервисов.

Исходя из наших требований и того, что было доступно на рынке, Kaiten полностью соответствовал запросам.

Можно просто и быстро перейти из другого таск-трекера в Kaiten с помощью автоматического переноса данных.

Попробовать бесплатно

Как организовали управление портфелем проектов в таск-трекере

Завели отдельную доску для входящего потока задач

Задачи в наш отдел поступают либо через Service Desk, либо на внутренних совещаниях. Все, что к нам поступает и потенциально может быть проектом, мы собираем на доску накопления.

То есть у нас есть специальная доска, на которой мы видим весь входящий demand.

Завели отдельную доску для входящего потока задач
На одной доске видим весь входящий поток задач. 

Наладили процесс приоритезации проектов

Затем проекты классифицируются и распределяются в зависимости от срочности, приоритетности и бизнес-процессов, к которым они относятся.

Наладили процесс приоритезации проектов
Создаем пользовательские поля и типы карточек для обозначения приоритетов. 

Раз в месяц у нас проходит процесс приоритезации. Это такой псевдо-спринт — распределение работы на месяц. Мы смотрим, сколько процессов выбыло из работы, сколько ресурсов освободилось и по каким направлениям.

Если мы видим, что у нас освободилась, например, SAP-разработка, и появились какие-то ресурсы, то смотрим соответствующие типы проектов и берем их в анализ, планирование и в работу.

Все это проходит в рамках одной доски. Один портфель — одна доска.

Один портфель — одна доска
На одной доске находятся все проекты из одного портфеля. Процесс разделен на этапы.

Построили систему взаимосвязей между основными проектами и подзадачами

Если в рамках одной задачи у нас возникают еще подзадачи или взаимодействия между разными командами, мы создаем для них дочерние карточки на отдельных досках нужных подразделений. У разработчиков SAP есть своя доска, у администрирования — своя и так далее.

В Kaiten можно удобно выстроить систему взаимосвязей между карточками и досками.

В общем пространстве мы видим весь портфель в целом — что у нас в активе. А на дополнительных досках уже можно посмотреть детализировано задачи по каждому из проектов.

систему взаимосвязей между основными проектами и подзадачами
Создаем дочерние карточки для подзадач в крупном проекте.

Добавили обязательные поля для удобного составления отчетов

Важная причина выбора Кайтена — это простота и гибкость настройки дополнительных полей.

Для нас критически важно своевременно отслеживать статусы проектов и создавать понятные актуальные отчеты для бизнеса.

Для этого мы ввели обязательные поля:

  • «дата обновления статуса»;
  • «статус проекта»;
  • «история статусов».

У нас есть правило, что ответственный за задачу, раз в неделю заносит актуальные данные в эти поля. Всю информацию из них можно выгрузить за определенный период, преобразовать в отчет и выслать заинтересованным людям.

простота и гибкость настройки дополнительных полей
Обязательные для заполнения пользовательские поля в карточках.

Еще Kaiten помогает отслеживать равномерность распределения задач.

В каждой карточке мы заполняем поле «Ответственный» и добавляем других участников, вовлеченных в проект. В выгрузке из отчетов видно, какой исполнитель задействован в тех или иных проектах. Получая такой отчет, владельцы процессов в бизнесе или руководители команд могут легко разобраться, что происходит внутри.

Поделитесь своим опытом работы в Kaiten
Если хотите рассказать о своем кейсе, управленческом опыте или стать соавтором статьи, напишите нашему редактору d.lebedeva@kaiten.io

Первые итоги работы в Kaiten

3 месяца назад, когда я только присоединился к команде, у нас в активе было около 40 инициативных проектов, с которыми мы работали. После того как начали использовать Kaiten, мы подняли количество проектов до 50. А сейчас уверенно выходим на 65. Просто за счет того, что мы стали лучше понимать и структурировать свою работу.

Мы работаем в Кайтене еще только 2 месяца, но результаты мая-июня уже показывают, что мы доводим до стадии «готово» больше проектов, чем в феврале-марте.

Если тогда мы в среднем закрывали 4-7 задач в месяц, то теперь — 10-15.

Я считаю, что это хороший результат.

Мы еще продолжаем учиться. Все в динамике, все в развитии. Но совершенно четко видно, что общий портфель активных задач значительно вырос, порядка стало больше.

В целом я доволен Кайтеном. Было понимание, что нам нужно, и Kaiten умеет делать это хорошо. Я считаю, что это отличный продукт за свои деньги. Более того, он серьезно помогает повышать эффективность и продуктивность команды.

Павел Пузанов

руководитель IT-направления в Hochland

Прогрессивные компании уже используют Kaiten в работе. Присоединяйтесь к лучшим.

qiwi сколково abbyy эксмо skyeng home credit додо пицца мегафон

Попробуйте бесплатно

Получите подробную презентацию Kaiten

Укажите email — куда отправить презентацию
Email *
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь получать письма от Kaiten, и также соглашаетесь с  условиями обработки персональных данных.