Как управлять портфелем проектов в корпорации с помощью Kaiten. Кейс Hochland в России

Представьте себе IT-направление в крупной корпорации. Это одновременно и поддержка пользователей, и развитие IT-технологий на производствах, и постоянная отчетность перед бизнесом, и распределенные команды.

Несколько месяцев назад я пришел в Hochland, где система управления строилась на физических канбан-досках и excel-таблицах. Такой поток неструктурированной информации не давал полного понимания, что происходит.

Мне нужно было разобраться, чем люди занимаются, на какой стадии находятся проекты, и как отчитываться о показателях производительности.

В общем, нужно было организовать прозрачную и контролируемую работу с большим портфелем проектов. Раньше я уже использовал таск-трекеры в работе, и решил внедрить эту систему и здесь.

Три причины использовать таск-трекер для управления портфелем проектов

У любой крупной IT-корпорации, как правило, есть несколько направлений работы, и самые важные из них — это поддержка пользователей и развитие IT-технологий.

Если для поддержки пользователей у нас была своя система service desk, то работа с проектами требовала отдельного решения.

У нас есть разные отделы: разработка, администрирование, поддержка бизнес систем. И у каждого из них свои проектные циклы, подходы, методологии, и иногда даже разный набор документов. Чтобы быстро и эффективно реализовывать задачи бизнеса, нужен был общий портфель проектов.

Например, мы хотим собирать данные с датчиков влажности на производстве и параллельно нужно развивать там же инфраструктуру — настроить wi-fi. Это две разные задачи, но в какой-то момент они начинают взаимодействовать, и мы должны их выровнять. Потому что, чтобы собрать данные с датчиков, wi-fi уже должен быть доступен по всему помещению. И так во всем.

Это называется выравнивание портфеля по разным функциональным областям.

• Таск-трекер, в первую очередь, был нужен как средство управления таким портфелем.
• Во-вторых, нужно было наладить коммуникацию в едином информационном поле, так как в нашем случае команды были распределенными. Руководители проектов и члены команды должны понимать, какие проекты есть на текущий момент, и что в них происходит. А еще перенимать опыт по схожим задачам.
• В-третьих, нужна была возможность просто и быстро создавать отчеты, отражающие производительность внутри команды. Наши заказчики — это руководители бизнес-подразделений, руководители команд внутри IT и бизнес-пользователи. Естественно, они хотят прозрачности: чем та или иная задача приносит пользу их бизнесу, где мы с точки зрения общей карты развития технологий, как мы приоритезируем всю массу запросов  и сколько ресурсов для этого требуется.

Kaiten стал для нас платформой, которая содержит всю информацию о проектах и позволяет поддерживать портфель в актуальном состоянии.

Почему выбрали именно Кайтен

У меня был минимальный набор требований, который тот же Microsoft Planner не удовлетворяет, потому что он слишком простой, а Jira, наоборот, показался слишком накрученным.

Прежде всего нам были нужны:

• гибкая система настройки workflow;
• возможность добавления пользовательских полей;
• простота выгрузки данных для дальнейшего их преобразования в отчетность.

Плюс, решили сразу выбирать российский сервис, потому что уже было понимание, что дальше возможны проблемы с оплатой зарубежных сервисов.

Исходя из наших требований и того, что было доступно на рынке, Kaiten полностью соответствовал запросам.

Как организовали управление портфелем проектов в таск-трекере

Завели отдельную доску для входящего потока задач

Задачи в наш отдел поступают либо через Service Desk, либо на внутренних совещаниях. Все, что к нам поступает и потенциально может быть проектом, мы собираем на доску накопления.

То есть у нас есть специальная доска, на которой мы видим весь входящий demand.

Наладили процесс приоритезации проектов

Затем проекты классифицируются и распределяются в зависимости от срочности, приоритетности и бизнес-процессов, к которым они относятся.

Раз в месяц у нас проходит процесс приоритезации. Это такой псевдо-спринт — распределение работы на месяц. Мы смотрим, сколько процессов выбыло из работы, сколько ресурсов освободилось и по каким направлениям.

Если мы видим, что у нас освободилась, например, SAP-разработка, и появились какие-то ресурсы, то смотрим соответствующие типы проектов и берем их в анализ, планирование и в работу.

Все это проходит в рамках одной доски. Один портфель — одна доска.

Построили систему взаимосвязей между основными проектами и подзадачами

Если в рамках одной задачи у нас возникают еще подзадачи или взаимодействия между разными командами, мы создаем для них дочерние карточки на отдельных досках нужных подразделений. У разработчиков SAP есть своя доска, у администрирования — своя и так далее.

В Kaiten можно удобно выстроить систему взаимосвязей между карточками и досками.

В общем пространстве мы видим весь портфель в целом — что у нас в активе. А на дополнительных досках уже можно посмотреть детализировано задачи по каждому из проектов.

Добавили обязательные поля для удобного составления отчетов

Важная причина выбора Кайтена — это простота и гибкость настройки дополнительных полей.

Для нас критически важно своевременно отслеживать статусы проектов и создавать понятные актуальные отчеты для бизнеса.

Для этого мы ввели обязательные поля:

• «дата обновления статуса»;
• «статус проекта»;
• «история статусов».

У нас есть правило, что ответственный за задачу, раз в неделю заносит актуальные данные в эти поля. Всю информацию из них можно выгрузить за определенный период, преобразовать в отчет и выслать заинтересованным людям.

Еще Kaiten помогает отслеживать равномерность распределения задач.

В каждой карточке мы заполняем поле «Ответственный» и добавляем других участников, вовлеченных в проект. В выгрузке из отчетов видно, какой исполнитель задействован в тех или иных проектах. Получая такой отчет, владельцы процессов в бизнесе или руководители команд могут легко разобраться, что происходит внутри.

Первые итоги работы в Kaiten

3 месяца назад, когда я только присоединился к команде, у нас в активе было около 40 инициативных проектов, с которыми мы работали. После того как начали использовать Kaiten, мы подняли количество проектов до 50. А сейчас уверенно выходим на 65. Просто за счет того, что мы стали лучше понимать и структурировать свою работу.

Мы работаем в Кайтене еще только 2 месяца, но результаты мая-июня уже показывают, что мы доводим до стадии «готово» больше проектов, чем в феврале-марте.

Если тогда мы в среднем закрывали 4-7 задач в месяц, то теперь — 10-15.

Я считаю, что это хороший результат.

Мы еще продолжаем учиться. Все в динамике, все в развитии. Но совершенно четко видно, что общий портфель активных задач значительно вырос, порядка стало больше.

В целом я доволен Кайтеном. Было понимание, что нам нужно, и Kaiten умеет делать это хорошо. Я считаю, что это отличный продукт за свои деньги. Более того, он серьезно помогает повышать эффективность и продуктивность команды.

Павел Пузанов

руководитель IT-направления в Hochland