Пропускная способность — одна из основных Канбан-метрик

Менеджеры часто думают об улучшении эффективности своей команды. Чтобы понять, куда следует двигаться, необходимо узнать, каких результатов команда достигла сейчас. Один из показателей, который поможет оценить производительность, — пропускная способность. Расскажем, как ее считать и какие инструменты Kaiten помогут сделать это быстро.

Что такое пропускная способность и как ее измерить

Пропускная способность (Throughput) — это метрика, которая показывает какой объем работы ваша команда может выполнить за определенный период. Важно, что речь идет именно о количестве завершенной работы.

Пропускную способность можно отслеживать по количеству выполненных задач или их размеру, например, в story points.

Как измерить пропускную способность

Например, вам нужно узнать, сколько работы может выполнить ваша команда за две недели. Для этого нужно выбрать любой промежуток времени и посчитать, сколько задач было взято в работу и сколько дошло до колонки «Готово». Для точных прогнозов лучше вычислять среднюю пропускную способность. Исследуйте несколько одинаковых временных промежутков и вычислите среднее количество выполненных задач.

Представьте, за февраль ваша команда выполнила 20 задач, за март — 18, за апрель — 21. (20+18+21)/3 = 19,6. То есть в среднем ваша команда выполняет 19 задач в месяц. При планировании проекта вы можете опираться на это количество.

Очень важно учитывать только полностью выполненные задачи. Заблокированные и почти выполненные задачи не учитываются в расчете.

Когда задача считается выполненной — решать вам. Выпуск продукта, получение обратной связи от клиентов,  доработка после получения обратной связи — все это может обозначать, что задача выполнена.

Обязательно следите за тем, что вы сравниваете. Если у вас несколько типов работы, у которых разная сложность, рассматривайте их отдельно друг от друга. Так вы сможете получить более точную картину.

Представьте, в вашей команде копирайтеров одному сотруднику нужно написать большую статью для блога, а второму — текст для pop-up, где говорится об ошибке на сайте. Объективно второму понадобится меньше времени на выполнение задачи. То есть эти две работы нельзя сравнивать. В этом случае лучше разделить задачи каждого сотрудника и исследовать пропускную способность исполнителей отдельно.

Как показатель пропускной способности помогает улучшить рабочий процесс

• Информирует о производительности команды

Информацию о пропускной способности можно использовать в разных целях:

1. Когда вы что-то меняете в рабочем процессе, хочется понять, как это на него повлияло. Если вы сделали акцент на ускорении работы команды, показатель пропускной способности поможет отследить изменения.
2. Если выявить пропускную способность каждого сотрудника, можно премировать самых активных или балансировать количество задач, чтобы сотрудники не перегружались.

• Помогает прогнозировать сроки выполнения работы

Заказчик хочет знать, когда его задача будет выполнена. Если вы знаете свою пропускную способность, вам будет проще устанавливать реальные сроки выполнения задачи.

• Позволяет своевременно выявлять проблемы

Команды сталкиваются с проблемами, и владельцу продукта важно вовремя заметить это, чтобы сообщить заказчикам о переносе сроков выполнения и помочь команде решить проблему. Главная задача пропускной способности — контроль рабочего процесса.

График пропускной способности в Kaiten

В Kaiten не нужно проводить сложные расчеты, чтобы узнать пропускную способность. Для этого есть автоматический отчет. Диаграмма показывает, сколько карточек было создано за определенный период и сколько из них было  выполнено.

Благодаря детальной группировке, можно посмотреть, сколько карточек выполнил конкретный сотрудник, как быстро выполнялись задачи определенного типа и разбивку по другим критериям.

Как посмотреть пропускную способность на Накопительной диаграмме потока

Пропускную способность видно на Накопительной диаграмме потока (CFD) — это полезный график, который помогает одним взглядом понять, как идет работа. На диаграмме отображается количество задач на каждом этапе производственного процесса на заданном промежутке времени.

Чтобы увидеть пропускную способность на этом графике, выберите необходимый промежуток времени на диаграмме и посмотрите, сколько задач за это время попало в колонку «Готово».

Подробно о том, как еще можно использовать Накопительную диаграмму потока, мы подробно рассказывали в блоге.

Чтобы точно рассчитать пропускную способность команды, нужно проанализировать несколько временных промежутков и вычислить среднее количество выполненных задач.

Как использовать данные о пропускной способности для улучшения рабочего процесса

Показатель пропускной способности — это командный игрок. Чтобы увидеть полную картину вашего рабочего процесса и менять его в лучшую сторону, нужно следить за другими показателями и применять разные инструменты для организации работы команды.

• Вместе с пропускной способностью отслеживайте время цикла. Это время, за которое рабочая задача проходит жизненный цикл: от начала работы до ее поставки. Показатели пропускной способности зависят от времени цикла: чем оно меньше, тем выше пропускная способность. Время цикла можно увидеть на Накопительной диаграмме потока или на графике в Kaiten.
• Для повышения пропускной способности и уменьшения времени цикла важно, чтобы задачи доходили до колонки «Готово» как можно быстрее. Одна из причин, почему задачи выполняются долго — слишком много одновременно выполняемых задач, когда фокус направлен сразу на несколько рабочих элементов. Чтобы специалист мог сосредоточиться на выполнении уже начатой работы и доведении задачи до «Готово», устанавливайте WIP-лимиты. Это максимальное количество карточек, которое может находиться в работе одновременно. То есть сотрудник не может взять больше задач, чем указано в лимите.
• Также не забывайте исследовать блокировки. Случается так, что задачу невозможно выполнить, пока не решится другая проблема. Всё это время карточка лежит на рабочей доске, и никто не может ее закончить. Это значит, что необходимый продукт не доходит до потребителя, и компания теряет потенциальную прибыль. Так как задачи не достигают колонки «Готово», уменьшатся показатель пропускной способности, а время цикла увеличивается. Очень важно изучать причины блокировок. Если это единичная ситуация, переживать не стоит. Но если блокировки возникают постоянно, необходимо менять что-то в рабочем процессе, иначе продуктивность команды продолжит снижаться.

Не всегда нужно пытаться улучшить пропускную способность. Этот показатель в первую очередь помогает отслеживать изменения в рабочем процессе и прогнозировать скорость работы. Задачи, так или иначе, разные. Важно понимать, какую ценность вы даете клиентам. Иногда лучше сделать несколько очень ценных задач, чем много ненужных. А еще лучше придумать, как создать полезный продукт меньшими ресурсами.