Автоматический перенос задач из Импорт задач из и
Посмотреть инструкцию

Как снизить время блокировок с помощью кластеризации причин блокировок

3 шага, чтобы определить причины блокировок, систематизировать их и уменьшить время простоев в рабочем процессе

кластеризация блокировок, кластеризация блокеров, блокирующие задачи, канбан, kanban, Block resolution time

Заблокированная задача — это задача, над которой сейчас невозможно работать. Нередко они тормозят весь рабочий процесс. Такие задачи выделяются на канбан-доске и остаются на своем месте до момента снятия блокировки. Блокировки могут быть как единичным, так и системным явлением в рабочем процессе. Чтобы найти их причины и снизить время нахождения задач в блоке, можно воспользоваться методом кластеризации блокировок.

Этот метод позволит вам найти самые частые причины блокировок, приоритизировать их и заниматься решением их первопричин, что позволит уменьшить время пребывания задач в блоке.

Шаг 1. Выделить заблокированные задачи и рассортировать их

Начиная кластеризацию причин блокировок, первым делом распределите заблокированные карточки по двум большим группам:

  • внутренние факторы — трудности внутри команды;
  • внешние факторы — независящие от команды трудности.

После этого сформулируйте кластеры причин блокировок и рассортируйте карточки по ним. Например, поводом для приостановки работы над задачей могут стать отсутствие фидбэка, ожидание тестирования, неправильно поставленное техзадание и т.д. Определите с командой список причин, по которым будут блокироваться задачи.

В Kaiten задачу можно заблокировать, если открыть карточку и выбрать соответствующую опцию. В развернувшейся строке напишите причину, по которой карточка была заблокирована. Чтобы сразу распределять задачи по кластерам, вписывайте в строку причины, которые были сформулированы вместе с командой.

кластеризация блокировок, блокирующая задача, канбан,

Помимо этого, в Kaiten можно добавлять карточку-блокер — это задача, из-за которой блокируется выбранная карточка.

кластеризация блокировок, блокирующие задачи, Block resolution time, канбан
Задача «Исправление архитектуры игры» блокирует карточку «Оптимизация сохранений», потому что на текущий момент времени архитектура недоделана.

Шаг 2. Определить, какие блокировки отнимают у команды больше времени

После сортировки задач по группам причин блокировок выясните, на какие задачи команда тратит больше всего усилий. Для этого посчитайте время, которое уходит на заблокированные по разным причинам задачи.

Например, на задачи в кластере «отсутствие фидбэка» уходит 8 дней за выбранный промежуток времени, а блокеры с пометкой «ожидание тестирования» возвращаются в работу быстрее, и на них тратят в среднем 1 день.

В Кайтене есть специальный отчет по заблокированным карточкам — Время разрешения блокировок (Block resolution time). На графике видно, сколько времени карточки находились в блоке, и указана причина. Если задача блокировалась по двум разным причинам, она будет выделена двумя цветами.

отчет по блокировкам, Block resolution time, Время разрешения блокировок
Столбцы показывают, сколько времени каждая карточка была заблокирована. Если навести курсор на столбец, вы увидите название задачи, причину блокировки или название блокирующей карточки.

На графике можно увидеть, как долго и по какой причине были заблокированы карточки, после чего переходить к следующему шагу.

Шаг 3. Приоритизировать блокировки и выяснить их причину

Чтобы не оттягивать силы и внимание участников команды с актуальных задач по проекту, займитесь решением проблем блокировок постепенно. В первую очередь обратите внимание на те группы блокировок, которые больше остальных тормозят рабочий процесс.

После того как вы выбрали кластер, с которым предстоит работать, осталось выяснить причину возникновения кластеров блокировок. Чтобы добраться до корневой причины блокировки, воспользуйтесь методом «5 почему»: спросите «почему?» пять раз, уточняя причину с каждым новым вопросом.

Например. Кластер блокеров звучит так: «неверно поставленное техническое задание».

  1. Почему техзадание неверно поставлено? Потому что результат не соответствовал ожиданиям.
  2. Почему так? Потому что при составлении заданий были допущены ошибки.
  3. Почему? Потому что техзадания не были проверены владельцем продукта и заинтересованными лицами.
  4. Почему? Потому что владелец продукта и заинтересованные лица посчитали, что техзадания могут быть составлены по аналогии с техзаданиями предыдущего проекта и им не нужна дополнительная проверка.
  5. Почему? Потому что владельцем продукта и заинтересованными лицами не были учтены критичные отличия между двумя проектами.

Благодаря ответу в пятом пункте можно сделать вывод, что корневой причиной этого кластера стала попытка скопировать методы работы из предыдущего проекта чтобы ускорить прогресс текущего.

Выяснить причину возникновения группы блокеров гораздо полезнее, чем разбираться со всеми заблокированными задачами по отдельности. Если устранить первопричину, доработка таких задач больше не будет отнимать так много времени.

Поделитесь своим опытом работы в Kaiten
Если хотите рассказать о своем кейсе, управленческом опыте или стать соавтором статьи, напишите нашему редактору d.lebedeva@kaiten.io

Каким будет результат

Вместо вороха заблокированных по разным причинам задач перед командой будет система, благодаря которой все участники смогут увидеть самые частые проблемы в проекте.

Кластеризация поможет упорядочить трудности и работать с каждой из них системно, а не с отдельными задачами. В итоге команда или устранит причину блокировки, или начнет справляться с ней быстрее. Что, в свою очередь, приведет к уменьшению времени нахождения задач в блоке и увеличению производительности.

Успешные компании уже используют Kaiten. Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно.

qiwi сколково abbyy эксмо skyeng home credit додо пицца мегафон

Попробовать

Получите подробную презентацию Kaiten

Укажите email — куда отправить презентацию
Email *
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь получать письма от Kaiten, и также соглашаетесь с  условиями обработки персональных данных.