Лучшие приложения для заметок: как выбрать инструмент под свои задачи

Kaiten

Управляйте задачами, проектами и командой в одном месте

Попробовать бесплатно

Представьте: на планерке родилась важная идея. Вы записали ее в заметки на телефоне, договоренности — в Google Docs, а сроки — в бумажный блокнот. А через неделю, когда нужно собрать все для презентации руководству, вы понимаете, что информация разбросана по трем разным местам. Приходится тратить часы на поиски, а половину данных — вспоминать по памяти.

Если узнаете себя, то пора разобраться с инструментами. В этой статье разбираем приложения для заметок — от простых блокнотов до командных инструментов — и сравниваем их с точки зрения сценариев использования, ограничений и практической пользы.

Что такое приложение для заметок

Сервис для заметок — это программа для записей, идей, списков, конспектов или черновиков. Одни приложения работают как обычные блокноты. Другие — как полноценные системы со связями между записями, тегами и совместной работой. 

Программы для заметок удобно классифицировать по сценариям использования:

• простые блокноты — для быстрых записей и списков;
• приложения для заметок и планирования — когда заметки связаны с задачами и дедлайнами;
• инструменты для работы со знаниями — с иерархией, ссылками и структурой;
• командные решения — где заметки используются совместно.

Ниже мы разберем сервисы, которые подходят под разные задачи, и покажем, какие возможности, преимущества и ограничения они имеют. 

P.S. Мы перечислили сервисы в произвольном порядке — это не рейтинг, а наш субъективный взгляд.

Kaiten

Сервис для управления командной работой, в котором есть отдельный раздел «Документы» для текстовой информации. В нем можно вести заметки, фиксировать договоренности по встречам, оформлять инструкции и собирать базу знаний.

Если заметки регулярно превращаются в задачи (или наоборот — к задачам нужен контекст), Kaiten экономит время на переключениях: записали итоги планерки → сразу разложили по карточкам; сделали инструкцию → привязали к проекту; зафиксировали решение → оно не потерялось в чате.

Возможности

• Структура документов. Документы и заметки можно структурировать по папкам и привязывать к рабочим пространствам.
• Расширенный текстовый редактор. Встроенный редактор поддерживает расширенное форматирование: заголовки трех уровней, цвет текста и фона, чек-листы, таблицы, раскрывающиеся блоки, колонки, оглавления и плашки. 
• Автоматическое оглавление. Содержание документа формируется автоматически. Удобно ориентироваться в информации.

• Работа с вложениями и медиа. В заметки можно добавлять изображения, видео, код и другие вложения.
• Визуальные схемы и диаграммы. Доступен встроенный редактор Draw.io для создания диаграмм и схем прямо в заметке.
• Совместное редактирование и комментарии. Несколько человек могут редактировать текст одновременно, оставлять комментарии и упоминать коллег через @. 
• Гибкие права доступа. Для документов и заметок можно настраивать уровни доступа для разных пользователей.
• ИИ-инструменты для работы с текстом. Встроенный ИИ-редактор помогает редактировать и дорабатывать тексты.
• Российская платформа. Полностью российский сервис, без зависимостей от зарубежных вендоров. Входит в реестр отечественного ПО. 
• Доступ с разных устройств. Есть веб-версия, а также приложение для iOS и Android. 

Ограничения

• Если вам нужен простой блокнот для быстрых записей, Kaiten может оказаться избыточным — это полноценный сервис для управления задачами и командами. 

Цена

Бесплатный тариф до 5 пользователей. Платные тарифы — от 185 ₽/мес за пользователя.

Kaiten — российский сервис для совместной работы. Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, цели, сотрудники, документы, переписки, отчеты, заявки.

Попробовать бесплатно

Yonote

Российское приложение для тех, кому нужен простой цифровой блокнот: записать мысль, разложить по папкам, найти через неделю. Без сложных настроек и функций, которые не будете использовать. Подходит для базовых сценариев: идеи, конспекты, списки дел, наброски. Но по мере роста объема данных становится понятно, что сервис рассчитан именно на простоту, а не на масштаб.

Возможности

• Разделение личных и командных материалов. Можно вести личные заметки и планы отдельно от командных материалов.
• Структурированные текстовые заметки. Поддерживается создание заметок с заголовками, списками и форматированием текста, а также добавление изображений, других медиафайлов, кода и ссылок.
• Повторное использование контента. Один и тот же фрагмент текста можно вставлять в разные материалы и редактировать централизованно — изменения применяются во всех связанных документах.
• ИИ-инструменты для работы с текстом. Встроенный ИИ-ассистент помогает редактировать и дорабатывать заметки.
• Инструменты планирования и организации внутри заметок. Доступны списки, таблицы, календари, теги и приоритеты для организации информации.
• История изменений и версии. Сохраняется история правок: можно посмотреть, кто и когда вносил изменения, и при необходимости вернуться к предыдущей версии документа.
• Интеграции с внешними сервисами. Поддерживаются интеграции с Telegram, GitHub, Figma, Google Docs, YouTube и другими сервисами.
• Российская платформа. Сервис полностью российский без зависимостей от зарубежных вендоров, входит в реестр отечественного ПО.

Ограничения

• Есть только веб-версия. Нет приложения для ПК и мобильных устройств. Но можно вывести на рабочий экран через ярлык. 
• Для нескольких проектов придется оформлять платную подписку.
• Некоторый функционал еще находится в разработке — например, диаграмма Ганта и автоматизация записей. 

Цена

Бесплатный тариф для команд до 5 человек без лимита на количество документов, но с ограничением в 10 досок и 5 Гб для хранилища данных. Платные возможности — от 149 ₽/мес за пользователя. 

Evernote

Универсальное приложение для заметок, которое поддерживает разные типы контента: заметки, веб-страницы, изображения, файлы. Это вариант для тех, кто накапливает много материалов и потом регулярно к ним возвращается.

Главное преимущество — поиск по архиву, в том числе по вложениям и картинкам. Но функционал бесплатной версии ограничен. Большая часть полезных опций доступна только в enterprise-подписке. 

Возможности

• Привычный текстовый интерфейс. Интерфейс приложения напоминает классический текстовый редактор, поэтому пользователям не потребуется много времени на привыкание.
• Иерархия заметок и теги. Заметки объединяются в блокноты, блокноты — в стопки, а теги используются для сквозной классификации.
• Расширенный поиск по архиву. Поиск работает по тексту заметок, PDF-файлам и изображениям, поддерживает фильтры и сохраненные поисковые запросы.
• Сохранение материалов из интернета. Инструмент Web Clipper позволяет сохранять веб-страницы целиком,  а также отдельные фрагменты или ссылки, и добавлять их в заметки.
• Совместная работа и доступы. Можно делиться заметками, редактировать их совместно и управлять правами доступа.
• Сканирование и распознавание текста. Доступны инструменты для сканирования документов и OCR-распознавания текста.
• Кроссплатформенный доступ. Есть приложения для Windows, macOS, Linux, iOS и Android, а также веб-версия.

Ограничения

• Большая часть функциональности доступна только в платных тарифах. 
• Если требуется программа для личных заметок, то сервис может быть избыточен.
• Прямая оплата с российской карты недоступна.

Цена

Есть бесплатный тариф: максимум 3 устройства и 1000 заметок без доступа к новому ИИ-функционалу и синхронизации с другими устройствами. Минимальная стоимость подписки Advanced — $250/год. 

Obsidian

Сервис для продвинутых пользователей: заметки в Markdown, локальное хранение, гибкая структура. Obsidian подходит, когда нужно не просто записать информацию, а выстроить целостную систему — связывать заметки, делать перекрестные ссылки, собрать граф связей. Удачное решение для длинных текстов, баз знаний, конспектов и исследовательских заметок. 

При этом Obsidian требует времени на освоение. Это не формат «открыл и начал писать», а инструмент, который раскрывается постепенно. 

Возможности

• Локальное хранение данных. Все заметки хранятся в виде Markdown-файлов, без привязки к облачным серверам.
• Офлайн-доступ к записям. Работа с заметками возможна без подключения к интернету.
• Гибкая настройка интерфейса. Доступна кастомизация тем, цветов, шрифтов и расположения элементов интерфейса — можно полностью подстроить под себя.
• Шаблоны для типовых заметок. Использование готовых шаблонов  для однотипных записей — дневников, конспектов, карточек знаний — в один клик.
• Расширение функциональности через плагины. Поддерживается более 1500 плагинов для добавления календарей, трекеров, расширенного поиска, публикации в Git и других функций.
• Пользовательское сообщество. Вокруг сервиса сформировано активное сообщество пользователей и разработчиков.
• Кроссплатформенный доступ. Доступны приложения для Windows, macOS, Linux, iOS и Android.

Ограничения

• Синхронизация между устройствами требует сторонних решений (например, iCloud, Google Drive или Git). Официальный сервис Obsidian Sync является платным.
• Obsidian не предназначен для хранения больших фото- или видеоархивов.
• Нет возможности редактировать одну заметку одновременно с коллегами в реальном времени.
• Многие важные функции (календарь, канбан-доски, таблицы) добавляются только при помощи плагинов.
• Для комфортной работы нужно понимать базовый синтаксис Markdown-разметки. Пользователям, привыкшим к классическим текстовым процессорам (Word), формат может показаться непривычным.

Цена

Бесплатно для 1 аккаунта: полный доступ ко всем основным функциям, графу, плагинам и темам без ограничений по количеству заметок. 

Есть платные дополнения: Obsidian Sync ($4) — официальный сервис для безопасной синхронизации заметок между устройствами, Obsidian Publish ($8) — сервис для трансформации заметок в публичный веб-сайт. Для поддержки разработчиков на добровольной основе можно внести взносы Commercial License ($50/год за пользователя) и Catalyst License (от $25 разово). За это вы получите доступ к инсайдерским бета-версиям приложения и специальные значки в сообществе.

Zoho Notebook

Удобный визуальный блокнот для повседневных записей. Заметки оформлены «карточками»: текст, чек-листы, ссылки, изображения. Подходит, когда вы хотите вести аккуратные заметки без сложной системы. Приложение умеет распознавать рукописные тексты, а к заметкам можно прикреплять аудиосообщения и файлы. 

Возможности

• Карточный формат заметок. Заметки представлены в виде карточек разных типов: текст, чек-листы, аудио, фото и файлы, что упрощает быстрый просмотр и навигацию.
• Защита заметок. Отдельные заметки можно защитить паролем или с помощью Face ID / Touch ID.
• ИИ-инструменты для работы с заметками. Доступен ИИ-ассистент для обработки и доработки заметок.
• Интеграция с экосистемой Zoho. Сервис ориентирован на пользователей, уже работающих с продуктами Zoho.
• Кроссплатформенный доступ. Приложение доступно на iOS, Android, macOS, Windows, Linux, а также через веб-браузер.
• Пробный период. Доступен триальный период для платной подписки.

Ограничения

• Интерфейс заточен под короткие заметки-карточки. Работа с объемными документами может сопровождаться задержками.
• Приложение отлично работает внутри экосистемы Zoho, но имеет меньше связей с внешними инструментами.
• Прямая оплата с российской карты недоступна.

Цена

Сервис полностью бесплатен для личного использования (не более 2 Гб на пользователя, каждый файл — не более 100 Мб) и не ограничивает количество устройств для синхронизации.

Однако продвинутые опции — такие как ИИ-ассистент, распознавание текста на фото, история версий заметок (до 1000 версий) и расширенное хранилище — доступны только в платной подписке Notebook Pro от US$1.67/мес за пользователя.

TickTick

Таск-менеджер, в котором заметки используются как часть планирования. В сервисе удобно фиксировать короткие записи, идеи и комментарии к задачам, использовать чек-листы и базовое форматирование Markdown. Приложение подходит для повседневных заметок, но не рассчитано на работу с длинными текстами, сложной структурой или базой знаний. 

Возможности

• Поддержка Markdown. Текст можно форматировать с помощью заголовков, списков, ссылок и базовых элементов Markdown-разметки.
• Группировка заметок по темам. Заметки можно объединять с помощью тегов для удобной навигации.
• Шаблоны для типовых записей. Доступны готовые шаблоны для ежедневников, заметок по встречам и рабочих отчетов.
• Автоматические сводки задач. Функция Summary автоматические собирает выполненные задачи за день или неделю и позволяет вставлять их в заметку.
• Работа с вложениями. К заметкам можно прикреплять изображения, аудио и файлы.
• Инструменты продуктивности. В сервисе доступны таймер Pomodoro и трекер привычек.
• Кроссплатформенный доступ. Приложение доступно для Windows, macOS, Linux, iOS и Android, также есть веб-версия.

Ограничения

• При большом количестве заметок навигация становится менее удобной из-за отсутствия связей между записями.
• В бесплатном тарифе доступно минимальное количество вложений, а часть визуальных инструментов недоступна.
• Отсутствуют двунаправленные ссылки и визуальные связи, поэтому сервис не подходит для ведения базы знаний.
• Прямая оплата с российской карты недоступна.

Цена

Бесплатно — только базовые функции, среди которых создание и редактирование заметок, а также трекер привычек. Premium — от $35.99 в год. 

Google Keep

Простое и легкое приложение для быстрых заметок, интегрированное с вашим Google-аккаунтом. Списки, короткие заметки, напоминания — все в пару кликов и с синхронизацией через Google.

Хорош как карманный блокнот, но не как основная система: в сервисе нет инструментов для структурирования информации, связей между заметками и работы с длинными или системными записями.

Возможности

• Интеграция с экосистемой Google. Keep работает через Google-аккаунт и интегрирован с Google Docs, Calendar и другими сервисами компании.
• Минималистичный интерфейс. В приложении минимум элементов и настроек — легко освоить без инструкций и привыкания.
• Автоматическая синхронизация. Заметки синхронизируются между устройствами и доступны на всех платформах.
• Бесплатный доступ. Все функции доступны без подписки и тарифных ограничений.

Ограничения

• Минимальные возможности форматирования: доступны только ярлыки и цветовые метки — этого недостаточно для системной работы с заметками.
• При большом количестве записей становится сложно ориентироваться и находить нужное.
• В Google Keep нет папок, вложенных структур и связей между заметками.

Цена

Бесплатно, нужен аккаунт в Google Workspace.

WEEEK

Cервис для управления задачами и проектами, который дополнительно можно использовать для заметок. В платформе есть отдельный модуль для работы с текстом для фиксирования договоренностей, кратких инструкций и итогов встреч — прямо в контексте проектов и задач.

При этом заметки здесь выступают скорее вспомогательным инструментом. Если нужен полноценный блокнот для длинных текстов, сложной структуры или базы знаний, WEEEK может не подойти — в таких сценариях лучше использовать специализированные приложения.

Возможности

• Базовый текстовый редактор. Доступен редактор с заголовками, списками, таблицами и эмодзи. В заметки можно добавлять изображения, файлы, фрагменты кода и схемы.
• Организация материалов по папкам. Заметки и документы можно структурировать с помощью папок для хранения проектной документации.
• Ссылки и упоминания. Заметки поддерживают внутренние ссылки и упоминания коллег через @.
• Совместное редактирование. Несколько пользователей могут одновременно работать над одним документом.
• Публикация документов. Часть материалов можно опубликовать и использовать как внешнюю базу знаний, например для справки или FAQ.
• Кроссплатформенный доступ. Доступны веб-версия, приложения для Windows и macOS, а также мобильные приложения для Android и iOS.
• Российская платформа. Сервис полностью российский без зависимостей от зарубежных вендоров. Входит в реестр отечественного ПО.

Ограничения

• Не специализирован под заметки. В первую очередь WEEEK — таск-менеджер и CRM. 
• В мобильном приложении доступен не весь функционал веб-версии, что стоит учитывать при работе с документами на ходу.

Цена

Есть бесплатный тариф до 5 человек. Максимум — 100 документов. Платные тарифы с безлимитом на документы — от 199 ₽/мес за пользователя.

ЛидерТаск

Российский планировщик, где заметки работают как часть системы управления задачами. Подойдет, если вы фиксируете идеи и сразу превращаете их в действия: заметки можно использовать как комментарии к задачам, конспекты встреч и личные записи.

Плюс — регулярные заметки можно сделать повторяющимися задачами. Минус — заметки не рассчитаны на длинные текстовые заметки и сложную структуру.

Возможности

• Связь заметок с задачами и проектами. Заметки интегрированы с задачами, проектами и календарем.
• Структурированные записи в проектах. В рамках проектов можно создавать списки и структурированные текстовые записи.
• Работа с вложениями. К заметкам можно прикреплять изображения, файлы и другие вложения.
• Синхронизация между устройствами. Данные синхронизируются между мобильными приложениями и веб-версией.
• Иерархическая структура заметок. Можно выстроить иерархию заметок, например: проект → этап → идеи → отдельная запись.
• Сквозной поиск по заметкам. Поиск работает по названиям и описаниям и охватывает все записи.
• Цветовое выделение заметок. Важные заметки можно выделять цветом для удобной навигации.
• Российская платформа. Сервис полностью российский без зависимостей от зарубежных вендоров. Входит в реестр отечественного ПО.

Ограничения

• Возможности оформления заметок базовые: нет полноценного Markdown, расширенных блоков, таблиц и подобных элементов.
• Заметки встроены в систему таск-менеджмента — сервис может быть избыточным, если требуется простой блокнот. 

Цена

Есть бесплатная версия для одного устройства без возможности синхронизации. Платные тарифы — от 3199 ₽/год.

Singularity App

Российское приложение для личной продуктивности: заметки дополняют задачи и планирование. Подходит для коротких записей в рабочем контексте — итоги планерок, идеи, договоренности, комментарии к задачам. В Singularity есть синхронизация между устройствами, трекер привычек и Telegram-бот для быстрого добавления заметок. 

Возможности

• Заметки в контексте проектов. Заметки встроены в проекты: проект можно использовать как блокнот и вести записи рядом с задачами.
• Быстрое добавление через Telegram. Доступен Telegram-бот для добавления заметок с распознаванием дат и тегов, а также поддержкой пересылки сообщений.
• Синхронизация между устройствами. Заметки можно синхронизировать сразу на нескольких устройствах.
• Инструменты личной продуктивности. В приложении доступны календарь, напоминания, чек-листы, таймер Pomodoro и трекер привычек для повседневной работы.
• Российская платформа. Сервис полностью российский без зависимостей от зарубежных вендоров. Входит в реестр отечественного ПО.

Ограничения

• Синхронизация и часть продвинутых функций доступны только по платной подписке.
• Как простой блокнот для заметок может быть избыточен из-за набора функций продуктивности. 

Цена

Есть бесплатная версия для одного устройства, без Telegram-бота для добавления заметок и напоминаний. Версия Pro — от 209 ₽/мес при оплате за год.

Яндекс Заметки

Простой онлайн-блокнот, встроенный в сервис Яндекс.Диск: заметки сохраняются в облаке, автоматически синхронизируются и становятся доступны в браузере или в приложении на Android и Windows (через Яндекс.Диск). 

Сервис рассчитан на быстрые записи без сложного форматирования: идеи, списки дел или покупок, короткие тексты и небольшие планы. Работает «из коробки»: все, что нужно — авторизоваться по Яндекс ID. Также есть возможность начать запись на одном устройстве и продолжить на другом. 

Возможности

• Бесплатный доступ. Сервис доступен без оплаты для всех владельцев Яндекс ID, заметки хранятся в облаке.
• Интеграция с экосистемой Яндекса. Приложение разработано и поддерживается компанией Яндекс и интегрировано с сервисами Яндекс.Диска.
• Российская платформа. Сервис является российским и не зависит от зарубежных вендоров.

Ограничения

• Редактор поддерживает только базовое форматирование текста (жирный, курсив, списки) и вставку изображений (в одной записи — до 40 картинок) и не предлагает расширенных опций для продвинутой работы с контентом.
• Нет отдельного iOS-приложения Яндекс.Заметок — работа возможна через браузер и через приложение «Яндекс.Диск» для Windows и Android. 

Цена

Бесплатно. Требуется аккаунт Яндекс ID для доступа и синхронизации.

Заметки Mail

Простой сервис для коротких записей в экосистеме Mail.ru. Подойдет для базовых сценариев «записал — сохранил — иногда вернулся». Есть шаблоны и встроенная нейросеть, которая поможет генерировать тексты.

При этом по возможностям структурирования и масштаба сервис ограничен: сложные иерархии и большую систему заметок здесь не построить.

Возможности

• Бесплатный доступ. Сервис полностью бесплатный. Для использования требуется аккаунт Mail.ru или VK ID.
• Готовые шаблоны заметок. Доступны шаблоны для целей, идей, SMART-задач и других типовых сценариев.
• ИИ-инструменты для работы с текстом. Встроенная нейросеть помогает генерировать и переформулировать текст.
• Группировка заметок по меткам. Заметки можно объединять по темам с помощью меток.
• Базовый текстовый редактор. Редактор поддерживает заголовки двух уровней, цветовое выделение, маркированные списки, чек-листы и вставку изображений.
• Доступ с разных устройств. Доступна веб-версия, а также приложения для Android и iOS. 
• Российская платформа. Сервис полностью российский и не зависит от зарубежных вендоров.

Ограничения

• В сервисе нет сложной структуры: отсутствуют вложенные иерархии, связи между заметками.
• Редактор рассчитан на простой текст и базовые сценарии. 

Цена

Бесплатно, нужен аккаунт в Mail.ru или VK ID.

Bear

Приложение для macOS и iOS с поддержкой Markdown. Подходит для длинных заметок, черновиков, статей и конспектов: интерфейс не отвлекает от письма, а система тегов наводит порядок без сложной иерархии.

Ключевое ограничение — привязка к экосистеме Apple. Если вы работаете на Windows или Android, либо если вам нужны инструменты для командной работы, Bear вряд ли подойдет в качестве основного сервиса.

Возможности

• Система вложенных тегов. Вместо папок используется система вложенных тегов (например, #работа/проект1). Одна заметка может относиться сразу к нескольким категориям. 
• Расширенная поддержка Markdown. Поддерживается расширенный Markdown (CommonMark), включая таблицы, чек-листы, сноски и математические формулы.
• Работа с вложениями и рукописными заметками. В заметки можно добавлять изображения, PDF-файлы и другие вложения; доступно рисование с помощью Apple Pencil.
• Экспорт заметок. Заметки можно экспортировать в PDF, HTML, DOCX, JPG, ePub и другие форматы.
• Приватность и защита данных. Синхронизация выполняется через iCloud, данные зашифрованы, отдельные заметки можно дополнительно защитить паролем.

Ограничения

• Привязан к экосистеме Apple. Приложение доступно только на macOS, iOS и iPadOS; веб-версия находится в бета-стадии, а версий для Windows и Android на данный момент нет.
• Синхронизация между устройствами доступна только по подписке Bear Pro. В бесплатной версии приложение можно использовать на одном устройстве.
• В сервисе нет инструментов для совместного редактирования в реальном времени.
• Прямая оплата с российской карты недоступна.

Цена

В бесплатной версии приложение можно использовать только на одном устройстве — синхронизация недоступна. Подписка Pro стоит $2.99 в месяц или $29.99 в год и открывает синхронизацию через iCloud, поиск по содержимому заметок и PDF-файлам, а также неограниченный экспорт заметок в разные форматы.

Simplenote

Минималистичный сервис для текстовых заметок с акцентом на скорость, синхронизацию и отсутствие лишних функций. Приложение позиционируется как простой и надежный инструмент для коротких записей, набросков, списков, фиксации мыслей, где заметки доступны на всех устройствах и не зависят от платных тарифов или экосистем конкретного вендора. 

Для решения комплексных задач сервис не подойдет, потому что в нем отсутствуют инструменты для структурирования информации, работы с длинными документами и выстраивания связей между заметками.

Возможности

• Полностью бесплатный доступ. В сервисе нет платных подписок, рекламы и функциональных ограничений.
• История версий заметок. Для каждой заметки сохраняются предыдущие версии с возможностью отката через временную шкалу.
• Форматирование через Markdown. Текст форматируется с помощью Markdown с предпросмотром результата.
• Совместный доступ и публикация. Заметками можно делиться для совместного редактирования или публиковать их по публичной ссылке.
• Кроссплатформенный доступ. Доступны приложения для Windows, macOS, Linux, iOS и Android, а также веб-версия.

Ограничения

• Нельзя добавлять изображения, файлы, аудио или другие вложения — сервис рассчитан исключительно на текст.
• Вместо папок используется только система тегов и закрепление заметок — сложно работать с архивом.
• Заметки не шифруются на сервере, поэтому сервис не рекомендуется для хранения конфиденциальных данных.

Цена

Полностью бесплатный сервис, требуется регистрация через email.

Сравнительная таблица сервисов для заметок

Внизу — наглядная таблица с ключевыми критериями, по которым мы сравнили приложения для заметок.

Как выбрать сервис для заметок

Сначала определите, зачем вам заметки: «быстро записать идеи и не потерять их» или «вести систему, к которой регулярно возвращаюсь». 

• Если нужны быстрые заметки «на бегу»

Выбирайте минималистичные сервисы: Google Keep, Яндекс Заметки, Simplenote. Они не требуют настройки, максимально просты в использовании, но почти не помогают с порядком, когда записей становится много.

• Если заметки — часть личной продуктивности (планы, дедлайны, привычки)

Подойдут приложения, где заметки живут рядом с задачами: TickTick, Singularity, ЛидерТаск. Здесь удобно фиксировать мысли и идеи, но они не рассчитаны на сложную иерархию записей и работу со связанными заметками. 

• Если вы пишете много и возвращаетесь к заметкам как к «второй памяти»

Посмотрите в сторону сервисов Obsidian или Bear (если вы в экосистеме Apple). Приложения подходят для конспектов, черновиков и системных записей, но придется потратить время на настройку.

• Если заметки нужны команде и должны быть рядом с работой

Обратите внимание на решения, где записи не оторваны от процессов: Kaiten или WEEEK. Сервисы подойдут, когда заметки — это договоренности, итоги встреч и инструкции, которые должны сразу попадать в работу.