Разделяй и властвуй: как управлять большими командами и не сойти с ума
И что делать, если вы тратите часы на клики для выдачи и отзыва доступов в команде
Если фраза «выдать/изменить доступы для 50 человек» вызывает нервный тик — пора выбираться из административного хаоса. Стоит использовать инструмент, который поможет вернуть прозрачность и управлять большими командами в пару кликов — модуль «группы пользователей». Как его внедрить и в чем его польза — рассказываем в статье.
Проблемы управления большими командами
Для организации работы над проектом и распределения задач многие команды используют Kaiten или другой таск-трекер. Так проще расставлять приоритеты, контролировать прогресс и назначать ответственных за выполнение.
В маленькой команде из 5-10 человек легко решить любой вопрос и найти ответственного за задачу. Сотрудники видят свои карточки и доски, руководители быстро решают проблемы и настраивают доступы.
Каждого нового работника нужно добавлять на пространство и доски, выдавать ему доступы и права, поставить задачи. Когда в команде больше 100 человек — управление доступами может занимать большую часть рабочего времени. При этом легко ошибиться, выдать не те полномочия или не добавить человека на нужную доску.
Если сотрудник уволится или перейдет на другую роль — нужно вручную отозвать или поменять его права, поставить ему новые задачи или сменить в них ответственного. Чем больше досок и задач — тем сложнее и больше времени занимает эта простая работа.
Так появляются сложности, которые мешают эффективно двигаться вперед:
Чтобы минимизировать риски, снизить хаос и быстрее добиваться поставленных целей, можно использовать инструменты для управления задачами, один из них — модуль «Группы пользователей» в Kaiten. Рассказываем, как это работает.
Что такое «Группы пользователей» в Kaiten
Модуль «Группы пользователей» — это отдельная функция, которую можно подключать в платных тарифах сервиса. С его помощью можно управлять большими командами — создавать разные группы сотрудников по направлениям или отделам, контролировать их доступ к информации, настраивать роли и доступы сразу для множества пользователей.
Какие задачи помогает решить модуль:
- Сегментация сотрудников. Чтобы не выдавать доступ каждому специалисту отдельно, в таск-трекере можно собрать группы пользователей по отделам, командам или ролям. Чтобы у всей команды открылся доступ к новой доске — соберите группу и добавьте ее на доску.
- Управление правами доступа. С помощью групп можно выдавать доступ к доске или карточкам сразу всем участникам, назначать задачи.
- Быстрое включение новых сотрудников. Когда администратор добавит нового участника проекта в группу, у него сразу появятся все нужные для работы доступы.
- Деактивиция прав и доступов. Если специалист увольняется или переходит в другой отдел, можно просто удалить его из группы пользователей. Так у него больше не будет иметь доступ к конфиденциальной информации.
Если использовать модуль «Группы пользователей», станет проще управлять большой командой — вы будете уверены, что всем сотрудникам выдан нужный доступ и назначены задачи.
Как распределить роли и не сойти с ума
Сначала стоит продумать роли и уровни доступа для них, создать группы и потом добавить в них пользователей. Рассказываем по этапам, как нужно действовать.
Определите роли. Задокументируйте функции и задачи, которые выполняют специалисты. Подумайте, какие стандартные права понадобятся для каждой роли в проекте. В Kaiten есть 5 ролей пользователей:
Создайте группы сотрудников по:
- отделам или задачам — разработка, команда маркетинга;
- проектам — продукт «Альфа», продукт «Бета»;
- уровням доступа — наблюдатели-стейкхолдеры, руководители, которые согласуют результат.
Добавьте пользователей. Добавьте каждого сотрудника в одну или несколько групп в соответствие с его ролями и командами.
Настраивайте доступ к доскам и пространствам. Добавьте группу и выберите роль сразу для всех ее участников.
Вы можете добавить группу разработчиков на доску проекта «Альфа» и выдать им роль «Редактора», а затем добавить группу стейкхолдеров с ролью «Наблюдатель». Больше не нужно «бегать» по доскам для выдачи доступов одному человеку или тратить часы на добавление новых сотрудников к нужным пространствам.
За счет чего модуль «Группы пользователей» упростит работу в больших командах:
- Скорость. Вместо добавления 50 разработчиков вручную и выставления каждому роли «Редактор», вы один раз добавляете группу «Разработчики backend» и выбираете для нее роль «Редактор».
- Управление. Если нужно дать права администратора всем разработчикам еще на одной доске — это можно сделать в несколько кликов. Поменяйте роль сразу у группы и права обновятся у всех ее участников.
- Снижение ошибок. Снижается риск выдать не те права или забыть отозвать доступ.
- Прозрачность. Легко понять, почему у пользователя есть доступ — потому что он состоит в определенной группе.
Система управления проектом легко масштабируется вместе с компанией, поэтому вы сможете построить понятную и управляемую систему прав доступа в организации любого размера.
Как компаниям использовать модуль «Группы пользователей»
Когда в команду приходит новый сотрудник, администратору нужно добавить его вручную на 2, 5, 10 или даже 20 досок, и на каждой выставить правильную роль — например, редактора или наблюдателя.
Поэтому в Kaiten появился модуль, где можно управлять доступом на уровне групп, а не отдельных пользователей.
Множество крупных компаний используют Kaiten и модуль для управления группами пользователей. Например, руководители, кооператива «РАД КОП» организовали 23 пространства и настроили гибкую систему разграничения доступов к данным. Так в каждый круг передается только информация по лидам, которые в нем обрабатывают.
Затем появились планы по развитию модуля в Kaiten:
- Управление распределенной командой. Если у компании несколько офисов, филиалов или много отделов, им нужно выдавать доступ к доскам целым подразделениям. Например, нужно было дать всей команде маркетинга из Новосибирского филиала доступ к их локальным проектам, а команде разработки из Москвы – к своим.
- Быстрая настройка доступа для подрядчиков/внешних специалистов. Если на проекте работают фрилансеры, им нужно выдать временный доступ к конкретной доске или карточкам, а после окончания проекта — забрать.
- Создание групп «Back-end», «Front-end», «Маркетинг», «Продажи». Если у компании несколько повторяющихся в разных проектах ролей или команд внутри компании, они создают группы вроде «Backend разработчики» и «Отдел продаж» и настраивать для них права так, чтобы потом оставалось добавлять/удалять сотрудников в группу, а не настраивать их для каждой доски.
Внедрение и развитие «Групп пользователей» принесло те результаты, на которые рассчитывали клиенты: сокращение времени на администрирование, уменьшение ошибок при назначении задач или повышение прозрачности внутри проекта.
Как начать пользоваться «Группами пользователей» в Kaiten
Подключаем модуль, создаем группы, добавляем пользователей и управляем «Группами пользователей». С помощью модуля можно назначить роли командам и отделам, дать уникальные права отдельным администраторам, настроить фильтры так чтобы находить сотрудников по их должности или отделу.
Подключение модуля
На бесплатном тарифе этот модуль недоступен. Чтобы получить к нему доступ, нужно перейти на любой платный тариф, например, Pro. Тогда вам будет доступно подключение дополнительных модулей, среди которых «Группы пользователей».
Если вы уже используете платный тариф — подключите дополнительный модуль «Управление группами».
Создаем новую группу пользователей
После подключения модуля появится группа «все пользователи компании». Всем участникам группы будет поступать общая информация, регламенты и новости базы знаний.
Чтобы создать новую группу, откройте меню → администрирование → пользователи → группы → кнопка «Создать новую группу».
Затем создайте понятное название для новой группы пользователей и выдайте нужные доступы.
Чтобы определенные права появились только у одного из участников группы, лучше создать отдельную группу администраторов с расширенными возможностями.
Пример. У всего отдела контента может быть право комментировать карточки на доске, у заказчика — просматривать доску, у руководителя — создавать и редактировать карточки.
Как добавить пользователей и выдать им роли
Чтобы в большой компании дать доступ новому сотруднику к доске или карточке, нужно добавить его в соответствующую группу:
Так пользователь получит все права, назначенные этой группе на всех пространствах.
Вы также можете назначать администраторов, которые будут просматривать, добавлять и удалять участников групп:
- в разделе администрирование перейдите во вкладку «Группы»;
- выберите нужную группу и перейдите во вкладку «Администраторы»;
- добавьте нужного сотрудника.
Как настраивать права доступа и фильтры
Вы можете регулировать права доступа к административным функциям и пространствам. Откройте группу → «Настройки» → «права доступа», выберите нужные разделы.
Так можно выдать пользователю права на создание пользовательских полей в карточках и приглашение новых сотрудников в аккаунт компании.
В административном разделе «Дерево сущностей» есть фильтры — они помогут быстро найти все элементы в аккаунте, которые соответствуют нужным параметрам.
Вы можете быстро найти всех пользователей с определенной ролью или в нужной группе:
Еще с помощью «Дерева сущностей» можно быстро менять роли сразу в разных рабочих элементах:
- кликните на кнопку «Массовые действия»;
- выберите сущности, для которых нужно изменить роль;
- укажите, какую роль и на какую нужно поменять.
Советы по оптимизации структуры групп
Чтобы эффективно и прозрачно управлять проектом, нужно:
- давать понятные названия по типу команды, проекта или функции;
- формировать группы для постоянных команд и сквозных ролей с общими доступами («Разработка», «Маркетологи»);
- проверять состав участников и выданные права.
- ограничить число администраторов, чтобы не допустить хаоса и дублирования групп.
Модуль «Группы пользователей» — не просто дополнительная функция, а стратегический инструмент, который помогает автоматизировать рутину выдачи доступов и создать прозрачную структуру команд. С его помощью работа проекта становится более эффективной и безопасной.
