Как основатель «Школы Канбана» построил операционку своих проектов вокруг Кайтена
В статье разбираем рабочее пространство Agile-коуча и эксперта по Канбан-методу с 10-летним стажем
Показать, как работает Кайтен?
Игорь Филипьев — Delivery Lead, основатель «Школы Канбана» и 1 из первых пользователей Кайтена. За 9 лет он успел использовать систему в самых разных сценариях: обучал в ней команды, переводил процессы с Jira, а со временем собрал в 1 пространстве работу над тренингами, подкастом, книгой и не только.
Разбираем, как Кайтен стал для Игоря не просто таск-трекером, а основой для работы над всеми своими проектами.
Знакомство с Кайтеном было целых 10 лет назад
Игорь Филипьев начинал с управления проектами в IT и собственной веб-студии. А в 2016 году его затянуло в мир Agile — Scrum, Канбан, коучинг команд. С тех пор он и работает в этой сфере.
Примерно в то же время Игорь впервые услышал про Кайтен. Это случилось на тренинге в 2016 году. На тот момент продукт существовал всего пару лет, поэтому по возможностям сильно отличался от текущей версии. Но уже тогда в Кайтене были вещи, которых Игорю не хватало в Jira:
«Меня зацепили возможности визуализации Канбан-системы — наличие подколонок, дорожек, WIP-лимитов. В 2016–2017 годах я работал с Jira, и сделать в ней нормальную Канбан-доску было нереально. Поэтому Кайтен привлек меня в первую очередь именно инструментами визуализации», — Игорь Филипьев, Delivery Lead и основатель «Школы Канбана».
1 из основателей Кайтена создал Игорю первую учетную запись. Поначалу Игорь использовал систему в легком режиме — для ведения блога и личных заметок. Главный интерес на тот момент вызывали метрики: графики, спектральные диаграммы, отчеты по скорости выполнения задач. Игорь экспериментировал с ними и изучал возможности инструмента.
Первое серьезное применение системы: проверка отчетов
Интерес к отчетности со временем перерос в нечто большее — Игорь стал использовать аналитику Кайтена как экспертный инструмент. В одной из компаний, где он работал, система управления задачами не имела готовых отчетов.
Команда отслеживала процессы через шаблон в Excel — и вроде бы все работало. Но Игорю хотелось убедиться, что шаблон считает правильно, поэтому он параллельно выгружал все карточки из рабочей системы и загружал их к себе в Кайтен.
«Сверял цифры, смотрел на графики, проверял, совпадает ли картина. Кайтен выступал эталоном — независимым инструментом, по которому можно проверить, не врет ли основной отчет», — Игорь Филипьев, Delivery Lead и основатель «Школы Канбана».
Сверка показала, что Кайтен считает то же самое, что и ручные отчеты в Excel. Но с одной важной разницей: в Кайтене все графики и метрики уже были под капотом — не нужно было переносить данные, составлять списки задач с датами начала и завершения, самостоятельно строить диаграммы. То, на что в Excel уходило время, в Кайтене работало автоматически.
После этой проверки Игорь отказался от ручной работы в Excel и полностью перешел на аналитику Кайтена. Сегодня он считает отчетность системы одной из сильнейших на российском рынке.
От тренингов к внедрению Кайтена в крупной компании
Кайтен был не единственной системой, с которой Игорь хорошо знаком — у него большой опыт работы с Jira на уровне администратора. И в одной из компаний он убедил руководство перейти с Jira Cloud на Кайтен.
Переход дался непросто — команды привыкли к логике Jira, и Игорь лично ходил по отделам, помогая настраивать доски в новой системе.
«Поначалу было очень больно. Я был тем человеком, который всех уговаривал, а потом был тем, который всех успокаивал. Я прямо ходил по отделам и пытался восстановить в Кайтене копию той доски, которая у них была в Jira», — Игорь Филипьев, Delivery Lead и основатель «Школы Канбана».
Но этот опыт дал Игорю понимание, где каждый из инструментов работает лучше. По его мнению, в крупных компаниях с жесткими требованиями к разграничению доступа и сложными процессами Jira по-прежнему привычнее:
«Несмотря на это, видно, что Кайтен развивается в сторону энтерпрайза — например, для крупных клиентов появились инструменты, чтобы визуализировать потоки задач. То есть какие-то сценарии, к которым люди привыкли в Jira, переносят сюда», — Игорь Филипьев, Delivery Lead и основатель «Школы Канбана».
Для команд до 100–200 человек, по наблюдениям Игоря, Кайтен часто оказывается удобнее: в нем проще разобраться, быстрее настроить пространства и легче администрировать работу.
Затем Кайтен помог организовать все личные дела: для этого хватило 3 досок
Параллельно с рабочими сценариями Игорь продолжал использовать Кайтен для своих задач и постепенно формировал идеальное для себя пространство. Было много экспериментов: отдельная доска для книг, которые он читал, пространства под тренинги, еще какие-то промежуточные варианты. А общая доска выглядела примерно так:
Со временем ненужные доски и настройки отпали, а самые необходимые — закрепились. Текущая структура пространства не менялась уже несколько лет — Игорь пришел к ней постепенно, пробовал разные дорожки и компоновки, пока не нашел ту, с которой удобно работать каждый день:
Логика работы с пространством держится на нескольких ключевых элементах:
1. Доска с идеями. Любые идеи по сайту, личному блогу или другим проектам Игорь добавляет в колонку и раскладывает по дорожкам: проекты, публикации, кейсы, книга. Эта доска работает как входная точка — сюда попадает все, что потом может перерасти в конкретную задачу или проект.
2. Доска для крупных проектов: подкастов, мероприятий, книги и важных личных задач. Здесь у карточек уже более подробное наполнение: есть чек-листы, сроки и ссылки на нужные документы.
3. Доска с операционными задачами. Она даже важнее проектной: крупный проект может временно исчезнуть из фокуса, а текущие задачи есть всегда.
Основной поток здесь — публикации для блога, соцсетей и подкастов. Чтобы ничего не терялось, весь путь от черновика до публикации Игорь разложил по колонкам с чек-листами и автоматизациями.
Такого набора досок было достаточно, чтобы держать все ключевые дела под контролем:
«Когда я начинал пользоваться Кайтеном, многого из того, что есть сейчас, еще не существовало. Списки, таблица, временная шкала, календарь — все это появилось позже. Я про них знаю, но за столько лет привык работать с досками, и мне их более чем достаточно, чтобы рулить 1 или несколькими проектами», — Игорь Филипьев, Delivery Lead и основатель «Школы Канбана».
3 инструмента Кайтена, без которых у Игоря не идет ни один пост
У Игоря много разного контента, и у каждого типа контента свой процесс подготовки и публикации. Чтобы не держать в голове все этапы подготовки контента, Игорь связал в одну систему 3 инструмента Кайтена: типы карточек, автоматизации и шаблонные чек-листы.
Типы карточек. Для каждого вида контента есть свой тип карточки: пост на сайте, выпуск подкаста, глава книги:
Изначально он заводил типы с прицелом на аналитику: чтобы заходить в отчеты и смотреть, сколько времени уходит на каждый тип задач, строить спектральные диаграммы и отслеживать скорость выполнения.
На практике, когда пользуешься Кайтеном в одиночку, детальная аналитика по типам не так критична, но привычка осталась — и она помогает в автоматизации.
Автоматизации. Сейчас у Игор настроено 5 автоматизаций. Все они завязаны на тип карточки и переход между колонками: когда карточка доходит до нужного этапа, система сама добавляет подходящий чек-лист.
Чек-листы. Для каждого этапа работы с контентом у Игоря прописан свой шаблонный чек-лист.
Для публикаций в блоге таких чек-листов 2.
- Первый — критерии готовности поста: написан черновик, придуман заголовок, подготовлена картинка, сформулирован призыв к действию.
- Второй — критерии опубликованного поста: вышел в блоге, сделан репост в соцсети, мессенджеры и т. д.
«Шаблонными чек-листами я пользуюсь очень активно — даже уперся в лимит на их количество. Когда карточка переходит из этапа в этап, опа — автоматически создается нужный чек-лист. Мне это прямо максимально удобно», — Игорь Филипьев, Delivery Lead и основатель «Школы Канбана».
На карточке видно общее количество пунктов чек-листа, сколько выполнено, а выполненные подсвечены зеленым. Раньше такой визуализации не было, и с ее появлением стало проще считывать статус задач на доске.
В 2019 году Игорь запустил образовательный проект. И снова без Кайтена не обошлось
В конце 2019 года Игорь запустил «Школу Канбана» — собственный сайт, где можно записаться к нему на консультацию по бизнес-процессам или попасть на курс по Канбану.
Сначала расскажем про тренинги. Тут Кайтен пригодился сразу на 2 уровнях: и как инструмент, которым пользуется сам Игорь, и как площадка, на которой учатся участники.
Каждый открытый тренинг Игорь добавлял в Кайтене как отдельную карточку с типом «Открытый тренинг». Внутри нее фиксировал темы, расписание вебинаров, материалы. Основная работа шла через чек-листы — они помогали Игорю не забыть ни один шаг в подготовке и проведении курса: от рассылки приглашений до записи занятий.
Для участников тренингов Игорь заводил под каждый поток отдельное пространство в Кайтене — всего их накопилось около 10. Ученики получали приглашения на почту, заходили в систему и работали с реальным инструментом, а не с абстрактными схемами на слайдах.
«У нас в тренинге был блок про S.T.A.T.I.K. Это системный подход к внедрению Канбана, пошаговый алгоритм, на выходе которого ты получаешь Канбан-доску. И работу по этому блоку я организовал в Кайтене — заранее отправлял ребятам приглашения на почту, они заходили в систему и прямо там делали визуализации: создавали доски, колонки и дорожки», — Игорь Филипьев, Delivery Lead и основатель «Школы Канбана».
Формат работал: вместо теории и слайдов участники сразу применяли знания на практике — проходили алгоритм S.T.A.T.I.K. в рабочем инструменте, настраивали доски, экспериментировали с колонками и дорожками. К концу тренинга у каждого была собственная Канбан-доска, построенная своими руками.
Заявки и вопросы с сайта «Школы Канбана» сами попадают на доску
На сайте «Школы Канбана» есть форма обратной связи и почта для обращений — в основном они нужны для заявок от потенциальных клиентов, которые хотят попасть на консультацию. Чтобы не отслеживать заявки вручную и не терять их, Игорь настроил автоматизацию: каждое письмо, которое приходит через форму, превращается в карточку на Канбан-доске.
Работает это так: пользователь отправляет заявку → она попадает на почтовый адрес, который синхронизирован с аккаунтом в Кайтене → система создает новую карточку и переносит туда информацию из письма. Такая настройка превратила Кайтен в мини-CRM.
На сайте также есть возможность задать вопрос. И вопросы тоже автоматически попадают в Кайтен, но логика процесса тут иная. Для вопросов Игорь использует модуль «Служба поддержки» в Кайтене. Это отдельный инструмент внутри системы, где можно принимать обращения, отвечать на них и видеть всю историю переписки.
Как это работает: пользователь нажимает на кнопку «Задать вопрос» → пользователь попадает на страницу «Службы поддержки» → оставляет заявку, где задает вопрос → вопрос появляется на Канбан-доске Игоря в виде карточки, из которой можно сразу ответить пользователю.
История с тренингами закончилась, но появились новые личные проекты
Сейчас Игорь не набирает новые потоки на обучение и вместо тренингов переключился на проекты, которые тоже напрямую связаны с Канбаном. Коротко о каждом:
Подкаст, работа над которым полностью разложена в Кайтене
На подкасте Игорь разбирает реальные кейсы и рассказывает о практиках управления потоком задач.
Первый сезон вышел осенью 2025 года и состоял из 18 эпизодов. Работу над ними Игорь контролировал в Кайтене — заводил на каждый эпизод отдельную карточку с чек-листами. Такая организация помогала держать процесс под контролем, но не давала видеть весь сезон как единый проект.
Во втором сезоне Игорь улучшил подход и создал родительскую карточку «Второй сезон подкастов». К ней он привязал 12 дочерних — по одной на каждый эпизод. Теперь весь сезон виден как один проект: можно сразу понять, сколько эпизодов уже готово, какие в работе, а какие еще ждут записи.
Чтобы все 12 готовых карточек не мешали работать с текущими задачами, Игорь добавил отдельную дорожку «Подкасты ожидают публикацию». Готовые эпизоды уходят туда с проставленной датой, а когда дата подходит, карточка возвращается сразу в колонку выполнения.
Для видеоверсий подкаста Игорь дополнительно завел отдельное пространство. Но оно нужно не для задач, а для демонстрации. На пространстве Игорь показывает зрителям живые примеры досок, блокеров и зависимостей, чтобы не ограничиваться одной лишь теорией.
Собственная книга про Канбан с детальной проработкой структуры внутри карточек
Помимо подкастов и тренингов, Игорь пишет книгу о Канбане. В Кайтене Игорь контролирует процесс ее написания на тех же досках, что и остальные задачи.
Для книги есть отдельная карточка проекта, внутри которой 2 чек-листа: первый с этапами написания, второй — с перечнем глав. Туда же Игорь прикрепляет ссылки на Google Документы с черновиками книги, содержанием и синопсисом для издательства.
Для каждой главы Игорь создал отдельную дочернюю карточку с типом «Глава книги» и шаблонным чек-листом. Первоначально процесс выглядел так: написать главу → отправить на ревью эксперту → обработать замечания. Но после 3 глав стало понятно, что такой подход тормозит работу:
«Я попробовал на 3 первых главах — отправил на вычитку. Получил очень плотную обратную связь и понял, что нужно сначала дописать книгу целиком, а уже потом заниматься правками, иначе процесс сильно затянется», — Игорь Филипьев, Delivery Lead и основатель «Школы Канбана».
После этого Игорь сменил стратегию: сначала дописал книгу до стадии рукописи, а уже потом решил возвращаться к редактуре. В Кайтене это отразилось просто: готовая глава отмечалась в чек-листе, получала ссылку на документ и уходила в архив.
Кайтен как привычка, которой уже 9 лет
Сегодня Игорь ведет в Кайтене все: «Школу Канбана», подкасты, книгу, заявки с сайта, личные задачи. За 9 лет система стала рабочим пространством, в котором все устроено так, как ему удобно.
И хотя точных цифр по эффективности Игорь не считал, разницу видит на качественном уровне — работа с карточками и чек-листами заметно ускоряет процесс и помогает доводить дела до конца:
«Чек-листы помогают системно подойти к задаче — особенно в моменты, когда нет мотивации или хочется что-то пропустить. В такие моменты эмоции уходят на второй план, а задача решается по готовому алгоритму, который я сам себе заранее прописал. Раз, два, три и получаешь результат», — Игорь Филипьев, Delivery Lead и основатель «Школы Канбана».
Именно поэтому Игорь не планирует менять Кайтен на другой инструмент. Текущих настроек хватает для управления всеми делами, а новые проекты можно будет легко встроить в уже готовую структуру.
