Как маркетологу избавиться от хаоса в задачах и наладить эффективный рабочий процесс

🔥 Дедлайн горит, маркетолог плачет, у него пять созвонов и список из десяти задач.

Ситуация: в очереди 100500 задач, все важные и срочные, в чате коллеги просят запустить рекламную кампанию, клиенты присылают правки, вы, вместо того чтобы сделать большой и трудный проект, беретесь за небольшие задачки, чтобы хоть что-то довести до конца.

Итог: сорванные дедлайны, горы незавершенной работы, внутренняя неудовлетворенность и выгорание. Знакомая ситуация?

Меня зовут Дарья Лебедева, я контент-маркетолог, и до того как начать работать в Kaiten, я постоянно сталкивалась с подобными проблемами. А теперь помогаю остальным с ними справляться. В этой статье я расскажу, как маркетологу избавиться от хаоса в задачах, решив 5 основных проблем, которые мешают наладить эффективный рабочий процесс.

Проблема 1: Ни вы ни коллеги не видите вашей реальной нагрузки

Конечно легко запутаться в задачах, когда они валятся со всех сторон, и нет единого пространства, где все они зафиксированы.

Что получаем:

• разные «заказчики» не видят вашей реальной нагрузки, потому что не знают, сколько работы у вас запланировано;
• вам приходится тратить время на поиск информации по задачам в чатах, почте или созваниваться с коллегами;
• вы рискуете неверно оценить свою нагрузку, пропустить дедлайны или вовсе забыть о каких-то задачах.

Решение: Объединить все задачи и коммуникации в одном месте

Проще всего сделать это на канбан-доске, разбив задачи по этапам работы, например, «Запланировано», «В работе» и «Готово».

Так и вы и коллеги будете видеть полный объем работы, и на каком этапе находится каждая задача. Дополнительно это поможет держать всю информацию по задачам в одном месте и избавиться от лишних коммуникаций.

Этапов работы на доске может быть больше и вы можете давать им любые названия. Главное, чтобы доска отображала ваш реальный рабочий процесс.

Проблема 2: Все задачи важные и срочные

И так с каждой новой задачей — все они должны быть выполнены и непременно прямо сейчас. Но как успеть сделать все и сразу?

Никак. Увы, даже если вы клонируете себя или увеличите штат, это не решит проблему приоритетов. У вас просто появится еще больше очень срочных задач.

Решение: Определить приоритеты задач и задать четкие правила очередности их выполнения

Даже если вам кажется, что все задачи в списке одинаково важные, скорее всего, это не так. Присмотревшись детальнее, можно обосновать, почему одна задача должна быть решена в текущий момент, а другую можно немного отложить.

Распределить задачи по приоритетам будет проще, используя матрицы принятия решений, например, Матрицу Пью или Матрицу Эйзенхауэра.

Объясним на примере Матрицы Эйзенхауэра. В ней вы распределяете задачи на 4 категории в зависимости от их срочности и важности. А чтобы все задачи не оказались в «красном списке» для каждой ячейки задайте лимит, например, не больше 5 задач в одном блоке.

Правила не менее важны. Когда вы определили приоритеты задач, договоритесь с коллегами (или с собой), в какой очередности вы выполняете задачи, при каких условиях можно изменять приоритеты и сколько времени вы готовы уделять на неприоритетные задачи. Четко следуйте правилам, чтобы соблюдать порядок.

На досках Kaiten можно наглядно разделить задачи с разным приоритетом. Для этого используйте деление на дорожки. Для каждого приоритета создайте отдельные дорожки, например «Срочно», «К дате» и «Обычный приоритет». Так вы будете понимать, какие задачи нужно выполнить в первую очередь, а какие можно отложить.

Проблема 3: Новые задачи появляются быстрее, чем выполняется уже начатая работа

Вы уже работаете над несколькими задачами, но внезапно появляется дополнительная внеплановая работа, которую тоже нужно успеть выполнить. И вы беретесь за нее, отодвигая начатые задачи в сторону или пытаясь успеть все сразу.

Что в результате?

• Вы работаете медленнее из-за постоянного переключения внимания;
• Появляется тревожность, что вы что-то не успеете;
• Вы доводите до финала меньше задач, чем планировали, а их очередь только увеличивается.

Решение: Установить лимит на количество задач, которые могут одновременно находиться в работе (его еще называют WIP-лимитом)

Например, вы оценили свои возможности и поняли, что если одновременно в работе находится более 3-х задач, ваша производительность падает.

Окей, значит выставляем лимит — 3 задачи.

Дальше самое важное: пока у вас в работе находится 3 задачи, вы не начинаете работать ни над чем другим, пока хотя бы одна из этих трех задач не будет выполнена.

Если что-то сделали и место освободилось, тогда можно взять еще одну задачу из очереди.

Это поможет быстрее доводить начатую работу до конца, вместо того, чтобы копить кучу незакрытых задач, пытаясь успеть все и сразу.

Проблема 4: Выполнение задачи зависит не только от вас

Маркетологи редко работают в одиночку, и часто для выполнения задачи нам нужно, чтобы другие члены команды выполнили свою часть работы.

Проблема в том, чтобы связать разрозненные отделы вместе, видеть, кто, что и когда должен успеть сделать, чтобы общая задача была выполнена в срок. И при этом не утонуть в море переписок в чатах.

Решение: Построить прозрачные взаимосвязи между составляющими одной задачи

Создайте понятную иерархию задач и подзадач, которые необходимо выполнить для завершения основной работы. Укажите сроки работ и ответственных. Затем зафиксируйте это все в одном месте. В Kaiten для этого есть функция дочерних и родительских карточек.

Например, пускай задача «Запустить рекламу» будет основной.

Её подзадачи: «Собрать аудиторию», «Подготовить тексты», «Подготовить креативы», «Подготовить посадочную страницу».

В свою очередь у задачи «Подготовить посадочную страницу» тоже могут быть подзадачи: «Подготовить дизайн лендинга», «Подготовить контент», «Подключить к CRM».

Так все задействованные коллеги будут знать, когда именно им нужно завершить свою часть работы, а вы будете видеть все задачи коллег и их взаимосвязи.

Проблема 5: Вы не видите результатов своей работы

В маркетинге нам часто приходится иметь дело с объемными задачами, которые сильно растягиваются во времени. Например, провести SEO-оптимизацию контента на сайте или запустить с нуля новый канал продвижения.

Сложность в том, что по мере выполнения такой работы вы не видите промежуточных результатов. Из-за этого:

• сложно оценить прогресс;
• снижается мотивация и удовлетворенность процессом.

Решение: Разбить крупные задачи на составляющие

Воспринимайте долгосрочную работу не как задачу, а как проект. И делите работу на части. Создавайте подзадачи, которые вы можете выполнить за несколько дней или недель. Их можно фиксировать как в формате отдельных задач, так и в виде чек-листов.

Так вы будете видеть прогресс и получать удовлетворение, доводя до конца часть работы.

Вместо итогов

Если вы тонете в задачах, если созвоны и переписки отнимают большую часть рабочего времени, если вы постоянно работаете, но все равно ничего не успеваете, скорее всего проблема кроется в организации рабочих процессов.

Надеюсь, что эти советы помогут вам навести порядок в задачах и сделать процессы более прозрачными и управляемыми.

Можете начать с простого — перенесите свои задачи в Kaiten. Это бесплатно. Там есть все инструменты для удобного использования техник, которые я описала.

А чтобы не быть голословной, делюсь кейсами маркетологов, которым удалось избавиться от хаоса в задачах, с помощью таск-трекера:

• Как агенство CRM-маркетинга Out of Cloud управляет проектами и сотрудниками с помощью таск-трекера
• От хаоса в почте и excel-таблицах к канбан-системе. Как устроена работа PR-группы БОМБОРА в Kaiten
• Нужен ли маркетингу Scrum? Плюсы и минусы работы по этому фреймворку от маркетологов аутсорсинг-бухгалтерии КНОПКА