От хаоса в почте и excel-таблицах к канбан-системе. Как устроена работа PR-группы БОМБОРА в Kaiten

Татьяна Каширина руководитель PR-группы издательства Бомбора (входит в книжный холдинг Эксмо-Аст).

Работа PR-отдела, БОМБОРА, Kaiten, работа PR по канбану, организация PR отдела

Бомбора — часть книжного холдинга ЭКСМО. Издательство специализируется на нон-фикшн литературе. Каждая третья non-fiction книга в России издается в Бомборе.

Некоторые из популярных книг издательства БОМБОРА
Некоторые из популярных книг издательства БОМБОРА

Уже больше четырех лет команды маркетинга и PR Бомборы используют Kaiten для организации рабочих процессов в компании. Татьяна Каширина, руководитель PR-группы издательства, рассказала, почему в компании решили использовать таск-трекер и как организовали работу отделов по канбан-методу.

Тонули в письмах, excel-табличках и путались в прикрепленных файлах — типичные проблемы классического подхода

В отделе маркетинга Бомборы работает около 40 человек. Он состоит из группы бренд-менеджеров, PR-группы, event-отдела, digital-отдела, таргетологов, редакторов соцсетей и сайта. А еще есть дизайнеры и копирайтеры, для которых мы выступаем заказчиками.

Я расскажу подробнее именно про PR-группу.

У нас есть внутренние бизнес-заказчики из отдела маркетинга — бренд-менеджеры. Каждый бренд менеджер курирует несколько проектов по разным направлениям в издательстве — медицина, психология, бизнес, искусство и т.д. В квартал у нас бывает больше 300 проектов. И по каждому из них нужно выполнить определенные PR-активности.

Раньше вся коммуникация по проектам велась в почте.
Раньше вся коммуникация по проектам велась в почте.

Раньше бренд-менеджеры ставили нам все задачи через почту. Нам прилетали сообщения вроде: «Коллеги, просьба взять в работу книжку “Медицина для умных” автор такой-то, аннотация, тираж. Прилагаю верстку, обложку, релиз. Нужно сделать то-то и то-то».

В каждом таком письме-задаче были вложены файлы, которые нам нужно было скачивать к себе на компьютер. Часто эти файлы изменялись уже в процессе работы над проектом и отправлялись в дополнительных письмах.

Это была бесконечная переписка по разным проектам, которая терялась в почте — было не понятно, где начало, где конец.

Помимо этого, чтобы не запутаться, кто за что отвечает, каждый PR-менеджер вел свою excel-табличку. Записывал туда, какие проекты взял в работу, и на какой они стадии.

почта и excel

Появилась цель — сделать работу отдела более прозрачной

Мы понимали, что нужен новый подход к рабочим процессам. Перед нами стояло три важных задачи:

  1. Структурировать работу отдела маркетинга (не только PR);
  2. Сделать работу прозрачной — чтобы и заказчики, и исполнители понимали, взят ли проект в работу, на какой стадии он находится, кто ответственный, где нужна дополнительная информация и т.д.
  3. Сделать членов команды взаимозаменяемыми — если кто-то из сотрудников уходит в отпуск, чтобы другой смог легко подхватить и довести его задачи.

Тогда мы решили попробовать таск-трекер Kaiten, и работа встала на рельсы.

Конечно, сначала было непросто эмоционально привыкнуть к новой системе, хотелось делать все так, как привыкли. Но когда мы заметили, что тратим гораздо меньше времени на переписки и ненужные коммуникации, желание возвращаться к старому методу отпало.

Как организовали работу PR-группы с помощью канбан-досок в Kaiten

В первую очередь у нас была задача структурировать процесс поступления задач от бренд-менеджеров, начать их правильно приоритизировать и не терять информацию по проектам.

Для этого мы завели в Kaiten отдельное пространство для PR-группы.

В нашем пространстве есть доска, которая отражает стадии работы по каждому проекту —  «Очередь», «В работе» и «Разослано».

В «Очередь» бренд-менеджеры ставят задачи по каждому проекту.

Важно, что мы сразу обговорили правила, по которым ставятся карточки:

  • Заказчик обязательно заполняет поля: тип проекта, ответственные участники, метки, сроки там, где это нужно.
  • Пишет подробное описание задачи — что именно нужно сделать. Тут же дает всю необходимую информацию по проекту — название книги, дату выхода, под каким издательством выходит, аннотацию и т.д.
  • В эту же карточку отправляются все вложения и ссылки на документы.
  • Обязательно заполняется чек-лист того, что нужно сделать. Например, рассылка пресс-релиза, проработка интервью, приглашение для прессы и пр.

Получается, что в одном месте собрана вся информация по проекту. Здесь же в чате карточки ведется коммуникация по нему.

Пример рабочей карточки по проекту, где собрана вся необходимая информация.
Пример рабочей карточки по проекту, где собрана вся необходимая информация.

Как только задача добавлена на доску в «Очередь», ответственным на почту приходят уведомления. Когда у них освобождается время, они берут ее в работу и переносят карточку в соответствующую колонку — «В работе».

Заказчику бренд-менеджеру не нужно писать и спрашивать: «А что там по проекту?». Он может просто посмотреть на доске, на какой стадии находится его проект, и прочитать в карточке, какие именно активности будут по нему сделаны.

Когда вся работа по проекту выполнена и релизы разосланы по СМИ, ответственный передвигает карточку в  «Разослано» — наш аналог стадии «Готово».

Перейти из любого таск-трекера в Kaiten можно просто и быстро. Автоматический перенос данных за 5 минут.

Попробуте бесплатно

Визуализировали систему приоритетов по проектам

В квартал у нас бывает около 300 проектов. Все они различаются по масштабам и важности. Нам было важно, чтобы первыми в работу шли крупные и значимые для бизнеса проекты, а затем уже менее важные.

В Kaiten это можно очень удобно визуализировать задачи по типу приоритетов — разделить доски не только по колонкам, но еще и горизонтально.

Мы выделили 3 типа проектов:

  • БП (большие проекты) — самые важные задачи с высоким приоритетом. Они закреплены в верхней строке, и мы их сразу видим.
  • Проекты типа А — тоже важные проекты, идут во втором приоритете и расположены в строке ниже.
  • Проекты типа Б — над ними работа идет в пассивном follow up. Они расположены в нижней строке.
Доска разделена на несколько дорожек. На каждой дорожке расположены проекты с одинаковым приоритетом.
Доска разделена на несколько дорожек. На каждой дорожке расположены проекты с одинаковым приоритетом.

Проекты БП закреплены в самой верхней строке, и мы их сразу видим. То есть мы открываем определенного менеджера, например, ответственного за медицину. Мы по нему делаем фильтры и сразу смотрим, какие проекты БП у него стоят на этот квартал в приоритете. Все сразу перед глазами, нет расфокуса.

Активно работаем с фильтрами, чтобы быстро найти в Кайтене нужную нам информацию. Фильтруем обычно по заказчикам и по категориям проекта.

Поделитесь своим опытом работы в Kaiten
Если хотите рассказать о своем кейсе, управленческом опыте или стать соавтором статьи, напишите нашему редактору d.lebedeva@kaiten.io

Наладили удобную коммуникацию с дизайнерами и копирайтерами

Наша PR-группа, как и отдел маркетинга, выступает заказчиком для копирайтеров и дизайнеров. Если раньше нам также приходилось вести с ними переписку в почте или в чатах, то теперь вся коммуникация ведется в Kaiten.

Например, у нас есть отдельное пространство для копирайтеров, где мы ставим задачи только на тексты. Здесь также есть 3 этапа работы — «Очередь», «В работе» и «Готово для редактуры».

Пример рабочего пространства копирайтера с задачами и этапами работы.
Пример рабочего пространства копирайтера с задачами и этапами работы.

Мы можем открыть доску, посмотреть загрузку каждого из копирайтеров и отдать задачу тому, кто сейчас более свободен.

Карточки здесь тоже ставятся по согласованным правилам. Есть чек-лист, участники, ответственный, дедлайн, ТЗ и сумма оплаты.

Я как заказчик вижу на пространстве сразу всех копирайтеров, могу оценить, у кого какая нагрузка. А каждый отдельный копирайтер видит только свою доску. Получается, что каждый из них видит только свои задачи и свои суммы оплат.

С помощью Kaiten легко проводить аналитику по работе отдела

В конце каждого квартала и года я провожу статистику, сколько проектов каждого типа мы выполнили. Я выставляю фильтр с отметкой проекта и вижу, сколько таких проектов находится на стадии «Готово».

Применен фильтр по конкретному заказчику. Видно, сколько проектов завершено и сколько находится в работе.
Применен фильтр по конкретному заказчику. Видно, сколько проектов завершено и сколько находится в работе.

Так я могу понять, над какой нишей мы работали больше или меньше, а еще оценить, сколько у каждого бренд менеджера было проектов за определенный период.

Также с помощью фильтров можно посмотреть, какой из сотрудников какие проекты выполнял и какие из них довел до конца за определенный период.

Как изменилась работа в Бомборе после перехода на Kaiten

Тратим меньше времени на лишние слова

Наши планерки стали короче — нам не нужно лишний раз спрашивать, что происходит по тому или иному проекту. Я вижу все в режиме онлайн и не трачу ценное время на микроменеджмент.

Не ищем нужные материалы по проектам в бесконечной переписке

Раньше, когда мы получали  задачу от бренд-менеджера, он прислал на почту PDF книги, обложки, какие-то материалы. Все это приходилось долго искать, уточнять, сохранять где-то у себя. Сейчас все данные по проектам хранятся в соответствующих карточках. Каждый знает, где что искать.

Структурировали работу отделов

У нас в PR работают творческие люди. И когда миллион мыслей приходится держать в голове, очень сложно их структурировать. Kaiten взял эту работу на себя.

Kaiten структурировал PR-отдел

Сделали работу отделов прозрачной

Бренд-менеджеры стали видеть в режиме онлайн статус нашей работы. Они всегда могут понять, какой из проектов на какой стадии находится, какой мы взяли в работу что мы по нему сделали: рассылку по СМИ или уже получили какие-то публикации. Для этого им нужно лишь открыть нашу доску в Kaiten.

Облегчилась коммуникация с прессой

PR работает 24/7. Бывает нужно что-то срочно прислать в СМИ, когда ты уже в дороге. Можно быстро зайти в приложение Kaiten на телефоне, скопировать нужную ссылку и отправить журналисту — Это занимает 2 минуты. Не нужно ничего искать в почте или бежать к компьютеру, чтобы откопать нужный файл.

Мы стали взаимозаменяемыми

Если кто-то из сотрудников уходит в отпуск или на больничный, нет потребности его дергать по статусу проекта. В Kaiten все видно: на какой стадии проект, что сделано, что нет, что надо доработать.

Структурированность, прозрачность — это то, что нужно в работе PR-группы. Kaiten как раз-таки помог организовать нашу работу. Все стало четко, прозрачно, понятно.

Для меня, как для PR-менеджера и руководителя группы, это супер-система.

Татьяна Каширина

руководитель PR-группы издательства Бомбора

Успешные компании уже используют Kaiten. Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно.

qiwi сколково abbyy эксмо skyeng home credit додо пицца мегафон

Попробовать

Получите подробную презентацию Kaiten

Укажите email — куда отправить презентацию
Email *
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь получать письма от Kaiten, и также соглашаетесь с  условиями обработки персональных данных.