Редакция Эксмо несколько лет использует Кайтен: вот как все устроено

Показать, как работает Кайтен?

Запишитесь на короткую демо‑встречу. Покажем на примере вашей команды, ответим на вопросы.

Записаться на демо

Когда десятки сотрудников и подрядчиков работают в общих Excel-таблицах, рано или поздно это начинает стоить денег: задачи теряются, сроки срываются, а на ручную сверку всех данных уходит много времени. В редакции Эксмо это почувствовали, когда подрядчиков стало много, а таблиц — еще больше.

И хотя началось все с внештатников, спустя некоторое время в Кайтен переехала и работа внутренних команд — от digital-группы до бренд-менеджеров. Как редакция к этому пришла, рассказывает Ксения Романова, ведущий контент-менеджер Эксмо.

Как устроена команда 

Эксмо входит в холдинг ЭКСМО-АСТ и состоит из нескольких редакций. Команда Ксении отвечает за продвижение художественной литературы — классики и книг импринтов Inspiria, Like Book, «Черным-бело» и fanzon. 

В Кайтене работают все редакции издательства, но делают это изолированно друг от друга. У каждой команды — собственный администратор: он заводит пользователей, распределяет уровни доступа и выдает права на действия с задачами. 

Но издательство — это не только маркетинг, подрядчики и корпоративные функции. Основная работа происходит внутри редакций — дальше речь пойдет именно об этом. 

Когда Excel дал сбой

Долгое время вся работа редакции с внештатными дизайнерами и копирайтерами умещалась в Excel-таблицах. Кайтен у издательства был с 2021 года, но поначалу к нему относились как к запасному инструменту — открыли, попробовали и оставили без настройки. Таблицы устраивали команду, пока подрядчиков и заказов было немного. Чем активнее росла редакция, тем заметнее они тормозили работу:

• нужную задачу приходилось вылавливать среди десятков листов;
• сроки держались на ручном контроле и легко уплывали;
• у подрядчиков не было доступа к внутренним базам, 1С и обложкам — файлы пересылали через почту и мессенджеры, и часть из них стабильно терялась по дороге.

В итоге в редакции решили перевести подрядчиков в Кайтен. Начать договорились с тех, кому таблицы мешали сильнее всего, — с внештатных копирайтеров и дизайнеров.

Для них собрали первое пространство: одна канбан-доска, много дорожек и простые типы карточек — статьи и подборки у одних, баннеры у других. Техническую часть постепенно взяла на себя сама Ксения: разобралась в инструменте, начала заводить новые типы карточек, подключать функции и подгонять пространство под живые процессы редакции.

Успешные компании уже используют Кайтен Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно

Попробовать

У каждого исполнителя появилось отдельное пространство

Тем временем команда росла стремительно — одних только копирайтеров набралось 15+ человек. На общей доске карточки подрядчиков начали путаться между собой, поэтому первым шагом пространство разделили надвое.

Но и двух пространств оказалось мало. Менеджеры складывали задания в общую очередь, исполнители забирали их к себе на доску — и время от времени карточка по ошибке уезжала не к тому человеку. В итоге пришли к тому, что общую очередь оставили менеджерам, а каждому исполнителю выделили собственное рабочее пространство.

С настройкой помогла служба поддержки Кайтена: она показала, как собрать единую очередь задач сразу на все пространства. 

При этом в общем пространстве продублировали индивидуальные доски сотрудников — доступ к ним остался только у менеджеров, которые следят за движением карточек.

В результате исполнители перестали отвлекаться на чужие задачи, а менеджеры сохранили полный обзор работы подрядчиков и возможность быстро перераспределять нагрузку при необходимости.

Этапы работы вынесли на доску

Путь задачи разбили на 4 стадии, под каждую — своя колонка:

• «Очередь» — сюда попадают карточки из общей очереди или те, что менеджер адресовал конкретному человеку;
• «В работе» — исполнитель приступил;
• «Проверка» — работа сдана, менеджер смотрит качество и при необходимости дает правки;
• «Забрал» — правки внесены, либо их не потребовалось вносить.

На доске дизайнеров добавили еще колонку «Правки» — она помогает оценивать реальную дневную загрузку подрядчика.

Работа устроена в формате биржи — под нее и переделали карточки

На бирже задания падают в общую очередь, и любой свободный исполнитель забирает то, что подходит по специализации и загрузке. Кто первым взял — за тем задача и закрепляется. Такой подход хорошо работает с фрилансерами: кто-то быстрее пишет подборки, кто-то предпочитает рецензии или тексты для маркетплейсов.

Чтобы биржа заработала, понадобилась внятная классификация задач — и вот здесь пришлось повозиться. Творческие задания тяжело укладываются в шаблон, поэтому систему перебирали несколько раз: то дробили на мелкие пункты, то, наоборот, собирали в комплекты по одной книге. В конце концов нашли удобный баланс — продуманную структуру карточек, типы задач и метки, по которым задания распределяются за пару секунд.

Кайтен в этой истории оказался кстати: команде не пришлось ломать свои процессы под чужую логику. Наоборот — в карточки мы при необходимости добавляли нужные поля, заводили собственные метки и прописывали описания. 

Как карточка выглядит сегодня

У копирайтеров — около 15–20 типов карточек, и каждый тип отвечает за конкретный вид задачи. Чтобы держать под контролем результат, в карточки встроили обязательные поля:

• Срок — дата сдачи;
• Размер — стоимость задачи для внештатника;
• Метка — назначение материала: интернет-магазин, оффлайн-встреча и т.д.;
• Техническая ITD — код из 1С, чтобы при выгрузке сопоставлять бюджеты;
• Группа — импринтов несколько, и важно видеть бюджет и объем задач по каждому;
• Участники — кто занят в задаче;
• Результат — ссылка на готовый материал. Поле завязано на оплату: без него карточка в зарплатный отчет не попадает.

Теперь карточка — это единый источник информации по каждой работе.

Что сделали, чтобы карточки не подводили

Ввели ограничения. Этой функции команда ждала особенно долго. Карточку можно двигать двумя способами — мышкой или стрелкой внутри самой карточки. Со стрелкой выходила накладка: один лишний клик — и задача из «Забрал» улетала дальше, на чужую доску. Спасло ограничение: из «Забрал» карточку теперь разрешено отправить только в архив.

Подключили автоматизации. Размер и метки добавляются в карточку автоматически — вместе с нужными участниками. Туда же само подтягивается техническое описание с требованиями под конкретный тип задачи.

Связали родительские и дочерние карточки. Прием работает на крупных проектах. Например, под диджитал-стратегию подключают контентщика, SMM-специалиста и главного дизайнера — их задачи привязывают к одной родительской карточке, где зафиксированы ключевые вехи. Так видна вся история и не теряются файлы.

За подрядчиками в Кайтен переехали и внутренние процессы

Поначалу в Кайтене работали только внештатные исполнители. Но постепенно систему начали использовать и внутренние команды редакции. Появилось общее пространство для маркетинга, отдельные рабочие области для разных команд и специальные пространства под крупные проекты и тесты.

При этом общего шаблона для всех не было. Каждое пространство настраивали под конкретный тип работы: где-то вели проект целиком, где-то хранили базу знаний и протоколы встреч, а где-то отслеживали продвижение отдельных книг.

Так Кайтен превратился в единое рабочее пространство редакции, где каждая команда организует процессы так, как удобно именно ей. О двух из них Ксения рассказала подробнее.

Пространство digital-группы

В digital-группе работают 5 человек: ведущий контент-менеджер, два контент-менеджера, ведущий SMM-специалист и ведущий дизайнер. Для Ксении именно это пространство стало главным рабочим экраном — здесь собраны текущие задачи команды, документы, аналитика, планы по продвижению и работа с подрядчиками.

Каждое направление организовано на собственной доске, но вся информация остается в одном месте, поэтому статус задач и загрузку коллег можно оценить буквально за несколько минут.

Брендинговое пространство

Для бренд-менеджеров создали отдельное пространство «Фокусные проекты», где они ведут жизненный цикл каждого проекта по принципу «одна карточка — один проект». 

Внутри карточек собраны чек-листы по PR, SMM и трейд-маркетингу, ключевые метрики, ссылки на публикации и все материалы по продвижению. Благодаря этому история проекта не распадается на десятки документов и чатов и доступна всей команде.

Возможностей много, но аппетит растет

Идеальной систему в редакции не называют — и честно перечисляют, чего пока не хватает:

Побольше свободы в оформлении. В первую очередь — цвета досок и карточек. Почему это важно:

• по карточкам — приоритет задач показывают метками, но они не сразу бросаются в глаза, и кто-то может проскочить статус и взяться за неприоритетную задачу по ошибке. Доска была бы куда нагляднее, если бы цвет самой карточки менялся вместе со статусом;
• по доскам — когда их на пространстве несколько, хочется развести их по значимости для быстрой навигации. Тут тоже пригодился бы цвет, но пока такой настройки нет.

Понятных отчетов. Часть графиков в аналитике команде кажется заточенной скорее под разработку, поэтому ими не пользуются. Из того, что отслеживают, — график распределения карточек, но его не выгрузить в табличном виде, и отчет для других руководителей приходится собирать вручную.

Что изменилось после перехода в Кайтен 

Что редакция получила в итоге:

• Процессы стали прозрачными и управляемыми. Видны стадии проектов, поток рутины и движение по стратегическим планам — сразу понятно, где образуется «бутылочное горлышко».
• Работа с подрядчиками упростилась. Прозрачные задачи с четкими ТЗ, контроль сроков и приемка через поле «Результат». 
• Ход любой задачи как на ладони. Все действия с карточкой остаются в ее истории. Отговорки «не видел задачу» и «файл не присылали» больше не проходят.
• Перестройка дается легко. Понадобился ITD — добавили поле. Отказались от комплектов задач — убрали лишний тип карточки. Все это без привлечения разработчиков.
• Документы не приходится искать. Протоколы, ссылки, презентации и требования лежат в Кайтене, а не растворяются в бесконечных чатах и почте.
• Появился еще один канал связи. Руководитель за минуту проходит по доскам и понимает, идет ли все по плану, без созвона. А связка с мессенджерами присылает напоминания о сроках и упоминания в карточках.

8 правил управления творческой командой, которые Эксмо проверили на практике

1. Начните с хаоса — буквально. Выпишите, где сейчас болит: теряются файлы, дедлайны держатся на ручном контроле, переписка разбросана по чатам. Это и автоматизируйте первым.
2. Не гонитесь за идеальной системой сразу. Запустите черновой вариант и доводите его до ума на ходу — на реальных задачах виднее, что работает.
3. Разделяйте доступ с умом. Внештатникам ни к чему видеть чужие задачи и «внутреннюю кухню» редакции. Создайте для них отдельные пространства — тогда не придется придумывать громоздкую настройку прав.
4. Заведите однозначный идентификатор задач — и отчеты перестанут разъезжаться. В Эксмо это ITD — код книги из 1С. Найдите свой аналог под продукт или клиента.
5. Запрет надежнее инструкции. Можно прописать в регламенте «карточку дальше не двигать», но люди все равно продолжат ошибаться. Технический запрет снимет проблему раз и навсегда.
6. Автоматизируйте все, что повторяется. Если при создании карточки каждый раз вручную проставляются одни и те же метки и участники — пора отдать эту рутину системе.
7. Экспериментируйте в песочнице. Все новое сначала лучше проверять на отдельной тестовой площадке, чтобы случайно ничего не сломать в реальном рабочем пространстве.
8. Систему надо подстраивать под процесс, а не наоборот. Если приходится перекраивать работу под ограничения системы, скорее всего, она вам не подходит. Хороший инструмент должен позволять адаптировать систему под процесс, а не заставлять команду полностью перестраивать работу.