Как генеральный директор технопарка «Сколково» контролирует работу сотни сотрудников за 15 минут в неделю

Технопарк «Сколково» — часть инновационного центра, который предоставляет высокотехнологичным компаниям условия для роста и развития бизнеса. В технопарке работают около 100 сотрудников, которые входят в многоуровневую систему управления. Руководит всем этим Ренат Батыров — опытный менеджер и основатель первого коммерческого IT-парка в России.

В 2019 стала очевидна необходимость в прозрачной системе управления задачами, с которой можно было бы отслеживать работу исполнителей, этапы и дедлайны.

Внедрение новой системы управления

По совокупности критериев лучше всего подошел Kaiten — система визуального управления проектами и командами. Его преимуществами стали:

1. структура пространств, досок и карточек (возможность в одном пространстве отобразить несколько досок);
2. удобное делегирование задач (возможность создавать дочерние карточки, которые могут быть расположены на других пространствах и досках) и контроль их исполнения;
3. создание шаблонных чек-листов для типовых задач.

Если раньше отчеты занимали по 40 минут ежедневно, то сейчас задача Рената Батырова — просмотреть раз в неделю доски в Kaiten, отследить метрики и этапы проектов. По отлаженным процессам Ренат контролирует только метрики успеха, по новым проектам — следит за выполнением в срок основных этапов.

Технопарк «‎Сколково» внедрил систему Kaiten еще до начала пандемии, а на удаленке смог опробовать весь функционал и убедиться в своем выборе.

Как это работает

В Kaiten у каждого руководителя подразделения технопарка «‎Сколково» есть свое рабочее пространство. Там собраны проектные доски и доски прямых подчиненных. Доска Рената Батырова заведена только для внесения еженедельных отчетов топ-5 по всем подразделениям. В основном Ренат проверяет доски руководителей −1 уровня. В пространстве Kaiten существуют и кросс-функциональные доски — проекты, которые требуют участия нескольких отделов одновременно.

Каждая доска состоит из семи колонок:

1. Проекты
2. Очередь
3. В работе
4. Готово
5. Проверено
6. Отчеты и метрики
7. Цели

Все задачи в Kaiten заносит администратор, он же следит за их продвижением по доскам. Карточка с новой задачей появляется в колонке «Очередь» (если это не проект), а затем двигается вправо по доске.

Карточки в колонке «Готово» проверяет лично Ренат Батыров. Если задача выполнена, то карточка отправляется в «Проверено».

Дальше идет колонка «Отчеты/метрики». Там собраны карточки с результатами операционной деятельности.

Самая правая колонка «Цели». В её карточках фиксируют квартальные KPI и прогресс по их достижению.

Раз в неделю Ренат смотрит Kaiten, проверяет задачи в колонке «Готово» и чек-листы проектов. Раз в квартал встречается с руководителями, где проходится по всей доске, смотрит метрики и ставит цели на следующий квартал.

Kaiten помогает руководителям отслеживать нагрузку своих сотрудников, понимать полный объем работы, который департамент выполняет еженедельно. Там же вовремя можно заметить и недостаток кадров: если задача есть, а исполнителя невозможно найти.

Система рабочих пространств и досок, реализованная в Кайтене, идеально подходит для управления большой компанией. Самое главное — видно общую ситуацию по всем направлениям деятельности.

Александр Клубук, CDO технопарка «Сколково»

Результат перемен — еженедельный контроль задач занимает 15 минут

Комплекс перемен, в том числе внедрение Kaiten, оптимизировали работу технопарка.

Еженедельный контроль задач сегодня занимает у меня 15 минут: пробегаюсь по окнам в программе, принимаю и закрываю выполненные поручения, даю там же комментарии или задаю вопросы и не беспокоюсь о том, что что-то пропустил или не успел.

Ренат Батыров, генеральный директор технопарка «Сколково»

Kaiten успешно интегрировался в работу технопарка «‎Сколково», стал частью корпоративной культуры и привел к значимым улучшениям:

1. Прозрачность в работе. Каждый руководитель понимает загрузку своих сотрудников, задачи распределяются равномерно между исполнителями;
2. Снижение загрузки руководителя. Значительно увеличилось количество времени, которое можно посвятить развитию технопарка, разработке новых проектов и планированию;
3. Еще одно важное следствие внедрения новой системы — у руководителей и сотрудников ощутимо снизился уровень стресса.
   

Система управления задачами позволила больше сосредоточиться на новых проектах. Время, которое раньше тратили на совещания и планерки, теперь можно посвятить развитию компании: посвящать придумыванию чего-то нового, планированию, развитию команды, представлять интересы компании в общении с клиентами, партнерами и журналистами.

Я фанат этих изменений и буду очень рад поделиться ими с другими, чтобы люди не ждали 25 лет, как я, а пользовались такой системой управления прямо сейчас

Ренат Батыров, генеральный директор технопарка «Сколково»

Другие кейсы Кайтен

1. Как международная IT-компания избавилась от хаоса в процессах
2. Почему «Додо Пицца» стала использовать Kaiten вместо связки Trello и Jira
3. Кейс Rossko: как команда из четырёх человек развивает девять проектов