Kaiten вместо Notion: какие функции помогут сохранить привычный стиль работы
Не знаете, чем заменить Notion? Kaiten предлагает аналоги большинства функций и уникальные возможности для командной работы и отчетности
С 12 сентября 2024 года платформа для управления проектами Notion больше не работает в России. Система стала популярной благодаря многофункциональности, в ней пользователи могли удобно и гибко структурировать информацию и организовывать разнообразные рабочие процессы. Если вы работали в Notion и вам нравился этот сервис, расскажем, какие похожие функции есть в Kaiten — российской системе для управления проектами. Также разберем, какие еще функции Kaiten могут быть полезны пользователям сервиса.
Чем Kaiten и Notion похожи
В Notion вы могли создать заметки, базы данных, Kanban-доски, календари и многое другое, что подходит как для личного, так и командного использования. Kaiten сосредоточен на проектном управлении и построен вокруг Канбан-досок. Благодаря этому он больше подходит для совместной работы. Помимо Kanban, в Kaiten есть Scrum-доски, инструменты для создания базы знаний, система вложенности документов, а также подробные отчеты, которые позволяют контролировать прогресс и загруженность команды.
1. Канбан-доски
Канбан-доски — удобный инструмент для визуализации рабочих процессов. В Notion доска — лишь один из вариантов представления данных.
В Kaiten это основной способ организации задач. Колонки отражают этапы работы. Как только выполняется один из этапов, карточку с задачей передвигают в соседнюю колонку. Так происходит, пока работа не будет выполнена, а карточка не дойдет до колонки с типом «Готово». Также можно создавать не только колонки, но и дорожки. Они позволяют распределять задачи по приоритету, отделам или исполнителям.
2. Карточки с задачами
Карточки с задачами — важный элемент в работе с Канбан-досками. Они есть как в Notion, так и в Kaiten. Карточки в Kaiten позволяют добавлять чек-листы, устанавливать связи между задачами и отслеживать прогресс в реальном времени. В обеих платформах в карточки можно добавлять файлы, комментарии, назначать ответственных и проставлять теги — все данные и вложения будут храниться в одном месте и не потеряются. Также карточки можно связывать между собой. Это необходимо при планировании проектов. Особенность Kaiten — можно создавать кастомные поля, что позволяет добавлять любую информацию, например, контактные данные, бюджет или электронные адреса. С помощью полей в карточке сотрудники могут оценивать сложность задачи, а заказчики — уровень удовлетворенности работой после завершения проекта.
3. Чек-листы
Чек-листы позволяют разбивать задачи на этапы и структурировать работу. В Notion чек-листы могут находиться в любом месте документа, тогда как в Kaiten они интегрированы прямо в карточки задач. И к каждому чек-листу прикрепляется линия прогресса, которая показывает прогресс работы в реальном времени.
В Kaiten можно назначать ответственных за каждый пункт чек-листа и устанавливать для него срок. Это полезно для командной работы: каждый специалист может отмечать выполнение своей части задачи. Также вы можете создавать шаблоны чек-листов и использовать их в разных карточках, чтобы не тратить время на создание списков с нуля.
4. Хранение документов и создание базы знаний
В Notion пользователи ценили возможность структурирования и хранения документов, заметок и баз данных. Kaiten также позволяет делать это. Все документы могут формировать полноценную базу знаний. Доступ к ней может быть у отдельных специалистов вашей команды или любых пользователей в интернете. Кстати, Kaiten управляет своей публичной базой знаний с помощью собственного инструмента «Документы».
В документах Kaiten вы можете:
- добавлять файлы, изображения и другие медиа;
- оформлять заголовки, списки и выделять ключевые элементы жирным шрифтом или курсивом;
- организовывать документы по папкам и связывать их с карточками задач, чтобы нужные материалы всегда были под рукой.
Также в Kaiten есть возможность создать новостную ленту для команды или внешних читателей. В отличие от обычных документов в базе знаний, посты состоят из заголовка, превью, обложки и даты публикации или обновления. Есть функция отложенной публикации.
5. Система вложенности
Как и в Notion, в Kaiten можно создавать иерархию папок и документов. Такая структура помогает хранить файлы и задачи в порядке. Вы можете добавлять ссылки на нужные документы в карточки задач для быстрого доступа.
6. Представление данных в разных форматах
Notion подходил под разные задачи: от ведения личного дневника и хранения резюме до организации командных проектов. Всё это было возможно за счет различных форматов: таблицы, чек-листы, Kанбан-доски, Timeline, отображение задач на календаре, обычные тексты. Kaiten поддерживает все эти варианты визуализации. Переключаться между Канбан-доской, Timeline, диаграммой Ганта и календарем можно одним кликом.
А теперь об особенностях Kaiten
Пока мы описывали похожие функции Notion и Kaiten, мы попутно отмечали и небольшие различия. И на российской платформе есть особенные функции, которых не было в Notion.
Автоматизация
Одно из значительных преимуществ Kaiten — гибкая система автоматизации. Эта функция позволяет создавать сценарии, которые автоматически запускают действия, оптимизируя рутинные задачи.
Примеры автоматизации
Автоматическое назначение ответственных. Задачи распределяются между сотрудниками в зависимости от их компетенций.
Напоминания о дедлайнах. Система автоматически уведомляет участников о приближении срока, что снижает риск пропустить важные задачи. Напоминание может приходить на почту или в Telegram.
Сортировка карточек по сроку. Карточки на доске автоматически выстраиваются по дате выполнения, что упрощает планирование и контроль.
Это только малая часть возможностей по автоматизации в Kaiten. Чтобы узнать больше, читайте статью Как автоматизация рутинных задач меняет рабочие будни.
Kaiten: отчеты на все случаи жизни
В Notion вам могло не хватать возможностей аналитики. Особенно если вы занимаетесь организацией работы команды, а не только увеличением личной эффективности. В Kaiten этой функции уделили особое внимание. Например, в отчете по срокам можно увидеть, сколько задач было завершено вовремя, а в отчете по загруженности — оценить нагрузку каждого сотрудника. Это помогает выявлять «узкие места» и принимать управленческие решения на основе данных.
Типы отчетов в Kaiten
Разберем несколько типо отчетов в Kaiten.
Суммарный отчет
Общий отчет о проделанной работе. Показывает завершенные задачи за указанный период. Его можно скачать в формате Excel.
Распределение карточек
Показывает, сколько задач закреплено за каждым сотрудником. Помогает сбалансировать нагрузку всех участников команды.
Сроки по задачам
Показывает, соблюдаются ли сроки выполнения задач и пунктов чек-листов. Так можно отслеживать просрочки и разбирать проблемы, с которыми сталкивались сотрудники.
Отчет по затраченному времени
Можно анализировать затраченное время на все задачи сотрудников или среднее время их выполнения. Это также помогает отслеживать нагрузку команды и замечать «застрявшие» задачи.
Канбан-отчеты
Есть специальные отчеты, которые ориентированы на анализ работы по Канбан-методу.
- Накопительная диаграмма потока (CFD). Позволяет быстро оценить производственный процесс.
- Контрольный график. Показывает время выполнения задач за определенный период. Помогает выявлять отклонения в работе команды.
- Спектральная диаграмма. Показывает время выполнения задач и позволяет прогнозировать, сколько времени у вас уйдет на выполнение новых задач.
- Время разрешения блокировок. Если задачи блокировались и сотрудники ставили на них соответствующие отметки, на графике можно отследить причины блокировок и время их решения. Благодаря этому можно исследовать проблемы и работать над тем, чтобы их не было в будущем.
- Пропускная способность. Позволяет измерить производительность команды и спрогнозировать, сколько работы она сможет выполнить в будущем.
- Время цикла. Поможет проанализировать время выполнения задач, узнать фактическую производительность команды и понять, на какие этапы работы уходит больше всего времени.
Неограниченный размер файлов
В Notion пользователи сталкивались с ограничением на размер загружаемых файлов. Хотя само хранилище не ограничено, бесплатный тариф Notion допускает загрузку файлов только до 5 Мб. В Kaiten нет ограничений ни на количество, ни на размер загружаемых файлов даже на бесплатном тарифе. Это удобство позволяет работать с объемными документами, презентациями и другими ресурсами, не боясь превысить лимит.
Различия между Kaiten и Notion
У этих двух платформ в целом разный подход к созданию рабочих пространств. В Kaiten пользователь найдет уже готовые блоки — доски, карточки, таблицы, диаграммы — для создания идеальной среды работы. Notion предлагает бОльшую свободу.
В Notion можно более персонализировано настроить интерфейс — его цвета и расположение блоков. Kaiten имеет более строгий интерфейс и структуру, но при этом остается гибким и понятным для настроек пространства под процессы любой компании.
Зарубежная платформа больше подходит для простых пространств, где пользователь может вести свои личные дела. Kaiten может показаться для этого слишком громоздким и сложным (хотя мы знаем случаи, когда наши клиенты отмечали в Kaiten свои личные дела и хобби).
Вывод
Kaiten и Notion — разные платформы, но большая часть функций доступна в обоих сервисах. Переход на новый инструмент может казаться сложным, но это временные неудобства.
Kaiten поможет не только сохранить привычную структуру, но и привнести улучшения в вашу работу за счет гибкости и автоматизации. Если хотите убедиться в этом сами, регистрируйтесь в Kaiten и пробуйте все функции бесплатно.
