История трансформации: как маркетинговый отдел Белого кода обрел свободу в Kaiten
Кейс: интегратор построил процессы маркетинговой команды в Kaiten
Меня зовут Станислав Селезнев, я возглавляю маркетинговое направление в компании «Белый код», специализирующейся на внедрении 1С и бизнес-аналитики с помощью Битрикс24. Несмотря на то, что мы предлагаем своим клиента Битрикс, построили отдел маркетинга мы именно в Kaiten.
Хочу поделиться нашим опытом перехода на новую систему управления проектами, которая полностью изменила подход к работе нашего отдела: теперь мы удобно ставим новые задачи и отслеживаем их выполнение, а наш коммерческий директор радостно присоединяется к брейнштормам.
Путь к эффективности: от традиционных инструментов к инновационному решению
Когда я пришел в компанию, система управления задачами представляла собой причудливый микс из Google-таблиц и текстовых документов. Годовые цели хранились в обычном текстовом файле, а взаимодействие с техническими отделами осуществлялось через Битрикс24. Несмотря на то, что как интегратор мы активно продвигали эту систему, я чувствовал, что нашему отделу нужно что-то другое.
Основные сложности, с которыми мы сталкивались:
- Невозможность прозрачного мониторинга прогресса задач.
- Отсутствие четкой связи между текущей деятельностью и стратегическими целями.
- Низкая адаптивность рабочего пространства.
- Снижение производительности из-за перегруженного интерфейса.
Мой предыдущий опыт работы в различных маркетинговых ролях показал, что Trello отлично справляется с организацией рабочих процессов. Например, в нем было очень удобно составлять контент-план по выходу публикаций.
Однако после начала блокировок аккаунтов появилась необходимость найти более надежную альтернативу. Нам требовалась платформа, способная обеспечить индивидуальный подход к работе каждого члена команды: от коммерческого директора до копирайтера.
Kaiten привлек наше внимание возможностью создавать неограниченное количество досок на персонализированных рабочих пространствах. Это позволяло каждому сотруднику организовать работу максимально удобным для себя способом.
Я предложил команде протестировать Kaiten, оставив возможность быстрого возврата к прежней системе. Но этого не потребовалось — платформа настолько органично вписалась в наши процессы, что даже разработчики заинтересовались переходом на нее.
Когда я давал гарантии нашему коммерческому директору, то был предельно честен: если Kaiten не оправдает ожиданий, мы моментально вернемся к привычному сочетанию Битрикс24 и электронных таблиц Google. Но реальность превзошла самые смелые прогнозы. Вместо возврата к старым инструментам мы погрузились в создание персонализированного рабочего пространства, где каждый член команды получил идеально настроенную под свои задачи среду.
Система контроля и отслеживания прогресса через детально проработанные статусы стала настолько эффективной, что я не удержался и поделился своим восторгом в социальных сетях. Мой энтузиазм оказался заразительным: пост привлек внимание главы отдела разработки, который тут же загорелся идеей модернизировать рабочие процессы своей команды с помощью этой платформы.
В небольших организациях маркетинговый отдел часто выполняет множество дополнительных функций: от HR до работы с партнерами. Kaiten помог нам создать гибкую структуру, способную масштабироваться вместе с ростом компании.
Архитектура нашего рабочего пространства
Наша система организации основана на трех ключевых разделах: годовые задачи, ежемесячные задачи и выполненные поручения.
Первый столбец содержит общие направления: продажи, развитие продукта и другие. В нем мы фиксируем идеи, которые после обсуждения с руководством превращаются в конкретные задачи — карточки на досках сотрудников.
Каждая задача имеет четкого исполнителя и проходит определенный маршрут согласований. Система уведомлений обеспечивает своевременное включение всех участников процесса. Перед тем, как передвинуть задачу в финальную колонку «Готово», я лично просматриваю ее и оцениваю проделанную сотрудником работу.
Креативные сессии с брейнштормом всегда находят отражение в Kaiten: все идеи оперативно фиксируются в специальном разделе. Именно так родился наш проект «Белый PR-помощник» — Telegram-бот для автоматизации типовых коммуникаций.
Персонализация рабочего пространства
Для повышения эффективности работы мы внедрили систему визуальных маркеров:
• 💡 для новых идей,
• 🛠 для инструментов,
• 🥋 для HR-задач.
Это помогает быстро сориентироваться в рабочем пространстве.
Наше основное рабочее пространство «Маркетинг/детализация» используется совместно мной и дизайнером Таисьей.
Каждый сотрудник может зайти на доску и взглянуть на свою колонку, чтобы быстро увидеть, когда пришло время заняться задачей. Например, вот я, условный Стас, и я подготовил файл с инструкциями по изменению блога. Этот документ нужно обсудить с нашей руководительницей Анной, но она сейчас очень занята. Поэтому я просто переношу карточку с этой задачей в ее колонку и добавляю все необходимые шаги, детали и уточнения.
Каждый участник процесса имеет доступ к необходимой информации и может отслеживать статус задач в режиме реального времени. Для масштабных проектов создаются отдельные рабочие зоны с возможностью их временной деактивации.
Результаты внедрения Kaiten
После перехода на Kaiten наша команда стала работать более автономно и эффективно. Все необходимые ресурсы и информация всегда под рукой, что значительно ускоряет рабочие процессы. Например, сотрудники больше не спрашивают о том, где находится нужная ссылка, — все необходимые документы и ссылки для выполнения задачи хранятся в соответствующей ей карточке.
Особенно приятно наблюдать, как изменился подход к выполнению задач: теперь сотрудники уделяют больше внимания качеству и документированию процессов для будущего использования.
Работа нашего отдела продолжается в прежнем ритме, но свободного времени стало больше. В отличие от работы с таблицами и Битрикс24, сейчас мы не сталкиваемся с перегруженным интерфейсом, можем сосредоточиться на удобной системе.
Единственным минусом можно назвать чрезмерную гибкость системы: иногда случайное перемещение элементов может нарушить структуру рабочего пространства. Хотелось бы иметь возможность фиксации определенных элементов.
Тем не менее переход на Kaiten позволил нам существенно оптимизировать рабочие процессы и высвободить время для более важных задач. Руководство компании отмечает повышение эффективности маркетингового отдела — теперь мы работаем на все 120%, потому что команда получила удобный инструмент для реализации своего потенциала.
Кстати, лично я также активно использую Kaiten в своей жизни. Он отлично помогает мне в изучении ушу и написании книги. Благодаря этому сервису осознаешь, что настоящая проблема заключалась не в моей личной способности к организации, а в недостаточной гибкости управления задачами.
