Дерево целей проекта: как и зачем составлять
Как создать Project Goal Tree для эффективного управления проектами. Пошаговое руководство, примеры и лучшие практики
У каждого бизнеса есть свои задачи, которые нужно расставить по приоритету выполнения. Есть цели, которых нужно добиться, а для этого — разбить на небольшие и более простые задания. Есть команда, внутри которой нужно распределить задачи и согласовать действия. Проще всего это делать, если заранее построить специальную схему — дерево целей. Рассказываем, как создать дерево, приводим примеры и объясняем, почему жизнь с ним становится проще.
Что это такое
Дерево целей — это метод визуализации, в котором главная цель находится в самом верху схемы, а от нее отходят промежуточные задачи и шаги по ее достижению. Также дерево содержит связи между условиями, зависимости между отдельными задачами и приоритеты. Схема выглядит, как перевернутое дерево со стволом, ветвями и листьями (отсюда и появилось название).
Дерево проектов пригодится для стратегического управления компанией и для контроля над отдельными направлениями бизнеса.
Подобная визуализация помогает:
- разобраться в способах достижения главной цели;
- увидеть сферу влияния отдельных специалистов и их вклад в общее дело;
- найти самый короткий и эффективный путь к достижению главной цели;
- собрать вместе все цели и организовать работающую и лаконичную структуру внутри компании в виде наглядной схемы.
При формировании дерева целей обычно придерживаются простых правил:
- главная цель в проекте всегда занимает самый верхний ярус, сразу под ней — деление на отрасли или направления, из которых состоит вся работа. Эти ветви делятся на задачи и подзадачи;
- каждая ветка дерева подчиняется главной цели и другим верхнеуровневых задачам;
- все самые мелкие задания — это листья, они происходят из ветвей и часто спланированы в виде действий;
- гипотезы занимают самый низкий ярус — с них может начинаться работа, они помогают определить зависимости и понять, что нужно сделать для выполнения конечной цели.
Как еще планировать проекты? Рассказываем в гайде по OKR.
Главная цель иллюстрирует ствол дерева
Чтобы правильно сформировать цели компании, стоит использовать 3 аспекта:
- Описание. Что нужно выполнить или как должен выглядеть результат.
- Масштаб. К какому объему (количеству, %, размеру) нужно стремиться.
- Время. Сколько часов, дней, недель или месяцев займет, к какому сроку нужно закрыть цель.
Например, при учете всех аспектов выше цель может выглядеть как «увеличить продажи товара Х на 1000 экземпляров к декабрю 2024 года».
В качестве крупной стратегической или тактической цели могут быть:
- миссия компании — повысить узнаваемость в своем регионе, сделать клиентов довольными, добиться прибыли в 20 млн рублей в год;
- запуск нового продукта или пиар-компании — конечной целью может стать выпуск в продажу или завершение минимально жизнеспособного продукта (MVP);
- решение конкретной проблемы — например, повысить продажи или расходы на рекламу на 20%;
- точный ориентир — например, добиться высокого уровня узнаваемости и ассоциаций фирменных цветов с компанией в своей нише. В качестве ориентира уровень, как у зеленого банка.
Глобальная цель должна мотивировать простых сотрудников и вдохновлять их на выполнение обязанностей. Если она не будет их вдохновлять, то персонал не будет разделять вашу миссию и не станет прилагать силы к выполнению задач. Об этом подробно читайте в материале Что такое философия Кайдзен и как она помогает улучшать процессы работы.
Иногда основная цель может создаваться на основании метрик. О том, как это работает, рассказываем в статье Получаем прибыль: как найти точки роста и приоритизировать задачи.
Если сравнивать дерево с привычным планированием, то здесь каждый этап ведет на следующий уровень — к глобальной цели. Поднимаясь на одну маленькую ступень, команда постепенно поднимается выше. А каждая большая цель поделена на понятные и простые действия, поэтому двигаться к результату гораздо проще.
Дерево нужно строить на нескольких основных принципах:
- конкретность — важно четко сформулировать стадии;
- достижимость — результат должен быть таким, чтобы его можно было достичь;
- согласованность — все этапы и шаги не должны противоречить друг другу по времени или логике;
- ограниченность во времени — важно установить реальные сроки достижения целей;
- поиск ресурсов — для реализации каждого из этапов нужно найти деньги, время, людей и другие ресурсы, которые нужны для воплощения.
Но главное — когда большая и сложная задача разделена на множество простых процессов, команда выполняет понятные ей действия, а не пытается объять необъятное.
Инструменты для создания дерева целей
Для построения наглядного дерева целей можно использовать разные ресурсы.
- Специальные инструменты для визуализации. Среди них можно отметить MindMeister, XMind, Lucidchart, Miro и другие сервисы. С их помощью легко и удобно создавать визуальные простые схемы. Планы с иерархической структурой и в совместном доступе, но большинство из них перестали работать в России. Чем можно их заменить, читайте в статье Какие российские сервисы могут заменить уходящий Miro.
- Таблицы. Это не слишком удобный и наглядный, зато практичный и простой способ продумать, как и в каком порядке будет выполняться проект. Сейчас это легко сделать с помощью Excel.
- Канбан-доски. Метод организации команд и работы с проектами. С помощью Канбан-досок можно построить иерархию и установить зависимости между задачами, спланировать их выполнение, выставить дедлайны и ответственных. Например, раньше можно было создавать такие доски через Trello, а сейчас их легко строить с помощью Kaiten.
Плюсы и минусы метода дерева целей
Каждый подход в визуализации задач имеет свои минусы и плюсы. Рассмотрим по порядку.
Преимущества
- Лаконичность. Такая структура поможет не запутаться даже в большом количестве задач. При этом все ветви связаны между собой единой целью — «корнем».
- Наглядность. С первого взгляда можно разобраться в связях дерева, что и от чего зависит, с какой задачи нужно начинать и всегда держать в фокусе конечную цель.
- Простота. Чтобы прочитать дерево целей проекта, не понадобятся специальные знания в методе, а чтобы увидеть зависимости и риски — не нужно быть аналитиком.
- Скорость. Можно быстро создать дерево целей организации, а при необходимости постепенно наращивать на него новые дополнительные задачи.
Недостатки
- Риск ошибки при установлении целей и связей. Можно неверно определить главную цель, ошибиться при установлении связей и зависимостей между задачами или некорректно выделить приоритеты при выполнении задач. В этом случае придется составлять дерево заново и увеличивать сроки выполнения задач.
- Сложности с обслуживанием. Дерево нужно всё время поддерживать в актуальном состоянии и вносить корректировки. Чем больше дерево целей в компании, тем больше времени отнимает его актуализация.
- Риск перегрузки информации. Когда кажется, что важны одновременно все цели и задачи, то и дерево целей больше похоже на неухоженный куст. Если оно слишком большое и сложное, то его стоит «подстричь»: отсечь лишние и малозначимые задачи, чтобы сконцентрироваться на важной работе и не терять фокус.
- Нет гибкости. Нельзя поменять один этап на другой и заняться более крупной задачей раньше, чем будут выполнены все работы «низшего» уровня.
Примеры успешного применения дерева целей в проектах
Личное использование
Дерево можно использовать, чтобы спланировать любое событие или задачу. Особенно, если нужно позаботиться о чем-то заранее или сложно построить в голове полноценную картину будущего события.
С помощью дерева можно быстро расставить приоритеты, от чего-то отказаться, чтобы не тратить лишние деньги и время.
Например, если в планах улучшить свою физическую форму, то можно построить такое дерево целей и задач.
Какому бизнесу подойдет дерево проектов, а какому — нет
Дерево подойдет для небольшого проекта. Оно поможет быстро сориентироваться во всех аспектах работы и не запутаться. Предположим, планируется организовать мероприятие. Можно создать дерево целей и разделить его на отдельные направления, а затем и на задачи. После составления станет видно, на чем стоит сконцентрироваться в первую очередь, а что понадобится потом. Например, станет понятно, что не получится выбрать между кафе и рестораном, пока не определен список гостей.
Не стоит пытаться отобразить все задачи, если планируется сложный проект с множеством взаимосвязанных этапов и компонентов. Такую схему сложно читать, тяжело создавать и поддерживать в актуальном состоянии. Вместо нее лучше задействовать диаграмму Ганта.
Например, такой график есть в Kaiten: с ним проще распределить задачи между ответственными и настроить взаимодействия между этапами.
Предположим, у вас есть проект по созданию новой информационной системы для крупной компании. Этот проект включает в себя множество различных задач и этапов, начиная от разработки архитектуры системы до внедрения и обучения пользователей.
Для этого проекта потребуется работа множества специалистов разных профилей: программистов, системных аналитиков, тестировщиков, дизайнеров интерфейсов, специалистов по безопасности и многих других. Кроме того, необходимо учитывать требования к системе со стороны различных департаментов компании.
Если попытаться построить дерево целей для такого проекта, оно получится сложным и запутанным. Каждое подразделение компании может иметь специфические требования и приоритеты, которые могут конфликтовать с требованиями других отделов. Многие задачи будут пересекаться и зависеть друг от друга, что делает структуру дерева запутанной.
Вместо этого можно набросать в виде дерева целей общую картину с основными задачами и сроками.
Когда лучше вместо дерева создать отдельные задачи
Если это небольшой проект, у которого ограничен срок выполнения, то строить целое дерево для него не имеет смысла. Намного проще просто создать список задач и выполнять их в любом порядке.
Например, команда организует однодневное мероприятие. Вместо создания сложного дерева целей с множеством подцелей:
- привлечь 50 участников,
- обеспечить качественное питание,
- подготовить презентации.
Проще составить список задач и создать чек-лист по их выполнению:
- забронировать место,
- приготовить еду,
- создать расписание.
В этом случае дерево целей лишь запутает исполнителей.
Рекомендации по внедрению дерева в управление проектами
В этом разделе мы собрали основные советы, с которыми вам будет проще составлять дерево целей.
- Сформулируйте цели по SMART. Что это и как их применять, разбирали в статье Цели по SMART: как превратить абстрактные желания в конкретные достижения.
- Привлеките к созданию дерева сотрудников. Это повысит их вовлеченность, и в результате получится более продуманная схема. Подробно об этом рассказывали в статье Мотивация команды в Agile: как повысить удовлетворенность сотрудников.
- Поддерживайте актуальность. Регулярно изучайте схему и проверяйте, не требуются ли корректировки на фоне перемен внутри проекта или во внешней среде. На крупных проектах этим может заниматься даже специально выделенный сотрудник. Важно поддерживать дерево в актуальном состоянии.
- Документируйте изменения. Стоит создать документ, в который будут записываться все перемены внутри дерева. Если изменили одну из «веток» или добавили новые, то через любой промежуток времени будет легко понять, зачем и как это было сделано. Как управлять изменениями, читайте в статье Change Management: как изменять проект без стресса.
- Следите за коммуникациями. Обо всех изменениях, дедлайнах, назначении ответственных и исполнителей команда должна узнавать как можно быстрее. Например, в Kaiten при каждом изменении всем участникам карточки поступает уведомление.
Заключение
- Дерево целей — методика визуализации отображения целей и способов ее достижения. Оно помогает увидеть сферу влияния отдельных специалистов на общее дело, а также найти самый короткий и эффективный путь к достижению главной цели.
- Оно выглядит, как обычное перевернутое дерево, где начало ствола или «корень» — конечная цель, к которой движется команда или чего должна добиться компания, когда выполнит все задачи.
- С помощью дерева можно разбить цель на отдельные этапы, расставить приоритеты и установить взаимосвязи между отдельными этапами или задачами, отследить прогресс на пути к общей конечной цели.
- Дерево можно строить с помощью специальных инструментов визуализации, интеллект-карт, таблиц и Канбан-досок.
- Оно пригодится для стратегического управления компанией и для контроля над отдельными направлениями бизнеса.
Все рабочие процессы компании в одном сервисе
