«Мы думали, что команда перегружена, но Kaiten показал обратное»: кейс DADA
Как учет времени помог DADA увидеть реальную загрузку команды и принимать решения на основе данных
Когда сотрудник говорит, что не справляется с объемом задач, первая реакция — решить, что команде не хватает людей. В коммуникационном агентстве DADA раньше такие решения тоже во многом опирались на субъективную оценку. После того компания настроила учет загрузки, подход изменился: прежде чем открывать вакансию или перераспределять работу, менеджеры смотрят на фактическую занятость команды.
Например, если загрузка сотрудника держится около 50%, это повод сначала разобрать состав задач, сроки и распределение ответственности. При этом данные не обесценивают слова сотрудника, а помогают точнее определить причину проблемы: действительно ли команде не хватает ресурсов или проблема в том, как распределена текущая работа.
От небольшой команды к распределенному агентству
DADA работает на рынке с 2013 года. За это время штат увеличился с 5 до более чем 60 человек. Сегодня в структуре агентства четыре основных блока:
- креатив, дизайн и медианаправление;
- PR и организация мероприятий;
- аккаунт-менеджмент;
- финансы и HR.
Команда самостоятельно ведет маркетинговые проекты полного цикла: разрабатывает стратегии, запускает ТВ- и digital-рекламу, создает баннеры, спецпроекты и кампании формата 360°. Одновременно специалисты могут работать более чем над 20 проектами, а у одного клиента нередко появляется сразу несколько параллельных задач.
Раньше все рабочие процессы в DADA были распределены по 3 инструментам: коммуникация шла в Telegram, данные собирали в Google Таблицах, а работу над задачами отслеживали в Trello. Пока команда была небольшой, такой связки вполне хватало. Но по мере роста компании информация стала распадаться между разными каналами, а получить целостную картину по проектам и загрузке сотрудников становилось все сложнее.
В августе 2023 года, когда понадобилась замена Trello, DADA выбрало Kaiten. Осваивать интерфейс с нуля не пришлось: принцип работы с колонками и карточками уже был хорошо знаком сотрудникам. Постепенно в новую систему перенесли не только текущие задачи, но и связи между клиентами, проектами, трудозатратами и внутренними процессами.
Сначала часы превратили в показатель для управления
После переноса проектов в Kaiten в DADA начали фиксировать часы, потраченные на работу с клиентами. Агентству было важно не только видеть статусы задач, но и понимать, сколько ресурсов требует каждый проект.
Так учет времени стал, прежде всего, источником данных для ответа на 3 вопроса:
- Сколько ресурсов потребовал конкретный клиент?
- Равномерно ли распределена работа между сотрудниками?
- Соответствует ли доход от проекта затраченным усилиям?
Учет организовали без постоянного контроля: сотрудникам не нужно запускать таймер перед каждой задачей. Часы можно добавлять после выполнения работы — например, один раз в конце недели. Восстановить события помогают карточки: в них остаются задачи, обсуждения и история движения по этапам.
Такой формат особенно помогает в работе с творческими людьми — дизайнерами, авторами и креаторами. Они могут не отвлекаться на поминутную отчетность, а сосредоточиться на работе. Руководитель при этом получает достаточно полные сведения для оценки загрузки и экономики проектов.
Метки в Kaiten соединяют трудозатраты с финансами
Одних записей о потраченных часах часто недостаточно: их нужно отнести к правильному клиенту и виду работ. Для этого DADA использует метки, которые складываются по единому шаблону: «аббревиатура клиента + номер + тип работы».
Например, по такой метке можно отобрать все задачи определенного направления и посмотреть суммарные трудозатраты. В результате менеджеру не приходится вручную сопоставлять несколько таблиц: он видит, какие проекты оправдывают вложенный ресурс, а какие требуют пересмотра условий или организации работы.
От карточки клиента — к ежедневным задачам
Чтобы задачи не теряли связь с клиентами и проектами, в DADA разделили карточки на два уровня:
На верхнем уровне находится постоянная карточка клиента — general. В ней собраны основные сведения, контакты и ссылки на связанные проекты. Она не перемещается между колонками и работает как навигационный центр.
Следующий уровень — subgeneral. Такие карточки создают под отдельные направления сотрудничества: например, SMM, креатив или медиа. Уже к ним привязывают конкретные рабочие задачи, которые проходят по этапам от постановки до финансового завершения проекта и подготовки кейса.
Если проект большой, менеджер разбивает его на связанные родительские и дочерние карточки. Так команде проще видеть не только статус отдельных задач, но и то, как они связаны между собой и с общим проектом.
Если же клиент возвращается через несколько месяцев или даже лет, менеджеру не приходится искать старые переписки: история сотрудничества уже собрана в карточках, и к работе можно быстро вернуться с нужного контекста.
Тендеры не смешивают с действующими проектами
До подписания договора с клиентом и после него работа устроена по-разному, поэтому в Kaiten эти этапы разделены на два потока:
Первый предназначен для тендеров. Карточка проходит путь от входящего обращения до результата конкурса.
Второй используется для регулярных клиентских проектов, где договор уже подписан и команда выполняет согласованный объем работ.
Так потенциальные проекты не смешиваются с теми, что уже находятся в производстве. А руководители могут отдельно видеть текущую загрузку и понимать, какой объем работы может добавиться в ближайшее время.
Клиенты подключаются к работе прямо в Kaiten
Для общения с заказчиками в DADA используют отдельную доску с гостевым доступом. Клиент может открыть нужную карточку, посмотреть статус, согласовать результат или оставить комментарий. Вся обратная связь остается рядом с задачей, поэтому менеджеру не приходится собирать ее из почты и мессенджеров.
Эта же схема помогает точнее учитывать загрузку команды. Когда карточка уходит клиенту на согласование, Kaiten автоматически снимает с нее исполнителей. В результате время ожидания ответа не попадает в отчеты как активная работа сотрудника.
У каждой функции — свое пространство, но данные остаются связанными
Единая система не означает, что все отделы должны работать на одной универсальной доске. В DADA создали несколько специализированных пространств.
Контент. Копирайтеры и дизайнеры получают задачи из общего бэклога, разделенного по направлениям.
Дизайн. Аккаунт-менеджеры передают задачи уже с техническим заданием и референсами. У каждого дизайнера своя колонка, поэтому сразу видно текущую загрузку, а комментарии и готовые материалы остаются внутри карточки.
HR и администрация. На внутренней доске фиксируют отпуска, выходные и административные задачи. Благодаря этому при планировании загрузки видно, когда сотрудник действительно свободен, а когда просто недоступен для новых задач.
Адаптация новых сотрудников. В первый рабочий день сотрудник получает карточку с материалами и заданиями вводного периода. Выполненный чек-лист показывает, что обязательная часть онбординга завершена.
База знаний. Инструкции и регламенты хранятся по папкам отделов: часть — прямо в Kaiten, часть — ссылками на внешние документы. Постепенно команда переносит сюда материалы из разных источников, чтобы рабочая информация была собрана в одном месте.
Что уже удобно, а что требует доработки
Анастасия каждую неделю смотрит отчеты по трудозатратам сотрудников, клиентам и проектам. Один из ключевых для DADA — отчет по времени: в нем можно увидеть как затраты по отдельной задаче, так и общую загрузку команды.
С повседневной работой в Kaiten сотрудники разбираются быстро: логика карточек и колонок понятна даже тем, кто раньше не пользовался таск-трекерами. Если возникают вопросы, помогают поддержка и персональный менеджер.
Сложнее оказалась настройка прав доступа. Они зависят от пользователей, ролей и групп, поэтому эту часть системы команда еще дорабатывает. После этого DADA планирует переносить в Kaiten и другие процессы.
Что показал опыт DADA
- Сначала определите, зачем вы считаете время. Такой учет полезен, если на его основе можно оценивать проекты, планировать загрузку и принимать решения о найме.
- Не привязывайте контроль к постоянному тайм-трекингу. Если команде достаточно раз в неделю внести фактические часы, не обязательно заставлять сотрудников постоянно запускать таймер.
- Создайте понятную понятную структуру работы. Связка «клиент → направление → задача» помогает быстро восстановить контекст и историю проекта.
- Разделяйте разные причины отсутствия загрузки. Отпуск, ожидание ответа клиента и реальное отсутствие задач должны по-разному учитываться в отчетах.
- Смотрите на цифры вместе с контекстом. Данные не заменяют разговор с сотрудником, но помогают понять, где не хватает ресурсов, а где проблема в распределении работы.
