5 шаблонов ретроспективы: как превратить обсуждения в задачи
Готовые шаблоны для Kaiten — копируйте, адаптируйте и запускайте уже в следующем спринте
Ретроспектива — ритуал, который команды часто превращают в формальность: поговорили, пожаловались, разошлись. Если сотрудники тратят время на встречи, но процессы не меняются, значит, ретро не работает
В статье расскажем коротко о сути, пользе и форматах ретроспектив. А еще собрали 5 проверенных шаблонов для ретроспективы с разбором, когда и как их применять, в виде готовых решений для Kaiten — просто копируйте и запускайте.
Зачем команде ретроспектива
Представьте команду как экипаж корабля, где каждый спринт — путь из точки А в точку Б. Можно плыть, игнорируя проблемы и усталость команды. А можно регулярно заходить в гавань: выслушать экипаж, починить то, что сломалось, и скорректировать курс.
Гавань — и есть ретроспектива. Это регулярная встреча команды в конце спринта, где все разбирают, что сработало, что сломалось и что улучшить в следующий раз.
Ретроспектива нужна, чтобы улучшать работу системно, а не надеяться, что в следующий раз само получится. Давайте разберем, какую пользу приносит ретроспектива и как она работает.
Найти узкие места
Ретроспектива помогает создать безопасное пространство для вопросов «Что занимает у нас больше всего времени» и «Где мы делали двойную работу».
Результат. Команда сможет находить системные сложности в работе вместо обсуждений без результата, продумывать решения для упрощения или автоматизации процессов.
Укрепить команду и атмосферу в коллективе
Накопившееся недопонимание или раздражение — такой же риск, как и техническая неисправность.
Ретроспектива с четким форматом позволяет высказаться каждому члену команды. Каждый сотрудник может через анонимные карточки или последовательное обсуждение высказать свое видение.
Результат. Проблемы обсуждаются открыто, без обвинений, а успехи — празднуют вместе. Так формируется среда, где важно «что исправить», а не «кто виноват».
Сфокусироваться на действиях, а не на обсуждениях
Ценность ретроспективы — в конкретных задачах. Без них это просто разговор. Нужно ответить на вопросы:
- что делать с этой информацией;
- кто будет отвечать за процесс;
- когда должно быть выполнено.
Результат. Команда покидает встречу с четким списком задач на следующий спринт. Это замыкает цикл непрерывного улучшения. В системах управления проектами, например, в Kaiten, прямо во время встречи можно создавать карточки для задач на будущие спринты в общем рабочем пространстве с ответственными и сроками выполнения.
Теперь главный вопрос: как провести ретроспективу так, чтобы она работала?
Ретроспектива должна быть организованным обсуждением с четкой структурой. В Kaiten разработали специальные шаблоны, которые помогают превратить идеи из ретроспективы в конкретные задачи для команды
Ниже — 5 шаблонов для ретроспектив для Kaiten. Копируйте в свое пространство и адаптируйте под задачу.
Шаблон Start-Stop-Continue
Один из популярных форматов регулярной ретроспективы — «Начать, прекратить, продолжить», который помогает сортировать идеи и наблюдения по 3 четким категориям:
- Start (начать). Какие новые практики, инструменты и подходы помогут работать эффективнее?
- Stop (прекратить). От каких действий, встреч или сложившихся практик нужно отказаться, потому что они тратят время, демотивируют и не несут пользы?
- Continue (продолжить). Какие существующие практики отлично работают, и нужно их сохранить?
Этот шаблон для ретроспективы помогает увидеть процессы, которые не приносят результат, и заготовить план конкретных изменений на следующий цикл.
Удобно применять, если:
- команда только начинает проводить ретроспективы;
- нужно избавиться от лишних шагов и устаревших правил;
- важно понять, что можно ускорить;
- цель — быстро перейти от слов к экспериментам.
Польза. Список в колонках — это план изменений на следующий цикл. Легко выбрать 1-2 пункта из «Start» и «Stop» для внедрения в следующий спринт. Карточки «Continue» можно отметить тегом, например, «Хорошая практика», и хранить как инструкцию.
Какие инструменты в Kaiten и как можно использовать:
- Чек-листы в карточках. Декомпозируют большую задачу на конкретные шаги.
- Поля «Исполнитель» и «Срок». Указывают на ответственного и уточняют дедлайн, чтобы задачу вовремя выполнили.
- Метки. Помогают расставить визуальные приоритеты — например, «Важно» для основных процессов или «быстрая победа» для задач, которые можно выполнить за день.
- Автоматизация. Когда у карточки появляется тег «Готово к выполнению», задача автоматически отправляется в бэклог основной рабочей доски команды.
Шаблон «Парусник»
Креативный формат Sailboat/Speedboat помогает команде обсуждать прогресс, препятствия и цели в необычном виде — с корабликом на фоне. Каждый элемент рисунка — отдельная категория задач:
- Паруса (движущая сила). Дают энергию и ускоряют процессы — успешные практики, мотивация, инструменты.
- Якоря (тормозящие факторы). Замедляют или останавливают работу — рутина, блокеры, бюрократия, ошибки.
- Рифы (риски). Показывают, что может пойти не так — препятствия, ограничения, внешние угрозы.
- Земля (цели). Указывают на результат, к которому «плывет» команда — видение команды, цель спринта или проекта.
Удобно применять, если нужно сменить подход и обсудить прошлое и будущее — обозначить и зафиксировать позитивные и негативные внешние факторы.
Польза. Работа с иллюстрациями снижает формальность и повышает вовлеченность, позволяет в равной степени думать о внутренних «якорях» и внешних «рифах», а еще — заранее обсудить риски, пока они не стали проблемами.
Какие инструменты в Kaiten и как можно использовать:
- Фон с картинкой парусника. Помогает поддерживать разговор и вдохновляет на выполнение задач.
- Цветные теги (метки) или типы карточек. Помогает фильтровать задачи по направлениям. Например, все карточки с угрозами можно пометить красным или оранжевым, а с парусами — зеленым.
- Голосование. Каждый член команды может расставить приоритеты и отметить важные карточки. Это поможет выделить основные темы для обсуждений и будущего прогресса.
- Колонка «Капитанский мостик». Сюда собирают карточки с самыми важными «Якорями», «Парусами» и «Рисками». Каждую задачу можно детализировать с помощью чек-листов, описаний, критериев приемки, добавить срок и ответственного.
Шаблон 4 L's — Liked, Learned, Lacked, Longed For
Шаблон для глубокого разбора: команда разбирает не только процессы, но и свои эмоции, знания, желания. С помощью шаблона команда анализирует завершенный спринт по 4 категориям:
- Liked (понравилось, закрепляем успех). Какие события, действия или результаты вызвали положительные эмоции.
- Learned (изучили, фиксируем рост). Чему научились, что поняли о проекте или друг о друге.
- Lacked (не хватило, выделяем дефициты). Какого ресурса, информации, инструмента не хватило для эффективной работы.
- Longed For (желаемое, формулируем потребности). Какие амбициозные улучшения нужны для идеального сценария выполнения.
Удобно применять, если команда чувствует усталость и ей не хватает мотивации. Категория «Learned» помогает заметить рост: не только что сделали, но и чему научились.
Польза. Категория «Learned» помогает заметить рост: не только что сделали, но и чему научились. Категория «Lacked», в свою очередь, показывает истинные причины проблем — вместо «сорвали срок» = «не хватило экспертизы в Х».
Какие инструменты в Kaiten и как можно использовать:
- Чек-листы. В карточке из «Lacked» можно создать чек-лист возможных решений, а для «Longed For» — пункты шагов к мечте, которые помогут разбить глобальное желание на реалистичные этапы и начать действовать.
- Голосование. Каждый сотрудник может поставить смайл для фокуса на самых важных карточках каждой колонки.
- Финишная колонка доски: «План действий». Сюда можно переносить готовые карточки с конкретными задачами, назначать ответственных и переносить в бэклог рабочей доски.
Шаблон Mad/Glad
Когда команда работает по методу «Расстроило/Обрадовало», они обсуждают, что их больше всего порадовало или расстроило во время спринта
Шаблон помогает быстро понять, что злит команду и что радует — и перевести эмоции в задачи с помощью 2 колонок-категорий:
- Mad (разозлило или расстроило). Какие события, процессы или ситуации в спринте вызвали раздражение, фрустрацию или чувство напрасно потраченного времени. Это помогает выпустить пар и найти болевые точки для решения проблем.
- Glad (обрадовало). Какие моменты, достижения или действия принесли радость, удовлетворение или облегчение. Позволяет отметить успехи.
Удобно применять, если нужна оперативная ретроспектива для обсуждения результатов и повышения вовлеченности. Или если нужно сбалансировать негативные эмоции позитивными и завершить спринт на конструктивной ноте.
Польза. Категория Mad помогает перевести эмоции в конкретные факты, а Glad — сознательно искать и фиксировать хорошее.
Какие инструменты в Kaiten и как можно использовать:
- Комментарии к карточкам. Вопрос «Какой шаг поможет это исправить?» переводит жалобу в задачу
- Кастомное поле «Ожидаемый эффект». Это позволит понять, с какой целью выполняется задача.
- Голосование. Каждый сотрудник может отреагировать и оценить, как на него повлиял процесс.
- Ранжирование по весу. Можно назначить приоритеты, теги или размер для карточек. Затем — отсортировать колонку, чтобы сразу получить упорядоченный список задач.
- Дочерние задачи. Для комплексных целей можно использовать дочерние и родительские задачи. Например, для идеи «Улучшить онбординг новичков» создайте подзадачи: «Написать чек-лист», «Записать видео» и т.д. Так проще делегировать работу и контролировать выполнение.
- Третья колонка «Действия». Сюда перемещают карточки из колонки Mad после обсуждения, детализируют, добавляют ответственного и отправляют в бэклог рабочей доски.
- Доска достижений. Лучшие карточки из Glad сохраняются как напоминание о победах. Это поддерживает мотивацию..
Шаблон «Светофор и дорожная карта»
Комбинированный формат: сначала диагностика (что работает, что нет), потом план исправлений. Обычно этот шаблон используют команды, которым важно обозначить проблемы, а затем строить четкий путь их решения с измеримым результатом.
Пространство в этом шаблоне делится на 2 логические доски: «Светофор» для диагностики и «Дорожная карта» для планирования.
На доске «Светофора» команда оценивает процессы и инструменты по 3 категориям:
🟢 зеленый — работает отлично и не требует изменений;
🟡желтый — работает с напряжением и требует постоянного контроля;
🔴 красный — работает плохо, постоянно мешает и требует вмешательства.
На доске дорожной карты строится детальный план улучшений на основе желтых и красных зон. Каждая проблема превращается в мини-проект с обязательными этапами:
- анализ — в чем проблема и что может ее решить;
- эксперимент или задача — как проверить на практике;
- результат — что получилось после внедрения (заполняется на следующей ретроспективе).
Удобно применять, если нужно быстро перейти от проблем к их решениям без потери фокуса. Также подходит, если у команды сразу несколько разных проблем, которые не получилось решить в предыдущих спринтах.
Польза. Трехцветная система позволяет быстро увидеть все процессы команды. Затем команда видит, как постепенно карточки перемещаются по «Дорожной карте», а проблемы меняют цвет с красного на зеленый.
Какие инструменты в Kaiten и как можно использовать:
- Кастомные поля «Сфера» «Срочность» для «Светофора». В выпадающем списке — направления работы и приоритет выполнения.
- Автоматизация переноса. Когда карточка в колонке «Анализ» получает тег «Готова к работе», то перемещается в колонку «Эксперименты».
- Автоматизация контроля. Когда задача в колонке «Эксперименты» получает метку «Готова», то для следующей ретроспективы создается родительская карточка в колонке «Результат» и для нее назначается ответственный сотрудник.
Вывод: как ретроспектива помогает команде развиваться
Начните с одного шаблона в Kaiten. Проведите ретроспективу и превратите жалобы команды в конкретные задачи. Доведите карточку до конца и вы увидите, как постепенно это сглаживает процессы, усиливает команду и увеличивает скорость работы.
