Приоритизация задач в Kanban

Когда у задач не обозначены приоритеты, важная работа может откладываться, а проект не будет развиваться. Чтобы такого не случилось стоит явно обозначать приоритет задач на Kanban-доске. Рассказываем, как это сделать.

Система вытягивания задач

В Kanban принято использовать систему вытягивания. Она пришла из Lean-подхода (бережливого производства). Ее главная цель — снизить количество перепроизводства продукта. То есть товар создают только в тот момент, когда на него появляется спрос. Например, если у компании 18 заказанных холодильников, а она производит 30, есть риск, что 12 холодильников так и останутся невостребованными на складе. Поэтому нужно делать столько холодильников, сколько необходимо покупателям сейчас.

В рамках Kanban правило системы вытягивания звучит так:

Задача берется в работу только в тот момент, когда она необходима заказчику, и выполняется только в указанном размере (количестве).

То есть, когда член команды заканчивает работу над одной задачей, он «тянет» самую приоритетную задачу из очереди и начинает ее делать. Это создает гибкую и эффективную систему, где работа выполняется в соответствии с реальными потребностями и возможностями команды.

Чтобы члены команды понимали, какие задачи нужно брать в работу именно сейчас, необходимо выработать систему приоритизации и придумать, как визуализировать ее на Kanban-доске.

Как расставить приоритеты в Kanban

Колонка, с которой начинается путь любой задачи, — бэклог. В нее помещают идеи команды и требования от заказчиков. В этой колонке задачи могут быть непонятны, может не хватать информации для реализации и другие проблемы. Это просто очередь.

Затем идет колонка «Готово к работе». Здесь лежат карточки, которые менеджер уже изучил, задал дополнительные вопросы заказчикам и сделал ТЗ понятным для исполнителя. И самое важное —- в этой колонке расставлены приоритеты.

Одной колонки для уточнения и обсуждения задачи перед взятием в работу может не хватать. Количество столбцов зависит от возможностей команды и типа задач. Пример дополнительных колонок:

• Утверждение. Задача ясна, но для взятия ее в работу необходимо дождаться утверждения со стороны других команд или руководителей. Например, подтверждение рекламного бюджета от вышестоящего руководства.
• Рассмотрение. В этой колонке лежат задачи, которые еще не оценила команда. Ее часто внедряют разработчики. Менеджер проекта может не знать технических нюансов проекта, поэтому есть риск, что исполнитель не сможет его выполнить или появятся дополнительные вопросы. Выяснение этих моментов займет время, и работа над задачей будет застопорена. Поэтому специалисты команды должны оценить задачу и выяснить все необходимые нюансы перед взятием в работу.  
• Ожидание внешней активности. Здесь лежат задачи, которые пока нельзя взять в работу, так как они зависят от третьих лиц. Например, дизайнер не может начать работу над рекламным баннером, так как у него нет хотя бы примерного текста. Или видеоблогер ждет оффер от компании-партнера, чтобы снять рекламную вставку.

Как поддерживать здоровье бэклога

Каждый заказчик хочет, чтобы его задача была выполнена как можно скорее. А идеи команды хочется реализовать и протестировать. Но ресурсы рабочей группы ограничены. Сотрудники не могут гарантировать, что выполнят все лежащие в бэклоге задачи в ближайшее время. Чтобы задачи было проще приоритизировать, очередь нужно держать в чистоте.  

• Постоянно следите, чтобы ТЗ в бэклоге было написано корректно и была вся необходимая информация для выполнения. Не ждите большого собрания команды, чтобы обсудить задачи. Менеджер должен постоянно просматривать входящую работу и проверять полноту описания. Также можно сделать чек-лист для заказчика, чтобы тот следовал ему при оформлении ТЗ.

• Чистите бэклог от неактуальных задач. Заказчик нашел другое решение, поменялись требования к продукту, изменился рынок и идея уже точно не сработает — такие ситуации случаются постоянно. Долой такие задачи из очереди.
• Объединяйте задачи. Если несколько задач можно решить одним действием, не нужно держать несколько карточек в бэклоге. Просто скопируйте все данные в одну.
• Декомпозируйте задачи. Если задача сложная, ее нужно разбивать на более мелкие. Так исполнителю будет проще понять, что от него требуется и легче будет спрогнозировать сроки ее выполнения и отслеживать прогресс.

Способы визуализации приоритета в Kaiten

Способ 1. Приоритетные задачи наверх, неприоритетные вниз

Самый простой способ визуализации приоритета — расставить задачи по важности: на самом верху те, что нужно взять в первую очередь, а внизу — самые неприоритетные.

Недостатки такого способа:

1. Это не гарантирует, что на приоритетную задачу будут пущены все ресурсы команды. Ее просто возьмут первой.
2. Исполнитель не понимает, насколько задача срочная и почему именно ее нужно взять в работу прямо сейчас. Также невозможно понять, как много ресурсов нужно выделить на выполнение задачи.

Способ 2. Расстановка приоритетов с помощью дорожек (классы обслуживания)

Kanban-доску можно разделить на дорожки. Их еще называют треками или свимлейнами (swimlanes). С их помощью можно разделить задачи:

• по исполнителям,
• по заказчикам или проектам,
• по категориям задач и пр.

Но еще один способ их использования — приоритизация работы. В Kanban разделяют задачи на классы обслуживания.

Классы обслуживания в Kanban

Как один инструмент поможет оптимизировать работу, гарантировать быстрое выполнение приоритетных задач, снизить финансовые риски и сделать команду более самостоятельной.

Блог KaitenДарья Лебедева

Основных классов — четыре:

• срочные,
• с фиксированной датой,
• стандартные,
• нематериальные.

Классы обслуживания не просто отвечают на вопрос, какая задача важнее, а сообщают:

• как быстро нужно выполнить каждую работу,
• почему для одной задачи нужно выделить больше ресурсов, чем для другой,
• что будет, если сроки сорвать.

Исходя из этих данных каждый член команды может определить степень важности той или иной задачи и самостоятельно распределить свое рабочее время. То есть классы обслуживания и дорожки помогут команде гарантировать выполнение всех приоритетных задач.

Дорожки — это не только отличный способ визуализации. С их помощью вы можете проанализировать выполнение задач каждого класса по отдельности и определить слабые места рабочего процесса. А это значит, что команда будет понимать, как можно оптимизировать работу.

Способ 3. Метки

Метки — удобный и заметный визуальный сигнал приоритета для всех членов команды. Вы сами можете придумать удобные названия и выбрать цвет. Например, красная метка «срочно» может обозначать критический приоритет, а зеленая «стандартно» — нормальный. Также можете определить цвета для таких задач, как ошибка, обновление ПО и т. д. Чтобы метки стали еще заметнее, можно использовать эмодзи. С помощью меток фильтруйте карточки на пространстве и собирайте отчеты по конкретным видам задач.

Вы можете использовать один из подходящих инструментов приоритизации на своей Kanban-доске или комбинировать их:

• делайте несколько колонок в бэклоге, чтобы понимать степень проработанности ТЗ;
• внедряйте дорожки и классы обслуживания, чтобы ускорить работу по срочным вопросам;
• используйте метки для подсвечивания разных категорий задач и их важности.

Делайте всё, что оптимизирует вашу работу. Пробуйте и находите то, что подойдет именно вашей команде, а в Kaiten есть все необходимые функции для реализации этих подходов.