Шаблон учета лицензий: закупка и продление ПО
Готовое пространство Кайтена от проектной компании Ава Проект. Одна доска-реестр держит все лицензии компании: что оплатить, что продлить, что уже не нужно.
Автор: Ava Project · нужен модуль «Канбан»
Что это и кому подходит
Лицензии на софт живут в почте, в счетах и в голове одного человека. Подписка заканчивается внезапно: сервис отключается посреди рабочего дня, а бухгалтерия узнает о платеже последней. Шаблон собирает весь софт компании в один реестр, где у каждой лицензии есть карточка и понятный статус.
Пространство подготовила проектная компания Ава Проект. Внутри одна доска — «Реестр лицензионного ПО». Карточка сервиса идет по кругу: «К оплате» → «Обновить лицензию» → «В работе» → «Лицензия активна». Когда срок подходит, карточка снова уходит на обновление. Дорожки делят софт по направлениям: дизайнеры, коммуникации, продажи. Шаблон подойдет ИТ-отделу, офис-менеджеру и всем, кто отвечает за подписки.
Что внутри шаблона
Готовая структура, которую можно использовать сразу и адаптировать под себя.
Счет выставлен, ждет оплаты
Срок подписки подходит к концу
Продление или закупка идет
Оплачено, сервис работает
Архив отключенного софта
Дорожки: Сервисы для дизайнеров · Коммуникации · Продажи
Цикл вместо линии
Карточка сервиса не закрывается навсегда, а возвращается на продление к следующему сроку.
Реестр всего софта
Одна доска показывает, какие сервисы оплачены, какие ждут продления, а какими вы уже не пользуетесь.
Дорожки по направлениям
Сервисы для дизайнеров, коммуникации и продажи разведены по отдельным дорожкам.
Типы карточек
Софт и Документы — счет и лицензия видны как разные сущности прямо на доске.
Контроль оплат
Колонка «К оплате» собирает счета, по которым деньги еще не ушли.
Инструкция внутри
В пространстве лежит карточка «Как пользоваться пространством?» — команда разберется без вас.
Почему этот шаблон
- Все лицензии компании — в одном реестре, а не в почте
- Продление видно заранее, сервис не отключится внезапно
- Понятно, за какой софт вы платите прямо сейчас
- Отключенный софт уходит в архив, а не теряется
- Софт разложен по направлениям через дорожки
- Готовое пространство от проектной компании Ава Проект
Кому подойдет
Как начать
Выберите шаблон
Нажмите «Использовать шаблон» на этой странице. Откроется готовое пространство с досками и карточками.
Откройте шаблон
Внутри открывшегося шаблона нажмите кнопку «Импортировать к себе».
Импортируйте шаблон
Есть аккаунт Кайтен — укажите директорию для шаблона. Нет аккаунта — создайте его прямо при импорте.
Начните с этого шаблона
Создайте пространство за минуту. Настройте его под процесс своей команды.
Похожие шаблоны
Частые вопросы
-
Чем этот шаблон отличается от обычной таблицы с лицензиями?
Таблица показывает список, а доска показывает статус. Карточка сервиса движется по колонкам: к оплате, обновить лицензию, в работе, активна. Вы сразу видите, где сейчас каждая подписка. Отключенный софт уходит в колонку «Более не используется» и не мешается в списке.
-
Кто автор шаблона?
Пространство подготовила проектная компания Ава Проект. Это их рабочая схема учета лицензионного ПО, опубликованная как шаблон Кайтена.
-
Как шаблон помогает не пропустить продление?
Для этого есть отдельная колонка «Обновить лицензию». Как только срок подписки подходит к концу, карточка переезжает туда. Колонка работает как список ближайших дел, а не как напоминание в чьем-то календаре.
-
Зачем нужны дорожки?
Дорожки делят софт по направлениям: сервисы для дизайнеров, коммуникации, продажи. Так видно, сколько инструментов держит каждое направление и чьи это расходы.
-
Это бесплатно?
Сам шаблон бесплатный, но он использует дорожки — это модуль «Канбан». На бесплатном тарифе модули недоступны: модуль подключается на платных тарифах, он уже включен в «Старт». Импортировать шаблон можно и без модуля, но эта часть структуры работать не будет.
-
Можно ли перестроить доску под свой процесс?
Да. Переименуйте колонки, добавьте свои дорожки и типы карточек, заведите нужные поля. Схема реестра останется, а детали подстроите под свою компанию.