Шаблон согласования документов: договоры, счета и NDA
Готовое пространство Кайтена для документооборота. Каждый согласующий — отдельная колонка, поэтому всегда видно, у кого документ лежит прямо сейчас.
Автор: команда Kaiten · нужен модуль «Канбан»
Что это и кому подходит
Договор ушел на согласование — и пропал. Юрист думает, что документ у бухгалтера, бухгалтер ждет директора, а инициатор пишет всем подряд и спрашивает, как дела. Правок никто не помнит, версии путаются. Шаблон превращает согласование в маршрут, где положение документа видно без единого вопроса в чате.
Внутри одна доска. Документ попадает в «Очередь», проходит согласующих — главного бухгалтера, юриста, генерального директора — и уходит на «Подписание». Дорожки делят поток на обычный приоритет и срочное. Метки показывают отдел-инициатора: продажи, маркетинг, бухгалтерия, ИТ-департамент. Шаблон подойдет юристам, бухгалтерии, офису и всем, через кого проходят договоры и счета.
Что внутри шаблона
Готовая структура, которую можно использовать сразу и адаптировать под себя.
Новые документы на вход
Проверка цифр и оплаты
Общий этап согласования
Правовая проверка условий
Финальное решение по документу
Сбор подписей сторон
Документ подписан
Дорожки: Обычный приоритет · Срочно
Колонка на каждого согласующего
Бухгалтер, юрист, генеральный директор — по колонке на каждого, поэтому видно, у кого документ лежит.
Дорожка «Срочно»
Горящие документы идут по отдельной дорожке и не теряются в общем потоке.
Типы карточек
Договор, Счет на оплату и NDA — тип документа понятен еще до открытия карточки.
Метки отделов
Продажи, Маркетинг, Бухгалтерия, ИТ-департамент — сразу ясно, кто инициатор.
Чек-листы согласования
В шаблоне 17 чек-листов: шаги проверки не держатся в голове.
Примеры документов
Договоры, счета на оплату и соглашения о неразглашении уже лежат на доске как образцы.
Почему этот шаблон
- Видно, у кого документ застрял, без вопросов в чате
- Маршрут согласования одинаковый для всех документов
- Срочное отделено от обычного потока дорожками
- Договоры, счета и NDA не смешиваются между собой
- Понятно, какой отдел инициировал документ
- Чек-листы держат шаги проверки на месте
Кому подойдет
Как начать
Выберите шаблон
Нажмите «Использовать шаблон» на этой странице. Откроется готовое пространство с досками и карточками.
Откройте шаблон
Внутри открывшегося шаблона нажмите кнопку «Импортировать к себе».
Импортируйте шаблон
Есть аккаунт Кайтен — укажите директорию для шаблона. Нет аккаунта — создайте его прямо при импорте.
Начните с этого шаблона
Создайте пространство за минуту. Настройте его под процесс своей команды.
Похожие шаблоны
Частые вопросы
-
Как в шаблоне устроен маршрут согласования?
Каждый согласующий получил свою колонку: главный бухгалтер, юрист, генеральный директор. Документ переезжает от одного к другому, а последние шаги — «Подписание» и «Готово». Позиция карточки на доске и есть текущий статус согласования.
-
Что делать со срочными документами?
Для них есть дорожка «Срочно». Документ идет по тем же колонкам, но по верхней дорожке, поэтому не тонет в общей очереди. Обычные документы остаются на дорожке «Обычный приоритет».
-
Чем помогают типы карточек?
Договор, Счет на оплату и NDA — разные документы с разной проверкой. Тип виден прямо на доске. Юрист сразу отличает соглашение о неразглашении от счета и не тратит время на лишние карточки.
-
Зачем метки отделов?
Метки Продажи, Маркетинг, Бухгалтерия и ИТ-департамент показывают инициатора документа. По ним легко отфильтровать доску и посмотреть, что согласует конкретный отдел.
-
Это бесплатно?
Сам шаблон бесплатный, но он использует дорожки и подколонки — это модуль «Канбан». На бесплатном тарифе модули недоступны: модуль подключается на платных тарифах, он уже включен в «Старт». Импортировать шаблон можно и без модуля, но эта часть структуры работать не будет.
-
У нас другой порядок согласования. Подойдет?
Да. Колонки согласующих переименовываются и меняются местами, лишние удаляются. Добавьте свои типы карточек, метки и дорожки — и маршрут станет вашим.