Шаблон управления стратегическими проектами в образовании
Готовое пространство Кайтена от Дальневосточного Федерального Университета. Одна доска ведет задачи проекта, вторая держит планируемые результаты и показатели программы развития.
Автор: Дальневосточный Федеральный Университет · нужен модуль «Канбан»
Что это и кому подходит
У проекта в вузе две жизни. Первая — содержание: исследования, программы, мероприятия. Вторая — администрирование: документы, отчеты, согласования, внешние исполнители. Обе идут параллельно, и вторая незаметно съедает время первой. А в конце года куратор отчитывается не задачами, а результатами и показателями — их приходится собирать заново.
Шаблон собран в ДВФУ на пространстве «Проект Приоритет 2030». Доска задач ведет работу через колонки На будущее → Очередь → В работе → Согласование → Готово, а две дорожки разделяют содержание проекта и его администрирование. Вторая доска, «Результаты и Показатели», хранит планируемые результаты и показатели программы развития — отчетность собирается по ходу, а не в последнюю неделю. Шаблон подойдет проектным офисам вузов, кураторам программ и грантовых проектов.
Что внутри шаблона
Готовая структура, которую можно использовать сразу и адаптировать под себя.
Идеи на следующий год
Задачи ждут работы
Команда делает задачу
Ждет решения и подписи
Задача закрыта
Дорожки: Задачи по содержанию проекта · Задачи по администрированию проекта
Что проект должен дать
Цифры для отчетности
Содержание и администрирование
Две дорожки разделяют работу по сути проекта и бумажную часть — видно, куда уходит время команды.
Согласование как этап
Отдельная колонка показывает задачи, которые ждут решения, а не исполнителя.
Результаты и показатели рядом
Вторая доска держит планируемые результаты и показатели программы развития вместе с задачами проекта.
Внешние исполнители
Отдельный тип карточек для задач подрядчиков — их работа видна наравне со своей.
Чек-листы внутри карточек
В шаблоне 8 чек-листов: длинные задачи разложены на шаги.
Колонка «На будущее»
Идеи следующего года копятся отдельно и не мешают текущим задачам.
Почему этот шаблон
- Видно, сколько сил уходит на администрирование, а не на суть проекта
- Планируемые результаты и показатели собираются по ходу года
- Задачи на согласовании не путаются с задачами в работе
- Работа внешних исполнителей видна на общей доске
- Идеи на следующий год сохраняются вместе с проектом
- Готовая схема из практики ДВФУ — не нужно придумывать с нуля
Кому подойдет
Как начать
Выберите шаблон
Нажмите «Использовать шаблон» на этой странице. Откроется готовое пространство с досками и карточками.
Откройте шаблон
Внутри открывшегося шаблона нажмите кнопку «Импортировать к себе».
Импортируйте шаблон
Есть аккаунт Кайтен — укажите директорию для шаблона. Нет аккаунта — создайте его прямо при импорте.
Начните с этого шаблона
Создайте пространство за минуту. Настройте его под процесс своей команды.
Похожие шаблоны
Работа с портфелем проектов
Управление несколькими проектами одновременно. Приоритизация, ресурсы, статусы.
Портфель IT-проектов
Специализированный портфель для IT: связь с командами разработки, трекинг зависимостей.
Стратегические проекты
Ведение крупных стратегических инициатив с декомпозицией на этапы и вехи.
Частые вопросы
-
Чем шаблон отличается от обычного проектного пространства?
Он собран под проект вуза. Задачи делятся на содержательные и административные, потому что в образовании отчетность и согласования занимают отдельный пласт работы. А вторая доска ведет планируемые результаты и показатели программы развития — то, чем вуз отчитывается по итогам.
-
Кто автор шаблона?
Дальневосточный Федеральный Университет. Пространство построено на проекте «Приоритет 2030», так что схема выросла из реальной работы вуза, а не из теории.
-
Зачем результаты и показатели вынесены на отдельную доску?
Задачи и результаты — разные вещи. Задача закрывается за неделю, результат складывается за год. На своей доске планируемые результаты и показатели программы развития видны постоянно. Команда сверяется с ними по ходу, а не вспоминает перед отчетом.
-
Почему в названиях досок стоит «<Название проекта>»?
Это заготовка под ваш проект. Подставьте название своей программы или гранта — и обе доски будут понятны участникам. Если проектов несколько, повторите пару досок для каждого.
-
Шаблон подойдет только вузу?
Схема писалась под университет, но работает у любой команды с грантами и отчетностью: научные центры, школы, НКО. Везде, где содержание проекта идет рядом с администрированием.
-
Это бесплатно?
Сам шаблон бесплатный, но он использует дорожки — это модуль «Канбан». На бесплатном тарифе модули недоступны: модуль подключается на платных тарифах, он уже включен в «Старт». Импортировать шаблон можно и без модуля, но эта часть структуры работать не будет.