В чем практическая польза применения канбан-метода? Конспект подкаста Kanban Talks
Какую практическую пользу организация может получить от использования канбан-метода и с чего начать использование практик канбан-метода?
Всем привет! Сегодня мы обсудим, зачем организациям использовать канбан-метод, какую практическую пользу они могут от этого получить и с чего начать применять канбан-метод.
Об авторе подкаста Kanban Talks
Алексей Цыбульник — аккредитованный Канбан-коуч Kanban University (KCP), автор и ведущий подкаста Kanban Talks.
Гость подкаста — Александр Сулейманов, независимый консультант по Канбану и аккредитованный Канбан-тренер, Delivery Manager в Tinkoff Mobile Bank.
Какую практическую пользу организация может получить от использования канбан-метода
Пользу применения канбан метода я вижу в нескольких аспектах:
Простые и понятные практики
Канбан-метод — это набор достаточно простых и понятных объяснений и практик, которые можно начать применять в любой момент на любом этапе. И результат от их применения можно будет увидеть достаточно оперативно.
Канбан-метод позволяет начать с того, что есть уже сейчас и уважать существующие роли
Например, можно начать вводить небольшие и безопасные изменения.
Компании не нужно сразу производить огромные трансформации с массовыми тренингами с колоссальными бюджетами, не надо менять майндсеты людей.
Базовый набор практик по визуализации, ограничению незавершенной работы и циклам обратных связей достаточно легко внедрить и «продать» в компании. И сразу начать получать от этого пользу.
Канбан можно имплементировать локально
Можно взять команду или сервис, которые существуют в другом большом клубке сильно связанных сервисов и попробовать что-то в нем изменить, не влияя при этом на все остальные связанные с ним команды или сервисы.
Можно постепенно выстраивать понятные и простые взаимодействия внутри одной выбранной команды в части планирования-пополнения, планирования-поставки и дальше. Они будут оказывать влияние на его работу.
И уже дальше, после первых успехов, можно маленькими шагами постепенно распространять канбан-метод в компании вертикально и горизонтально.
Какие эволюционные изменения происходят в организациях, которые начинают использовать канбан-метод
Сразу сделаю ремарку, что эффект зависит не только от применения канбан-метода, но и от того, как его начинают внедрять в компании и человек с каким стилем лидерства это делает. Эти факторы тоже могут повлиять на результат.
Но в целом можно выделить следующие изменения:
Первое — в компании начинают понимать, что ресурс реализующий те или иные продукты /сервисы / задачи чаще всего бывает ограничен
Это важно, потому что сразу приходится четко планировать, на что именно вы хотите этот ресурс потратить.
Самый простой пример — это когда продакт или бизнес-заказчики, начинают осознавать, что команда имеет какое-то capacity (емкость), после которого она перестает создавать value (ценность). И это понимание довольно ценно.
Канбан-метод достаточно хорошо это подсвечивает.
У меня есть примеры, когда бизнес видел канбан-доску и говорил: «Нет, половина нашего бэклога даже не нужна, мы не будем тратить на это время, потому что мы всё равно никогда это не сделаем».
И еще важный момент здесь — это повышение доверия между людьми. В особенности между дискавери и деливери.
Второе — у команд пропадает ощущение вечного дедлайна
У сотрудников часто бывает нервозность, ощущение, что они ничего не успевают, и что нужно очень сильно постараться, чтобы выполнить большой объём задач.
Такое состояние: «Давайте мы ещё чуть-чуть поработаем, а потом будем сильно уставшими, но потом ещё чуть-чуть поработаем, потому что нам нужно всё успеть».
Канбан-метод помогает выровнять поток работы, избежать в нём пиков и перегрузов, а это дает людям возможность работать более спокойно.
В 50-60% моей практики с помощью канбан-метода получалось избавиться от состояния такой нервозности. И примерно в 100% случаях получалось сильно ее снизить.
Третье — команды начинают работать предсказуемо
Используя канбан-метод, менеджмент понимает, что не нужно заниматься «чайка-менеджментом». Поставляется определенное количество задач, которые решаются в спокойном режиме.
Четвертое — снижается уровень вовлеченности руководителей в операционку
У менеджеров отпадает необходимость постоянно проверять рабочие процессы после того, как он объяснил участникам команды, как и почему используются те или практики канбана. Появляется время, чтобы сосредоточиться на более важных задачах.
Если вначале с одной из команд я тратил на встречи и уточнения по 3-4 часа в день, то под конец это было 3-4 часа за 2 недели. Команда полностью самостоятельно работала, мне нужно было зайти только на пополнение и на ревью поставки.
Пятое — уменьшаются функциональные колодцы
Бывают такие ситуации, когда разработка — разрабатывает, тестирование — тестирует, аналитики — что-то пишут, и каждый из них живёт в своём мирко-мире без понимания проблем других членов команды. И все пользуются своими регламентами, которые делают исключительно их жизнь лучше.
Практики канбан-метода показывают людям, что нужно думать не только о своей зоне ответственности, но и показывают весь рабочий процесс.
Когда люди приходят к необходимости использования канбан-метода
Когда что-то идёт не так. Когда сервис работает неоптимально, когда есть внешние или внутренние источники неудовлетворенности. Это может начинаться с того, что команда не создает value (ценность), и заканчиваться тем, что она не зарабатывает денег.
Состояние неудовлетворенности тем, как работает сервис — это самый мощный мотив начать применять канбан-метод.
С чего начать использование практик канбан-метода
Начинать нужно с конца (двигаться справа налево) — провести ревью практик поставки
Допустим, есть команда, которая выпустила какую-то фичу. Если посмотреть на путь, через который прошли задачи, можно понять, с какими проблемами команда сталкивалась в ходе выполнения.
При проведении такого ревью важно обсуждать процесс не с точки зрения «как вы поработали, что было неудовлетворительным, что мы хотим изменить», а с точки зрения конкретики: у нас есть фокус, у нас есть задачи, которые почему-то делали определенное количество дней, а есть задачи, которые мы делали в десять раз дольше. И тут, когда вы начинаете обсуждать, почему конкретная задача делалась дольше обычного, выявляются источники задержки, которые влияют на вас сильнее всего.
Тогда команда может сфокусироваться на решении этих блокеров.
Чаще всего большая часть таких проблем находится на стыке взаимодействия разных зон ответственности. Здесь людям следует договориться, что можно изменить в работе, чтобы источник задержки стал меньше.
Сделать правила явными
То есть нужно договориться, чему должна соответствовать та или иная задача на каждом из этапов вашего рабочего процесса.
Тут есть два важных критерия:
- все договорённости и правила должны быть понятными и прозрачными;
- о правилах все должны знать.
Это достигается чек-листами, либо дефинишинами (критериями вытягивания).
Чтобы было проще установить логичные правила, можно просто попросить участников процесса объяснить, что должно быть сделано, чтобы задача продвинулась дальше.
Использовать алгоритм STATIK
STATIK (Systems Thinking Approach to Introducing Kanban) — это системный подход к применению канбан-метода. Детальная инструкция из 6 шагов для того, чтобы начать применять канбан-метод.
STATIK проводят менеджеры процессов, проектов и команд. Обычно эти люди или команды хотят понять, как Канбан может повлиять на процесс и как можно задизайнить первую канбан-систему.
В самом формате нет ничего сложного — это воркшоп с фасилитацией и обсуждениями.
Подробнее о запуске канбан-системы с помощью метода STATIK читайте в нашей статье «Запуск канбан-системы с помощью STATIK-воркшопа»
Обязательно ли следовать всем этим правилам при внедрении канбан-метода?
На самом деле не стоит пытаться имплементировать все правила. Главное — не забывать, для чего они нужны.
Канбан-метод — это способ улучшения процесса создания нематериальной ценности. В этом плане важнее, что практики, которые есть в канбане, несут пользу и являются ценными в вашем текущем контексте.
Если хотите рассказать о своем кейсе, управленческом опыте или стать соавтором статьи, напишите нашему редактору d.lebedeva@kaiten.io
Послушать эпизод подкаста Kanban Talks «Вопросы к АКТ. Какую практическую пользу организация может получить от использования Канбан-метода?»
Прогрессивные компании уже используют канбан-метод в Kaiten. Присоединяйтесь к лучшим.
