Успеть за 48 часов. Как команда крупнейшего в России ОФД перешла c Trello на Kaiten за 3 дня и бесперебойно продолжила работу

Переход компании на новый сервис — это всегда стресс. Для привыкания к новому интерфейсу и функционалу требуется время, и это отражается на качестве и скорости выполнения задач. Но из-за ухода Trello с российского рынка, другого выбора не было — переезжать пришлось, причем срочно. Читайте, как OFD.ru удалось перенести работу в Kaiten максимально быстро и безболезненно.

Чем занимается OFD.ru

OFD.ru предоставляет услуги оператора фискальных данных, а еще разрабатывает собственные сервисы для налоговой оптимизации бизнеса. Сейчас это более 10 продуктов, например:

• Ferma — это облачное решение для комплексного ведения онлайн-продаж в соответствии с 54 ФЗ. Сервис с удобным интерфейсом включает в себя аренду кассы с отправкой чеков по email или sms, услугу ОФД с поддержкой маркировки, более 50 вариантов партнерских интеграций, статистику продаж.
• Renta — сервис для контроля и аналитики продаж во франчайзинговых сетях и ТЦ, уникальный на российском рынке. Renta исключает вероятность ошибок и намеренного искажения статистики при подсчете выручки арендодателей и владельцев франшиз.

Сейчас у OFD.ru более 221 000 клиентов по всей России.

Смирились с неудобствами и не хотели ничего менять. Пока не вмешались обстоятельства

Команда OFD.ru уже 4 года пользовалась таск-менеджером Trello, но его бесплатного функционала не хватало для эффективной организации работы — программистам компании приходилось писать дополнительные скрипты. Это требовало времени и денег, но все равно не закрывало всех потребностей команды идеально.

Несмотря на недостатки Trello, команда OFD.ru не планировала менять сервис, так как это требует времени, сбивает все процессы и вызывает негатив у команды. Но когда появился риск потерять доступ к бэклогу с тысячами задач, компания все-таки решила перейти на другой таскер.

Вариант пользоваться Trello и дальше с ежедневным бэкапом карточек отмели сразу — это неудобно и ненадежно в плане сохранности данных.

В OFD.ru нет выделенных продуктовых команд, это фишка компании. Данные по всем сервисам и проектам были собраны на одной платформе. Чтобы любой специалист, нужный на конкретном этапе (дизайнер, разработчик и т. д.), мог сразу влиться в работу над задачей. Такой формат практикуют стартапы, к которым раньше относилась и OFD.ru. Компания масштабировалась, обороты выросли, но удобная практика держать все проекты в одном бэклоге осталась.

Почему выбрали Kaiten

Компания не могла позволить себе тестировать разные таскеры опытным путем — слишком много времени. Нужно было срочно выбрать сервис, отвечающий всем ключевым требованиям команды, чтобы потом не пришлось переезжать еще раз. Требования были такие:

• привычный интерфейс — визуальное и функциональное сходство с Trello;
• российская компания;
• облачное хранение данных;
• разумная ценовая политика.

Пару слов о стоимости сервиса. OFD.ru пользовалась бесплатной версией Trello, если не учитывать ресурсы разработки, которые тратились на создание плагинов и скриптов. Но вопрос безопасности был гораздо важнее экономии. Ни один из рассмотренных бесплатных сервисов не обеспечивал нужный уровень защиты данных. Поэтому вопрос «Стоит ли платить за таск-трекер» даже не обсуждался.

Kaiten — функциональный аналог Trello, который соответствовал всем заданным параметрам:

Похож на Trello.

Такое же отображение процессов в рабочем пространстве — карточки и доски.

Это российский сервис с быстрой поддержкой.

Среднее время ответа — 7 минут.

Гибкие тарифные планы для крупных компаний, какой является OFD.ru.

Тарифы оплачиваются в рублях и не привязаны к курсам валют, так что можно планировать расходы на трекер на долгосрочные периоды.

В Kaiten есть удобные инструменты для реализации Agile-подхода к работе, который использует OFD.ru.

В зависимости от проекта, компания использует и Kanban, и Scrum методики, не отдавая предпочтение какой-то одной. Поэтому искали универсальный сервис: Kaiten оказался именно таким.

Например, тут есть горизонтальное деление досок на дорожки. В рамках одного спринта можно создать дорожки по каждой проектной команде, разложив все данные по полочкам, при этом они находятся в едином пространстве и ничего не выпадает из поля зрения. Система дорожек позволяет держать фокус на конкретных процессах и при этом понимать объем задач в спринте.

Другой пример — автоматизация работы с метками. В Kaiten их можно ставить по умолчанию при добавлении карточки в колонку. Это удобно при работе с большими объемами данных. У Trello не было такой встроенной функции, и для OFD.ru ее дописывали программисты.

Интерфейс: легкий, удобный, нативный.

Несмотря на широкий функционал, в Kaiten нет ощущения нагромождения карточек. Рабочее пространство аккуратное и чистое, и взаимодействие между группами в одном пространстве организовано легко. А работа с карточками интуитивно понятная — очень просто обучать новых пользователей.

Легкий перенос данных — важный аргумент в пользу Kaiten

Команда Kaiten заранее начала готовиться к возможному уходу иностранных компаний-конкурентов с российского рынка и притоку клиентов, привыкших работать с другими сервисами. Еще 2 марта австралийская компания Atlassian, которой принадлежат Trello и Jira, объявила о прекращении работы в России. Так что ожидалась масштабная миграция пользователей в Kaiten, и OFD.ru стала одной из первых ласточек.

Чтобы облегчить и без того непростой переход для новых клиентов, в Kaiten был разработан инструмент для автоматического импорта данных из любых сервисов Agile-управления. Пошаговые инструкции по переносу данных есть как в текстовом, так и в видеоформате. Если у клиентов возникают вопросы, служба поддержки Kaiten с марта работает в режиме повышенной готовности и часто отвечает даже в нерабочее время.

Как прошел переезд

Перенести работу в Kaiten нужно было в максимально сжатые сроки. Каждый лишний день и даже час повлек бы за собой ошибки в работе и задержки в процессах, которые наслаивались бы друг на друга. Напомним, что OFD.ru обслуживает более 468 000 онлайн-касс, это 15% рынка розницы по России. Было крайне важно провести переезд без сбоев.

OFD.ru запустили автоматический импорт в пятницу вечером. За процесс отвечала директор по развитию Елизавета Иващенко. Техподдержка Kaiten в это время была на связи, несмотря на позднее время, чтобы в случае возможных проблем подстраховать Елизавету. Впрочем, тут их помощь не понадобилась.

Но говорить, что переезд на Kaiten был простым занятием, все же было бы неправильно. OFD.ru — масштабная компания, а автоматический перенос задач из Trello был еще недостаточно обкатан на больших бэклогах. Были возможны 2 проблемы: отдельные карточки не переносятся целиком либо переносятся с неполными данными. Поэтому Елизавете пришлось вручную добавлять описания для 30 карточек.

Переезд проводился в авральном режиме, и у некоторых сотрудников сдавали нервы. Стоит отдать должное Елизавете, она активно поддерживала коллег морально.

Многие члены команды OFD.ru тяжело принимали новый сервис, некоторые даже предлагали обратно вернуться к Trello. Мнения разделились, но процесс уже был запущен. Тем более у Kaiten было значимое преимущество в плане стабильности и безопасности работы в России.

Ко вторнику, когда в компании проходят спринты, уже было готово первое демо с использованием нового сервиса. Цель уложиться в сжатые сроки была достигнута, хоть и не без сложностей. Критичных ошибок, которые могли бы серьезно застопорить процессы, не было. Небольшие проблемы, вроде пропажи содержимого карточек, оперативно решались силами команды OFD.ru.

В компании работают люди с гибким мышлением, которые без проблем адаптируются к новому. А если учесть, что это IT-сфера и, как следствие, высокая технологическая подкованность, переход команды в Kaiten прошел относительно легко. Здесь сыграло роль сходство с Trello: все ключевые функции были уже известны, а все новые — разложены по полочкам.

Сейчас основная часть команды OFD.ru уже полностью освоилась в новом таск-трекере, в том числе и руководство.

Протестируйте возможности Kaiten на бесплатном тарифе. Быстрая регистрация — и вы сможете выстраивать свои бизнес-процессы и пользоваться широким функционалом для управления проектами.

Узнайте подробнее о том, как просто и быстро перенести ваши данные из Trello, Jira или других таск-сервисов.

Интересные статьи

Как Канбан-метод помог химической лаборатории победить бардак с закупками

Команде химической лаборатории в госучреждении удалось сделать процесс закупок прозрачным и предсказуемым благодаря Канбан-системе в Kaiten.

Блог КайтенDmitry Novikov

«Кайтен» помогает агентству CRM-маркетинга управлять проектами и работой сотрудников

Out of Cloud использует «Кайтен», чтобы планировать загрузку, передавать друг другу работу и засекать время, которое уходит на выполнение задач.

Блог КайтенМария Немарова

Кейс Сколково: навели порядок в работе с помощью Kaiten

Ренат Батыров — генеральный директор технопарка «Сколково» поделился опытом использования Kaiten

Блог КайтенViacheslav Tsyrulnik