«Учителя больше не ловят друг друга в коридоре»: директор школы организовал учебную работу в таск-трекере Kaiten
Таск-трекер в школе? Да! Такое возможно - история Kaiten и одного лицея.
В большинстве образовательных учреждений использование современных таск-трекеров — редкость. На сегодняшний день многие школы придерживаются традиционного подхода, основываясь на устной передаче информации. Учителя бегают по коридорам, обращаясь к своим коллегам с просьбами о помощи в выполнении различных задач.
Но в одном из лицеев России совсем недавно произошла настоящая революция: они полностью перевели все рабочие моменты в современный таск-трекер Kaiten. Сервис стал универсальным средством, с помощью которого работают все подразделения лицея, в том числе — бухгалтерский учет и библиотека, документы, ведомости. А ученики учатся целеполаганию и отслеживанию задач с помощью таск-менеджера.
Инженерный уклон и специализированные классы
Лицей, перешедший на систему Kaiten, имеет инженерный уклон — здесь углубленно изучаются следующие дисциплины: информатика, физика, химия, математика. Учебный процесс организован достаточно продуманно, но особое внимание уделяется созданию специализированных кадетских классов. Студенты проводят весь день в учебном заведении: в первую половину дня у них проходят обычные уроки, а во вторую — занятия, направленные на развитие софт-скилов.
Путь к Kaiten: важность единой системы
Долго думать о внедрении Kaiten в учебный процесс в лицее не стали. Хотя раньше в школе даже не существовало единой системы для организации всех процессов.
Решение о внедрении таск-трекера было принято с целью оптимизации сотрудничества между различными подразделениями и улучшения процесса постановки задач.
Прежде чем сделать окончательный выбор, сотрудники лицея прошли долгий путь, исследуя несколько альтернатив. Рассматривался, например, Workzen от МТС. Но эта платформа вскоре закрылась. Также лицей думал над внедрением Trello, но сервис ушел из России. В результате выбор пал на Kaiten, который по сравнению с другими доступными вариантами оказался наиболее практичным и подходящим для учебной организации.
Причины выбора Kaiten:
- хорошо организованное рабочее пространство. Kaiten предоставляет возможность создавать множество рабочих пространств, добавлять пользователей и задавать им права доступа. Также можно вводить различные данные в карточки задач;
- гибкость использования. С помощью Kaiten можно легко адаптировать систему под конкретные нужды и специфику работы, не ограничиваясь жесткими рамками;
- копирование рабочих пространств. Возможность иметь одинаковую информацию доступной в различных местах значительно упрощает управление задачами;
- база знаний и документы. Все типы документов можно хранить в единой программе (и вместе с конкретным задачами).
Лицей начал активно применять систему Kaiten, причем с момента знакомства сотрудников с системой прошло примерно 2 года. Но в процессе внедрения возникали некоторые сложности. Не все сотрудники смогли быстро освоить новый инструмент. На полную адаптацию ушло около полугода. Директор лицея активно показывал работу системы, призывая коллег выполнять конкретные шаги: создавать новые карточки задач, менять параметры, переносить поручения в систему и так далее.
База знаний: порядок в документах
В образовательных организациях сложно обойтись без множества документов. Привести их в порядок помогает раздел «База знаний» в Kaiten, где хранятся регламенты, локальные акты лицея, методические рекомендации для учителей и другие важные документы. Это также отражает и целостный подход к систематизации сервиса: вся информация находится в одной базе, что позволяет любому пользователю в любое удобное время найти нужный регламент или методичку к уроку. Все бумаги организованы по папкам, для каждой из которых можно настроить индивидуальные права доступа, что повышает безопасность данных.
Эффективный документооборот и учет задач
В рамках Kaiten сотрудники лицея используют модуль «Документы» для ведения записей во время совещаний. Это позволяет фиксировать все возникающие задачи, отмечать важные идеи прямо во время обсуждения.
В дальнейшем такие задачи могут быть быстро перенесены на доски в виде карточек и поставлены в работу, что оптимизирует документооборот и способствует лучшей организации рабочего процесса. Возможность редактирования документов поддерживается для всех участников совещания, имеющих соответствующие права доступа.
Создание отдельных пространств для отделов
Лицей обладает множеством структурных единиц: кадровый отдел, охрана труда и учебная часть. Для каждой из этих единиц в Kaiten создано свое рабочее место с уникальными рабочими зонами.
Теперь сотрудники могут передавать друг другу задачи гораздо быстрее: например, если у учителя в кабинете сломался шкаф, он может создать карточку с описанием проблемы, вместо того чтобы пытаться найти плотника по всему зданию. Работа с документами также значительно упростилась. Если педагогу требуется справка об ученике, он просто ставит задачу в таск-менеджере секретарю. А формат отображения в виде таблицы помогает быстро отслеживать статус и ответственных.
Однако у администрации лицея также могут быть поручения, которые не должны быть видны другим работникам, даже если они находятся в том же подразделении. Для обеспечения конфиденциальности данных использовалась функция дублирования досок. Эти поручения видит только руководитель.
У ключевых специалистов есть отдельное рабочее место, куда коллеги могут ставить им задачи.
Учет мероприятий и библиотечных книг
В лицее часто проходят значимые события, которые приурочены к определенным датам. А еще — памятные дни, соревнования, контрольные работы, другие тесты. Такие события регистрируются в Календаре, доступном на рабочем месте в Kaiten. Теперь любой сотрудник может заглянуть в Календарь и сразу проверить, какие мероприятия запланированы на ближайшее время, увидеть полную картину. В период, когда активность учеников лицея очень высока, Kaiten проявляет себя с еще одной сильной стороны. Пример — поставить два мероприятия на один день, как это бывало ранее, теперь просто нереально, так как вся информация сосредоточена в одном месте.
Библиотека лицея также получила значительные преимущества благодаря использованию Kaiten. Ранее следить за выдачей литературы было довольно сложно: информация хранилась в бумажных книгах, и сразу было невозможно выяснить, какие книги были выданы и когда должны быть возвращены. Сейчас же система школьной библиотеки интегрирована в Kaiten: у каждого класса есть своя доска, а у каждого ученика — своя колонка с данными. В каждой карточке, расположенной в столбце, указаны все книги, которые были взяты учеником.
Как только книга возвращается, сотрудник библиотеки архивирует карточку, что позволяет четко отслеживать, какие книги остались у студента и когда их необходимо вернуть.
Обучение целеполаганию и тайм-менеджменту среди учеников
Интересно, что метод Канбан используется не только для оптимизации бизнес-процессов, но и для обучения. Так регулярно проводятся занятия по планированию, на которых ставятся задачи на следующую неделю, при этом осуществляется всё это через Kaiten.
Вначале процесс был организован так, что для каждого класса выделялось индивидуальное место, где еженедельно создавалась колонка. Каждому школьнику выдавалась индивидуальная карточка, на которой он сам создавал чек-лист со своими целями, а после отмечал их достижение.
Всё отлично. Для каждого ученика такой метод был вполне удобным. Но возникли трудности после перехода на коммерческую версию Kaiten, так как оплатить подписку 600 ученикам для лицея невозможно. Поэтому было решено временно перевести учеников на гостевой доступ. Теперь они не могут вносить изменения в карточки, но могут их просматривать и оставлять комментарии к ним. Учащиеся записывают свои задачи в комментариях к общей карточке, созданной педагогом.
Успехи интеграции Kaiten в лицее
Благодаря Kaiten лицей сумел значительно улучшить работу всех служб. Теперь сотрудники имеют возможность оперативно ставить задачи в карточках, а не искать друг друга по всей школе, чтобы перекинуться парой фраз.
Все важные задачи находятся на одной платформе, а связь между участниками можно наладить непосредственно через комментарии. Подход избавляет от необходимости постоянно переходить между приложениями для общения, сервисами для хранения данных, а также инструментами контроля за выполнением поставленных задач.
Кроме того, Kaiten активно развивает навыки тайм-менеджмента у учащихся. Умение планировать свои дела, ставить реальные цели, достигать их и работать в коллективе — это те навыки, которые будут полезны в любой сфере деятельности.
