Кому в команде доверить финансовый учет

Поиском клиентов займется отдел продаж, нового разработчика найдет отдел кадров, уборку сделает клининговая компания. А кто будет считать деньги, да так, чтобы понимать: куда ушло, откуда пришло, сколько забрать, а сколько оставить в бизнесе на случай непредвиденных расходов?

Ответить на этот вопрос пригласили Степана Родионова — предпринимателя и основателя сервиса финансового учета для бизнеса Adesk. Вместе с командой Степан помог наладить прозрачный учет финансов более чем 1 000 компаний из разных сфер. И он точно знает, кому можно доверить считать деньги бизнеса.

Бухгалтеру

В малом и среднем бизнесе, где фонд оплаты труда небольшой, управленческий учет часто доверяют бухгалтеру. Логика простая: он и так работает с деньгами, а значит легко составит один-два дополнительных отчета.

Такой подход кажется разумным, но есть одно «но»: бухгалтер – это специалист, работающий по правилам, строго регламентируемым законами. Его подход к работе не терпит самодеятельности – все должно быть четко.

Что будет, если отдать управленческий учет бухгалтеру? С большой долей вероятности он не будет отличаться от бухгалтерского учета и потеряет всякий смысл. Задача управленческого учета – давать информацию в удобном для собственника или управляющего виде и помогать принимать правильные решения. Едва ли этому способствует отчет, составленный по требованиям ОКУД.

Но будем реалистами – бухгалтерам часто доверяют управленку, поэтому рассмотрим плюсы и минусы это варианта, чтобы вы знали возможные последствия.

Плюсы:

• У бухгалтера есть финансовые знания. Он знает, что такое отчет ОПиУ и когда применять метод начисления – объяснять азы и тратить время на обучение финансовым тонкостям не придется.

Минусы:

• У бухгалтера есть своя работа. Ему нужно начислить зарплаты, подготовить отчетность для налоговой, постоянно обрабатывать первичные документы. Управленческий учет ведется по остаточному принципу. А если специалист будет тратить много времени на управленку, неминуемо пострадает его основная деятельность.
• Он смотрит на цифры взглядом бухгалтера. Он ведет учет через призму бухгалтерских знаний и неосознанно подстраивает его под требования законодательства – это сила привычки. Анализировать и принимать решения на основе таких данных собственнику будет тяжело. Бухгалтер не занимается анализом. Он отвечает за то, чтобы цифры сходились, а анализировать финансовые результаты, искать пути оптимизации расходов и точки для роста прибыли придется самостоятельно.

Финансовому директору

Если в вашей компании есть финансовый директор, смело поручайте управленку ему. Специалист поможет решить задачи по управленческому учету, а вам останется только периодически заглядывать в отчеты.

Плохая новость: если финдиректора нет, найм сильно ударит по бюджету компании. В среднем хороший специалист получает от 100 000 рублей в месяц – это запредельная сумма для большинства стартапов или небольших ИП. Кроме того, ощутимую выгоду такой специалист принесет при условии, что оборот компании составляет как минимум 3 млн в месяц. В остальных случаях вложения в финансового директора обычно не окупаются.

Плюсы:

• Для финдиректора управленческий учет – основная задача. Он, как и собственник, нацелен на повышение прибыли, сокращение расходов, повышение устойчивости компании.
• Финансовый директор умеет анализировать и принимать решения в интересах бизнеса. Он расскажет, куда утекают деньги, рассчитает финансовый рычаг, подскажет, прибыльные ли проекты и сам найдет пути решения проблем.

Минусы:

• Хороший специалист стоит дорого. Конечно, можно найти финдиректора дешевле 100 000 тысяч, но тут возникает риск нанять не профессионала, а, скажем, новичка, у которого и компетенций меньше, и опыта практически нет.

Найти хорошего специалиста по финучету сложно не только из-за высокой зарплаты – мало тех, кто действительно хорошо разбирается в управленке. Но, конечно, если вам это удастся, финдиректор будет знать все нюансы бизнеса, быстро найдет протечки и поможет зарабатывать больше.

Степан Родионов, предприниматель, основатель сервиса Adesk

Рядовому сотруднику

Под рядовыми сотрудниками мы понимаем тех, кто не имеет отношения к финансам – администратора, менеджера, помощника руководителя. В этом случае будьте готовы, что работник возьмет на себя только механическую работу: вносить операции, добавлять статьи, выставлять счета. Аналитику и поиск верных решений помощнику руководителя не поручишь.

Плюсы:

• Экономия денег компании. Вы неплохо сэкономите на зарплате, особенно в сравнении с финансовым директором. Обычно речь идет о прибавке, а не о дополнительной полной ставке.

Минусы:

• Сотрудника придется обучить азам. Даже для механической работы важно понимать разницу между начисленным и кассовым методом и знать, чем кредиторка отличается от дебиторки.
• Может пострадать основная работа. Пока менеджер будет разбираться, что такое маржинальная рентабельность и валовая выручка, времени на другие задачи может совсем не остаться.

Директору или собственнику бизнеса

Некоторые руководители не хотят делегировать работу с финансами сотрудникам и предпочитают заниматься управленческим учетом самостоятельно. Такой вариант особенно хорош для небольших компаний и стартапов, где лишних денег и сотрудников нет.

В Adesk управленческим учетом занимаюсь я сам. Во-первых, потому что он максимально автоматизирован и я трачу на него считанные минуты – для меня это не рутина, а приятный процесс. Во-вторых, управленческие решения принимаю я, а это значит, что мне нужны актуальные и верные данные.

Степан Родионов, предприниматель, основатель сервиса Adesk

Плюсы:

• У третьих лиц нет доступа к финансовым данным. Вся прелесть управленческого учета в том, что он показывает реальное финансовое состояние компании. А такую информацию абы кому не доверишь.
• Есть понимание реального состояния бизнеса. Когда руководитель ведет финучет сам, он всегда в курсе, сколько есть денег, хватает ли их для выполнения обязательств, какие платежи и поступления запланированы и так далее. Не нужно никого просить предоставить отчеты или рассказать, как поживает фирма – вся информация перед глазами.
• Экономия на оплате труда. Не придется доплачивать бухгалтеру, менеджеру или платить полноценную зарплату финансовому директору.

Минусы:

• Финансовый учет требует времени. Фиксация операций, составление отчетов, аналитика – на все это нужно время, которого у собственников часто не хватает.

Специализированному сервису

Специальный сервис для учета финансов бизнеса не заменит человека, но он сделает процесс проще, а результат – нагляднее. Сервис поможет сэкономить время для более важных задач: бухгалтеру – для отчетности и текущей работы, финансовому директору – для анализа и поиска решений, собственнику – для налаживания процессов внутри компании.

Плюсы:

• Экономия времени. Операции будут сами попадать в сервис за счет интеграции с банком и вам не придется вручную вносить в таблицу каждую купленную ручку или пачку кофе. А если настроить условия, по которым нужно присваивать операциям статьи расходов и проекты, – это тоже будет происходить в автоматическом режиме.
• Можно не только анализировать, но и планировать. Бюджетирование, план-факт анализ и платежный календарь помогут предсказывать финансовое состояние бизнеса и принимать верные решения.
• Есть все нужные отчеты. Не нужно искать формы отчетов, продумывать логику, вставлять сложные формулы – все отчеты уже есть в сервисе. Нужно просто нажать пару кнопок, и отчеты сами построятся на основе внесенных данных.

Минусы:

• Сопротивление со стороны сотрудников. Если финучетом в компании занимается бухгалтер или помощник руководителя, например, можно столкнуться с нежеланием применять новый инструмент или с банальным отсутствием привычки. Тут поможет система управления проектами: можно ставить задачи и отслеживать их выполнение, а также анализировать затрачиваемое время и, если что, корректировать нагрузку.

Занимается финучетом в компании сам предприниматель или назначенные сотрудники – важно сделать их работу комфортной, чтобы это не повлияло на эффективность основной работы компании.

Если хотите тратить меньше времени на рутину, попробуйте сервис финансового учета для бизнеса Adesk. Интеграция с банками, автоматическое присвоение операциям статей и проектов, наглядные отчеты в два клика – попробуйте 14 дней бесплатно и получите +1 месяц в подарок по промокоду KAITEN23 при оплате любого тарифа.