Время — деньги! Стоимость задержек в Канбане

Когда команда строит планы для реализации крупного и прибыльного проекта, она предполагает, что для его разработки необходимо много времени. Однако дольше всего задачи находятся не в работе, а в ожидании, когда их выполнят. Период ожидания задач в очереди может составлять больше 80% от общего времени работы над проектом.

В этой статье мы расскажем про стоимость задержки. За основу мы взяли видео Joshua Arnold, который рассказал про Cost of Delay в картинках. Мы перевели его для вас и сделали конспект, который можно легко прочитать. А если хотите посмотреть оригинал, кликайте ниже 👇

Видео: https://vimeo.com/101506552

На картинке вы видите timeline с задачами. На создание проекта команда потратила 46 недель. Из этого времени 38 недель задачи пролежали в очередях или блокировались внешними факторами. То есть реальная работа велась только 17% времени. Попробуйте посмотреть на свой проект также. Скорее всего, вы получите схожую картину.

Команды привыкли уделять больше внимания скорости выполнения конкретной задачи, например, как быстро дизайнер сделал макет. Но совсем забывают посмотреть, как долго задача ждала своего часа в очереди. Каждый проведенный день в ожидании — упущенная прибыль.

Понимать, во сколько команде обходится медлительность, помогает показатель стоимости задержки.

Часто выгоднее выпустить малую часть продукта хотя бы на неделю раньше, чем удешевить продукт другими способами, например, закупив низкосортное сырье или наняв middle-программиста вместо senior. Однако такая выгода неочевидна. Чтобы она стала видимой, нужно немного посчитать.

Как рассчитать стоимость задержки

Для оценки стоимости задержки считают значение CD3 (Cost of Delay Divided by Duration) — это отношение стоимости задержки к срокам проекта, деленное на 1000.

1. Оцените доход, который должен принести ваш проект за определенное время, например, месяц.

2. Посчитайте общее время, которое ваша команда потратит на создание этого проекта.

3. Разделите потенциальную прибыль на время подготовки проекта, а затем разделите полученное число еще на 1000.

Если не делить на 1000, вы получите не коэффициент, а количество денег, которое будет стоить задержка выпуска проекта. Если удобно, можете оценивать стоимость задержки так.

Покажем пример расчета. За основу возьмем timeline проекта, который показывали на картинке выше. В месяц мы планируем зарабатывать с продажи нового продукта 800 тысяч. Продукт должен быть разработан за 46 недель. Получается, что каждую неделю, пока продукт разрабатывается, мы теряем 17 тысяч. А теперь посчитаем, сколько денег мы потратим, если 38 недель задачи пролежат в ожидании: 17 тысяч x 38 = 646 тысяч. Эта та прибыль, которую могла получить компания, если бы:

• задачи не лежали неделями в очередях,
• продукт выпускался постепенно и каждая созданная его часть сразу начинала зарабатывать.

Также, опираясь на показатель CD3, можно определить, каким проектам отдать предпочтение. Например, у проекта A CD3 равен 15, а у проекта B — 4. То есть начать нужно с реализации проекта А, так как его стоимость задержки выше.

Зачем знать стоимость задержки

Если вы знаете стоимость задержки, то проще:

— принимать объективные решения по развитию продукта. Стоимость задержки — это четкий экономический показатель. Цифры скажут вам, как будет выгоднее организовать работу;

— расставлять приоритеты. Показатель CD3, покажет, сколько вы реально заработаете денег, если будете разрабатывать конкретный продукт в выбранном темпе. Только факты;

— акцентировать внимание не на сроках и сметах, а на скорости и ценности.

Cost of Delay — метрика, которая поможет оптимизировать вашу работу, учитывая расходы на всех этапах разработки.

👉 Полезная статья про SMART-цели

Что делать, чтобы снизить стоимость задержки

Визуализируйте работу

Во-первых, постройте timeline и roadmap проекта. Эти инструменты наглядно покажут все задачи и зависимости. Такой подход поможет продумать очередность работы и сроки выполнения.

Если вы задумали изменить дизайн сайта, не нужно сначала разрабатывать макеты всех страниц и потом также масштабно работать над frontend и backend. Сначала создайте страницу, которая привлекает больше всего трафика, например, главную. Затем переходите к менее посещаемым. Таким образом проект уже на начальном этапе начнет зарабатывать деньги.

Во-вторых, визуализируйте этапы, которые проходят задачи. Это поможет выявить задержки, которые увеличивают сроки реализации проекта. Позже их можно будет исследовать и оптимизировать работу команды.

Устанавливайте WIP-лимиты

Чем быстрее задача будет выполнена, тем быстрее она начнет зарабатывать деньги. Для этого важно, чтобы сотрудники фокусировались на 1–2 задачах. Только так можно гарантировать, что новые функции и продукты быстро попадут в руки пользователей.

Ограничить количество задач в работе можно с помощью WIP-лимитов. Это максимальное количество карточек, которое может быть в работе у сотрудника или команды.

Анализируйте блокировки

Если задача по какой-то причине не может быть выполнена, она задерживает релиз новой функции, то есть вы потенциально теряете прибыль. Конечно, без форс-мажоров никуда, но нужно стремиться, чтобы неожиданных задержек было меньше. Для этого периодически анализируйте причины блокировок и устраняйте проблемы до их появления. Больше о блокировках читайте в нашем блоге.