Как найти источники проблем в бизнесе: 5 шаблонов диаграммы «рыбья кость»
Адаптировали классический инструмент анализа под Kaiten — 5 готовых шаблонов досок и документов
Когда в бизнесе или проекте возникает проблема, команды часто начинают работать с симптомами, а не с причинами. Диаграмма Исикавы, или диаграмма «рыбья кость», помогает разобраться в ситуации и найти настоящие первопричины.
Мы адаптировали этот инструмент для работы в Kaiten — создали готовые шаблоны досок и документов. В статье расскажем, что такое диаграмма Исикавы, и покажем 5 шаблонов для разных задач: от быстрого мозгового штурма до глубокого анализа.
Что такое диаграмма Исикавы
Диаграмма Исикавы, или диаграмма «рыбья кость» — инструмент для анализа проблем в бизнесе или проектах. Она помогает найти возможные причины проблемы и разложить их по разным аспектам работы. Затем каждую причину можно разбить на более мелкие факторы, чтобы докопаться до настоящих первопричин.
Классический подход предполагает группировку причин по 6 категориям, каждая из которых начинается с буквы M:
- Man (Люди) — квалификация, опыт, мотивация, загруженность команды. Пример: выгорание из-за переработок.
- Methods (Методы) — процессы, процедуры, регламенты, стандарты работы. Пример: хаотичная приоритизация задач.
- Machines (Технологии) — оборудование, инструменты, программное обеспечение. Пример: устаревший сервер не справляется с нагрузкой, баги в CI/CD pipeline.
- Materials (Ресурсы) — данные, информация, исходные материалы. Пример: неполные данные о клиентах, отсутствие актуальной документации.
- Measurements (Метрики) — способы измерения, KPI, аналитика, мониторинг. Пример: нет метрик качества кода, сроки оценивают неточно.
- Mother Nature (Окружение) — условия работы, корпоративная культура, внешние факторы. Пример: шумный офис мешает концентрации, в команде постоянные конфликты и напряжение.
Вы можете использовать меньше категорий, добавлять свои или полностью переформулировать их под контекст.
Диаграмма Исикавы в Kaiten
Обычно «рыбью кость» рисуют на доске или в редакторе схем, но что если адаптировать этот метод для работы в Kaiten? Мы решили создать набор шаблонов, которые переносят принципы диаграммы Исикавы в канбан-доски и документы.
Шаблоны по-разному показывают причины и помогают перейти от анализа к плану действий. Одни подходят для быстрого мозгового штурма, другие — для глубокого систематического анализа, третьи — для отслеживания прогресса устранения проблем.
Выбирайте шаблон в зависимости от того, на каком этапе работы с проблемой вы находитесь и как ваша команда привыкла работать.
1. Шаблон «рыбья кость» в виде канбан-доски с колонками-категориями
Этот шаблон превращает классическую диаграмму Исикавы в канбан-доску, где каждая колонка представляет отдельную категорию причин. Карточки с конкретными факторами размещаются в соответствующих колонках, а внутри можно подробнее описать проблему.
Такая структура позволяет команде визуально видеть распределение причин и быстро добавлять новые идеи в процессе обсуждения.
Преимущества и особенности:
- Шаблон подходит для пользователей бесплатного тарифа Kaiten.
- Быстрое добавление деталей. К каждой карточке можно прикреплять чек-листы, комментарии, файлы и ссылки, углубляя анализ без потери структуры. Например, к причине «Недостаточная квалификация» можно добавить чек-лист с конкретными навыками, которых не хватает команде.
- Гибкость категорий. Легко адаптировать колонки под специфику проекта: для IT это могут быть «Код», «Инфраструктура», «Документация».
- Есть метка Quick win — нужна для выделения причин, которые можно быстро и недорого устранить, а получить заметный эффект уже через 1-2 недели. Это позволяет команде начать с простых побед, пока идет работа над более сложными проблемами.
Рекомендации по использованию:
- Настраивайте колонки под себя — меняйте названия и добавляйте те категории, которые лучше отражают ваши направления.
- Добавляйте новые доски — в пространствах Kaiten можно добавлять несколько досок, поэтому если вы хотите рассмотреть несколько проблем, то создайте доску под каждую из них. По итогу у вас будет отдельное пространство для наглядного анализа бизнеса с разных сторон.
2. Шаблон диаграммы Исикавы в виде канбан-доски с горизонтальными дорожками
В этом шаблоне категории причин располагаются горизонтально в виде swimlanes (горизонтальных дорожек). Колонки отражают стадии работы с каждой причиной: от гипотезы до подтверждения и плана действий. Карточки перемещаются слева направо по мере того, как вы проверяете предположения и принимаете решения.
Этот подход превращает статичную диаграмму в динамический инструмент, с которым можно управлять решением проблем.
Преимущества и особенности:
- Доска разбита на 4 колонки: «Потенциальные причины», «Требуют проверки», «Подтвержденные причины», «Планирование действий». Все карточки проходят по этой воронке, и с каждым этапом проблемы обрастают новыми данными, что упрощает планирование задач по их устранению. Если какая-то проблема не подтвердилась, карточку можно перенести в архив.
- Внутри карточек есть примеры чек-листов, чтобы было проще детализировать проблемы и способы их решения.
- Шаблон подходит для пользователей Kaiten с подпиской.
Рекомендации по использованию:
- Добавляйте новые дорожки, если текущих недостаточно.
- Подставляйте сроки и ответственных для каждого пункта в чек-листах внутри карточек. Если пункт подразумевает длительную работу, вынесите его в отдельную карточку. Это позволяет внедрить шаблон в ваши рабочие процессы.
3. Документ с древовидной структурой как аналог диаграммы «Рыбья кость»
Это документ-шаблон диаграммы «рыбья кость». В нем три уровня: заголовок первого уровня для главной проблемы, заголовки второго уровня для категорий причин и списки для конкретных факторов.
Преимущества и особенности:
- Шаблон подходит для пользователей бесплатного тарифа Kaiten.
- Можно напрямую использовать для отчетов руководству, которое не работает в системе — документ можно выгрузить в формате docx.
Рекомендации по использованию:
- Используйте единый формат для описания каждой причины: краткое описание → доказательства (факты, данные, метрики) → потенциальные решения. Такая структура позволит быстро сканировать документ и находить нужную информацию.
- Используйте гиперссылки для связи документа с карточками задач в Kaiten, другими документами анализа или внешними источниками данных. Это превратит документ в одну точку входа для всей информации о проблеме.
4. Шаблон диаграммы Исикава в связке с методом «5 почему»
Этот шаблон организует анализ в виде воронки с несколькими уровнями углубления. Первая колонка содержит симптомы проблемы, вторая — главные причины этих симптомов, третья — причины второго уровня, и так далее, пока не будут достигнуты первопричины. Карточки связываются между собой, показывая путь от поверхностных проявлений к глубинным факторам.
Преимущества шаблона:
- Структурированное углубление. Последовательность колонок наглядно показывает путь от проблемы до корневой причины.
- Множественность путей к первопричинам. Один симптом может иметь несколько причин, и все они прослеживаются визуально.
- Наглядность для стейкхолдеров. Легко объяснить руководству, почему нужно работать именно с первопричинами, а не «тушить пожары».
Рекомендации по использованию:
- Если у каждой основной причины у вас несколько причин 2 уровня, то добавьте метки для распределения карточек по приоритету.
5. Документ-опросник с таблицей причин
Шаблон структурирует диаграмму Исикавы в виде таблицы, где каждая строка представляет отдельную причину, а колонки содержат критерии для систематической оценки:
- описание;
- подтверждающие данные;
- влияние на проблему;
- сложность устранения;
- приоритет;
- ответственный.
Такой формат превращает хаотичный мозговой штурм в структурированный процесс оценки, где все причины анализируются по единым критериям и легко сравниваются между собой.
Особенности и преимущества:
- Шаблон подходит для пользователей бесплатного тарифа Kaiten.
- Систематический подход к оценке. Все причины оцениваются по одним и тем же критериям, что исключает субъективность и помогает объективно сравнивать факторы.
- Наглядность для принятия решений. Таблица позволяет быстро отсортировать причины по любому параметру (влияние, сложность, приоритет) и увидеть, на чем фокусироваться.
- Удобство для совместной работы. Команда может параллельно заполнять разные строки таблицы, оценивать причины и обсуждать прямо в документе через комментарии.
Рекомендации по использованию:
- Проводите первичное заполнение таблицы в 2 этапа: сначала команда в режиме мозгового штурма заполняет только колонки «Категория», «Причина» и «Описание», не оценивая и не критикуя. Затем на отдельной сессии заполняются оценочные колонки — так вы разделите генерацию идей и оценку.
- Добавляйте комментарии к ячейкам там, где есть разногласия в оценках — если один член команды ставит влияние 5, а другой 2, это сигнал для дискуссии. Используйте функцию упоминаний (@имя), чтобы привлечь нужных коллег к обсуждению конкретных причин.
Как работать с шаблонами «рыбья кость»
Какой бы шаблон вы ни выбрали, шаги одинаковые. Ниже — короткая памятка.
1. Четко сформулируйте проблему. Избегайте расплывчатых формулировок и используйте конкретные метрики или факты.
- Плохо: Низкое качество продукта.
- Хорошо: Процент брака составляет 8% при норме 2%, потери — 3,6 млн рублей за квартал.
2. Соберите команду для мозгового штурма. Пригласите людей из разных областей, которые видят проблему с разных сторон. На этапе сбора причин не критикуйте идеи — цель собрать максимум гипотез.
3. Генерируйте причины по категориям. Проходите по каждой категории и спрашивайте: «Что в этой области может влиять на проблему?». Используйте технику «5 почему», чтобы дойти до первопричины. .
4. Проверяйте гипотезы данными. Для каждой значимой причины соберите подтверждающие данные: метрики, результаты интервью, логи систем, результаты экспериментов. Назначьте ответственного за проверку каждой гипотезы.
5. Расставьте приоритеты причин. Оцените каждую причину по двум критериям:
- Влияние на проблему — насколько сильно влияет на ситуацию.
- Сложность устранения — сколько времени и ресурсов потребуется.
Фокусируйтесь на причинах с высоким влиянием и низкой или средней сложностью устранения.
6. Разработайте план действий. Для каждой приоритетной причины определите:
- что делать;
- кто ответственный;
- какие сроки;
- какие ресурсы нужны;
- как измерять результат.
Превратите план в задачи и добавьте задачи в Kaiten: укажите дедлайн и исполнителя для каждой.
7. Отслеживайте прогресс. Регулярно возвращайтесь к диаграмме: отмечайте устраненные причины, добавляйте новые факторы, обновляйте данные. Проводите еженедельные ревью прогресса с командой.
Следуя этой памятке, вы превратите диаграмму Исикавы в практический инструмент решения проблем, который помогает перейти от обсуждения к плану и задачам.
Получите еще больше готовых шаблонов от Kaiten
В Kaiten можно визуализировать процессы, вести документацию и адаптировать пространства под запросы любой команды в компании. Чтобы не начинать с нуля, можете посмотреть другие наши шаблоны — возможно, они помогут приступить к работе быстрее:
