Онлайн-сервисы для совместной работы с документами: сравнимаем 10 решений

Показать, как работает Кайтен?

Запишитесь на короткую демо‑встречу. Покажем на примере вашей команды, ответим на вопросы.

Записаться на демо

Когда несколько сотрудников работают над одним документом, важно не потерять правки, комментарии и актуальную версию. Для этого используют сервисы совместной работы: в них можно редактировать документы, обсуждать изменения и управлять доступом.

Мы сравнили 10 таких сервисов: Kaiten, МойОфис, Р7-Офис, Яндекс 360 для бизнеса, VK WorkSpace, ONLYOFFICE DocSpace, Google Workspace, Microsoft 365, Notion и Confluence. Разберем, для каких сценариев подходит каждое решение, как устроена совместная работа и какие есть ограничения.

Что такое онлайн-сервис коллективной работы над документом

Это инструмент, в котором несколько сотрудников могут работать над одним документом онлайн: редактировать текст, оставлять комментарии и обсуждать изменения. При этом не нужно пересылать файлы друг другу и вручную собирать правки из разных версий.

В отличие от обычного облачного хранилища, где сотрудники могут скачивать файлы и загружать измененные копии, сервис совместной работы дает возможность редактировать общий документ прямо в системе. В зависимости от продукта доступны история версий, разграничение прав и организация файлов по папкам.

Совместную работу можно организовать несколькими способами:

• Редактирование в реальном времени. Несколько сотрудников одновременно работают над документом и сразу видят изменения друг друга.
• Последовательное редактирование. Сотрудники вносят правки по очереди, а изменения становятся доступны остальным после сохранения.
• Комментирование. Участники задают вопросы и обсуждают отдельные фрагменты, не изменяя сам текст.
• Рецензирование. Сотрудники предлагают исправления, а автор или ответственный принимает либо отклоняет каждое из них.

При выборе сервиса важно учитывать, с какими документами работает команда. Можно выделить 3 основных сценария:

Эти сценарии могут пересекаться, но не каждый сервис одинаково хорошо подходит для всех трех. Поэтому при сравнении стоит ориентироваться прежде всего на задачи команды.

Какие функции нужны для совместного редактирования документов

При выборе сервиса стоит оценивать не только возможности редактора, но и то, насколько удобно команде обсуждать изменения, находить документы и управлять доступом. Мы отметили 8 таких критериев:

Совместное редактирование в реальном времени

Проверьте, могут ли несколько сотрудников одновременно редактировать один документ и сразу видеть изменения друг друга. Важно также, отображается ли список участников, которые сейчас открыли файл, и сохраняются ли правки автоматически.

Не все сервисы поддерживают работу в реальном времени. В некоторых изменения коллег становятся видны только после сохранения документа.

Комментарии и обсуждения

Комментарии позволяют обсуждать конкретные фрагменты текста прямо в документе, не перенося разговор в мессенджер. Например, руководитель может оставить замечание к пункту регламента, а автор — ответить на него и внести исправления.

Проверьте, можно ли упоминать коллег, получать уведомления об ответах и закрывать обсуждения после решения вопроса.

История версий и отслеживание изменений

Если кто-то случайно удалил важный раздел или переписал текст, история версий поможет найти предыдущую редакцию и восстановить информацию.

Обратите внимание, показывает ли сервис авторов изменений, можно ли восстанавливать старые версии и как долго хранится история на выбранном тарифе.

Отдельная функция — режим рецензирования. Он показывает предложенные изменения прямо в тексте, чтобы ответственный мог принять или отклонить каждую правку.

Управление правами доступа

Не каждому сотруднику нужно разрешать редактировать все документы. Например, регламент компании может быть доступен всем для чтения, а изменять его смогут только руководитель отдела и назначенный ответственный.

Проверьте, какие уровни доступа поддерживает сервис, можно ли приглашать внешних пользователей и ограничивать доступ по публичным ссылкам.

Структура документов и поиск

Когда в компании накапливаются сотни документов, важно быстро находить нужные инструкции, шаблоны и регламенты.

Посмотрите, можно ли создавать разделы и вложенные папки, группировать документы по отделам и проектам, добавлять ссылки между материалами. Отдельно проверьте поиск: умеет ли он искать только по названиям или также по содержимому документов.

Работа с офисными форматами

Если команда регулярно использует Word, Excel и PowerPoint, проверьте поддержку DOCX, XLSX и PPTX.

При этом возможность открыть файл еще не означает, что его можно полноценно редактировать. Например, сервис может показывать таблицу Excel как вложение, но не поддерживать работу с формулами.

Поэтому для каждого формата проверьте пять действий: загрузку, просмотр, редактирование, совместную работу и экспорт. Также оцените, сохраняется ли исходное форматирование после открытия и выгрузки файла.

Связь документов с задачами и проектами

Если сотрудники работают по техническим заданиям, брифам и инструкциям, удобно открывать эти материалы прямо из рабочих задач.

Проверьте, можно ли прикрепить документ к карточке задачи, связать его с проектом и быстро перейти к актуальной версии. Так команде не придется каждый раз искать нужный файл в другом сервисе.

Хранение данных и безопасность

Для некоторых компаний важно не только то, как сотрудники редактируют документы, но и где хранятся корпоративные данные.

Уточните, предлагает ли сервис облачное размещение или установку на собственные серверы компании (on-premise), в каких странах находятся серверы и какие меры защиты предусмотрены.

Если у компании есть требования к сертификации, реестрам ПО или размещению данных, проверяйте их по официальной документации поставщика. Сам по себе российский или зарубежный статус сервиса не гарантирует соответствия требованиям вашей организации.

Что важно для разных задач команды

Не все перечисленные функции одинаково важны. Например, при работе с финансовыми таблицами на первый план выходят формулы и поддержка XLSX, а для корпоративной базы знаний важнее удобный поиск и понятная структура.

В таблице собрали основные критерии для разных сценариев работы:

Если команда регулярно обращается к инструкциям и регламентам при выполнении задач, удобнее хранить их рядом с рабочими процессами. О том, как организовать такую систему, рассказываем на странице «База знаний Kaiten».

10 сервисов, где можно работать с документами онлайн

Ниже разобрали примеры сервисов для онлайн-работы с документами.

Kaiten

Kaiten — сервис для управления проектами и задачами со встроенным редактором документов. Здесь команды создают технические задания, брифы, инструкции и регламенты, ведут базу знаний. Документы хранятся в пространствах команд и проектов, рядом с рабочими досками.

Для хранения документов предусмотрена структура из разделов, папок и страниц с неограниченной вложенностью. По заголовкам и подзаголовкам автоматически формируется оглавление, а встроенный поиск помогает находить нужные материалы.

Если кто-то случайно удалит важный фрагмент, его можно восстановить из истории версий. Во время редактирования Kaiten сохраняет версии каждые 10 минут и показывает, кто вносил изменения.

Преимущества:

• Связь с задачами. Документ можно прикрепить к карточке, а внутрь документа добавить блок-карточку или таблицу задач по фильтру. Если у участников задачи нет доступа к документу, система предупредит об этом.
• Комментарии и упоминания. Обсуждать можно как отдельные фрагменты, так и документ целиком. При упоминании через @ коллега получает уведомление в Kaiten, по электронной почте, в MAX, Telegram, Slack или мобильном приложении.
• Настройка доступа. Для папок и документов предусмотрены 3 роли: администратор, редактор и комментатор. Внешним пользователям можно предоставить публичную ссылку на просмотр с ограниченным сроком действия.
• Инструменты оформления. Доступны таблицы, блоки кода, вкладки, диаграммы draw.io, предпросмотр Google Docs и Figma. Документы можно экспортировать в PDF, DOCX и Markdown, а материалы из Notion и Confluence — перенести автоматически.
• Варианты размещения. Облачная версия работает на серверах в России. Также доступна установка на собственную инфраструктуру. Kaiten включен в реестр российского ПО под № 14347.
• ИИ-редактор документов. Помогает исправлять ошибки, улучшать стиль, сокращать текст, менять тон на более формальный и разбивать текст на пункты. Для этого достаточно выделить фрагмент и выбрать нужное действие. Результат можно предварительно посмотреть, заменить им исходный текст или вставить ниже. Все работает прямо в Kaiten, без перехода в сторонние сервисы.

Недостатки:

• Нет полноценного редактора электронных таблиц с формулами и инструмента для создания презентаций. Файлы DOCX и XLSX можно просматривать в Kaiten, но редактировать их содержимое как в Word или Excel нельзя.
• Нет режима рецензирования с принятием и отклонением отдельных правок, как в Microsoft Word. Изменения можно обсуждать в комментариях и отслеживать через историю версий.
• На бесплатном тарифе история версий документов доступна для просмотра только за последние 7 дней.

Цены в линейке Кайтен Лайт:

• Бесплатный тариф — до 5 пользователей, без ограничения по сроку и числу документов;
• «Старт» — 250 ₽ за пользователя в месяц, до 15 пользователей, 10 пространств;
• «Стандарт» — 580 ₽ за пользователя в месяц, до 250 пользователей без ограничения по количеству пространств.

Пробный период — 14 дней с доступом ко всем возможностям, без привязки банковской карты.

Для команд, которым нужны Kanban, Scrum, диаграммы Ганта и расширенная отчетность, есть тариф «Корпорация» и on-premise. Стомость рассчитывается по запросу.

Подробнее о редакторе — в обзоре Документов Kaiten. Чем Документы отличаются от Google Docs, собрали на странице сравнения.

МойОфис

МойОфис — российский разработчик офисного ПО для бизнеса и государственных организаций. В его экосистему входят редакторы документов, корпоративная почта и инструменты для общения. 

Для совместной работы в браузере есть «МойОфис Документы Онлайн». В решение входят редакторы текстов, таблиц и презентаций, облачное хранилище и виртуальная доска. Сотрудники могут одновременно редактировать файлы, обсуждать изменения и предоставлять доступ коллегам. Для работы на компьютере без постоянного подключения к браузерному редактору предусмотрено отдельное решение — «Документы Настольные». 

МойОфис подойдет организациям, которым нужен полноценный офисный пакет с централизованным хранением файлов и возможностью управлять безопасностью корпоративных данных.

Преимущества:

• Совместное редактирование. Сотрудники могут одновременно работать над текстами, электронными таблицами и презентациями, оставлять комментарии и отслеживать изменения. В табличном редакторе доступны формулы и работа со сводными отчетами.
• Работа с внешними пользователями. Подрядчиков и партнеров можно приглашать через гостевой доступ с правом просмотра, комментирования или редактирования. Для публичных ссылок предусмотрены пароль и ограниченный срок действия.
• Гибкие права доступа. Для файлов и папок доступны четыре основных уровня: управление, редактирование, комментирование и просмотр. При необходимости доступ можно полностью запретить.
• Виртуальная доска. На ней можно размещать документы, таблицы и презентации, работать с ними прямо на доске, добавлять стикеры, схемы и другие элементы.
• Инструменты безопасности. Поддерживаются двухфакторная аутентификация, интеграции с SIEM и DLP, корпоративными каталогами Active Directory, FreeIPA, OpenLDAP, ALD Pro и системами единого входа (SSO).
• Знакомый интерфейс. Внешний вид редактора документов во многом аналогичен продуктам MS Office.

Недостатки:

• Корпоративные лицензии приобретают через авторизованных партнеров. Самостоятельно оформить подписку на сайте, как в обычных облачных сервисах, нельзя.
• По публичной ссылке внешние пользователи могут просматривать, скачивать и печатать файлы, но не редактировать их. Для совместной работы с подрядчиком нужно настроить гостевой доступ.
• Решение ориентировано прежде всего на офисные файлы. Для ведения задач и проектов потребуются другие инструменты, а для полноценной корпоративной базы знаний — отдельная организация структуры и процессов.

Цены:

• «Документы Онлайн» — 3 360 ₽ за пользователя на год для коммерческих заказчиков.
• «Документы Настольные» — стоимость лицензии на одного пользователя на год начинается от 6 690 ₽ в зависимости от предложения и комплектации.
• Публичного бесплатного тарифа для корпоративного решения нет, но продукт можно протестировать по заявке.

Р7-Офис

Р7-Офис — еще одна российская платформа для работы с документами и корпоративных коммуникаций. В состав корпоративного сервера входят редакторы текстов, таблиц и презентаций, файловое хранилище Р7-Диск, почта, календарь и модуль управления проектами.

Сотрудники могут одновременно редактировать документы в браузере, обсуждать изменения и хранить файлы в общем пространстве. В Р7-Проектах документы прикрепляют к задачам, а при необходимости создают новые файлы и открывают их в онлайн-редакторе.

Платформу можно развернуть на собственных серверах или в частном облаке. Для знакомства с продуктом предусмотрен облачный пилот без установки. Такой вариант подойдет компаниям, которым нужен офисный пакет с совместным редактированием и контролем над размещением корпоративных данных.

Преимущества:

• Два режима совместного редактирования. В «Быстром» изменения коллег появляются сразу, а в «Строгом» — после сохранения документа, а редактируемые участниками фрагменты временно блокируются.
• Комментарии и рецензирование. Сотрудники могут обсуждать отдельные фрагменты, отмечать комментарии как решенные, отслеживать исправления, принимать или отклонять их. Также доступны сравнение и объединение документов.
• Работа с офисными форматами. Редактор поддерживает DOCX, DOC, ODT, RTF и другие форматы, а также шаблоны DOTX.
• История версий. В Р7-Диске можно просматривать предыдущие редакции файлов и восстанавливать нужную версию, если кто-то случайно удалил информацию.
• Совместный доступ к файлам. Документами и папками можно делиться с коллегами и внешними участниками. Для ссылок предусмотрены настройки разрешенных действий, пароль и срок действия.
• Связь с задачами. В Р7-Проектах к задачам можно прикреплять документы, создавать новые файлы и открывать их в онлайн-редакторе.
• Автоматизация и дополнительные инструменты. Редактор поддерживает макросы на JavaScript и плагины для распознавания текста, перевода и других операций. Отдельно предлагается ИИ-ассистент для проверки, сокращения и генерации текстов.
• Поддержка российских ОС. Редакторы работают в Windows, macOS и Linux, в том числе Astra Linux, РЕД ОС, РОСА и ALT Linux. Решения Р7 представлены в реестре российского ПО.

Недостатки:

• Стоимость корпоративного сервера и дополнительных модулей не опубликована в виде единого тарифа. Для расчета нужно обращаться к авторизованным партнерам.
• Связь документов с задачами реализована через файлы и вложения в Р7-Проектах. Это удобно для проектной документации, но не заменяет встроенную базу знаний с текстовыми страницами и взаимосвязанными материалами.
• Не все плагины доступны в браузере. Например, некоторые инструменты распознавания текста и работы с документами предусмотрены только для настольной версии.
• ИИ-ассисент не входит в базовую функциональность редактора. Условия подключения и стоимость нужно уточнять отдельно.

Цены:

• «Р7 офис. Профессиональный», настольная версия — от 6 000 ₽ за пользователя за год.
• Настольная версия с правом бессрочного использования — 15 300 ₽ по рекомендованной розничной цене.
• Корпоративный сервер и дополнительные модули — стоимость по запросу у авторизованных партнеров. Для тестирования корпоративных решений можно запросить пилотную версию.

Яндекс 360 для бизнеса

Яндекс 360 для бизнеса — набор облачных сервисов для совместной работы от Яндекса. В него входят корпоративная почта, Диск, Документы, Телемост, а в зависимости от тарифа — Трекер для управления задачами и Вики для ведения базы знаний.

В Яндекс Документах сотрудники создают и совместно редактируют тексты, таблицы и презентации в браузере. Файлы сохраняются на Диске, поэтому их не нужно пересылать коллегам после каждой правки. В Вики можно хранить регламенты, инструкции и материалы по проектам, а страницы связывать с задачами Трекера.

Сервис подойдет компаниям, которым нужен офисный пакет с почтой, хранилищем и инструментами для совместной работы в одной экосистеме.

Преимущества:

• Совместное редактирование. Над одним файлом могут работать до 100 человек. Изменения сохраняются автоматически, а историю версий можно просматривать и использовать для восстановления предыдущих редакций.
• Работа с офисными форматами. Поддерживаются DOCX, XLSX и PPTX без предварительной конвертации. В таблицах доступны формулы, сводные таблицы и условное форматирование, в презентациях — анимация и заметки докладчика.
• Комментарии и настройка доступа. Сотрудники могут обсуждать документы и предоставлять коллегам права на просмотр или редактирование. Для внешних ссылок предусмотрены дополнительные настройки доступа в зависимости от тарифа.
• Корпоративная база знаний. В Яндекс Вики можно создавать разделы и вложенные страницы, настраивать права пользователей, просматривать историю изменений и восстанавливать предыдущие версии. Лимит — 10 000 страниц на организацию.
• Интеграция с задачами. В Вики можно размещать ссылки на задачи Трекера с отображением их названий и переходить к карточкам задач. 
• ИИ-инструменты. В Документах есть функции для создания и редактирования текстов, изменения тона, исправления ошибок и упрощения формулировок. Расширенные возможности Алисы AI для бизнеса подключаются на отдельных условиях.
• Разные варианты размещения. Сервис доступен в облаке, а для компаний с собственными требованиями к инфраструктуре предусмотрена версия on-premises. 

Недостатки:

• При отправке ссылки в Яндекс Документах можно выбрать просмотр или редактирование. Отдельная роль комментатора, как в некоторых других сервисах, не предусмотрена.
• Старые офисные форматы — такие, как DOC, XLS, PPT, ODT и ODS, требуют конвертации. 
• Настольная версия доступна для Windows, macOS и Linux, но пока не поддерживает совместное редактирование документов и презентаций. Для работы над файлами вместе с коллегами нужна веб-версия.
• Документы, Вики и задачи находятся в разных сервисах. Они связаны внутри экосистемы Яндекс 360, но для перехода от инструкции к задаче или обратно сотруднику приходится переключаться между интерфейсами.
• Набор инструментов зависит от тарифа. Возможности Трекера, Вики, расширенной безопасности и ИИ нужно проверять при подключении. Для on-premises также предусмотрены отдельные комплектации.

Цены:

Яндекс Документы можно использовать бесплатно. Для компаний также предусмотрены платные тарифы Яндекс 360 для бизнеса, в которые входят корпоративная почта, Диск, Документы и другие инструменты. Стоимость начинается от 319 ₽ за сотрудника в месяц, 100 ГБ на Диске. Для размещения на собственных серверах есть отдельные лицензии, стоимость которых зависит от выбранных продуктов.

VK WorkSpace

VK WorkSpace — российская платформа для корпоративной работы от VK Tech, куда входят почта, календарь, мессенджер, видеозвонки, облачный Диск, редакторы документов и инструменты для управления задачами.

В VK Документах сотрудники могут одновременно редактировать тексты, таблицы и презентации в браузере. Файлы хранятся на Диске, где можно создавать папки, настраивать доступ и отслеживать изменения. Редакторы используют технологии Р7-Офиса.

Платформа подойдет компаниям, которым нужен единый набор инструментов для общения, хранения файлов и совместной работы с офисными документами. Доступна облачная версия, а для крупных организаций — развертывание на собственной инфраструктуре.

Преимущества:

• Совместное редактирование. Несколько сотрудников могут работать над текстом, таблицей или презентацией одновременно. Доступны комментарии и автоматическое сохранение изменений.
• История версий. На платных тарифах сохраняются предыдущие редакции документов, к которым можно вернуться, если кто-то случайно удалил информацию или внес неверные изменения.
• Работа с офисными форматами. Редакторы поддерживают DOCX, XLSX и PPTX. Файлы можно создавать и открывать прямо на Диске, не устанавливая отдельный офисный пакет.
• Настройка доступа. Сотрудникам можно предоставлять права на просмотр, комментирование или редактирование файлов. Для обмена документами предусмотрены публичные ссылки и ограничения доступа. На «Расширенном» тарифе файлы и папки можно дополнительно защищать паролем.
• Перенос корпоративных файлов. Предусмотрены инструменты миграции из Google Drive и OneDrive, а также синхронизация документов через WebDAV. На «Расширенном» тарифе доступна услуга миграции данных.
• Размещение на своей инфраструктуре. Для крупных компаний доступна версия on-premises. Облачная платформа использует российскую инфраструктуру, а решения VK WorkSpace представлены в реестре отечественного ПО.

Недостатки:

• Часть настроек безопасности доступна только на расширенных тарифах. Например, защита файлов паролем, SSO, групповые политики и аудит логов не входят в «Базовый».
• Документы и задачи находятся в разных инструментах. Хотя сервисы входят в одну платформу, встроенного представления задач внутри документа, как в специализированных системах управления проектами, нет.

Цены:

• «Базовый» — от 309 ₽ за пользователя в месяц. Включает редакторы документов, историю версий и 150 ГБ на Диске для каждого сотрудника. До 300 пользователей.
• «Расширенный» — от 499 ₽ за пользователя в месяц. Включает 1 ТБ на сотрудника, SSO, аудит логов, расширенные настройки доступа и миграцию данных. До 500 пользователей.
• «Индивидуальный» — стоимость по запросу. Без ограничения по числу пользователей, доступно развертывание on-premises.
• Для новых клиентов предусмотрен пробный период — 14 дней за 1 ₽ на тарифах «Базовый» и «Расширенный».

ONLYOFFICE DocSpace

ONLYOFFICE DocSpace — платформа для совместной работы с документами, таблицами, презентациями и PDF-формами. Вместо обычных общих папок здесь используют комнаты — пространства, в которые можно приглашать сотрудников, клиентов и подрядчиков с разными правами доступа.

Например, команда готовит предложение для клиента. В комнате совместной работы менеджер и аналитик одновременно редактируют документ, руководитель оставляет замечания, а клиент получает доступ только к готовой версии. Для каждого участника можно настроить разрешенные действия.

DocSpace подойдет компаниям, которые регулярно согласовывают документы с внешними участниками. Сервис работает в облаке, а также доступен для установки на собственных серверах.

Преимущества:

• Два режима совместного редактирования. В «Быстром» изменения коллег появляются сразу, в «Строгом» — после сохранения. Есть комментарии, рецензирование, сравнение документов и история версий с возможностью восстановления.
• Разные типы комнат. В комнатах совместной работы сотрудники редактируют файлы вместе. Публичные комнаты подходят для передачи документов внешним пользователям, а виртуальные комнаты данных — для работы с конфиденциальными материалами с дополнительными ограничениями на скачивание и копирование.
• Настройка прав доступа. Участникам можно разрешить просмотр, редактирование, комментирование или рецензирование. Набор ролей зависит от типа комнаты. При приглашении по ссылке можно ограничить срок ее действия и количество участников.
• Работа с офисными форматами. Редакторы поддерживают DOCX, XLSX и PPTX, включая таблицы с формулами и презентации. Можно создавать и заполнять PDF-формы.
• ИИ-инструменты. В DocSpace можно подключить ИИ-агентов для генерации и анализа документов, поиска информации и управления файлами. Поддерживаются разные провайдеры ИИ-моделей, включая OpenAI, Anthropic и Google AI. Подключение и использование моделей могут потребовать дополнительных расходов.
• Интеграции и API. DocSpace можно подключать к другим корпоративным системам, например WordPress и Pipedrive. Для разработчиков предусмотрены API и инструменты встраивания редакторов.
• Оплата только за администраторов. На облачном тарифе Business количество обычных пользователей, гостей и комнат не ограничено. Стоимость зависит от числа администраторов, которые управляют пространством.
• Интерфейс на русском языке. Согласно официальной документации, интерфейс приложений и платформы DocSpace полностью переведен на русский язык.

Недостатки:

• Нет встроенного таск-трекера. В DocSpace нельзя полноценно вести проекты на досках задач или отслеживать их выполнение. Для этого понадобится отдельный сервис или интеграция.
• Нет полноценной корпоративной вики. Основной способ организации информации — комнаты, папки и файлы. Для базы знаний с иерархией связанных страниц удобнее использовать специализированные инструменты.
• В публичных материалах не подтверждено наличие российского дата-центра для облачной версии или включение DocSpace в реестр российского ПО. С оплатой напрямую российскими банковскими картами тоже возникнут проблемы. 

Цены:

• Startup — бесплатно. До 3 администраторов, 12 комнат и 2 ГБ хранилища. Количество пользователей и гостей не ограничено.
• Business — 20 € за администратора в месяц. Неограниченное количество комнат, пользователей и гостей, 250 ГБ общего хранилища на каждого администратора, SSO, резервное копирование и расширенные настройки.
• Enterprise — стоимость по запросу. 

Google Workspace

Google Workspace — облачная платформа для совместной работы от компании Google. В Google Docs сотрудники пишут тексты, в Sheets работают с таблицами, в Slides создают презентации, а файлы хранят на Google Drive.

Несколько человек могут одновременно редактировать документ, оставлять комментарии и предлагать изменения. Для команд предусмотрены общие диски: файлы на них принадлежат организации и сохраняются, даже если сотрудник увольняется.

Google Workspace подойдет компаниям, которым нужны онлайн-редакторы, корпоративная почта и общее хранилище. Сервис работает в облаке, версии для установки на собственные серверы нет.

Преимущества:

• Совместное редактирование. Несколько сотрудников могут одновременно работать над текстом, таблицей или презентацией. Изменения сохраняются автоматически, а комментарии и упоминания помогают обсуждать отдельные фрагменты.
• Режим предложений. В Google Docs можно предложить исправления, не изменяя исходный текст. Ответственный принимает или отклоняет каждую правку либо сразу несколько предложений.
• История версий. В Docs, Sheets и Slides можно посмотреть предыдущие редакции, узнать, кто вносил изменения, и восстановить нужную версию. Важным версиям можно присваивать названия, чтобы быстро находить их в истории.
• Работа с офисными форматами. Файлы DOCX, XLSX и PPTX можно открывать, редактировать и сохранять без предварительной конвертации. При необходимости их можно преобразовать в форматы Google.
• Управление доступом. Для файлов предусмотрены три основных уровня прав: просмотр, комментирование и редактирование. Документами можно делиться с коллегами и внешними участниками, а для хранения материалов команды использовать общие диски.
• Связь с задачами. В Google Docs можно назначать задачи прямо из документа или чек-листа. Они появляются в Google Tasks у ответственного, а при наличии срока — и в Google Календаре. Функция доступна на подходящих тарифах Workspace.
• ИИ-инструменты Gemini. В Google Docs ИИ помогает создавать черновики, переписывать и форматировать тексты, анализировать комментарии и готовить ответы. Расширенные функции доступны на Business Standard и других платных тарифах.

Недостатки:

• Нет версии on-premises. Развернуть Docs, Sheets и Drive на собственных серверах компании нельзя — Google Workspace работает в облаке. 
• Не все возможности редакторов доступны при работе с файлами Microsoft Office. Например, для использования некоторых дополнений, скриптов и инструментов Google файл потребуется преобразовать в формат Google Docs, Sheets или Slides.
• Есть ограничения для компаний из России. Подключение и прямая оплата корпоративной подписки могут быть затруднены. Перед внедрением нужно проверить возможность регистрации организации, оплаты и использования сервиса.

Цены:

Google Docs, Sheets и Slides можно использовать бесплатно с личным аккаунтом Google. Для корпоративной почты, централизованного управления и расширенных возможностей предусмотрены тарифы Google Workspace:

• Business Starter — 7 $ за пользователя в месяц при оплате за год, 30 ГБ объединенного хранилища на пользователя.
• Business Standard — 14 $ за пользователя в месяц при оплате за год, 2 ТБ хранилища на пользователя, расширенные функции Gemini в Docs и других приложениях.
• Business Plus — 22 $ за пользователя в месяц при оплате за год, 5 ТБ хранилища на пользователя и дополнительные инструменты безопасности и управления данными.
• Enterprise — стоимость по запросу.

Microsoft 365

Microsoft 365 — набор офисных и корпоративных приложений Microsoft. Сотрудники совместно редактируют документы в Word, таблицы в Excel и презентации в PowerPoint, а файлы хранят в OneDrive и SharePoint.

Для совместной работы также есть Microsoft Loop. В нем можно создавать страницы с текстами, таблицами и списками задач, а отдельные блоки вставлять в чаты Teams и письма Outlook. Изменения синхронизируются между приложениями, поэтому коллеги могут работать с одним содержимым, не пересылая его друг другу.

Microsoft 365 подойдет компаниям, которые регулярно используют файлы Office и совместно работают над ними с коллегами и контрагентами. Веб-приложения работают в облаке, а на старших тарифах доступны и настольные редакторы.

Преимущества:

• Совместное редактирование. Несколько сотрудников могут одновременно работать над DOCX, XLSX и PPTX без конвертации. Изменения сохраняются автоматически, а участники видят правки друг друга.
• Комментарии и рецензирование. В Word можно оставлять замечания к фрагментам, упоминать коллег и предлагать изменения в режиме отслеживания исправлений. Ответственный принимает или отклоняет каждую правку.
• История версий. В OneDrive и SharePoint сохраняются предыдущие редакции файлов с возможностью восстановления. Администратор может настроить автоматическое хранение версий или задать ограничения по их количеству и сроку хранения.
• Гибкая настройка доступа. Документы можно открывать для просмотра и редактирования, приглашать внешних пользователей и ограничивать срок действия ссылок. Администратор также может разрешить обмен файлами только с определенными организациями.
• Связь документов и задач. Компоненты Loop позволяют совместно редактировать таблицы, заметки и списки задач прямо в Teams или Outlook. Списки задач синхронизируются с Microsoft Planner, где можно отслеживать их выполнение.
• Корпоративное хранилище и база знаний. В SharePoint команды создают общие сайты, библиотеки документов и информационные страницы. Права доступа можно настраивать для сайтов, папок и файлов.
• ИИ-инструменты Copilot. Microsoft предлагает ИИ-помощника для подготовки и редактирования текстов в Word, анализа данных в Excel и создания презентаций в PowerPoint. Возможности Copilot внутри офисных приложений зависят от лицензии и могут потребовать дополнительной оплаты.

Недостатки:

• Документы распределены между несколькими приложениями. Личные файлы хранятся в OneDrive, командные — в SharePoint, материалы встреч доступны в Teams, а совместные страницы создают в Loop. Без общих правил сотрудники могут путаться, где искать актуальную версию.
• Microsoft приостановила новые продажи продуктов и услуг в России в марте 2022 года. Поэтому компаниям из РФ нужно учитывать ограничения на приобретение подписок, оплату и использование облачных сервисов.

Цены:

Стоимость за пользователя в месяц при оплате за год для тарифов с Microsoft Teams:

• Business Basic — 7 $. Веб- и мобильные версии Word, Excel и PowerPoint, корпоративная почта, OneDrive, SharePoint и Teams.
• Business Standard — 14 $. Дополнительно включает настольные версии офисных редакторов. Есть бесплатный пробный период на один месяц для команды до 25 человек.
• Business Premium — 22 $. Помимо офисных приложений, доступны расширенные средства защиты данных, управления устройствами и безопасностью.
• Enterprise — отдельная линейка тарифов для крупных организаций.

Notion

Notion — облачный сервис, в котором объединены документы, корпоративная база знаний, базы данных и управление задачами. Команды могут писать инструкции, вести проекты, создавать доски задач, настраивать зависимости и отслеживать сроки на таймлайне.

Документы в Notion представлены в виде страниц из отдельных блоков: текста, таблиц, списков, изображений и встроенных материалов. Несколько сотрудников могут редактировать страницу одновременно, оставлять комментарии и связывать документы с задачами в базах данных.

Notion подойдет командам, которым нужна гибкая система для ведения внутренней документации и проектов. 

Преимущества:

• Режим предложений. Участник с правом комментирования может предложить исправления, не меняя исходный текст. Ответственный принимает или отклоняет каждую правку. Режим работает с текстом, заголовками и списками, но не со свойствами баз данных.
• История версий. Можно посмотреть предыдущие редакции страницы и восстановить нужную. Срок хранения зависит от тарифа: от 7 дней на Free до 90 дней на Business, на Enterprise — по условиям тарифа.
• Гибкая структура документов. Страницы можно вкладывать друг в друга, объединять в корпоративную вики и связывать с базами данных. Например, в базе проектов хранить задачи, а в каждой карточке — требования, инструкции и протоколы встреч.
• Настройка прав и публикация. Для страниц предусмотрены права просмотра, комментирования, редактирования и полного доступа. Для баз данных доступны дополнительные уровни разрешений. Страницы можно публиковать в интернете как сайты, в том числе с индексацией поисковыми системами.
• Импорт документов. Можно переносить материалы из Word, Google Docs, Confluence, PDF, CSV и других источников. При импорте тексты превращаются в страницы Notion, а данные CSV — в базы.
• ИИ-инструменты. Notion AI помогает создавать и редактировать тексты, переводить материалы, искать ответы в базе знаний и анализировать информацию. На Business доступны Notion Agent, ИИ-конспекты встреч и поиск по подключенным сервисам. На Free и Plus возможности ИИ ограничены.

Недостатки:

• Нет полноценного редактора офисных файлов. DOCX можно импортировать как страницу Notion, а Excel — преобразовать в базу данных через CSV. Редактировать XLSX с формулами или PPTX как в Excel и PowerPoint нельзя.
• При импорте может потеряться часть оформления. Например, из Word не переносятся комментарии и отслеживаемые исправления, а сложные таблицы и макеты могут отображаться некорректно.
• Notion официально недоступен пользователям из России. Notion прекратил предоставлять доступ из страны 9 сентября 2024 года. 

Цены:

Стоимость за участника в месяц при годовой оплате:

• Free — бесплатно. История версий за 7 дней, до 10 гостей, ограниченные возможности ИИ.
• Plus — 10 $. История версий за 30 дней, увеличенные лимиты на загрузку файлов и инструменты для командной работы.
• Business — 20 $. История версий за 90 дней, Notion AI, приватные пространства команд, SSO и расширенные права доступа. Есть пробный период на 30 дней.
• Enterprise — стоимость по запросу. Расширенные настройки безопасности, аудит действий, управление пользователями и дополнительные корпоративные возможности.

Confluence

Confluence — корпоративная база знаний для хранения документации и совместной работы над ней от компании Atlassian. Сотрудники создают страницы с текстами, таблицами, изображениями и вложениями, а информацию организуют по пространствам и дереву страниц.

Для совместного редактирования есть live docs — документы, в которых несколько сотрудников могут одновременно вносить изменения. Confluence также интегрируется с Jira: на страницы можно добавлять списки задач, отслеживать их статусы и связывать документацию с проектами.

Решение подойдет компаниям, которым нужно собрать корпоративные знания в одном месте: инструкции, регламенты, техническую документацию и материалы проектов. Особенно удобен для команд, которые уже используют Jira для управления задачами.

Преимущества:

• Совместное редактирование. В live docs до 40 сотрудников могут одновременно работать над документом. Изменения сохраняются автоматически, без отдельной публикации страницы. Возможность совместного редактирования live docs зависит от настроек пространства.
• История версий. Confluence сохраняет предыдущие редакции страниц. Любые две версии можно сравнить, чтобы увидеть изменения, а при необходимости восстановить старую.
• Структурированная база знаний. Документы распределяются по пространствам и вложенным страницам. Это позволяет отдельно хранить материалы разных отделов и проектов, а нужную информацию находить через поиск.
• Интеграция с Jira. На страницы можно добавлять задачи из Jira списком, используя фильтры или JQL-запросы, а также создавать задачи прямо из редактора Confluence.
• Настройка доступа. На платных тарифах администраторы могут управлять доступом к пространствам и отдельным страницам, ограничивать просмотр и редактирование материалов.
• ИИ-инструменты Rovo. ИИ-помощник Atlassian помогает искать информацию в корпоративной базе знаний, создавать и редактировать тексты. Доступность функций зависит от тарифа и настроек организации.

Недостатки:

• Нет полноценного режима рецензирования с отслеживанием исправлений. Сотрудники могут обсуждать изменения в комментариях, но не предлагать правки для последующего принятия или отклонения автором в стандартном редакторе.
• На бесплатном тарифе нельзя гибко настраивать права доступа к пространствам и отдельным страницам.
• Вложения Word, Excel и PowerPoint можно просматривать, но редактировать их непосредственно в облачном редакторе Confluence нельзя. Для изменения файла обычно требуется скачать его, отредактировать и загрузить новую версию.
• Atlassian прекратила продажи новых лицензий в России и Беларуси в марте 2022 года, а с 31 октября 2022 года перестала продлевать действующие подписки клиентам из этих стран.

Цены:

Стоимость зависит от количества пользователей и периода оплаты:

• Free — бесплатно для команды до 10 пользователей. Включает 2 ГБ хранилища, страницы, пространства и базовые инструменты совместной работы.
• Standard и Premium зависят от числа пользователей, точную стоимость для своей  команды можно рассчитать на странице тарифов Atlassian; пробный период Standard и Premium — 7 дней.

Сравнительная таблица сервисов

Собрали ключевую информацию в небольшую сравнительную таблицу:

Цены приведены по материалам статьи. Для МойОфис стоимость пересчитана из годовой подписки (3 360 ₽ / 12 месяцев). Для Р7-Офиса указана минимальная стоимость настольного редактора.

Как выбрать сервис для совместной работы над документами

Перед покупкой подписки протестируйте сервис на реальных документах. Для этого проверьте несколько сценариев:

Сравнивайте сервисы в одинаковых условиях: с одним числом пользователей, похожим набором функций и объемом хранилища. Лучше потратить время на тестирование, чем после внедрения обнаружить, что редактор неправильно отображает таблицы, а подрядчики не могут получить доступ к документам.

Начните с одного общего документа команды

Выбирайте сервис под задачи команды. Если сотрудники регулярно работают со сложными таблицами, отчетами и презентациями, обратите внимание на офисные пакеты. Если документы нужны для ведения проектов, лучше выбрать решение, в котором их можно связать с задачами.

Например, в Документах Kaiten можно создать техническое задание, пригласить коллег для совместного редактирования, обсудить требования в комментариях и добавить связанные задачи прямо на страницу. Так команда сможет работать с документом и отслеживать выполнение задач в одном месте.

Начать можно бесплатно: тариф рассчитан на команду до 5 человек, а в течение 14-дневного пробного периода доступны все возможности сервиса без ограничения по размеру команды.