Политики Канбана: для чего нужны правила в работе

Представим, что вы начали использовать Канбан-инструменты в своей работе, но всё идет не так, как вы себе представляли. Карточки задач достигают колонки «Готово» не так быстро, как хотелось бы, команда постоянно испытывает трудности и не понимает, какая задача следующая в очереди, а регулярные встречи не ускоряют достижение к поставленным целям. Что могло пойти не так?

На самом деле в этом нет ничего необычного. Многие команды, впервые пробуя метод в своей работе, испытывают сложности. Организовать процессы по-новому помогут 2 ключевых принципа:

1. Обсуждение структуры рабочего процесса и способов ее улучшения.
2. Создание правил рабочего процесса четкими и понятными для всех участников.

Разберемся, как определение правил для Канбан-досок позволяет ускорить выполнение задач и сделать процессы более управляемыми и прозрачными.

Что такое политики Канбана

Политика Канбана — это внутреннее соглашение, определяющее набор правил для работы команды с карточками на Канбан-доске. Согласно этим правилам задачи продвигаются сотрудниками по доске до полного завершения.

Важно, чтобы правила отвечали следующим критериям:

• были четко сформулированы. Это сделает их понятными, поможет избежать разночтений и неверных трактовок;
• были видимыми для всех. Руководящие принципы работы должны быть в любой момент доступны к просмотру и изучению всем участникам команды;
• легко поддавались изменениям при необходимости. Если поменяются цели или структура рабочих процессов, может понадобится скорректировать и правила выполнения работы, адаптировав их к новым условиям;
• разрабатывались при участии всей команды. Только так каждый сотрудник получает точное понимание каждого принципа и его влияния на его задачи. При этом каждый участник вносит свой вклад в совершенствование процессов, обсуждая способы их улучшения.

Зачем нужно использовать в команде политики Канбана

Политики Канбан-метода делают рабочий процесс прозрачным и управляемым. Это возможно по следующим причинам:

• команде становится понятнее, как выполнять задачи так, чтобы лучше удовлетворять потребности клиентов. Не всегда понимание готовности работы для команды и для клиента совпадают. Однако любая задача должна выполняться, согласуясь с потребностями клиентов;
• благодаря правилам вы сможете более осознанно управлять выполнением задач для достижения лучших результатов. Многие таск-менеджеры обладают функцией аналитики, оценивая которую, можно найти слабые места и скорректировать правила;
• сокращаются задержки в работе. Следование четким правилам позволяет точно знать, что делать с задачей в любой момент времени для ее продвижения по доске.

Какие именно политики Канбана могут быть полезны для команды

Применяя инструменты Канбан-метода, кроме визуализации задач необходимо фиксировать и принятые политики работы.

Каждая команда уникальна и самостоятельно определяет те правила, которые будут работать именно для нее, исходя из специфики своих процессов. Однако существуют и универсальные политики Канбана, которые помогают организовать рабочие процессы независимо от особенностей команды или проекта:

1. Правила начала работы. Определяют, при каких условиях карточка на Канбан-доске перемещается в колонку «В работе».
2. Правила работы при возникновении критических запросов и ошибок. Подобные моменты могут замедлять работу и отвлекать команду от намеченного плана. Четкие правила, устанавливающие порядок действий при ошибках и критических обращениях от клиентов, помогут понять, что можно отложить, а что требует скорейшего решения.
3. Правила готовности работы. Такие принципы служат индикаторами того, что задачу можно считать готовой к перемещению на следующий этап или полностью выполненной. Сверяясь со списком конкретных требований от клиента на каждом этапе, удобно определять, когда задача готова двигаться дальше.
4. Правила работы с заблокированными задачами. Иногда задача не может перейти на следующий этап из-за внешних зависимостей, например, вы не сможете опубликовать пост в соцсети, если дизайнер не подготовил для него изображение. На такие задачи ставят блокировку, обозначая паузу в рабочем процессе с указанием причины.
5. Ясное понимание порядка действий с заблокированными карточками поможет поддерживать бесперебойное выполнение работы и избежать задержек из-за непредвиденных факторов.

Определяя политики для вашей Канбан-команды, вы можете расширять этот список, пока не найдете эффективный набор правил именно для ваших процессов.

Как установить политики Канбан-метода

Установка четких принципов для выполнения работы и поддержание их актуальности требует нескольких обязательных действий.

Проводите регулярные встречи с командой. Это необходимо для обсуждения основных принципов, которым будут следовать все сотрудники. Также это поможет контролировать соблюдение политик и корректировать их в зависимости от меняющихся требований клиентов или структуры процессов.

Фиксируйте договоренности в описании Канбан-доски или в специальном документе. Все принятые на собраниях соглашения по политикам следует визуализировать несколькими способами.

В Kaiten политики можно отобразить в описании Канбан-доски. Так любой пользователь, у которого есть доступ к этой доске, сможет просматривать правила движения отображенных на ней рабочих процессов.

Также вы можете зафиксировать политики в специально созданном документе. Для этого в Kaiten на всех тарифах доступен модуль «Документы». Он позволяет создавать документы с различным наполнением (текст, видео, изображения, загружаемые файлы, таблицы, программный код), сортировать их по папкам и настраивать к ним доступ.

Делайте процессы видимыми и управляемыми. Используйте различные инструменты Канбан-метода, чтобы полностью контролировать выполнение работы и следование установленным правилам. Покажем, как это выглядит в Kaiten.

Вы можете указать приоритет или класс обслуживания задач с помощью специального пользовательского поля. Это поможет команде всегда понимать, какие задачи требуют внимания прямо сейчас, а какие можно выполнить позже.

Для управления процессами также доступен инструмент блокировки задач. Так можно показать всем участникам, какие задачи временно нельзя выполнить и почему.

Чтобы сотрудники не могли перемещать карточки между этапами на доске при определенных условиях (например, если задача не готова, имеет низкий приоритет и т. д.), установите ограничение. Это поможет движению рабочего процесса по принятым командой правилам.

Также вы можете применять шаблонные чек-листы для согласования этапов работы. Шаблонные чек-листы особенно удобны, если на каких-либо этапах всегда нужно выполнять одни и те же действия для продвижения карточки. Если задача попадает на такой этап, к ней сразу же привязывается заданный вами чек-лист.

Определение политик Канбана для работы команды необходимо для эффективного продвижения работы и улучшения вашего сервиса. Четкие и видимые всем правила, которые вы обсуждаете с командой и внедряете в свои рабочие процессы, в конечном итоге ускоряют выполнение работы и повышают качество ее результата для клиентов.

В Kaiten вы можете устанавливать и изменять такие правила для Канбан-досок и карточек на них, чтобы управлять ходом выполнения работы всего в несколько кликов.