Не смогли оплатить Trello: как Kaiten спас строительную фирму от неразберихи из-за срочного переезда
Директор строительной компании «Белый журавль» Ярослав Стерхов рассказал, как отечественная платформа Kaiten помогла команде полностью заменить Trello.
Директор строительной компании «Белый журавль» Ярослав Стерхов рассказал, как отечественная платформа Kaiten помогла команде полностью заменить Trello.
С 2014 года компания «Белый журавль» занимается строительством загородных домов и коттеджей из бруса в Ленинградской области и Санкт-Петербурге. Сегодня в каталоге компании – более 50 проектов построек для постоянного и сезонного проживания. «Белый журавль» производит все деревянные комплектующие для строительства, что позволяет полностью контролировать их высокое качество.
С 2020 года 15 человек активно пользовались премиум-аккаунтом Trello, где была организована работа бухгалтеров, снабженцев, отделов продаж и реализации. Но в марте 2022 года из-за санкций с платной подпиской пришлось распрощаться. Команде потребовалась аналогичная система, которая сохранила бы прозрачность всех работ с минимальным периодом адаптации к новой платформе. Решением стала отечественная разработка Kaiten.
Как возникла проблема
24 марта у компании заканчивалась платная подписка в Trello. Любые попытки продлить ее ни к чему не приводили. Система отсекала не только российскую платежную карту, но даже польскую и эстонскую. Запросы в службу поддержки тоже ни к чему не привели.
Конечно, можно было поискать какие-то технические средства для обхода запрета на оплату – например, попробовать подключаться через VPN-сервисы. Но поиски заняли бы массу времени, притом не факт, что все работало бы без перебоев. А значит, команда осталась бы без инструмента для работы.
К тому же возникла и финансовая проблема. Стоимость в долларах за подписку осталась неизменной. Но из-за обвала курса рубля расценки на аккаунт в отечественной валюте подорожали на 40 %!
Перед руководством встала срочная задача – найти такую же простую и функциональную канбан-платформу, как Trello.
Попробуйте Kaiten бесплатно и улучшите свою продуктивность
ЗарегистрироватьсяПо каким критериям искали
В компании отечественную альтернативу Trello искали еще задолго до введения санкций. В качестве критериев поиска было три ключевых требования:
- Удобные уведомления.
- Привычный интерфейс.
- Возможность подключить ботов.
Рассмотрим каждое из них подробней.
1. Возможность уведомлений для конкретного сотрудника, когда карточка перемещается в поле его ответственности
На одной доске работают 4–5 человек. Вся команда видит, как выполняется задача и кто конкретно за нее отвечает. Однако сотрудник получает уведомления только тогда, когда карточка переходит в его поле ответственности.
Нам критически важна функция настройки уведомлений. Помимо Trello, мы нашли ее только у Kaiten. Сотрудник получает уведомления только по той задаче, за которую отвечает непосредственно он. Иначе получается спам из уведомлений, который сильно мешает.
Ярослав Стерхов
Генеральный Директор компании «Белый журавль»
Если хотите рассказать о своем кейсе, управленческом опыте или стать соавтором статьи, напишите нашему редактору d.lebedeva@kaiten.io
2. Быстрая адаптация к новой платформе
Команде необходимо было переехать на новую систему в сжатые сроки, чтобы в работе не возникало провисаний. Требовался аналогичный интерфейс, к которому сотрудники могли бы быстро привыкнуть, чтобы не тратить время на освоение новых функций.
Интерфейс Kaiten практически полностью повторяет Trello, поэтому адаптация происходит легко и быстро.
3. Возможность подключить ботов
Программисты компании помогли автоматизировать процесс работы. К системе Trello были подключены боты, которые получали команды при добавлении карточки на доску. Например, когда карточка попадала в определенное поле, бот через API получал сигнал, проводил определенные операции, и карточка перемещалась дальше. Таких же ботов компания смогла использовать и в Kaiten.
Почему выбрали Kaiten
Когда в компании изучали аналоги Trello, оказалось, что все три требования выполняет только система для управления проектов Kaiten.
Что еще повлияло на выбор:
- Подписка на аккаунт оплачивается в рублях, не нужно переплачивать за разницу в курсах валют.
- Платформа принимает карты всех действующих платежных систем: Visa, MasterCard, «Мир».
- Серверы Kaiten находятся в России – нет риска, что их отключат из-за санкций.
- Русскоязычная служба поддержки, которая отвечает в течение 5–7 минут.
- Не нужно беспокоиться из-за фискальных проволочек. Регистрироваться в Kaiten могут не только физические, но и юридические лица – платформа предоставляет закрывающие документы в соответствии с законодательством РФ. В Trello такой возможности нет.
- Kaiten поддерживает все гибкие методологии Scrum и Kanban.
Подробнее про аналог приложения Trello можно прочитать тут.
Процесс переезда занял у нас всего один день. Я заранее предупредил команду о миграции. Ночью запустили автоматизированный скрипт, за три клика импортировали все задачи, перенесли и протестировали ботов. В итоге утром команда без задержек смогла начать работу в новой системе.
Ярослав Стерхов
Генеральный Директор компании «Белый журавль»
Результаты миграции
Kaiten предоставил команде «Белого журавля» весь необходимый для работы функционал. Наиболее ценным для компании решением стала возможность создавать в одном пространстве несколько досок, комбинировать их и перетаскивать между несколькими пространствами. За счет этого сотрудники видят рабочие процессы на любом этапе и взаимодействуют между собой в единой среде.
Так, в Kaiten удалось визуализировать всю цепочку процессов от оплаты счетов до передачи задачи из отдела продаж в отдел реализации. На определенном этапе в системе подключается автоматизация:
● ответственный ставит карточку в стек и отдает команду боту «создай чат»;
● бот автоматически создает чат, добавляет нужных ботов и других пользователей;
● по завершении задачи бот передвигает карточку;
● для каждого объекта заводится отдельный чат в Telegram, где рабочие вопросы решают менеджеры, строители и прорабы.
Еще одной удобной для работы функцией Kaiten оказался раздел «Документы». Он представляет собой облако, которое находится на сервере разработчика. В облаке можно размещать документы, ссылки, медиафайлы, создавать информационную и обучающую базу знаний для сотрудников. При этом пользоваться разделом может одновременно несколько человек – в «Документах» предусмотрена опция совместного редактирования.
Команда осталась довольна. Сотрудники говорят, что Kaiten в целом соответствует поставленным задачам, а по некоторым функциям платформа даже удобнее, чем Trello. В планах у нас отслеживать через Kaiten более тонкие технические моменты. Например, процессы производства материалов и их транспортировку заказчику.
Ярослав Стерхов
Генеральный Директор компании «Белый журавль»
Попробуйте Kaiten и улучшите работу своей компании
Зарегистрироваться
Dmitry Novikov
Мария Немарова
Viacheslav Tsyrulnik