Какую CRM-систему выбрать для школ и учебных центров

Кайтен

Управляйте задачами, проектами и командой в одном месте

Попробовать бесплатно

На старте многие школы и учебные центры ведут заявки, расписание и оплаты в Excel. Это привычный способ сэкономить на отраслевых программах, пока клиентов и сотрудников немного.

Но с ростом бизнеса таблицы перестают давать руководителю нужный контроль. Excel сохранит данные, но не напомнит менеджеру о звонке и не покажет, почему клиент не купил курс. 

С помощью CRM можно проследить весь путь клиента — от первого обращения до начала обучения. В статье сравним 14 решений для образовательных центров и разберемся, для каких задач подойдет каждое из них.

Что такое CRM для образования

CRM для учебного центра — это система для сбора и обработки заявок, хранения контактов и истории общения с клиентами. Она объединяет обращения из разных источников, показывает текущий этап каждой заявки и напоминает менеджерам о следующих действиях. Руководитель может отслеживать, сколько заявок дошло до пробного занятия, записи в группу и оплаты, а также на каких этапах школа теряет клиентов.

При этом под названием «CRM для образования» могут предлагаться разные по назначению продукты. Если универсальная CRM предназначена прежде всего для управления заявками, продажами, задачами и коммуникациями, то специализированная система управления учебным центром, помимо CRM-функций, может включать расписание, учет групп и посещаемости, управление абонементами, расчет зарплаты преподавателей и личный кабинет ученика. 

Однако такие системы иногда уступают универсальным CRM в работе с продажами: например, не поддерживают полноценную воронку или требуют подключения отдельного сервиса для обработки заявок.

Какие задачи решает CRM в образовательном центре

Как правило, CRM для учебных центров помогает:

• собирать заявки с сайта, форм, почты, телефонии и мессенджеров;
• распределять новые обращения между менеджерами и контролировать скорость ответа;
• вести лид по этапам: новая заявка → консультация → пробное занятие → договор → оплата;
• хранить контакты ученика или родителя, договоры, комментарии и историю общения;
• ставить задачи сотрудникам, назначать ответственных и отслеживать просрочки;
• напоминать о звонках, занятиях, оплате и продлении обучения;
• считать конверсию между этапами и результаты менеджеров;
• передавать проданного ученика администратору без потери договоренностей.

Если школа хочет в той же программе составлять расписание, формировать группы, отмечать посещаемость и списывать занятия с абонементов, эти возможности нужно проверять отдельно. Для универсальной CRM они не являются стандартом.

Обзор 14 CRM для школ и учебных центров

В подборке есть универсальные CRM для продаж и специализированные системы для учебного учета. Для каждого решения разберем возможности, ограничения и цены.

Kaiten

Kaiten — платформа для управления рабочими процессами, в которой можно собрать пространство под CRM для любого сценария. Подойдет учебным центрам, где важно выстроить обработку заявок, продажи и работу команды внутри единой системы. Этапы воронки можно настроить под процесс конкретной школы: колонки здесь отражают этапы рабочего процессы, а карточки — клиентов. 

Возможности:

• Все заявки с сайта, почты и других каналов можно собрать в одной воронке.
• В карточку клиента можно добавлять пользовательские поля, которые будут отражать важную для компании информацию. Например, выбранный курс, формат обучения, филиал, дату пробного занятия или другие данные.
• Для рутинных процессов можно настроить правила автоматизации. Например, автоматически создавать задачи, отправлять уведомления или напоминать сотрудникам о сроках.
• Заявки без ответа или сделки без движения можно заблокировать, указав причину и срок блокировки. Так руководитель сразу увидит, на каком этапе возникла проблема.
• Контакты клиентов и данные компаний можно собрать в единых каталогах, где будет хранится вся история коммуникации.
• Телефония работает через интеграцию с сервисом Sipuni — при этом звонки можно совершать прямо из карточки. Запись разговора сохранится там же автоматически. 
• Продажи, оформление документов, запуск групп и другие процессы можно вести на отдельных досках и присваивать им собственные метки. А еще пользователи могут создавать шаблоны пространств, чтобы не создавать их каждый раз с нуля.
• Через отчет по воронке продаж руководитель может получить данные по конверсии, выручке, длительности сделок и загрузке менеджеров.
• Во встроенном редакторе документов можно создавать шаблоны, писать инструкции, объединять материалы в папки и собирать базу знаний. Доступ к документам можно открыть внешним пользователям по ссылке или оставить только для команды.
• Есть встроенный чат и видеозвонки — бесплатно для всех клиентов Kaiten с подключенным бета-функционалом. 

Алена Новожилова

персональный менеджер Customer Success

Проведу анализ ваших текущих процессов, найду узкие места, где застревают задачи, и предложу шаги, которые можно внедрить уже сейчас. Записывайтесь на бесплатную онлайн-консультацию.

Записаться на демо

На что обратить внимание:

• Если использовать Kaiten только для учебных задач, функционал сервиса может показаться перегруженным.
• На подготовку досок, карточек и правил автоматизации потребуется время, особенно если раньше команда не работала с подобными сервисами.

Цены: бесплатный тариф рассчитан максимум на 5 пользователей. При помесячной оплате «Старт» стоит 250 ₽ за пользователя, «Стандарт» — 580 ₽, «Бизнес» — 780 ₽. При оплате за 3 года цена начинается от 185 ₽ за пользователя в месяц. Отдельные модули оплачиваются дополнительно.

OkoCRM

OkoCRM — универсальная CRM для работы с заявками и продажами. Сервис подойдет учебному центру с несколькими менеджерами и большим количеством обращений из разных каналов.

Возможности:

• Новые заявки можно сначала направлять в общую очередь, а затем распределять между менеджерами по заданным правилам.
• Для разных курсов, филиалов или направлений можно создать отдельные воронки со своими этапами продаж.
• В карточке клиента сохраняется история звонков, сообщений, задач и договоренностей.
• Звонки и переписку с клиентами можно вести прямо в интерфейсе CRM.
• С помощью сценариев можно создавать задачи, отправлять сообщения, менять этап сделки и запускать рассылки.
• OkoCRM можно связать с Tilda, VK, GetCourse и сервисами телефонии. Для других подключений доступны API и Albato.
• Встроенные отчеты позволяют оценить конверсию, количество заявок и результаты каждого менеджера.

На что обратить внимание:

• Перед запуском потребуется настроить воронки, очереди и правила автоматизации под процессы школы. Готового шаблона для учебного центра нет.
• Для подключения телефонии, мессенджеров и некоторых других каналов могут понадобиться сторонние сервисы и отдельная оплата.
• Небольшому учебному центру, в котором заявки обрабатывает один администратор, возможности OkoCRM могут показаться избыточными.
• Стоимость рассчитывается за каждого пользователя, поэтому расходы могут вырасти, если отдел продаж увеличится.

Цены: при оплате за месяц один пользователь стоит 890 ₽ в месяц, при оплате за год — 712 ₽. Пробный период без ограничений — 7 дней.

ListOk CRM

ListOk CRM — отраслевая CRM для учебных центров, танцевальных студий и спортивных школ. Сервис подойдет организациям с регулярными занятиями, постоянными группами и продажей абонементов.

Возможности:

• Учеников, преподавателей, группы и филиалы можно собрать в одной базе.
• В расписании можно учитывать групповые и индивидуальные занятия, преподавателей и учебные помещения.
• Через личный кабинет ученик сможет записаться на занятие, купить абонемент и проверить его состояние.
• В журнале посещений администратор сможет отмечать присутствующих, пропуски и отработки.
• Для каждого ученика можно оформить абонемент, проверить остаток занятий и посмотреть историю списаний.
• Можно учитывать оплаты и возвраты, вести кассу и расходы, а также оформлять продажу дополнительных товаров.
• Зарплату преподавателей можно рассчитывать с учетом проведенных занятий и заданных правил начисления.
• Для администраторов, преподавателей и руководителей можно установить разные права доступа.

На что обратить внимание:

• Если в школе работает полноценный отдел продаж со сложной воронкой, возможностей ListOk CRM может оказаться недостаточно. Для таких процессов понадобится amoCRM или другая CRM.
• Онлайн-запись, телефония, подключение мессенджеров, рекуррентных платежей и полноценной автоматизации доступны только в расширенных тарифах. 
• Брендированное мобильное приложение придется оплачивать отдельно.

Цены: тариф «Земля» стоит 990 ₽ в месяц. Тарифы с расширенной автоматизацией стоят дороже — от 3 490 ₽ в месяц. Предусмотрена скидка 20% при оплате за год. Тестовый период — 14 дней.

Аспро.Cloud

Аспро.Cloud — универсальная CRM, в которой работу с клиентами можно объединить с задачами, проектами, счетами и финансовым учетом. Сервис подойдет учебным центрам с долгим циклом продажи и корпоративными заказчиками.

Возможности:

• Для каждого курса, направления или типа клиента можно создать отдельную воронку со своими этапами.
• Менеджеры смогут видеть, какие документы уже получены, когда был выставлен счет и что потребуется сделать дальше.
• После перехода сделки на нужный этап можно настроить автоматическое создание задач. Например, запросить документы, проверить оплату или передать данные ученика администратору.
• Для повторяющихся процессов можно создать шаблонные сценарии, которые помогут менять этапы сделок, назначать ответственных и запускать следующие задачи.
• Счета, поступления и ожидаемые платежи можно учитывать вместе со сделками.
• В отчетах руководитель сможет посмотреть продажи, причины отказов, ожидаемые платежи и результаты сотрудников.
• Права доступа помогут разделить информацию между менеджерами, администраторами, преподавателями и бухгалтерией.
• Есть интеграция с 1С, которая поможет упростить передачу данных для финансового и бухгалтерского учета.

На что обратить внимание:

• Это не специализированное решение для учебных центро, поэтому готового CRM-шаблона для образовательного учреждения нет. Перед запуском потребуется самостоятельно настроить воронки, карточки, задачи, права доступа и сценарии работы.

Цены: для команд до 5 человек есть бесплатный тариф. «Старт» стоит 2 990 ₽ в месяц за 5 пользователей, «Команда» — 7 490 ₽ за 10. При оплате за 6–24 месяца предусмотрены скидки.

Мой Класс

Мой Класс — специализированная CRM для языковых, творческих, спортивных и детских центров. Система закрывает и продажи, и работу с учениками после оплаты.

Менеджер ведет заявку по воронке и в той же программе формирует группу учеников, составляет расписание и контролирует абонемент. Решение подходит и отдельным школам, и сетям с несколькими филиалами.

Возможности:

• Можно создавать групповые и индивидуальные занятия, назначать преподавателей и корректировать время уроков.
• Посещения, пропуски и остаток занятий по абонементу также хранятся в карточке ученика.
• В системе есть встроенный функционал для контроля оплат и задолженностей. При необходимости администратор может отправлять ученикам напоминания об оплате. 
• При помощи онлайн-расписания ученики могут самостоятельно записаться только в те группы, в которых остались свободные места. Сделать можно через сайт или ВКонтакте.
• Зарплату преподавателей можно рассчитывать по разным правилам: с учетом проведенных занятий, ставки и фактического количества учеников.
• Для менеджеров, администраторов, преподавателей и руководителей можно настроить разные права доступа.
• В личном кабинете и приложении ученик сможет посмотреть расписание, посещаемость, оценки и информацию об оплате.
• Встроенные отчеты позволяют руководителям сравнить продажи, загрузку групп, задолженности, работу сотрудников и финансовые результаты разных филиалов.
• На платных тарифах количество учеников, сотрудников и филиалов не ограничено.

На что обратить внимание:

• Мобильное приложение недоступно на бесплатном тарифе. 
• Бесплатная версия подойдет только одному сотруднику и позволит вести не более 5 активных групп.

Цены: тариф PRO стоит от 1 390 ₽ в месяц для 5 групп. Базовая версия для 10 групп — от 1 690 ₽. При оплате за год действует скидка 25%. Тестовый период — 7 дней.

Hollihop

Hollihop — специализированная система для языковых школ, детских центров, подготовки к экзаменам, робототехники и других образовательных направлений. Сервис подойдет центрам, которым кроме расписания и абонементов нужны продажи, общение с клиентами в мессенджерах, автоматическое выставление счетов и подробная аналитика.

Возможности:

• Для заявок можно настроить этапы, задачи и автоворонку. Например, после пробного занятия будет создана задача на звонок, а клиенту отправится сообщение.
• В расписании можно создавать разные типы событий: групповые и индивидуальные занятия, открытые уроки, экзамены, поездки и лагеря.
• При составлении расписания можно проверить занятость преподавателей и кабинетов, оформить замену, перенос или отработку.
• Ученики и преподаватели могут следить за посещаемостью через карточку ученика. 
• Встроенный финансовый модуль помогает рассчитывать стоимость обучения с учетом пропусков, переносов, скидок и заморозок. В нем также можно контролировать задолженности и отправлять счета со ссылкой на оплату.
• Зарплату преподавателей можно рассчитывать по часам, окладу, проценту или количеству учеников на занятии.
• В аналитике можно посмотреть прирост и отток учеников, LTV, ARPU, удержание, прогноз выручки и рентабельность отдельных групп, направлений или филиалов.
• Есть мобильном приложении ученики могут посмотреть расписание, посещаемость, домашние задания, оценки и прогресс, а также оплатить занятия.
• Для филиалов можно разграничить доступ сотрудников и сравнивать результаты разных подразделений.

На что обратить внимание:

• Минимальный тариф не включает задачи, финансовый учет, онлайн-оплату, контроль должников и расчет зарплаты преподавателей.
• Мобильное приложение и личный кабинет ученика на тарифах «Микро», «Класс» и «Плюс» будут стоить дополнительно 1 000 ₽ в месяц.
• Перенос базы из Excel или другой CRM оплачивается отдельно. Цена будет зависеть от объема и состояния данных.

Цены: стоимость начинается от 1 750 ₽ в месяц. При оплате за полгода или год действует скидка 16%. Полный функционал можно тестировать 30 дней.

OLLA Berkana

OLLA Berkana —  отраслевая CRM для детских центров, частных школ, студий, секций и репетиторов. Подойдет организациям, которые чаще работают с детьми. В системе можно связать родителей и учеников в одной семейной карточке, вести расписание и контролировать оплату.

Возможности:

• Работа с заявкой состоит из четырех этапов: обращение, запись на пробное занятие, посещение пробного занятия и покупка абонемента.
• При помощи встроенных отчетов руководитель может посмотреть конверсию по этапам, сравнить результаты администраторов и рекламных каналов, а также анализировать причины отказов.
• В расписании можно создавать групповые и индивидуальные, разовые, пробные и повторяющиеся занятия, а также отработки. Отдельно можно контролировать занятость преподавателей и кабинетов.
• Для учеников можно оформлять разовые занятия, обычные абонементы, пакеты и мультиабонементы. Система позволяет отслеживать посещения, срок действия абонемента и задолженности.
• Администратор может учитывать доходы и расходы, контролировать движение денег и рассчитывать зарплату преподавателей по заданным правилам.
• Виджет расписания и самозаписи от OLLA Berkana можно разместить на своем сайте или прикрепить по отдельной ссылке в социальных сетях. Через этот виджет клиент сам может выбрать подходящее занятие без звонка менеджеру. 
• В личном кабинете можно смотреть расписание, посещения, успеваемость, абонементы и оплаты.
• Онлайн-платежи доступны через Робокассу, Альфа-Банк и Т-Банк.
• Для администраторов можно ставить задачи, а клиентам — отправлять напоминания о пробном занятии, оплате, переносе или отмене занятия.

На что обратить внимание:

• Школе с несколькими отделами продаж, корпоративными клиентами или более длинным циклом сделки стоит заранее проверить, можно ли адаптировать эти этапы под свои процессы.
• Для сети учебных центров потребуется более дорогой тариф, даже если большая часть дополнительных модулей компании не нужна.

Цены: минимальная цена 1 150 ₽ в месяц при оплате за 12 месяцев относится к тарифу «Репетитор». Он рассчитан только на одного пользователя и одну виртуальную комнату. Бесплатный доступ предоставляется на 10 дней.

S2

S2 — универсальная CRM, которую можно адаптировать для школы или учебного центра. Решение особенно подойдет компаниям с полноценным отделом продаж, корпоративными заказчиками, длительным согласованием договоров и участием нескольких сотрудников в одной сделке.

Возможности:

• В карточке корпоративного клиента можно хранить реквизиты компании, контакты представителей, переписку, договоры, счета, платежи и связанные сделки.
• Документы можно создавать по шаблонам. Реквизиты клиента и данные сделки будут подставляться автоматически, поэтому менеджеру не придется каждый раз заполнять договор или коммерческое предложение вручную.
• Для документов можно настроить маршрут согласования. Например, договор сначала проверит руководитель отдела продаж, затем юрист, а после подписания бухгалтерия получит задачу выставить счет.
• В CRM можно учитывать полную и частичную оплату, контролировать просроченные счета и планировать будущие поступления.
• После успешного завершения сделки можно настроить создание проекта по шаблону. В нем администратор, преподаватель и куратор смогут готовить программу, собирать документы и организовывать обучение.
• В модуле «Записи» можно создать несколько календарей, указать преподавателей, аудитории и доступное время. Для регулярных занятий настраиваются повторяющиеся записи.
• Для групповых занятий можно сформировать список участников и отмечать посещаемость. 
• Для руководителя можно подготовить отчеты по воронке, выручке, работе менеджеров и срокам выполнения задач.

На что обратить внимание:

• Модуль «Записи» представляет собой универсальный календарь услуг, а не готовую систему управления учебным центром. Перед покупкой стоит проверить, как в нем будут оформляться переносы, замены преподавателей, отработки и ограничения по количеству мест в группе.
• Посещаемость групповых занятий учитывать можно, но отдельного модуля для абонементов, заморозок, продлений и автоматического списания занятий в S2 нет. Для этих процессов потребуется дополнительная настройка или другая программа.
• Решение не специализируется на учебных центрах, поэтому перед началом работы потребуется потратить время на настройку карточек клиентов, полей для курсов и форматов обучения, воронок, шаблонов документов и правил передачи задач между отделами.

Цены: «Старт» стоит 1 960 ₽ в месяц за 5 пользователей при оплате за год. «Компания» стоит 760 ₽ за 1 пользователя в месяц. Оплата вносится минимум за 3 месяца. Предусмотрен тестовый период на 7 дней.

BigBen CRM

BigBen CRM — специализированная CRM-система для языковых школ, детских центров и других образовательных организаций. Решение объединяет продажи, расписание, оплату и учебную работу с учениками. Подойдет тем, кому кроме CRM нужны домашние задания, оценки и учебная коммуникация.

Возможности:

• В расписании можно распределять групповые и индивидуальные занятия по преподавателям и аудиториям, оформлять замены и контролировать количество свободных мест.
• Для учеников можно создавать абонементы, выставлять счета, учитывать частичную оплату и рассрочку, а также контролировать задолженность.
• Зарплату преподавателей можно рассчитывать по фактически проведенным занятиям. Для разных сотрудников настраиваются собственные правила: фиксированная ставка, процент от группы, доплата за замену или индивидуальный урок.
• Преподаватели могут отмечать посещаемость, выставлять оценки, выдавать и проверять домашние задания, а также смотреть начисленную зарплату.
• Есть мобильное приложение для iOS и Android — «Твоя Школа». Там ученики могут видеть расписание, домашние задания, оценки, посещаемость, прогресс и историю оплат. Там же можно общаться с преподавателем без личных номеров телефона.
• Для языковых школ предусмотрены словарный тренажер, готовые учебные материалы и инструменты геймификации: стикеры, достижения, рейтинги и виртуальные награды.
• Можно настроить уведомления о занятиях, пропусках, задолженности или скором окончании абонемента. Для отправки доступны push-уведомления, SMS, электронная почта и мессенджеры через интеграцию.
• Онлайн-оплату можно принимать через Robokassa, Т-Банк и ЮKassa.
• В отчетах руководитель сможет посмотреть выручку, задолженность, посещаемость, наполняемость групп и результаты преподавателей.
• Для сети школ предусмотрены общая база и сводная отчетность по нескольким филиалам.

На что обратить внимание:

• Многие функции разработаны именно для языковых школ и могут быть лишними для других направлений.
• Тариф зависит от количества активных учеников. Активным считается ученик, у которого есть абонемент и занятия в текущем месяце.
• Работа с несколькими филиалами доступна начиная с тарифа «Расширенный» за 7 200 ₽ в месяц.

Цены: стартовый тариф стоит 2 200 ₽ в месяц и рассчитан на 50 учеников. «Стандарт» до 200 учеников обойдется в 5 000 ₽ в месяц. Бесплатный период — 7 дней при регистрации или до 14 дней после консультации.

Timly Class

Timly Class — система для учета работы школы после продажи. Подойдет небольшим и средним учебным центрам,которым нужны расписание, посещаемость, абонементы и расчет зарплаты преподавателей, но не требуется сложная работа с заявками. Для ведения продаж Timly Class можно связать с amoCRM. 

Возможности:

• В расписании можно создавать разовые и регулярные, групповые и индивидуальные занятия.
• Для каждого занятия можно указать преподавателя, группу и список учеников. После урока сотрудник сможет отметить посещаемость, тему, домашнее задание и оценки.
• Для учеников можно создавать абонементы на определенный период или количество занятий. Посещения будут учитываться вместе с абонементом, а администратор получит уведомление о его скором окончании.
• Оплаты, задолженности и данные об абонементах можно хранить в карточке ученика.
• Зарплату преподавателей можно рассчитывать по часам, проведенным занятиям или количеству присутствовавших учеников. Для групповых и индивидуальных занятий могут действовать разные ставки.
• Ученик сможет пользоваться личным кабинетом через Telegram. Устанавливать отдельное приложение, регистрироваться и запоминать новый пароль не потребуется.
• Для преподавателей предусмотрены отдельные учетные записи с доступом к своему расписанию и занятиям.
• В отчетах можно анализировать оплаты, занятия, посещаемость, работу преподавателей и результаты учеников.
• Данные клиентов можно передавать из amoCRM в Timly Class. С учебной информацией можно работать прямо из интерфейса amoCRM.
• Разработчик предлагает помощь с переносом базы, созданием расписания, абонементов, учетных записей преподавателей и настройкой зарплат.

На что обратить внимание:

• В Timly Class нет готовой многоэтапной воронки продаж, распределения новых заявок между менеджерами и отчетов по конверсии. Для этих задач потребуется amoCRM или другая CRM. Перенести данные можно самостоятельно или с помощью отдельной услуги от разработчика. Стоимость — от 10 000 ₽.
• Стоимость рассчитывается по числу учеников, посещавших занятия за последние 30 дней. Даже если ученик уже прекратил обучение, некоторое время он будет учитываться в тарифе.

Цены: при оплате за год тариф до 40 активных клиентов стоит от 1 895 ₽ в месяц. Тестовый период — 10 дней.

Параплан CRM

Параплан CRM — специализированная система для образовательных центров, детских клубов, языковых и музыкальных школ, спортивных секций и частных преподавателей. В ней можно вести и продажи, и работу с учениками после оплаты.

Возможности:

• Этапы воронки можно настроить под путь клиента конкретной школы: новая заявка, звонок, пробное занятие, принятие решения и покупка абонемента.
• Заявки с сайта и из социальных сетей можно передавать в CRM через формы. Для каждой заявки сохраняются источник, ответственный сотрудник, задачи и история работы.
• В карточке клиента можно хранить контактные данные, сведения о занятиях, абонементах, посещениях, оплатах и задолженности.
• В интерактивном расписании можно распределять занятия по группам, преподавателям и помещениям.
• Для учеников можно создавать абонементы по шаблонам, учитывать срок действия и остаток занятий, оформлять заморозку и контролировать продление.
• После занятия администратор или преподаватель сможет отметить посещаемость, поставить оценку и добавить домашнее задание или ссылку на вебинар.
• В системе можно учитывать доходы и расходы, рассчитывать зарплату преподавателей, а также формировать отчеты по продажам, финансам и посещаемости.
• В личном кабинете ученик может посмотреть расписание, посещения, домашние задания, оценки, баланс и историю оплат. Там же доступна возможность скачать договоры и квитанции.
• Для общения с клиентами можно подключить мессенджеры, IP-телефонию, SMS-рассылки и автоматические уведомления.
• Для сети учебных центров предусмотрены общая база и отчетность по нескольким филиалам.

На что обратить внимание:

• Личные кабинеты учеников и часть интеграций (телефония, мессенджеры, эквайринг и другие) подключаются как дополнительные опции за отдельную плату.
• Интеграции недоступны для пользователей с минимальным тарифом. 

Цены: «Старт» стоит 990 ₽ в месяц до 80 клиентов, «Бизнес» — 2 550 ₽ без лимита клиентов, «Сеть» стоит от 3 190 ₽ за два филиала. При оплате за год действует скидка 15%. Тестовый период — 10 дней.

BasePlan

BasePlan — облачная CRM-система для курсов, тренинговых центров, студий и небольших школ. Подойдет организациям с простым процессом работы: опубликовать расписание, принять заявку, записать клиента на занятие, получить оплату и отметить посещение.

Кроме ведения продаж, в системе также можно учитывать занятость собственных или арендованных помещений. Поэтому BasePlan будет особенно полезен танцевальным, спортивным и творческим студиям, которые распределяют занятия по нескольким залам.

Возможности:

• В клиентской базе можно хранить контактные данные, историю записей, посещений, оплат и взаимодействия с каждым учеником.
• В расписании можно создавать отдельные занятия, регулярные курсы, тренинги и мероприятия. Для каждого указываются преподаватель, стоимость, продолжительность, помещение и максимальное количество участников.
• Повторяющиеся занятия можно создавать по шаблону, чтобы не заполнять одинаковые данные для каждой даты.
• Расписание можно разместить на сайте с помощью специального блока. Посетитель выберет мероприятие и отправит заявку на участие.
• Для учеников можно создавать абонементы и контролировать, сколько оплаченных занятий или услуг осталось.
• В календаре помещений видны свободные и занятые часы. При попытке назначить два мероприятия в один зал на одно время появится предупреждение.
• Отдельно можно учитывать почасовую и посуточную аренду помещений и формировать отчет по арендным платежам.
• В финансовых отчетах можно посмотреть доходы и расходы по мероприятию, периоду или сотруднику, а также рассчитать зарплату преподавателей.
• В отчете «Воронка продаж» можно сравнить количество заявок, посещений, оплат и повторных покупок.
• Сотрудникам можно ставить задачи, например перезвонить клиенту или подготовить анонс мероприятия. 
• Для работы с клиентами доступны email- и SMS-рассылки, шаблоны сообщений и отложенная отправка.
• Бесплатный тариф не ограничен по времени и включает те же функции, что и платные тарифы.

На что обратить внимание:

• В BasePlan нет привычных досок с колонками, по которым менеджеры могли бы перемещать заявку от первого звонка до оплаты.
• Нет автоматического распределения заявок между менеджерами и конструктора сценариев для сложной автоматизации продаж.
• В каждом тарифе предусмотрены ограничения на количество клиентов, помещений и пользователей. Например, школе может потребоваться перейти на следующий тариф только из-за нового администратора или дополнительного зала.
• Если бесплатным аккаунтом не пользоваться в течение 6 месяцев, разработчик может его удалить.

Цены: бесплатный тариф «Пробный» рассчитан на 100 клиентов, одно помещение и одного пользователя. В него входят 100 email-сообщений в месяц. Платные тарифы — от 500 ₽ в месяц. Все тарифы включают полный набор функций.

impulseCRM

impulseCRM — специализированная система для танцевальных школ, фитнес-клубов, спортивных секций, бассейнов и студий растяжки. Подойдет организациям, где клиенты покупают абонементы, самостоятельно записываются на тренировки, а количество мест в группе ограничено.

Возможности:

• Для разных процессов можно настроить отдельные воронки. Например, для продажи первого абонемента, продления, возврата клиента или аренды зала.
• В расписании можно указывать тренера, зал, продолжительность занятия и количество доступных мест.
• Клиентов можно записывать на групповые и индивидуальные занятия. Если группа заполнена, клиента можно добавить в лист ожидания.
• Через виджет на сайте клиент сможет самостоятельно посмотреть расписание, выбрать тренера, записаться на занятие или внести предоплату. Устанавливать приложение для этого не потребуется.
• В системе можно создавать разные виды абонементов, учитывать остаток занятий, оформлять заморозку, добавлять гостевые посещения и персональные тренировки.
• При подключении T-Банка или CloudPayments можно настроить автоматическое продление абонемента и регулярное списание оплаты.
• Для аренды залов предусмотрен отдельный виджет. Клиент сможет выбрать свободное время, забронировать помещение и оплатить аренду без помощи администратора.
• В CRM можно учитывать продажу товаров, остатки на складе, возвраты, списания и подарочные сертификаты.
• Зарплату сотрудников можно рассчитывать по разным правилам, а договоры — формировать по готовым шаблонам.
• В отчетах доступны доходы и расходы, прибыль и убытки, средний чек, LTV, динамика клиентской базы, остатки товаров и конверсия по воронкам.
• Количество клиентов и сотрудников, работающих в CRM, не ограничено.
• Несколько филиалов можно объединить в одной системе.
• Разработчик бесплатно переносит клиентскую базу из Excel и проводит обучение сотрудников.

Недостатки:

• Система рассчитана прежде всего на спортивные и танцевальные организации. В ней подробно проработаны тренировки, клубные карты, аренда залов и листы ожидания, но нет готового учебного учета домашних заданий, оценок и образовательных программ.
• Онлайн-платежи и автоматическое продление абонементов потребуют подключения интернет-эквайринга. Комиссии банка или платежной системы нужно учитывать отдельно.

Цены: стоимость рассчитывается индивидуально в зависимости от выбранных функций и потребностей организации.

Axked

Axked — специализированная CRM для учебных центров, школ, кружков и спортивных секций. Подойдет как небольшому центру, которому нужны расписание и учет оплат, так и школе с отделом продаж, несколькими направлениями и филиалами.

Возможности:

• В системе можно создавать филиалы, группы и расписание, распределять учеников по группам и назначать преподавателей.
• После занятия преподаватель может отметить присутствие ученика, поставить оценку и добавить комментарий по работе на уроке.
• Оплату можно списывать по факту проведения занятия, только при присутствии ученика или один раз в месяц. Для разных групп настраиваются собственные правила.
• В карточке ученика хранятся группы, расписание, посещения, оценки, баланс, платежи и документы.
• В личном кабинете ученик может самостоятельно посмотреть расписание, финансовую информацию и доступные учебные материалы. 
• В системе можно учитывать поступления и расходы, контролировать прибыль и рассчитывать зарплату преподавателей и административных сотрудников.
• Начиная с тарифа «Старт+» заявки можно вести по настраиваемым воронкам. Для каждой заявки указываются источник, этап, ответственный сотрудник и результат работы.
• Если ученик пропустит несколько занятий подряд, можно настроить создание заявки в воронке удержания. Администратор увидит такого ученика и сможет связаться с ним.
• Для рассылок можно использовать электронную почту, SMS, Telegram, MAX и сообщения в личном кабинете. 
• Для онлайн-оплаты можно подключить Т-Банк, Сбербанк, ЮKassa, Точку, Модульбанк и другие поддерживаемые сервисы.
• В системе можно создать методическую базу с уроками и настроить доступ к материалам, а также контролировать работу филиалов или партнеров по франшизе.

На что обратить внимание:

• Минимальный тариф «Старт» не поддерживает заявки, воронки, постановку задач, рассылки и управленческую статистику. Он подойдет только для расписания, посещаемости, личных кабинетов и финансового учета.
• База учебных материалов и инструменты для франшизы входят только в самый дорогой тариф «Премиум».
• Если в школе больше 400 учеников, стоимость CRM-системы рассчитывается индивидуально.

Цены: «Старт» стоит 950 ₽ в месяц и рассчитан на 30 активных учеников. «Старт+» обойдется в 1 950 ₽ в месяц. Этот тариф позволяет вести до 100 активных учеников. Для знакомства с системой доступен бесплатный тест.

Сравнение CRM для школ и образовательных центров

Как выбрать CRM для учебного центра

Перед выбором CRM опишите, как школа работает с клиентом: от первой заявки до начала занятий. Определите:

• откуда поступают обращения и кто их обрабатывает;
• какие этапы проходит клиент до покупки обучения;
• нужно ли создавать в CRM группы, расписание и отмечать посещаемость;
• требуется ли вести абонементы, частичные оплаты, задолженности и возвраты;
• какие задачи выполняют менеджеры, администраторы и преподаватели;
• какие действия нужно автоматизировать — например, распределение заявок, напоминания о пробном занятии или продлении абонемента;
• какие отчеты нужны руководителю: конверсия, выручка, наполняемость групп, долги или загрузка преподавателей.

Если CRM нужна в основном для обработки заявок и контроля менеджеров, можно выбрать универсальную систему. Если в ней также планируют вести расписание, группы, посещаемость и абонементы, лучше рассматривать специализированную CRM для образования.

Перед оплатой проведите через систему одну реальную заявку: получите обращение с сайта, назначьте ответственного, запишите клиента на пробное занятие, примите оплату и добавьте ученика в группу. Такой тест покажет, какие действия выполняются удобно, а для каких потребуются ручная работа, дополнительные модули или другая программа.

Алена Новожилова

персональный менеджер Customer Success

Проведу анализ ваших текущих процессов, найду узкие места, где застревают задачи, и предложу шаги, которые можно внедрить уже сейчас. Записывайтесь на бесплатную онлайн-консультацию.

Записаться на демо

Краткий вывод

Kaiten, OkoCRM, Аспро.Cloud и S2 подойдут школам, которым важны лиды, воронки, задачи и контроль менеджеров. Расписание и посещаемость в этом случае придется вести отдельно.

Мой Класс, Hollihop, BigBen CRM и Параплан объединяют продажи и учебный учет. ListOk CRM, OLLA Berkana, Timly Class, BasePlan, impulseCRM и Axked могут быть эффективннее в работе с расписанием, абонементами и посещениями, но их возможности для сложных продаж нужно проверять на демо.

Если школе нужна гибкая CRM для заявок, продаж и задач команды, этот процесс можно настроить в Kaiten. Пользователи могут создать воронку продаж, распределить заявки между менеджерами, контролировать сроки и хранить всю историю работы с клиентом. Продажи, оформление документов и подготовку к обучению можно разделить по доскам, а после оплаты — передать карточку администратору вместе с данными и задачами.