Кейс АльфаСтрахования: как переехать из Jira в Kaiten и упростить Workflow за 2 месяца
Как за 2 месяца перенести сотни человек на новую систему управления задачами и сделать каждого из них счастливее
Переезд в новый дом или планировщик — это всегда стресс: новые задачи, адаптация, изменение старых порядков. Так отдел продуктовой разработки крупнейшей в России частной страховой компании АльфаСтрахование переехал из Jira в Кайтен. Прошлый таск-трекер перестал радовать команду — продуктовая линейка и запросы разработчиков выросли из него. Вместе с директором по разработке АльфаСтрахования, Антоном Исаниным рассказываем, как осчастливить сотрудников новым планировщиком, а не сойти с ума при переезде.
До Кайтен: трудности с оплатой сервиса и облачная работа
Компания ведет и разрабатывает множество продуктов:
- медицинское страхование,
- автострахование,
- системы для колл-центров,
- агентские программы,
- корпоративную страховку и др.
За каждым продуктом стоит одна или несколько команд разработки, и их число меняется в зависимости от нужд продукта. Обычно их от 30 до 35 штук. Все они работают по Kanban- или Scrum-методам. Раньше сотрудникам идеально подходила система Jira, но с недавних пор команды начали сталкивать с проблемами:
- сложности оплаты. Так как Jira — иностранная разработка, в какой-то момент она перестала принимать платежи из России. Каждый раз АльфаСтрахование продлевали лицензии различными обходными путями, которые тратили время и ресурсы команд;
- риск блокировки. Никто не может сказать, заблокирует ли завтра Jira российских пользователей;
- работа в облаке. Jira — больше про облачную работу. Компания же склонялась к работе в своем контуре, так как постоянно обрабатывает большой массив конфиденциальных данных, за которые несет ответственность.
«Мы в принципе хорошо пользовались Jira, но мы поняли, что рисковые операции по покупке лицензии и работа в облаке нас не устраивают. Плюс по опыту мы заметили, что когда компания долго пользуется устаревшим инструментом планирования, она обрастает хаотичными лишними процессами и уход оттуда приводит к трате безумных бюджетов».
Антон Исанин, директор по разработке АльфаСтрахования
Поиск идеального решения
Сотрудники проанализировали рынок решений и вывели требования к нужной системе, которым соответствовали очень мало отечественных разработок:
- решение уже давно существует на рынке РФ,
- разработчики постоянно совершенствуют продукт,
- система отвечает продуктовому подходу разработки.
«Психологически все были готовы к замене трекера, поэтому мы решили воспользоваться моментом. Для нас сначала показалось минусом, что в Kaiten нельзя настроить строгий workflow, как в Jira, но нам сразу понравилась простая, но удобная отчетность. Подробную аналитику можно получить, если все сотрудники нормально заполняют карточки, которые можно легко кастомизировать под свои задачи».
Антон Исанин, директор по разработке АльфаСтрахования
Так, командам важно отслеживать скорость спринтов, которые они регулярно ставят.
И вносить все необходимые данные в карточку задачи, чтобы хранить все материалы по ней в одном месте.
Еще для АльфаСтрахования важны:
- отслеживания блокировок и их аналитика. Менеджеры видят, почему работа над той или иной задачей стоит, и находят частые причины блокировок, чтобы их устранить впоследствии.
Сотрудники при это сразу замечают заблокированную карточку и видят пояснение к проблеме, которая не дает двигать задачу по этапам:
- установка on-premise-версии. Изначально Кайтен предлагает облачные решения, но также есть коробочная версия, которую можно установить на свои серверы. Для страховой компании эта независимость от разработчиков очень важна — так АльфаСтрахование может нести полную ответственность за сохранность данных своих клиентов;
- перенос воркфлоу из прошлого планировщика по одной кнопке. Компания перенесла все задачи из Jira в Kaiten с помощью автоматического импорта;
- roadmap развития продукта. Крупным высокотехнологичным предприятием важно, чтобы продукт был не только давно на рынке, но постоянно развивается;
- реализация строгого воркфлоу. В Jira поток работы задается с помощью кабинета администратора и построением майнд-мэп работы, в Кайтен менеджеры могут настраивать строгий workflow с помощью модулей «Автоматизация» и «Ограничения».
Процесс перехода: 3 этапа, 2 месяца, 30 команд
Команды АльфаСтрахование переселялись из Jira в Кайтен в 3 волны:
- группы сотрудников с простыми понятным бизнес-процессами,
- команды с процессами средней сложности,
- команды с бизнес-процессами высокой сложности.
Эти три волны компания должна была пройти до окончания лицензии Jira, так как руководство не планировало снова продлевать лицензию и плюсы Kaiten убедили команды быстрее переезжать в новый таск-менеджер.
Но в компании были группы разработок с огромными бизнес-процессами в Jira, которые состояли из:
- 40 этапов разработки,
- коммуникации с бизнес-заказчиками,
- проверки гипотез,
- нескольких интеграций.
Чтобы перенести их, компании потребовалось много временных и человеческих ресурсов. Поэтому сложные бизнес-процессы оставили на конец переезда, когда все функции Кайтена были уже освоены. И таким способом команды с комплексными задачами получили больше времени для адаптации до окончания лицензий Jira.
Каждая команда получила дополнительную неделю, чтобы организовать «переход в кайф»: детально освоить новый инструмент планирования в спокойном режиме. Также АльфаСтрахование подключили администратора для миграции. Специалист отслеживал технические моменты, отвечал на вопросы коллег и в целом наблюдал за работой сотрудников в Кайтен первое время.
«Еще мы подключили адептов Kaiten, которые презентовали его преимущества всей компании, понимали его плюсы и функции. На каждого адепта мы распределили по 5 продуктовых команд, чтобы он помогал обустроиться команде в новой среде. И так мы нормально перешли, без каких-либо нареканий на Kaiten».
Антон Исанин, директор по разработке
Совсем отключать Jira компания пока не стала, но изменила модель доступа: сейчас сотрудники заходят в нее, как в архив, чтобы посмотреть какие-то материалы, но не могут ничего изменить в пространствах трекера.
Работа в настоящем времени: упрощение и масштабирование Kaiten
Процесс миграции в Кайтен заставил команды пересмотреть многие процессы работы: действительно ли разработчикам нужно столько этапов задач, можно ли упростить где-то процессы или вообще избавиться от них. Те процессы, которые были очень громоздко описаны в Jira, компактно легки в Кайтен — распределились на несколько досок с определенными регламентами.
Ранее разработчики хвалили Jira за то, что к ней можно подключать множество плагинов и максимально адаптировать под любые задачи. Но благодаря открытому API Кайтен позволяет создать любую рабочую среду даже в коробочной версии. И сейчас та команда, которая занималась настройкой Jira, превратилась в группу Kaiten Extension.
Так, Kaiten Extension интегрировали сторонний Service desk в Кайтен, чтобы сотрудники сразу получали запросы клиентов, которые превращаются в карточки задач. Теперь техническая поддержка может не держать в голове оба сервиса, а просто проверять Kaiten в течение рабочего дня.
«Мы планируем и дальше “докручивать” систему планирования. Например, скоро мы запустим автоматическое информирование о релизах компании, описание к которым будем составлять нейросеть на основе кода, и подключим такие уведомления к Kaiten».
Антон Исанин, директор по разработке
Как Kaiten приносит счастье сотрудникам АльфаСтрахования
После внедрения сотрудники компании стали отмечать, что радости в процессе рабочего дня стало больше из-за удобного интерфейса и мини-опций, которые упрощают и делают приятным процесс работы в Kaiten.
Пример таких, словно незаметных, но важных опций:
- Кайтен подсказывает причины блокировок, если сотрудники уже блокировали карточку ранее;
- система помнит, как вы редактировали карточку и предлагает аналогичные изменения;
- уведомления о новых задачах приходят в Telegram-бот.
И подобных фишек, которые делают работу приятнее и удобнее, в Kaiten очень много. Так пользователи могут оптимизировать даже самые простые действия, например, заполнение карточки:
«Раньше мы не обращали внимания на один скрытый важный фактор в работе — счастье людей. В Kaiten много маленьких плюшек, приятный интерфейс, хорошее юзабилити — это смягчило даже тех, кто горевал по строгому воркфлоу в Jira. Но после внедрения мы не слышали ни про один негативный кейс использования трекера в компании».
Антон Исанин, директор по разработке
