Канбан или диаграмма Ганта: что лучше поможет в планировании?

«Чтобы выполнить большой и важный труд, необходимы две вещи: ясный план и ограниченное время», — сказал Элберт Грин Хаббард, американский философ и писатель. Эта цитата справедлива для работы над проектом — без плана и дедлайна трудно спланировать шаги команды и распределить обязанности.

Среди методологий, которые существуют для облегчения планирования, можно выделить две наиболее популярные — Agile и каскадное планирование. Agile представляет собой динамичную среду с возможностью смены приоритета задач и внедрения инноваций. Каскадная методология позволяет планировать сложные и объемные проекты, поэтапно двигаясь от начала к концу.

Обе методологии позволяют визуализировать рабочий процесс, однако каждая из них имеет совершенно разные подходы к отображению поставленных задач и способу работы над ними.

Однако, можно ли сочетать Agile с инструментами традиционной, каскадной методологии? Попробуем в этом разобраться на примере диаграммы Ганта и Kanban-метода.

Kanban-метод: как его использовать, плюсы и минусы

Kanban — метод управления процессами на индивидуальном и командном уровне. Основное рабочее пространство Kanban — это Kanban-доска, на которой визуализируется движение задач (карточек) по всем этапам проекта, от взятия в работу до колонки «Готово».

Основные элементы модели Kanban:

1. Рабочее пространство — Kanban-доска. На ней расположены колонки, отображающие статус рабочего процесса. Их количество может варьироваться в зависимости от команды и ее функционала.
2. Колонки — элементы, которые уточняют статус задач на доске. На примере выше у нас три колонки: «Очередь», «В работе» и «Готово». Но в зависимости от сложности проекта этапов может быть больше.
3. Задачи — отображаются карточками, которые перемещаются слева направо, пока не достигнут столбца «Готово».
4. Ограничение объема незавершенной работы (WIP-лимит) — ограничение количества задач, которые одновременно находятся в работе.
5. Kanban-отчеты. С их помощью можно узнать скорость выполнения задач, прогнозировать сроки их выполнения, наглядно отобразить актуальный рабочий процесс.

Плюсы Kanban:

• Визуализация и наглядность рабочего процесса. Kanban-доска позволяет сходу увидеть, сколько задач находятся на разных этапах, а с помощью отчетов можно заметить проблемные места и принять своевременное меры.
• Низкий порог вхождения не требующий от пользователя сложных познаний в инструментах планирования.
• Осведомленность. Предстоящие и выполненные задачи собраны в одном месте, каждый участник команды видит, чем заняты его коллеги на данный момент.
• Позволяет оперативно заметить проблемы в рабочих процессах и устранить их.
• Ограничение объема незавершенной работы стимулирует участников команды доводить до конца уже начатые задачи, а не набирать новые.

Минусы Kanban:

• Метод не рассчитан на проекты с четким дедлайном.
• Kanban не ориентирован на итеративный процесс, в котором к концу итерации нужен четкий результат.
• Присутствует риск неправильной расстановки приоритетов на этапе планирования задач, что может сказаться на всем рабочем процесса.

Диаграмма Ганта: как ее использовать, плюсы и минусы

Это горизонтальная столбчатая диаграмма, графически иллюстрирующая даты начала и завершения проекта. Она состоит из:

• строк, визуализирующих этапы проекта;
• столбцов, где отмечены даты;
• задач, которые отображаются цветными полосами и соответствуют тому этапу проекта, на котором ведется работа над задачей.

На правильно построенной диаграмме можно увидеть:

• даты начала и окончания проекта;
• все задачи, включенные в проект;
• их начальные и конечные точки;
• исполнителей конкретных задач;
• время выполнения каждой задачи;
• важные вехи проекта — особые точки на таймлайне плана, обозначающие важные стадии, которые нужно пройти команде для завершения проекта;
• зависимости между задачами.

Диаграмма позволяет планировать как объемные и сложные проекты, так и простые, над которыми может работать только один человек.

Плюсы диаграммы Ганта:

• Эффективное управление временем и ресурсами.
• Выстраивание связей между планируемыми задачами — соединение зависящих друг от друга задач и определение очередности их выполнения позволит выявлять проблемы и конфликты зависимостей еще до начала работ.
• Балансировка нескольких проектов одной команды за счет диаграммы, поскольку она показывает занятость участников команды в определенные дни.
• Четкое планирование, благодаря которому можно точно увидеть временные промежутки, в которые, согласно плану, будет вестись работа.

Минусы диаграммы Ганта:

• Сложные проекты с большим количество задач могут усложнить диаграмму, в результате чего ее будет проблематично воспринимать.
• Настройка диаграммы Ганта — длительный процесс даже для знакомых с ней людей. У человека без опыта настройка может отнять много времени.
• Переработать диаграмму непросто из-за ее объемной конструкции.

Где применяется Kanban?

Kanban подходит для команд, работающих в непрерывном цикле, приоритетом которых является не дедлайн, а статус задачи «Готово».

В качестве примера можно привести IT-команды, которые занимаются поддержкой выпущенного ими продукта и постепенными его улучшениями. Благодаря постоянной обратной связи от конечных пользователей и заинтересованных сторон, команда может конвертировать обращения в задачи.

Подобным образом работают и маркетологи, в командах которых уже есть налаженные процессы. Например, есть четкое понимание, по каким дням происходят публикации, когда именно составляются контент-планы и так далее.

Kanban-метод рассчитан на команды, чей продукт уже выпущен и его необходимо поддерживать и улучшать, а также для тех, кто работают по определенным алгоритмам — службы технической поддержки, разработка игр, продажи.

Где используется диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта применяется для планирования многозадачных проектов, где точно отображаются начало и конец работы. Этот метод подходит для команд, которые реализуют проекты с четкой последовательностью приоритетных этапов.

Как проект можно рассматривать производство конечного продукта любой сложности. Как пример возьмем производство фильма. Работу над ним можно разделить на три вехи: препродакшн — написание режиссерского сценария, подбор актеров, съемочной группы, раскадровки, поиск локаций; продакшн — непосредственно съемочный процесс; и постпродакшн — монтирование фильма, запись и сведение звука, работа над спецэффектами. На каждом этапе работают разные команды специалистов, а весь проект курируют непосредственные руководители — режиссер и продюсеры.

Диаграмма Ганта помогает спланировать проект любой сложности, от организации праздника до постройки здания.

Сравнение основных особенностей Kanban и диаграммы Ганта

Совместное использование Kanban и диаграммы Ганта

Оба метода, как показано выше, по-разному визуализируют рабочие процессы, подходят разным командам и ориентированы на разные задачи. За ними стоят разные цели и ценности — и речь здесь не только о Kanban и диаграмме Ганта отдельно, но и об Agile и каскадной методологии. Однако, Agile позволяет внедрять в рабочие процессы новые инструменты. Можно ли то же самое сказать об инструментах каскадной методологии?

Да, в диаграмму Ганта можно внедрить Kanban-доски. Зачем и как это сделать? Как говорилось выше, один из минусов диаграммы Ганта в ее масштабности. То есть, если нагрузить диаграмму излишними подробностями, она может стать сложной для восприятия. И для визуализации мелких задач подойдет Kanban-доска.

Например. Планирование масштабного мероприятия — научно-популярной конференции. На ее организацию у команды есть месяц.

У нас есть несколько больших шагов, которые необходимо сделать:

1. Найти и оформить помещение.
2. Придумать программу.
3. Организовать кофе-брейки.
4. Придумать атрибуты конференции.

Как это выглядит на диаграмме Ганта:

Мы видим сроки начала и конца каждого этапа работы. Два этапа, программа и поиск помещения, начинаются раньше, так как с учетом новогодних праздников необходимо заняться этими важными вопросами заранее.

Для каждого большого этапа создана своя отдельная Kanban-доска:

Здесь мы видим статус каждой задачи:

Некоторые подзадачи требуют детального подхода, более тщательного, чем стандартные колонки «Очередь», «В работе», «Готово»:

Программа конференции включает в себя выступления спикеров, развлечения после конференции для участников и мероприятия в перерывах. На Kanban-доске указаны статусы для задач, связанных со спикерами и с самой программой. При взгляде на доску становится ясно, как движется работа над этим этапом.

Таким образом диаграмма Ганта помогает нам учесть самые важные, крупные этапы подготовки нашей конференции, а Kanban-доска поможет выполнить точечные повторяющиеся задачи и обеспечить четкое обозначение нюансов каждого этапа.

Использование Kanban и диаграммы Ганта в Kaiten

Для пользователей Kaiten доступны модули «Kanban» и «ГАНТ и ресурсное планирование». С помощью Kanban можно настроить удобное отображение всех задач и этапов, анализировать прогресс и планировать будущую работу. Диаграмма Ганта используется для планирования крупных проектов с большим количеством задач.

Kaiten также позволяет комбинировать оба подхода. Задачи на Kanban-доске адаптируются под вид диаграммы Ганта в режиме Timeline.

Базовые возможности обоих модулей доступны в бесплатной версии, а расширенные функции, с которыми вы можете в полной мере раскрыть все возможности Kanban, ресурсного планирования и диаграммы Ганта доступны в дополнительных модулях.

Так какой инструмент лучше — Kanban или Гант? И когда их лучше использовать?

• Kanban пригодится для работы в непрерывном цикле, для задач, чей статус необходимо визуализировать всем членам команды.
• Диаграмма Ганта поможет для планирования крупных проектов с четким дедлайном, для которых необходимо грамотно распределять трудовые затраты.
• Если нужно разбить крупный проект на подзадачи и следить за их статусом — оба метода хорошо работают вместе и дополняют друг друга.

И помните! «Планы ничто, планирование — все».

Вам также могут быть интересны статьи:

Что не так с диаграммой Гантта. Часть 1

Почему диаграмма Гантта не подходит для управления рабочим процессом

Блог КайтенViacheslav Tsyrulnik

Канбан вместо диаграмм Ганта

Что делать, если нужно прогнозировать сроки, балансировать нагрузку и растить бизнес.

Блог КайтенViacheslav Tsyrulnik