От переписок в почте к прозрачному управлению и контролю: как директор завода управляет компанией в Kaiten

Кирилл Флегонов, генеральный директор и совладелец завода пищевых ингредиентов «Неос Ингредиентс», рассказал, как в компании перешли от хаотичных коммуникаций в почте к прозрачно выстроенным процессам в Kaiten.

Чем занимается компания «Неос Ингредиентс»

Компания «Неос Ингредиентс» существует с 1989 года. У нас есть 2 направления деятельности — производство и импорт пищевых ингредиентов.

Сам завод находится в Московской области, там мы производим ингредиенты для различных отраслей пищевой промышленности: хлебобулочной, кондитерской, молочной и масло-жировой. Представительства торговой компании расположены в Ростове, Краснодаре, Санкт-Петербурге, в Кемерово, в Алма-Ате и в Минске.

Всего в компании работает 90 сотрудников, я являюсь генеральным директором и совладельцем компании, отвечаю за операционное управление и стратегическое развитие всех подразделений.

Зачем заводу таск-трекер и почему переписка в почте не лучший вариант для управления производством

Управление компанией заключается в постановке разного типа задач руководителям направлений, контроле за их своевременным исполнением и разрешении вопросов, которые требуют моего вмешательства.

Раньше вся коммуникация с ответственными лицами велась в почте, там же ставились задачи и передавались документы. А контроль за исполнением этих задач и за ходом работы осуществлялся на совещаниях, где менеджеры отделов отчитывались о том, что было выполнено, а что – нет, и почему.

Но проблема в том, что в почте письма с задачами могут потеряться. Сотрудник пропустил одно письмо, потом пришло второе, третье, четвертое, и в итоге он отвечает на те письма, которые пришли в последнюю очередь, а более ранние задачи пропадают из внимания. Затем через 2-3 недели я замечаю, что какие-то задачи до сих пор не выполнены, и приходится поднимать этот вопрос на совещаниях, возвращаться к ним. От этого работа замедляется.

Кайтен сильно упростил процесс в этом плане. Я ставлю задачу, добавляю сроки, проставляю ответственных, и все коллеги видят это на досках, ничего не потеряется и не пропадет из виду.

Например, у задачи стоит дата выполнения 5 декабря, и если я вижу, что 10 декабря она еще не выполнена, то могу спросить, в чем там дело. И в таком случае уже точно не услышу в ответ «отмазку», что задачу просто не увидели — дата стоит, ответственный назначен. А если есть объективная причина, почему не успели выполнить в срок, то причину задержки можно описать в комментариях, и мне все станет понятно без лишних вопросов. Не нужно дополнительных коммуникаций для выяснения причин, зато можно сразу думать – как решить проблему.

То есть с одной стороны Кайтен дает нам контроль. А с другой — прозрачность. Получается, Кайтен для нас — это такой «дисциплинатор».

Сначала я где-то полтора года я использовал Кайтен только для себя, в качестве планировщика, — фиксировал кто, что и когда должен сделать, чтобы было удобнее проводить совещания. Мне нравилось, что у меня нет кучи листочков с напоминаниями и тому подобного.

А затем в июне 2021, когда стало больше задач и совещаний, я подключил к Кайтену менеджеров из торговой компании, чтобы они видели все задачи, которые им ставятся. Сейчас в программе работает 20 человек — это руководство, отдел разработок, технологический отдел, отдел маркетинга, отдел продаж и финансовый отдел.

Кайтен довольно прост в управлении и понимании, поэтому им не было сложно начать вести свои задачи в таск-трекере. Я называю это «принцип айфона» — когда ты берешь какую-то программу и можешь сразу сам разобраться, как в ней работать.

Как организовали работу компании на пространствах в Kaiten

Сейчас вся работа в Кайтене у нас организована на двух пространствах — это Торговая компания (Неос Ингредиентс) и Производство (Русские ингредиенты).

Пространство производства веду только я. Тут есть отдельные доски для разных групп задач: финансы, снабжение, производство, общие вопросы, претензии, оборудование. Это мои блоки вопросов, и их вижу только я.

А вот на пространство Торговой компании («Неос Ингредиентс») добавлены остальные сотрудники. Пространство разделено на доски по отделам — у каждого отдела своя доска: Технологический отдел, Внешнеэкономический отдел, R&D, Маркетинг, Продажи и доска управленцев «Совещания ТОП». На них ставятся задачи, назначаются ответственные и сроки, а также ведется коммуникация в комментариях.

Все новые задачи я добавляю в очереди на соответствующие доски каждого отдела, и дальше они переходят «в работу» и затем в «готово».

Хорошо, что здесь можно все структурировать по отделам и выбирать именного нужного ответственного человека. Понятное дело, что в почте тоже можно ставить в копию нужных людей, но здесь это в разы удобнее.

Карточки мы ведем достаточно просто — мне важно описание задачи, ответственный и срок. Маркетологи еще пользуются чек-листами, разделяя крупные задачи на составляющие подзадачи.

А в технологическом отделе активно используют вложения. Например, проводят экспертизу и затем в эту же карточку прикрепляют соответствующий протокол. Он никуда не потеряется, и к нему всегда можно будет легко вернуться при необходимости.

Еще в Кайтене удобно работать с большими задачами, которые находятся в постоянной работе в течение года. Они всегда находятся «В работе» и никуда не двигаются, мы просто постепенно добавляем в них новые данные и всегда можем открыть их на совещаниях, посмотреть, что изменилось, получить нужную информацию.

Например, такая задача – Анализ конкурентов. Работа над ней ведется постоянно, и мы комментариями прописываем в ней обновленные данные: что изменилось по ценам, какие появились конкуренты и т.д. На совещании можно открыть карточку и проанализировать, какие изменения произошли на рынке за определенный период.

Отдельный плюс Кайтена — это уведомления, которые не никуда не теряются. Допустим, у меня не всегда есть время разгребать почту, но зато я знаю, что могу зайти в аккаунт в Кайтене и увижу сообщения обо всех важных изменениях, которые произошли. Даже если действие произошло несколько недель назад, уведомление все равно никуда не денется, и не пропадет, пока я его не прочитаю.

В итоге у меня формируется полная картина того, что происходит: как и кому ставятся задачи, как они реализуются, на каких этапах что находится.

Это не финальная точка — дальше я планирую внести важные изменения в структуру пространств

В процессе работы я понял, что мне нужно поменять структуру пространств. Их должно быть больше. И я займусь этими обновлениями в скором времени.

Например, на пространстве Торговой компании есть доска «Совещания ТОП», на которой есть вопросы, касающиеся только топ-менеджмента. Я планирую переместить ее на отдельное пространство, к которому будет доступ только у ограниченного круга лиц.

Да и вообще думаю, имеет смысл разбить это общее пространство на несколько разных пространств для каждого отдела.

Также планирую подключить к Кайтену еще и сотрудников завода, чтобы было удобнее вести совещания и ставить задачи. Например, сейчас на пространстве производства есть доска для работы с претензиями. Я планирую выделить ее на отдельное пространство и добавить туда ответственных лиц с завода, чтобы они быстрее реагировали на такие задачи, а все ответы и материалы находились в одном информационном пространстве.

Что мы имеем в результате

Кайтен упростил для меня задачу контроля и управления тех. поручениями и задачами.

Он служит показателем того, выполнена задача или нет. И если не выполнена, то в комментариях будет видно, почему именно ее не сделали. Я могу точно видеть, сколько задач перед каким отделом стоит и сколько задач уже было выполнено. Это значительно экономит время совещаний.

Отдельный плюс – это адекватная оценка нагрузки, основанная на объективных данных. Например, бывало такое, что кто-то из технологического отдела просит выделить больше людей для выполнения задачи, но из устного описания не понятно, почему именно ресурсов не хватает. А теперь, когда все задачи отдела прозрачно расписаны, видно, что один человек в оговоренные сроки с этим просто не справится. И тогда можно более эффективно распределить ресурсы.