Регистрация
7 min read

Kaiten — система для удобного управления процессами и людьми

История создания Кайтен, основные особенности и кейсы

Kaiten — система для удобного управления процессами и людьми, Кайтен, таск-менеджер, таск-трекер
Содержание
Kaiten
Покажет, чем занята команда и где застревают проекты
Попробовать бесплатно

Привет! Я Вячеслав Цырульник, основатель и CEO Kaiten — инструмента, который помогает навести порядок в задачах сотрудника, отдела и всей компании.

Несколько лет назад я управлял работой нескольких удаленных команд разработчиков, которые разрабатывали один продукт. Мне как управленцу было важно сфокусировать мои команды на достижении целей компании, а для этого каждый сотрудник должен был видеть связь между своими задачами и этими целями. Как этого добиться?

Для инхаус-команды я использовал физическую доску с карточками и она отлично работала, а для удаленных мне нужен был виртуальный аналог.

Я перепробовал множество инструментов и убедился, что ни один из них не соответствует моим требованиям:

  • Доски и карточки можно создавать за пару кликов, не нужно ничего программировать.
  • Нет ограничений по количеству колонок и дорожек на доске.
  • Можно создавать связи между карточками и досками.
  • Полноценная поддержка работы по Скраму и Канбану.
  • Можно контролировать доступ сотрудников к информации без дополнительного ПО. Например, при работе с удаленными командами, которые не являются частью компании.

Почему не подошла Джира

Джира была первым инструментом, который я попробовал. Инструмент обещал гибкую настройку досок, но оказалось, что все не так просто.

  • Гибкость достигается с помощью конфигурирования настроек workflow. Это долго и сложно.
  • Нельзя настроить внешний вид доски.
  • Приходится подстраивать свой процесс под архитектуру программы.

Эти три пункта были критичными для меня. Я считаю, что инструмент должен упрощать работу, а не наоборот. Поэтому без сожалений стал искать дальше аналог Jira в России.

Почему не подошел Leankit и другие канбан-ориентированные решения

В процессе поиска я увлекся Канбан-методом, прошел обучение и стал пробовать продукты, разработанные специально для визуализации потока работы.

В отличие от Джиры, в них удобно настраивать внешний вид досок, есть аналитика: накопительная диаграмма потока, спектральная диаграмма и другие, которые помогают улучшить рабочий процесс.

Минусы

  • Дорого. Цена не соответствует получаемой пользе.
  • Не хватает визуальных сигналов для фильтрации задач. Приходится разбираться в мешанине похожих карточек.
  • Нельзя поделиться частью процесса. Любой, кто добавлен на доску, будет видеть весь процесс. Мне кажется это небезопасным, особенно при работе с фрилансерами.
  • Нет поддержки Скрама. А у меня были команды, которые работали по Скраму и не собирались переходить на что-то другое.

Здесь я привел только два примера инструментов, на самом деле я попробовал гораздо больше, но все они повторяли недостатки Джиры или Leankit.

Не найдя подходящего инструмента, я решил создать свой. Так и появился Kaiten.

Kaiten — российский сервис для совместной работы Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, цели, сотрудники, документы, переписки, отчеты, заявки.
Попробовать бесплатно

Особенности Kaiten

Расскажу лишь о нескольких важных особенностях Kaiten, которые здорово облегчают жизнь и руководителям, и сотрудникам.

Видно несколько досок на одном экране. Так вы видите ситуацию целиком — не нужно переключаться между досками, можно собрать на своем экране все доски, которые вам нужны. Во-первых, это экономит время. Несколько минут каждый день складываются в часы и дни, которые можно потратить на более важные дела. Во-вторых, это улучшает контроль руководителя за подчиненными, он видит всю ситуацию целиком.

Kaiten — система для удобного управления процессами и людьми, Кайтен, таск-менеджер, таск-трекер, канбан-доска
Рабочее пространство руководителя компании. Он видит, чем занимается отдел маркетинга, IT-департамент, и бухгалтерия. Все в одном месте

Легко создавать связи между карточками. Казалось бы, создавать связи между задачами — базовая функция любого инструмента управления задачами, но по факту в Трелло связей нет, а в Джире есть строгая иерархия типов, которая определяет, как могут быть связаны задачи и это не гибко.

В Кайтене можно связывать любые карточки между собой и уровень иерархии не ограничен. Таким образом можно визуализировать многоуровневые процессы.

Kaiten — система для удобного управления процессами и людьми, Кайтен, таск-менеджер, таск-трекер, канбан-доска
Просмотр связей между карточками в табличном виде

Любое количество строк и колонок в доске. В Kaiten нет никаких ограничений по количеству колонок и дорожек на вашей доске. Вы сможете достоверно визуализировать любой рабочий процесс.

Взяв доску и разделив ее на дорожки (горизонтальная разлиновка) для каждого сотрудника, вы сможете лучше контролировать их загрузку и планировать работу.

Kaiten — система для удобного управления процессами и людьми, Кайтен, таск-менеджер, таск-трекер, канбан-доска
Доска бухгалтерии в Kaiten. У каждого бухгалтера своя «дорожка» с задачами

Функции для Скрам-команд. Скрам один из самых популярных методов управления разработкой, но поддержка функций для Скрама во многих инструментах оставляет желать лучшего. В Kaiten есть все необходимое для Скрам-команд, например:

Функция запуска спринта. Вы выбираете дату начала и окончания спринта и Kaiten включает обратный отсчет.

Kaiten — система для удобного управления процессами и людьми, Кайтен, таск-менеджер, таск-трекер, канбан-доска
Запуск спринта в Кайтен

Отчеты по спринту. Во время спринта и после его завершения вы можете увидеть график сгорания (Burndown chart), график скорости команды (Velocity chart), статусы всех задач, взятых в спринт, распределение карточек по типам и дорожкам.

Kaiten — система для удобного управления процессами и людьми, Кайтен, таск-менеджер, таск-трекер, канбан-доска
Диаграмма сгорания в Кайтен

Функции для профессионального использования Канбан-метода. Сегодня под Канбаном понимают списки с карточками а-ля Трелло, но сам метод намного сложнее и требует специальных функций, которых нет в распространенных трекерах задач. К таким функциям относятся

Рекомендации по количеству выполняемой работы (wip-лимиты). Позволяет сфокусировать команды на том, чтобы доделать взятую работу, а потом начинать новую. Реализуется с помощью указания, сколько карточек должно быть в каждой колонке, и возможностью в это ограничение включать несколько колонок или этапов:

Kaiten — система для удобного управления процессами и людьми, Кайтен, таск-менеджер, таск-трекер, канбан-доска
Красный значок в правом верхнем углу сигнализирует о том, что wip-лимит превышен
  • Специальная аналитика, которая позволяет качественно оценивать рабочие процессы и находить точки для улучшения.
Kaiten — система для удобного управления процессами и людьми, Кайтен, таск-менеджер, таск-трекер, канбан-доска
График пропускной способности. Показывает, сколько карточек вы создаете и завершаете в неделю или за месяц

Отображение сроков задач на временной шкале. Таймлайн — инструмент для верхнеуровневого планирования. На нем можно увидеть, вписываются ли сроки дочерних задач в общее время работы по проекту. В популярных системах учета задач таймлайна нет или он доступен только на самых дорогих тарифах. В Kaiten таймлайн включен в базовый тариф.

Kaiten — система для удобного управления процессами и людьми, Кайтен, таск-менеджер, таск-трекер, канбан-доска
На таймлайне в Kaiten видно запланированное и реальное время работы над задачей. Это помогает устанавливать адекватные сроки исполнения для каждого типа задач
Успешные компании уже используют Kaiten Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно
вкусвилл СБЕР
додо пицца Альфа-Банк
МегаФон самолет
Эксмо Сколково
Попробовать

Кейсы использования Kaiten

Крупная технологическая компания: генеральный директор контролирует работу сотни сотрудников за 15 минут в неделю

Руководители всех уровней тратили большую часть времени на контроль исполнения задач, при этом все равно часть задач терялась и не выполнялась в срок.

Чтобы решить эту проблему, перенесли все задачи в Kaiten, наняли сотрудника, который следит за тем, чтобы все задачи заносили в систему, правильно оформляли и ставили актуальные статусы. Это помогло ускорить внедрение и быстрее почувствовать результат.

Kaiten облегчает контроль над задачами, за счет того, что в одном пространстве можно отобразить несколько досок.

Kaiten — система для удобного управления процессами и людьми, Кайтен, таск-менеджер, таск-трекер, канбан-доска
Рабочее пространство генерального директора в Kaiten с несколькими досками. Раскрыта доска руководителя — 1-го уровня

У генерального директора на экране в Kaiten — доски руководителей -1 уровня. Раз в неделю он раскрывает их, просматривает задачи в колонке «Готово», принимает работу или оставляет комментарии. То же самое руководители -1 уровня делают с досками своих подчиненных. В итоге рабочий процесс стал гораздо эффективнее.

Kaiten — система для удобного управления процессами и людьми, Кайтен, таск-менеджер, таск-трекер, канбан-доска
До/после внедрения Кайтен в компании

Крупная продуктовая IT-компания смогла кратно сократить время на синхронизацию команд, заменив связку «Джира+Трелло» на Kaiten

Разные отделы сети использовали разные системы учета задач. Из-за этого не было видения рабочего процесса от и до, происходили потери информации при передачи задания от одного отдела к другому.

Удалось решить данные проблемы инструментами Kaiten. Во-первых, Kaiten позволяет видеть сразу несколько досок, которые работают по разным принципам в одном пространстве. Это даёт возможность визуализировать процесс практически любой сложности в одном месте — без необходимости переходить куда-то, чтобы увидеть всю картину.

Во-вторых, Kaiten позволяет вкладывать пространства друг в друга. Именно эта функциональность позволила визуально представить весь рабочий процесс от customer development идеи, через продакшн и до пост-продакшн-аналитики.

Теперь сотрудники работают в одной системе, которая адаптируется под нужды каждого отдела. Удобно передавать задачи, не нужно тратить время на синхронизацию между разными системами таск-менеджерами. Руководители видят рабочий процесс от начала до конца, это открывает много возможностей для его улучшения.

Мне и моей команде удалось создать классный продукт, которыми пользуются такие компании как «Додо Пицца», технопарк «Сколково», «Альфа-банк», «Эвотор», «ХКФ банк», издательство «Эксмо», Rossko, Qiwi и другие. Попробуйте Kaiten, пишите в чат, и мы поможем настроить инструмент под ваши процессы и задачи.

Впервые этот материал был опубликован на VC.ru.

Интересные статьи о работе с Кайтеном

  1. Как делать то, что принесет больше пользы бизнесу и не косячить со сроками
  2. 5 рекомендаций, как эффективно настроить рабочее пространство в Kaiten
  3. Как международная IT-компания избавилась от хаоса в процессах
Kaiten упрощает управление компанией — вся работа видна на одном экране
Попробуйте сами или приходите на демо — покажем на примере вашей команды и ответим на вопросы.
Попробовать Kaiten

Оставить заявку

Менеджер свяжется с вами, чтобы уточнить детали и в формате видео показать возможности системы, ответить на вопросы и помочь с настройкой.
Сколько человек в команде?
Сколько сотрудников в компании?

Оставить заявку

Наш менеджер свяжется с вами, чтобы помочь.

Оставить заявку

Расскажите о своей компании, и мы отправим вам подходящую презентацию.
Сколько сотрудников в компании?