Как организовать работу юристов в Kaiten

«Работу юристов не так-то просто разложить по полочкам» — говорят сами юристы. Действительно, с одной стороны есть четкие регламенты выполнения определенных задач, с другой — нужно проявлять творческий подход и общаться с клиентами. С одной стороны есть долгосрочные судебные проекты, а с другой — ежедневные рутинные задачи.

Хорошая новость в том, что найти баланс и привести все к единой системе все-таки можно с помощью визуализации рабочего процесса в таск-менеджере Kaiten. В этой статье вы узнаете:

• Как собрать все задачи юр. отдела в одном месте и систематизировать хаотичные процессы с помощью канбан-досок Kaiten;
• Как построить связи между судебными проектами и ежедневными текущими задачами;
• Как подсветить этапы ожидания, когда выполнение работы зависит от внешних лиц или обстоятельств;
• Как контролировать соблюдение алгоритмов на каждом этапе работы.

Создайте доску для работы с крупными проектами

Работу юриста можно условно разделись на две части — это крупные проекты, связанные с судебными делами, и текущие ежедневные задачи, которые либо связаны с этими проектами либо не имеют к ним отношения.

Поскольку эти типы работы требуют разного подхода к планированию и выполнению, то предлагаем визуализировать их на разных досках. Начнем с крупных проектов.

1. Создайте пространство для работы юридического отдела.
2. На нем разместите доску для крупных проектов. Допустим, она будет называться «Судебные дела». Колонки на этой доске должны отражать этапы, через которые проходят такие проекты.

Каждая карточка на этой доске — это конкретное судебное дело. Внутри нее вы можете хранить всю необходимую информацию по проекту:

• зафиксировать даты суда;
• прикрепить нужные документы, чтобы они хранились в одном месте;
• обозначить ответственных;
• добавить чек-листы с действиями, которые необходимо выполнить для подготовки к процессу и так далее.

Не стоит создавать здесь карточки для рутинной работы вроде подготовки договоров, претензий, ответов на письма — для этих задач будет отдельная доска. Расскажем об этом позже.

По мере выполнения работы над проектом перемещайте карточку на доске от одного этапа к другому. Таким образом, даже если вы одновременно работаете над многими делами, и они находятся на разных стадиях, достаточно будет одного взгляда на доску, чтобы оценить текущую ситуацию. Не нужно будет держать эту информацию в голове.

Разбейте проекты по категориям

Наверняка, проекты, которые вы ведете, не однотипны. Например, одни дела связаны с налоговыми спорами, другие — с корпоративными, третьи — с недвижимостью и т.д.

Чтобы визуально разделить проекты разного типа, вы можете использовать дорожки. Таким образом вы будете видеть проекты в разбивке по категориям.

Таким же образом можно разделить проекты по заказчикам. Если вы постоянно работаете с несколькими клиентами и регулярно ведете их дела, то можно создать отдельные дорожки для каждого клиента.

Так вы получите наглядное представление всех крупных проектов на одном экране, сможете следить за ходом их выполнения, анализировать работу отдела, а также связать проекты с текущими задачами.

Отдельно визуализируйте работу с текущими задачами

Оформление документов, подготовка претензий и ответы на них, заполнение протоколов, ответы на письма, консультации с клиентами — все эти ежедневные задачи отнимают большую часть времени юриста. И что не менее важно, о них нужно постоянно помнить и выполнять точно в срок.

Чтобы избавиться от ощущения хаоса и систематизировать эту работу, на том же пространстве создайте доску «Текущие задачи». Она может состоять из простых колонок «запланировано», «в работе» и «готово».

Добавляйте на эту доску все рутинные задачи, которые не являются крупными проектами. Внутри карточки вы можете устанавливать сроки сдачи, проставлять ответственных, добавлять документы, делать важные отметки.

Обозначьте зависимости от внешних лиц

Если в вашей работе есть этапы, когда для выполнения задачи требуются действия от другого человека, например, клиент должен утвердить договор, донести нужные документы, подписать соглашение и пр., то можете добавить на доску с текущими задачами соответствующий этап:

Передвигайте карточки в эту колонку, когда ожидаете активности от других лиц. Это поможет не держать в голове задачи, которые сейчас от вас не зависят. А также своевременно напомнить ответственным лицам о действиях, которые они должны выполнить.

Четко обозначьте приоритеты

Одни задачи нужно выполнить строго к определенной дате, другие — появляются внезапно, но требуют незамедлительных действий, а какие-то не привязаны к дате, но все же нужно найти время на их выполнение.

Чтобы в первую очередь делать именно ту работу, которая не терпит отлагательств, и при этом не копить задачи без определенного срока, распределите карточки по дорожкам в зависимости от их приоритета.

Создайте на доске с текущими задачами дорожки:

• «Срочно» — здесь должны находиться задачи с самым высоким приоритетом, которые выполняются перед остальными, желательно день в день.
• «К дате» — эти задачи выполняются к определенной дате в соответствующем порядке.
• «Стандартно» — здесь лежат задачи с низким приоритетом, их не обязательно делать быстро, но при этом не стоит копить их в очереди.

Свяжите текущие задачи с проектами

Это, пожалуй, самая важная часть.

Начнем с того, что обе доски «Судебные дела» и «Текущие задачи» можно расположить на одном рабочем пространстве. Таким образом весь рабочий процесс можно будет контролировать на одном экране.

Также можно добавлять на это пространство и другие доски. Например, закрепить верхнеуровневые цели на год или доску с личными делами.

Но самое важное — соотнести текущие задачи с крупными проектами, в рамках которых они выполняются, и не запутаться. Для этого в Kaiten есть система родительских и дочерних задач.

Допустим, у вас есть судебное дело по авторскому праву. В рамках работы над ним вам нужно провести встречу с клиентом, подготовить и заключить договор, составить претензию, собрать документы для суда. Само дело — это главная родительская задача. А подзадачи внутри него — дочерние.

Вы можете привязать дочерние задачи к родительской карточке. Даже если они находятся на разных досках. Тогда внутри карточки с основной задачей будут отображаться все подзадачи и прогресс по ним:

Контролируйте выполнение важных действий на каждом этапе работы

Если какой-то этап вашей работы подразумевает определенный алгоритм действий, которому обязательно нужно следовать, вы можете контролировать его выполнение с помощью шаблонных чек листов.

Шаблонные чек-листы — это контрольные списки, которые появляются в карточке, когда она перемещается в нужную колонку.

Также вы можете установить правило, которое подсветит карточки, которые были перемещены в следующую колонку без выполненных пунктов чек-листа.

Создайте запланированные задания для регулярно повторяющихся задач

Если у вас есть одинаковые задачи, которые повторяются с определенной периодичностью — создайте для них Запланированные задания. Например, каждое утро вам нужно проверять корпоративную почту, а по пятницам вы проводите планерки.

Устанавливайте сроки задач и получайте уведомления

В работе юриста многие задачи привязаны ко времени. Нужно успеть ответить на претензию до такого-то числа, встретиться с клиентом или прийти в суд в такое-то время. Kaiten поможет следить за сроками.

• В каждой карточке можно установить срок – дату и время, к которому должна быть выполнена задача.
• У пунктов чек-листа также можно проставить сроки.
• Чтобы не забыть о приближающемся дедлайне, можно включить напоминание, которое придет за несколько часов или дней до истечения срока.

А еще вы можете настроить интеграцию Kaiten со своим календарем (Google, Outlook и т.д.). Тогда задачи, у которых установлен срок, будут автоматически отображаться в вашем списке дел:

Используйте визуальные сигналы для обозначения важных параметров задач

Доски и карточки можно сделать еще более наглядными с помощью меток и пользовательских полей.

Метка — это цветное поле с текстом, которое видно на фасаде карточки. Названия меток вы придумываете сами. С помощью них можно выделить важные особенности задач и быстро находить их на досках.

Например, обозначить, к какой правовой сфере относится задача, отметить приоритет или сферу деятельности клиента. И так далее. Количество меток в карточке не ограничено.

Пользовательские поля — это специальные поля внутри карточек, в которых вы можете отобразить важные характеристики задачи. Например, контакт клиента, дату заседания, ссылку на схожую судебную практику и т.д.

Это позволит сделать ваши карточки более информативными и упростит поиск нужных данных.

Мы рассказали, как с помощью нескольких шагов сделать работу юриста более прозрачной и удобной с помощью наглядного отображения процессов в Kaiten.

Узнать больше о полезных функциях Kaiten вы можете в нашей Базе знаний.