История одной миграции: как компания перевела 10 000 задач из Jira в Kaiten за один месяц — опыт Росагролизинга
Опыт огромной компании, которая перенесла все задачи в Kaiten за 1 месяц
Представьте: вам нужно переехать из квартиры, где вы прожили много лет, забрав все вещи до последней скрепки. Примерно такая задача встала перед Росагролизингом — ведущей государственной компанией в сфере агропромышленного лизинга, — когда появилась необходимость сменить систему управления задачами с Jira на российский аналог. О том, как удалось совершить переезд без потерь, рассказывает Ярослав Богатырь, бизнес-аналитик компании.
Как перенести океан данных, не расплескав ни капли
Росагролизинг — это не просто компания, а целая экосистема, помогающая российским аграрным хозяйствам получить современную технику и оборудование через механизм лизинга. В нашем ИТ-департаменте кипит работа: множество проектов, команд и задач требуют четкой организации и контроля.
Для этого нужна система, в которой можно контролировать все процессы: визуализировать движение задач от отдела к отделу. Поэтому когда Jira покинула российский рынок, перед нам встала важная задача: найти ей достойную замену.
Мы составили список требований к новой системе:
- возможность развертывания на собственных серверах,
- гибкая настройка под специфику работы,
- почтовая интеграция,
- наличие Service Desk — модуля для техподдержки,
- продвинутая система ролей.
Kaiten оказался именно тем инструментом, который отвечал всем нашим потребностям. В июне 2024 года мы приступили к переезду, имея за плечами внушительный багаж из 10 000 задач, ни одну из которых нельзя было потерять.
Как мы организовали цифровое новоселье
Структура работы в новой системе
Сегодня в нашем цифровом пространстве трудятся около 60 специалистов из разных команд. Мы создали отдельные рабочие зоны для фронтенд- и бэкенд-разработчиков, команды оптимизации и подрядчиков. Это похоже на офисное здание, где у каждого отдела свой этаж, но при необходимости можно легко связаться с коллегами.
Процесс разработки мы визуализировали через последовательность этапов в виде одноименных колонок:
- Анализ входящих требований
- Декомпозиция
- Постановка задачи и ресурсное планирование
- Реализация
- Тестирование
- Финальная сдача
Чтобы сотрудники не тонули в море задач, мы применили систему зеркальных досок: каждый видит только те задачи, которые относятся к его работе, но при этом все изменения синхронизируются с общей картиной проекта.
Умные связи и автоматизация — ключ к эффективности
Мы построили четкую иерархию задач: каждое бизнес-требование становится родительской карточкой, которая декомпозируется на дочерние. Они уже перемещаются по этапам реализации на нужных досках. Бизнес-карточка двигается по отдельному пути — так мы видим зависимость между маленькими задачами и «большим делом» для компании.
Чтобы избавить команду от рутины, мы настроили множество автоматических действий. Например, когда задача переходит на этап тестирования, система сама назначает соответствующего специалиста-тестировщика и отправляет ему уведомление о новой задаче и сроке по ней.
Кастомизация под особенности бизнеса
Мы доработали стандартные карточки задач, добавив специальные поля:
- заказчик — указывает подразделение-инициатор;
- среда тестирования — помогает тестировщикам сразу понять, в каком месте кода провести проверку;
- направление — связывает задачу с конкретной областью разработки: с сайтом, аналитикой, бэк-офисом и т. д.;
- приоритетность — определяет очередность выполнения.
Также мы используем встроенные поля: Исполнитель, Срок, Участники, Тип и другие.
Аналитика и контроль эффективности
Для отслеживания прогресса мы активно используем встроенную аналитику:
- сроки по задачам — помогают контролировать своевременность выполнения работ и оценивать загрузку команд;
- распределение карточек — дает понимание, какие типы задач преобладают и как распределена работа между сотрудниками.
Результаты перехода превзошли ожидания
Миграция прошла успешнее, чем мы могли предположить. Все данные — от простых заметок до сложных проектных документов — перенеслись без потерь. Единственная небольшая проблема с автоматическим архивированием некоторых карточек была оперативно решена службой поддержки Kaiten — менеджеры системы «достали» карточки из архива за нас.
Команда быстро освоилась в новой системе, оценив интуитивно понятный интерфейс с Канбан-досками. Можно сказать, что мы не просто переехали в новый дом, а создали более удобное и эффективное пространство для работы.
Наш опыт показывает, что даже масштабный переход между системами управления задачами может пройти гладко при правильном подходе и выборе подходящего инструмента.
